Учета расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты  наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты  наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными  денежными средствами должны производиться  через подотчетных (материально  ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными  средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Целью реферата является рассмотрение теоретических вопросов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Для реализации цели поставлены следующие  задачи:

1. раскрыть понятие, цели, задачи бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

2. рассмотреть нормативно-правовое  регулирование учета расчетных  операций с подотчетными лицами;

3. раскрыть особенности синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

Базой для написания  реферата послужили нормативно-правовые и законодательные акты Российской Федерации, учебные и монографические издания, статьи в  специальных журналах, а также работы отечественных ученых и специалистов по исследованию бухгалтерского учета организаций.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

1.1. Понятие, цели, задачи  бухгалтерского учета расчетов  с

подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие цели:

- установление партнёрских  отношений с другими организациями  в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию  предприятия, поиск новых рынков  сбыта своей продукции, работ, услуг;

- обеспечение работоспособности  организации;

- приобретение хорошей  деловой репутации на отраслевом  рынке.

Задачами организации  учёта расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях [9].

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на:

1. командировочные расходы;

2. хозяйственно-операционные нужды;

3. представительские расходы;

4. расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

5. расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация обязана [15]:

- определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдаётся;

- получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

- выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включён в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.

1.2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетных операций

В нормативно-правовом регулировании расчётов с подотчётными лицами выделяют несколько уровней. В таблицах 1-4 приведены четыре уровня нормативного регулирования, включающие основные правовые документы, регламентирующие расчеты с подотчётными лицами.

В таблице 1 приведены  основные нормативно-правовые акты, устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и ведения расчётов с подотчётными лицами. Первый (законодательный) уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами составляют Федеральные законы, постановления Правительства РФ [15].

Таблица 1

Законодательный уровень  нормативного регулирования учёта  расчётов с подотчётными лицами

В таблице 2 представлен  второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Данный уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ), регламентирующие расчёты с подотчётными лицами. ПБУ были разработаны Министерством финансов РФ согласно государственной программы перехода России на принятую в международной практике систему учета и отчетности в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

Таблица 2

Нормативный уровень  регулирования учёта расчётов с 

подотчётными лицами

Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы  рекомендательного характера. В таблице 3 указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами: инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств, конкретизирующие общие методологические положения.

Четвёртый уровень нормативно-правового  регулирования включает документы по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям. Это рабочие документы организации, предназначенные для внутреннего пользования, утверждаемые руководителем организации в рамках принятой учётной политики.

Таблица 3

Методический уровень  регулирования учёта расчётов с  подотчётными лицами

Таким образом, бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами позволяет осуществлять контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также за своевременностью отчёта о произведённых операциях. Нормативно-правовое регулирование осуществляется как федеральными законами, так и подзаконными нормативными актами.

2. СИНТЕТИЧЕСКИЙ  И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ  С 

    ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ 

2.1. Счета и направления осуществления операций

Синтетический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода [10]. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

При выдаче подотчетному лицу наличных денежных средств в виде аванса для приобретения товарно-материальных ценностей, на командировочные расходы и другие хозяйственно-операционные цели, а также денежных документов, в учете делаются записи:

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При оплате подотчетными лицами расходов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись:

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается в учете следующим образом:

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается в учете записью:

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием расходов операционного или внереализационного характера, отражается в учете записью:

Расходы подотчетного лица по командировкам отражаются в учете  записями:

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, отражаются в учете следующим образом:

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету [15].

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации.

Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

2.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Как уже упоминалось, подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы [14].

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы [12].

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку бухгалтерией оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Подотчетное лицо получает также служебное задание для направления в командировку, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. В организации кроме командировочного удостоверения, направление в командировку оформляется приказом.

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. С 01.01.2002 г. постановлением Госкомстата РФ утверждена к применению форма № АО-1 "Авансовый отчет". Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем организации и принимается к учету.

Командировочные расходы  включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в целях бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные  работником с разрешения или ведома работодателя [13].

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Таким образом, суммы  командировочных расходов в бухгалтерском учете не должны быть ниже норм, установленных приказом Минфина РФ. При этом всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа: совета директоров, правления АО, директора организации. В целях налогообложения при расчете налогооблагаемой прибыли организация  включает в уменьшение доходов суммы командировочных расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализаций" установило нормы суточных и полевого довольствия. Расходы по проживанию командированных лиц принимаются в целях налогообложения прибыли без ограничения [15].

Список лиц, имеющих  право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные  нужды, в организации утверждается руководителем. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой организации.

Хозяйственные расходы  подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы  сдаются на склад, на них выписывается приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.

В соответствии с положениями  главы 21 "Налогового кодекса РФ" при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, счета-фактуры налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке. Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть предъявлен к вычету из бюджета при наличии соответствующих документов.

В том случае, когда  произведенные расходы не подтверждены документально, но они предусмотрены в смете, должен быть составлен акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы согласно утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем организации, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость в целях бухгалтерского учета. Однако при расчете налогооблагаемой прибыли эти суммы должны быть учтены [10].

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Таким образом, подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете  71 “Расчеты с подотчетными лицами». В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и др. Основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами является надлежаще оформленный авансовый отчет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В практической деятельности предприятий, учреждений и организаций нередки случаи, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с командированными работниками.

В таких случаях уполномоченным или командированным работникам по распоряжению руководителя организации  выдаются под отчет наличные денежные средства.

Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется положением Центрального Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотой и монетой Банка России на территории РФ", утвержденным 12 октября 2011 года № 373-П.

Расчеты с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные нужды и операционные расходы, а также на служебные командировки учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководители или заявления работника с разрешительной надписью руководителя.

Расходовать выданные под  отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.