Требования к формированию и составу личных дел работника
Реферат
по дисциплине: Делопроизводство
на тему: Требования к формированию и составу личных дел работника
Личное дело работника — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Основным нормативным правовым актом, регламентирующим работу с личными делами, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. Данный документ устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. При работе с личными делами кроме Инструкции по личным делам следует руководствоваться:
— Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;
— Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5;
— Государственным
стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации.
Система организационно-
— Методическими
указаниями по практическому применению
СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система организационно-
— Унифицированной
системой организационно-
В Инструкции по личным делам установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Фактически в данной норме закреплен порядок, при котором ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих. Необходимость ведения личных дел государственных служащих определена также в ст. 14 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь».
В соответствии с п. 3 Инструкции по личным делам формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (при ее отсутствии в качестве самостоятельной структурной единицы — специалист по кадрам).
Контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя организации в соответствии с п. 4 Инструкции по личным делам на основании ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
Состав документов личного дела.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); контракт (государственных служащих); справка-объективка (Справка-объективка составляется, как правило, при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, а также представлении их к награждению. Форма справки-объективки нормативными правовыми актами не установлена. Обычно в ней отражаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; место работы и занимаемая должность на момент составления справки; год рождения; место рождения; образование; что окончил (когда); специальность по образованию; наличие государственных наград; является ли депутатом; наличие ученой степени; работа в прошлом.); анкета; копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".
В графе 1 указывается порядковый номер, под которым документ включен в личное дело.
В графе 2 указывается название и заголовок документа.
Название документа - это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе. Вид - это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, приказ, протокол, автобиография, аттестационный лист, диплом, аттестат и т.д.).
Название вида документа оформляется на каждом документе, за исключением письма. Письма, как правило, в состав личных дел не включаются, кроме случаев увольнения работников в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю). В этом случае в графе 2 внутренней описи делается следующая запись: «Письмо об увольнении в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю)».
Некоторые документы в личное дело включаются не в подлинниках, а в копиях. В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».
Разновидностью копий являются выписки. Выписка - это копия части документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов само слово «выписка» включается в название вида документа, в частности: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Поэтому в графе 2 внутренней описи название и заголовок документа в соответствующих случаях формулируется следующим образом: «Выписка из приказа о приеме на работу»; «Выписка из приказа о присвоении квалификационных категорий» и т.п.
В графе 3 внутренней описи указывается дата документа.
Датой документа, как правило, является дата его подписания, для утверждаемых документов - дата утверждения. Датой протокола является дата проведения протоколируемого мероприятия (собрания, заседания, совещания), акта - актируемого события.
В графе 4 указывается индекс документа.
Регистрационный индекс - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, признаком вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками. Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года.
В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело. Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело.
В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника. В частности, в графе «Примечание» может отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.
В конце внутренней описи оформляется заверительная надпись, отражающая количество включенных в нее листов. Так как внутренняя опись заполняется по ходу ведения личного дела, заверительная надпись составляется после закрытия личного дела при подготовке его к передаче на хранение в архив организации.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, закрепленное в нормативных документах по архивному делу и делопроизводству.
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже.
в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается
в соответствии с административно-
в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.
Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются: название вида документа (характеристика); имя, отчество, фамилия характеризуемого; текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Приложение 1
Внутренняя опись документов личного дела N ___
______________________________
(фамилия, имя, отчество)
N |
Название и |
Дата |
Индекс |
Номера |
Дата включения |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Итого ______________________________
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
------------------------------
<*>
Оформляется при подготовке
Приложение 2
Личный листок по учету кадров
1. Фамилия
______________________________
Имя _______________ Отчество __________________________ │Место для│
2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ │фото- │
4. Место
рождения ______________________________
5. Гражданство
______________________________
6. Образование ______________________________
Наименование |
Факультет |
Год |
Год окончания. |
Какую |
7. Какими языками
владеете ______________________________
(владеете свободно, читаете и можете
______________________________
объясняться, читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое
звание ______________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________
______________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу
в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,
работу, учебу, стажировку за границей)
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия
необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.
Число, месяц и год |
Должность с указанием |
Местонахождение | |
приема (назначения, |
увольнения | ||
1 |
2 |
3 |
4 |
11. Участие в выборных
законодательных и
Местонахождение |
Название |
В качестве |
Число, месяц, год | |
избрания |
выбытия | |||
12. Участие в профессиональном
союзе ______________________________
______________________________
состоите, с какого времени)
______________________________
13. Какие имеете
______________________________
(когда и кем награждены, присвоены)
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________
______________________________
Военно-учетная специальность по действительному названию ___________
______________________________
15. Семейное положение
______________________________
(перечислить членов семьи
______________________________
с указанием возраста)
16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию
анкетируемого и нанимателя):
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
17. Место жительства:
______________________________
______________________________
Телефон ______________________________
Паспорт: серия ________________
N ______________________________
Кем выдан ______________________________
Дата выдачи ______________________________
Личный номер ______________________________
___________________
(дата заполнения)
(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих
изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и
т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его
личное дело)
Приложение 3
Дополнение к личному листку по учету кадров
Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________
1. Данные о работе после заполнения личного листка
Должность (с |
Число, месяц, год |
Распорядительный документ | ||
приема |
увольнения |
о приеме-переводе |
об увольнении | |
2. Данные
об изменениях в учетных
заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных
сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение
ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование,
знание языков, участие в составе выборных законодательных и
представительных органов)
2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) | ||
Число, месяц, год |
Наименование |
Основание записи |
2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации | ||
Число, месяц, год |
Решение комиссии |
Основание записи |
2.3. Записи о присвоении
классов | ||
Число, месяц, год |
Решение комиссии |
Основание записи |
2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике | ||
Число, месяц, год |
Характер изменения |
Основание записи |
Личное дело проверено |
Личное дело проверено |
Личное дело проверено |
- Требования к языку и стилю документов
- Требования к языку и стилю документов
- Требования МСА, предъявляемые к составлению аудиторского заключения по финансовой отчетности
- Требования МСФО в отношении отчетности по программам пенсионного обеспечения
- Требования норм радиационной безопасности к помещениям с искусственными источниками нейтронного излучения
- Требования норм радиационной безопасности к помещениям с искусственными источниками нейтронного излучения
- Требования образовательного стандарта к подготовке экономистов-менеджеров
- Требования к убежищам
- Требования к узлам учета тепловой энергии и теплоносителя
- Требования к упаковке в ЕС
- Требования к управленческим решениям
- Требования к управленческим решениям
- Требования к формированию бренда
- Требования к формированию дел
