Унификация и стандартизация

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

Введение…………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1 Унификация управленческих документов…………………….5

ГЛАВА 2 Стандартизация управленческой документации……………..10

Заключение…………………………………………………………………17

Библиографический список …………………………………………….. 18

Приложение 1……………………………………………………………...22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нет документов, которые  расширяют возможности человека.

Джон Денискар

 

Введение

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного  управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов. В настоящее время сложившаяся система делопроизводства развивается с учетом специфики рыночных отношений.

Сегодня совершенствование  управления производственно – хозяйственной деятельности любой организации во многом зависит от того, насколько рационально организована в ней система документационного обеспечения управления. Именно организация работы со всеми видами документов внутри компании является той частью процессов управления, которая во многом определяет оперативность и четкость функционирования управленческого аппарата. Правильная организация и наиболее полная автоматизация процессов обработки документов способствует повышению производительности управленческого труда, эффективности всего процесса управления. Работа с документами предполагает выполнение значительного объема операций, большая часть из которых относится к документному обслуживанию (учет, рассмотрение, контроль исполнения, хранение и т.д.).

Каждая из этих операций требует специфического подхода, поэтому  для решения многих вопросов организации документационного обеспечения управления есть стандартизация и унификация управленческих документов. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Объект – управленческие документы. Предмет – особенности унификации и стандартизации управленческих документов. Цель – охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов. Основными задачами данной работы является:

1. Изучить систему унификации и стандартизации документов;
2. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации

 

 ГЛАВА 1 Унификация управленческих документов

 

Развитие науки и  техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических  и культурных связей, активизация  общественных процессов привели  к резкому увеличению объемов  информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Любой документ функционирует  совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной  системой документации (УСД). Все унифицированные системы включают в себя комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов:

• для создания компьютерных шаблонов;
• создание бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения¹. 

Унифицированная форма  документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Составление документов в процессе деятельности организации является процессом обязательным, но организация и управление характерны разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и действий по их разрешению. Отсюда возникает необходимость в унификации документов.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению².

          Основными принципами унификации  документов являются:

- унификация от общего  к   частному.  Заключается  в   построении  формуляра-образца документов  для конкретной системы  документации  и  установлении  на его основе состава реквизитов для  данной  системы  документации,  отдельных видов документов, конкретного документа;

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизации документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны  предусматриваться   все требования к документу на всех стадиях его создания,  заполнения,  обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает  включение в  документы   только  тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и  подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа  видов документов. Достигается за  счет  совершенствования методов  управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения оргтехники;

- стабильность  требований  к  документам  (установлены   государственными  и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и   кодирования  технико-экономической  информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного  включения  документов  в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

         Существует  три  способа унификации  текстов: 

1. Трафарет - это способ  фиксации  постоянной  информации  в виде  связанного текста с пробелами для переменной информации. В  форме  трафарета  создаются ряд приказов, заявлений.
2. Анкета - способ   представления   унифицированного   текста,   при  котором постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В унифицированной системе  документации  на  организационно - распорядительные документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы;  создаются предпосылки для копирования информации.
3. Таблица  -  разорванный  текст,  расположенный   по   определенномупринципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике,  а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк.  Обладает  большой информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен  в  машинописи. В табличной форме в УСД по  ОРД  представлены:  штатное  расписание,  график отпусков, кадровые приказы.

В итоге многолетних  усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу – эталону.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с  Постановлением Госстандарта № 299 от 30.12.1993 имеются следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

• унифицированная система организационно – распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно – статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
• унифицированная система внешнеторговой документации.

   Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 Стандартизация управленческой документации

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно – правовые акты. Основными составляющими нормативной базы делопроизводства являются³:

1. Законодательные и правовые акты РФ, к ним относятся: законы РФ; указы и распоряжения Президента; постановления и распоряжения Правительства; правовые акты федеральных органов исполнительной власти; правовые акты нормативного и инструктивного характера. 
2. Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, затрат времени на выполнение конкретных заданий, объемов выполняемы работ.
3. Классификаторы – официальные документы, представляющие собой систематизированные своды наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации (документов, предприятий, товаров, услуг и т.д⁴.

ОКПО  - Общесоюзный классификатор предприятий и организаций, - представляет собой систематизированный свод кодов и наименований предприятий и организаций, является средством, обеспечивающим возможность обработки информации о предприятиях и организациях в АСУ различного уровня и их широкое взаимодействие при обмене информацией о предприятиях и организациях в документах.

ОКОНХ  - Общесоюзный  классификатор отраслей народного  хозяйства (экономики) - представляет собой  систематизированный свод кодов  и наименований отраслей народного хозяйства.

ОКУН  - Общесоюзный классификатор  услуг населению - представляет собой  систематизированный свод кодов  и наименований услуг, оказываемых  населению.

4. Государственная система документационного обеспечения управления – это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации

сокращения количества и повышение  количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

      Основные положения  ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

управленческой деятельностью, организации  работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

5. Государственный стандарт. Ежедневно множество служащих встречается в своей работе с различными документами. Документ является носителем информации, в нем отражаются события, факты, приметы окружающей действительности и результаты мыслительной деятельности человека. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами⁵.

Установлены следующие  категории стандартов:

 - государственные стандарты (ГОСТ).

 - отраслевые стандарты (ОСТ);

 - республиканские стандарты (РСТ).

- стандартов предприятий, учреждений  и организаций (СТП).

В соответствии с ГОСТ 1.0-92 стандарт – это нормативный  документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.     

Закон Российской Федерации  «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 г., определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции,  работ и услуг; жизни и здоровья

-технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов  ресурсов.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, о порядке внесения в них изменений, их отмены и др. Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико – экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83 Унифицированные  системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные  системы документации. Придание юридической  силы документам, создаваемым вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные  системы документации. Требования к  построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.6-87 Единая система  внешнеторговой документации. Формуляр-образец.

ГОСТ 6.10.7-90 Единая система  внешнеторговой документации. Счет.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Состав реквизитов, которые  используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Документы изготавливают  на бланках. Устанавливают три стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм) и А3 (297х420мм)⁶.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее⁷. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков — угловой и продольный. В пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным - начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов;

- флаговым – каждая строка реквизитов начинается от левой границы поля

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,11,14.

Бланк письма в зависимости  от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ и расположения реквизитов 11,12,13,14,15, 17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при  необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13,18,19.

Для организаций  субъектов  РФ, имеющих наряду с  государственным языком РФ государственным  язык субъекта РФ, целесообразно использование  продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов оформляют (Приложение 1 рис.1 и 2). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Правила и требования ГОСТ 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время  на их составление и обработку.

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся  и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная  организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

          Внедрение унифицированных текстов управленческих документов позволяет получить социальный и экономический эффект. Социальный эффект достигается за счет повышения исполнительской дисциплины работников аппарата управления, оперативности составления и оформления документов, культуры документирования, что в целом способствует совершенствованию работы управленческого аппарата и повышению качества управленческих решений. Внедрение унифицированных текстов позволит свести к минимуму количество ошибок в текстах, отказаться от черновиков, редактирования документов, повторной перепечатки текста.

          Экономическая эффективность определяется в целях обоснования разработок по унификации текстов документов и выбора наиболее рационального объема сборника унифицированных текстов.

Унификация текстов управленческих документов проводится на основе существующих нормативно-методических материалов в области документационного обеспечения управления: государственных стандартов на документы, Единой государственной системы делопроизводства, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Стандартизация —  это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как  обязательных для выполнения, так  и рекомендуемых, обеспечивающая право  потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация.

Региональная стандартизация — деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира. Региональная и международная стандартизация осуществляется специалистами стран, представленных в соответствующих региональных и международных организациях, задачи которых будут рассмотрены ниже.

Национальная стандартизация — стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики (например, на уровне министерств), на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий (фабрик, заводов) и учреждений.

Единая государственная  система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации  документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.