Виды документов и их классификация. 4

     Виды  документов и их классификация

      Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

      Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

      По  способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

      По  месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

      По  степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

      По  степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

      По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

      По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

      По  стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

      Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

      По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

      По  срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

      По  степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

      По  степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

      Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

      Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

      Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

      Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

      Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

      В хозяйственной деятельности организаций  используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

      Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны). 
ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. 
Ряд А является основным; ряды В и С — дополнительными. 
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; 
Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842´1189 мм.  Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

• A3 297х420 - для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений;
• А4 210х297- приказы, письма и другие организационные распорядительные документы.

      Применение  стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность  использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов. 
Для организации эффективного кадрового делопроизводства, организации работы с документами именно в вашей компании желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота. Ценность этих документов в том, что при их разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. 
Наличие Инструкции по кадровому делопроизводству и графика документооборота решает много практических задач:

• перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
• шаблоны всех документов по личному составу;
• очередность оформления;
• порядок прохождения внутри организации.

      Все это снижает временные затраты  на обработку кадровых документов и  помогает избежать многих нареканий  со стороны трудовой инспекции. 

     Примеры документов

       Докладная записка - это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.

      Докладная Записка включает следующие реквизиты:

• Наименование структурного подразделения
• Вид документа
• Дата, номер
• Место составления или издания
• Заголовок к тексту
• Текст
• Подпись

      Докладные записки бывают внешние и внутренние.

       Внутренние  докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей  инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.

      Объяснительная  записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

      Объяснительная  записка делится на 2-е группы:

1гр. – это документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.

2гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.

      Факсы - относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.

      Дополнительными данными факса являются данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.

      Отправитель факса должен получить подтверждение  о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.

      Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы  и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.

      Телеграмма - это док-т, передаваемый по каналам связи.

      Справка - это документ содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).

       Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный  текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем  углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки является справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

      Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:

• адресату
• подшивается в дело

      При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

      Договор – это юридический документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.

      Договор считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

      Реквизиты договора:

• название док-та: договор
• дата, номер и место составления
• заголовок к тексту
• текст: состоит из вводной части:

      наименование  сторон

      должности и фамилии лиц подписывающих  договор

      предмет договора

      изложение порядка рассмотрения вопросов

      общая сумма договора

• Юр. адреса сторон
• Подписи и печати сторон

      Договор составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2)

      Текст договора разделяют на разделы и  подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения  визируются юрист-консультом.

      Контракт представляет собой особую форму срочного  трудового договора, заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного расторжения контракта.

      По  сравнению с трудовым договором  контракт  позволяет более чётко  и конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с  учётом индивидуальной особенности  работника.

      Контракт  может заключиться на время выполнения работы или на определённый срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый срок или продлеваться.

Содержание  контракта:

• наименование сторон и их реквизиты;
• цель и предмет заключения контракта;
• требования к результатам работы;
• срок действия;
• условия организации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска и т.д.);
• условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения);
• обязательства сторон и ответственность за их нарушение;
• порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству);
• основание и условия для срочного расторжения контракта;
• адреса сторон и подписи.

     Основные виды документов по личному составу

      Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

      Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).

      Текст может состоять из разделов:

      Трудовые  контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

      При заключении контракта рекомендуется  указывать следующие основные условия: контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников. В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия. Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

      Контракт  составляется в двух экземплярах, подписывается  руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта  хранится на предприятии, второй у работника.

      Приказ  по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

      Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

      Приказ  о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

      Приказ  о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

      В графе «основание» указываются  документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса  Республики Беларусь, соответствующая  причине увольнения.

      Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

      Все приказы по личному составу объявляются  работнику под расписку. Отметка  об ознакомлении с приказом проставляется  самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

      Трудовая  книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

      На  титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и  год.

      Сведения  об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее). На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

      Все записи на последующих страницах  трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

      При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования  в сейфах не менее 50 лет.

      Личная  карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

      Все записи в карточке делаются на основании  документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей  в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

      Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать  ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

      Личная  карточка заводится на работника  в одном экземпляре, хранится в  сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

      Карточки  уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

      Личные  дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

      В состав личного дела должны входить  следующие документы:

     1. Внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

     2. Анкета или личный листок по  учету кадров. Личный листок по  учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.

     3. Автобиография или резюме. На  коммерческих предприятиях поступающие  на работу, как правило, предоставляют  резюме.

     4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

     5. Копии документов об утверждении  в должности. Помещаются в личные  дела руководителей фирмы. (Копия  протокола заседания Совета директоров  или учредителей фирмы).

     6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника, в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.

     7. Трудовой контракт (договор). Он может  входить в состав документов  личного дела или храниться  отдельно.

     8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

     9. Справки и другие документы,  относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

      Личное  дело заводят после издания приказа  о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или  секретарем-референтом в сейфе и  выдаются во временное пользование  лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

      Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.