Виртуальные организации

     АКАДЕМИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ

     РЕСПУБЛИКИ  БЕЛАРУСЬ 

     ИНСТИТУТ  ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ 

     ФАКУЛЬТЕТ ПОДГОТОВКИ 
 
 

     РЕФЕРАТ

     по  дисциплине «Управление  организацией» 

  на  тему: «Виртуальные организации» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Минск 2011 
Содержание 

Введение  …………………………………………………….………..….….... 3

1. Понятие виртуальной организации …….……………………………... 5

2. Предпосылки возникновения виртуальных организаций…..……… 8

3. Существующие организационные  формы……………………………..13

4. Управление виртуальной организацией……………………………….15

Заключение …………………………………………………………………. 18 

Список  использованной литературы …………………………………… 19 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

     Характерной чертой начала нового тысячелетия является интенсивная интеграция стран в мировое информационное сообщество. И большую роль в этом продолжает играть всемирная сеть Интернет (Сеть) и те положительные изменения, которые происходят в ее эволюции.

     Примечательно, что в последние годы наблюдается  наступление нового этапа в жизни  Сети, когда она превращается в  платформу наподобие обычного персонального компьютера. Миру, в котором пользователи Интернета могли только читать информацию, вероятнее всего наступает конец, поскольку в скором времени Сеть объединит множество Web-узлов, развернутых на самых разных системах, и предоставит пользователям возможность читать, публиковать и аннотировать информацию, используя для этого голосовые средства, программы распознавания рукописного текста и другие подобного рода системы. Программное обеспечение этой платформы по существу станет как бы «программным двигателем», который будет способствовать изменениям Интернета и повышению его мощи.  
Все эти изменения способствуют возникновению новых бизнес-структур, которые с помощью Сети могут устанавливать партнерские отношения, находясь в любой точке земного шара. Это, в свою очередь, позволило территориально рассредоточенным предпринимателям или компаниям создавать единый или базовый уровень компетенции и при помощи информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) разрабатывать эффективные технологические процессы производства товаров и услуг. В зависимости от решаемых задач такого рода объединение партнеров по бизнесу получило название «виртуального», а сформированные структуры стали именоваться «виртуальной командой», «виртуальным предприятием», «виртуальной корпорацией» и т.п. Необходимо особо подчеркнуть, что в их базе лежит временная сеть, объединяющая независимых предпринимателей или компании, которые, используя ИКТ, делятся опытом, затратами и успехами, достигнутыми на рынке. Каждый из партнеров содействует решению общей задачи только в пределах своего уровня компетенции.  
Сказанное выше заставляет провести анализ того состояния, в котором находятся уже созданные или планируемые к созданию бизнес-структуры, использующие для повышения эффективности своей деятельности такие сети, как Интернет, Интранет и др., постараться определить их эффективность и перспективу выживаемости, дать характеристику менеджмента в условиях использования высокоэффективных ИКТ.  
 
 
 

      1. Понятие виртуальной организации

     Виртуальная организация – это организация, которая создается для выполнения какой-либо работы или реализации возникающей потребности. Это позволяет избежать постоянных изменений организации и в то же время использовать возникающие возможности. Если бюрократия имеет внутреннюю направленность целей, органические организации больше говорят о своем предназначении, миссии, и цели направлены вовне, то виртуальная организация не имеет цели, она сама есть цель. Она появляется в нужное время в нужном месте для реализации возможностей и исчезает после. Такая «сверх быстрота» уже возможна технологически, вопрос за организацией, за людьми, задачами, способами и приемами управления, а здесь на первое место выходят доверие, дисциплина и взаимопонимание, на чем строятся отношения между людьми.

     Новизна виртуальной организации проявляется на четырех уровнях: стратегическом, структурном, организационном и технологическом.

     Стратегический  уровень – виртуальная организация более фрагментарная и изменчивая, ориентированная на появляющиеся идеи и формируется вокруг возможностей. Основным стратегическим ресурсом будет время, что приведет к ускорению делового цикла «нашел», «реализовал», «забыл». Потребности клиента будут формировать сами виртуальные организации, предлагая новые возможности, поскольку сама философия е-бизнеса – это не решение проблем, что означало бы вложение сил и времени в свои слабости, а поиск возможностей и развитие сильных сторон.

     Структурный уровень – связи и элементы виртуальной организации представляют равноправное сотрудничество «свободных художников», рабочих групп, отделов и целых организаций на основе аутсортинга, причем отношения каждый раз выстраиваются по-новому и только на этапе реализации конкретного проекта.

     Организационный уровень – построение отношений основывается на идеях, компетентности и партнерстве людей, участвующих в виртуальной организации. От работника будет требоваться не выполнение работы и даже не улучшение продукта или процесса ее выполнения, а умение сделать выбор, т.е. какую работу делать дальше, а от какой отказаться. А сам виртуальный характер работы помимо командной работы и внутренней мотивации потребует постоянного взаимодействия работников с работниками других организаций для выполнения работы в рамках виртуальной организации.

     Технологический уровень – бизнес-процессы, как основа технологии и процесса создания продукта или услуги, доводятся до замкнутого цикла, включающего динамическое моделирование и постоянное совершенствование в режиме реального времени.

     Являясь организационной формой информационного  века, глобальные сети связи, такие как Сеть либо Интранет, способствуют формированию бизнес-структур, в перечень характерных особенностей которых входит снижение дефицита информации и повышение эффективности ее использования, активизация процессов накопления и перемещения знаний, установление высокого уровня доверия, интенсификация кооперационных взаимосвязей между фирмами – партнерами и т.д.

     Такие бизнес-структуры за счет более высокой  гибкости могут быстро адаптироваться к изменениям рынка и трансформироваться в новые структуры, формируя при этом тот уровень компетенции, который необходим для организации производства товаров и услуг в зависимости от потребностей рынка.

     Такие бизнес-структуры имеют следующие  ключевые организационные параметры:

     унифицированная цель – общий взгляд на ценности и цели. Совместное представление о конечном результате в условиях поддержания синхронности операций и директивности;

     независимость членов команды, т.е. каждый ее участник, независимо от того, индивидуальный ли он бизнесмен или же представляет организацию, может продолжать поддерживать свое независимое существование наряду с получением доли прибыли от общего дела;

     добровольная взаимосвязь, выражающаяся в добровольном объединении партнерских усилий;

     многочисленность  лидеров. Каждая персона или группа в бизнес-системе, базирующейся на Сети, обладает особой уникальностью осуществлять содействие в любой точке процесса. При более чем одном лидере система в целом имеет большую гибкость;

     многоуровневость  бизнес-системы. Сети оперируют на различных- уровнях, т.е. одновременно может осуществляться кооперация между организациями, департаментами и населением.

     Описав  нормативную природу и дав  характеристику организациям, базирующимся на Сети, как почти идеальных, рассмотрим другой аспект, заключающийся в их организационной приемлемости. Для лучшего представления проведем их деление на стабильные и динамические бизнес-системы Сети.

     Стабильные  бизнес-системы представлены как отдельными компаниями, так и группой компаний, объединенных в долгосрочные взаимоотношения с внешними поставщиками. Партнеры, как правило, организуются вокруг отдельных крупных фирм.

     Динамические  бизнес-системы представлены временными альянсами фирм. Организуются они, как  правило, вокруг лидирующей фирмы. Каждый из партнеров этой группы обладает самостоятельностью, и сотрудничество осуществляется на основе специфического проекта или взаимодействия.  
 
 
 
 
 

     2. Предпосылки возникновения виртуальных организаций

     Предпосылками возникновения виртуальной организации  являются предоставленные в Интернет неограниченные возможности развития бизнеса и это не преувеличение. Если место под солнцем и природные ресурсы ограничены, то объем информационных ресурсов и пространства в Интернет практически не имеют предела.

     Таким образом, Интернет как среда ведения бизнеса безграничен, отсутствие входных барьеров создает еще большую конкуренцию, но объем его «завоевания» не является конкурентным преимуществом, необходимы структурные преобразования, новое качество. Что касается обработки информации, то здесь можно согласиться с мнением М.Кастельса, что она является наиболее продуктивной только тогда, когда встроена в материальное производство или в сферу товарно-денежных операций. Аналогичное ограничение есть и в развитии виртуального бизнеса, поскольку даже виртуальный бизнес, в конце концов, е-бизнес сводится к реально предоставляемым услугам и продуктам, удовлетворяющим различные потребности клиентов. Чтобы в полной мере воспользоваться предоставляемыми новой средой возможностями, необходимо выявить законы, а, вернее, сложившиеся за достаточно короткое время закономерности виртуальной экономики и виртуального бизнеса. «Те, кто играет по ним, будут процветать, а игнорирующие их – погибнут».

     В основе любого бизнеса лежат идеи, которые при появлении е-экономики приобретают большую силу и еще раз подтверждают тот факт, что Интернет предоставляет неограниченные возможности для осуществления бизнеса:

     во-первых, демократичность и общедоступность. Интернет полностью соответствует первой аксиоме бизнеса о необходимости наличия, по крайней мере, двух человек для его осуществления, что ставит процесс коммуникации на первое место по своей важности. Причем, отношения в Интернет возможно построить только на добровольном сотрудничестве;

     во-вторых, Интернет уже давно стала инструментом проведения финансовых трансакций, контроля состояния рынков, управления технологическим процессом и процессом снабжения, средством продвижения и изучения потребительских предпочтений. Все это составляет три необходимых элемента осуществления бизнеса, т.е. финансов – людей, готовых вложить деньги, производства – в виде товара и маркетинга – в лице продавца;

     в-третьих, неограниченная аудитория и доступность потенциальных клиентов е-бизнеса делает возможным получение конкурентных преимуществ одновременно от объема производства, узкой специализации и максимального удовлетворения потребностей клиента;

     в-четвертых, в е-экономике меняется структура спроса и предложения. Цена товара больше не определяется потребностью в нем, а зависит от выгоды и возможностей, которые предоставляются покупателю;

     в-пятых, материальные объекты, например, такие как автомобиль, вмещают в себя все больше информационной составляющей, это означает, что себестоимость продукта связана уже не с изготовлением, а с затратами на его разработку.

     Таким образом, е-экономика является идеальным  местом ведения бизнеса. Однако для  реализации и развития е-бизнеса  недостает одного, но очень важного  ключевого ресурса – организационного. Информацию можно найти, деньги занять, оборудование взять в лизинг, работников нанять, но если нет управления – силы, способной объединить людей, владеющих финансами, технологиями и идеями, то не будет и организации. Отсутствием организации объясняется большое количество нереализованных идей и упущенных возможностей.

     Для ясности необходимо уточнить, что  под организацией понимается не юридическая  форма, не нарисованная организационная  схема, не информационная система с  формализованными наборами задач, а  отношения, которые складываются между  людьми при объединении усилий в направлении достижения желаемого состояния.

     Сложность появления новой организации  состоит вовсе не в придумывании новой схемы, отражающей виртуальную  философию бизнеса, и не в формализации отношений, заданных информационными  системами, а в поиске основы для создания и формы проявления этих отношений между людьми.

     Центром и источником изменения технологии, продукта, культуры, организации является человек, желания и способности  которого осуществляют преобразования и задают определенное направление развития. 
Появлению е-экономики предшествовало развитие информационных технологий, которое сопровождается распространением нового информационного продукта, новой культуры и новой организационной логики построения отношений между людьми, то есть зарождением виртуальной организации.

     Меняется  также и сам состав организационного окружения, более актуальным становится деление не на дальнее и ближнее  окружение, а на «твердое» и «мягкое». Твердое – это инфраструктура, компьютеры, каналы, узлы, провайдеры, службы технической поддержки, все, что определяет форму и строение информационной среды. Мягкое – это само содержание виртуальной среды, желания, идеи и представления людей о возможностях информационных технологий, выстраиваемые отношения и, так называемая, информационная культура.

     Необходимо  отметить, что на изменения организации  оказывают значительное влияние  изменения технологии, но в большинстве  своем организационные изменения  предшествуют изменению технологии и происходят независимо от нее.

     Технология  – инструмент, дающий новые возможности, использование которой бесполезно без осознания ее необходимости и сферы применения. Например, автоматизации предшествовало разбиение работы на задачи и простейшие операции, которые могли выполнить рабочие низкой квалификации. Так и реинжиниринг – это фундаментальное переосмысление деятельности организации, а не компьютеризация имеющихся процессов. Организационные технологии не были механическим следствием технологических изменений, а скорее предшествовали появлению информационных технологий. Например, система кабан была применена компанией Toyota еще в начале 50-х годов и ее использование не потребовало никаких электронных связей online, так как информация записывалась на карточках, а поставщики и операторы просто обменивались ими.

     Появление новой технологии обработки информации (компьютеров и сетей) образовало некую субкультуру, которая сформировалась не только в отделах информационных технологий, но и посредством вводимого контроля и формализации отношений распространилась на всю организацию. Продукт и способ его применения определяет образ мышления (бытие определяет сознание), закладывая в нем элементы нового видения и источники изменения культуры. Источником нового организационного порядка являются как раз изменения в культуре, образцах поведения людей, а отношения в организации, в свою очередь, складываются из ролевого поведения, которое определяется культурой, поэтому для изменения формы организации важно, прежде всего, изменение мышления управленческого звена, но не менее важны культура и поведение работников всей организации.

     Единой  культуры виртуальной организации  не будет благодаря множественности  субъектов и разнообразия сетей, а также самой идеи, направленной не на иерархию идей и единую культуру, а на равноправие, взаимодополнение различных участников.

     Любое закрепление и культурное определение  невозможно, поскольку оно, согласно Кастельсу, устаревает, так как Интернет как среда е-бизнеса находится  в постоянном изменении, а саму культуру можно охарактеризовать как «созидательно-разрушающую» культуру. Для существования виртуальной организации необходимо, прежде всего, культурное и интеллектуальное развитие, т.е. смена парадигмы или модели мышления. А происходящие изменения в культуре, прежде всего, связаны с многообразием ее проявления и возникающей проблемы самоопределения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Существующие организационные формы

     В новой среде, при новых правилах бизнеса необходима новая форма  организации и не только для того, чтобы успешно конкурировать за ограниченные ресурсы и деньги клиентов, сколько для того, чтобы успевать за происходящими изменениями, а, главное, успеть реализовать возникающие возможности. Цель организационных изменений, в свою очередь, состоит в повышении конкурентоспособности, преодолении неопределенности, вызванной стремительными изменениями во всех сферах экономической, технологической, инфраструктуры. Под влиянием развития технологий, появления Интернет и е-экономики повысился и темп изменений и появляются новые возможности, реализовать которые под силу, а, вернее, по времени выполнения, возможно только новой — виртуальной форме организации, способной не к быстрой, а сверхбыстрой перестройке бизнеса. «Погоня за временем» становится главной отличительной чертой, время становится главным ресурсом на рынке XXI века, критическим фактором успеха». Динамическое моделирование бизнес-процессов и самообучающаяся организация – это высшие ступени развития таких организационных форм, как механистическая и органическая. Проведение организационных изменений становится сутью менеджмента, а предприниматели – больше похожими не на пионеров, а на революционеров. 
Но даже постоянные изменения не оставляют организации шансов успеть за структурными преобразованиями и нововведениями, происходящими в Интернет. Наличие современных информационных технологий уже не гарантирует успешной работы. В настоящем, а тем более в будущем необходимо не только постоянное обучение и развитие работников, формирование у них внутренней мотивации, изменение организационной структуры, но и построение в организации новых отношений между людьми. 
Таким образом, сложившиеся условия е-экономики ставят вопрос о необходимости создания новой организационной формы, позволяющей людям объединяться для эффективной реализации возникающих возможностей, т.е. организации новой по стратегии, структуре, бизнесу, технологии и новой основе для построения отношений.

     Как известно, организация является для  человека только средством более  эффективного и быстрого достижения желаемого. Но эффективность того или иного строения организации всегда определяется внешней средой, сложностью и динамизмом происходящих в ней изменений. Можно рассмотреть основные этапы развития организации, отражающие качественные изменения внешней среды:

     Механистическая организация – стабильная внешняя среда, повторяющаяся работа, неизменная технология, механизма организационного развития как такового нет, а любое изменение вносит дестабилизацию в работу и является угрозой.

     Органическая организация – меняющееся внешнее окружение, меняется выпускаемый продукт, наблюдается процесс роста, развития – эволюция организации. Изменения требуют адаптации и организационных изменений.

     Основное  изменение формы организации  под влиянием внешней среды наблюдается в направленности общей цели – главного признака организации. Именно достижение общей цели позволяет каждому члену организации достичь и своей индивидуальной цели, но более эффективно, быстрее и с меньшими затратами. Механистическая и органическая формы организации являются отражением происходящих изменений во внешней среде, и именно представление и построение организации в виде живого организма (органическая форма) явилось реакцией управления на появление рыночных отношений и возникающие во внешней среде изменения.

     3. Управление виртуальной организацией

     Появление новых типов организаций, предполагают пересмотр старых схем управления. Появление новых факторов на рынке (неопределенность, возросшая скорость изменений, непостоянство желаний потребителей, гиперконкуренция), ставит совершенно новые задачи управления.

     Одним из главных изменений системы  управления представляется стирание иерархических  рамок в структуре организации. Вместо должностной иерархии на первое место выходят интеллектуальное сотрудничество и сетевая кооперация менеджеров. И главным фактором, обуславливающим эти изменения, является переход от капитала к знаниям, интеллектуальным активам как критическим ресурсам экономического преимущества организации.

     Иерархические структуры управления возникли в такой экономической среде, где отсутствовала неопределенность развития. Это дало право на существование уверенности в знании того, как надо поступать в той или иной ситуации. Части иерархической функционально разделённой системы управления являются относительно самодостаточными, имея в виду те информационные потоки, которыми они связаны с управленческой инфраструктурой.

     Но  изменения в экономической среде  в постиндустриальном мире заставляют постоянно обучатся тому, как действовать в той или иной ситуации. Для иерархической структуры управления было характерно то, что каждая нештатная ситуация выносится на рассмотрение на вышестоящий уровень управления, где и разрабатывались инструкции. Но такой механизм управления становится нетрудоспособным в современных условиях, потому что для современного бизнеса нештатные ситуации это норма.

     Если  каждое звено производственной системы  и системы управления будет рассматривать  себя ни как внутренне замкнутую  структуру, а как определенный ресурс, доступный для всех, то это теоретически может увеличить потенциал каждого звена практически до потенциала корпорации в целом за счет возникновения взаимодополнения таких ресурсов. Как раз в этом случае иерархия исчезает: менеджеры, рассматриваемые как ресурсы управления, оказываются в равном положении. Для сетевой структуры корпорации, возникшей взамен иерархической структуры, характерна потенциальная доступность каждого для всех и всех для каждого.

     Переход от иерархической системы к структуре  сетевой корпорации происходит последовательно. Сначала иерархия функциональных подразделений заменяется проблемно – ориентированными командами, центральная роль в которых принадлежит менеджерам этих команд. При этом участие менеджера в узко специализированной команде не исключает его участия в командах более высокого уровня. Затем менеджеры постепенно отходят от своей центральной роли в командах, оставаясь при этом лидерами этих коллективов, имеющими определенное влияние на каждого членов в отдельности. При этом управленческие функции менеджера постепенно уступают место для проявления его способностей как специалиста.

     На  следующем этапе менеджер превращается в одного из равноправных членов команды, на которого возлагаются представительские  функции на более высоком корпоративном уровне.

     И в конце этих преобразований возникает  корпоративная структура сетевого типа, в которой отношения непосредственных исполнителей окончательно вытесняют  управленческую иерархию. Менеджеры  в данном случаи перестают оказывать  прямое воздействие на производственный процесс. Их функции ограничиваются организацией совместной работы, подбор персонала, его обучение, формирование команды.

     Иерархическая система управления лишает организацию  той гибкости, которая от неё требуется  в современных условиях. Каждый член структуры рассматривается как организационный “винтик” в системе, как функционеров. Сетевые структуры напротив рассматривают людей как потенциальный ресурс, доступный для всей организации. Менеджер при этом, как и любой другой работник организации, является носителем определенных знаний, опыта, деловых связей - это и является основным его капиталом. В определённый момент его знания могут понадобиться другому работнику предприятия. Например, менеджеру по производству необходимы для решения свих задач знания о состоянии рынка. Эти знания есть у специалиста по маркетингу. Но тот же специалист по маркетингу не обязательно должен быть сотрудником именно той организации, где работает упомянутый менеджер по производству; он может быть сотрудником специализированной маркетинговой компании. Менеджеру по производству абсолютно безразлично, где находится нужный ему специалист, ему важно воспользоваться знаниями этого специалиста.

     Заключение

     В заключение следует отметить, что виртуальная организация, выступая в качестве бизнес-структуры, как по принципам построения, так и по формированию структур управления в высокой степени удовлетворяет современным требованиям общества, вступившего в новую стадию своего развития. Новые формы организаций должны обладать большей гибкостью, способностью быстро адаптироваться к изменениям окружающей среды, генерировать новые знания, разрабатывать и внедрять инновации. Поэтому переход от компаний, "базирующихся на рациональной организации", к компаниям, "базирующимся на знаниях и информации" закономерен.

     Соединение  сети организаций с ее узлами и  связями с информационно-техническими средствами породило наиболее передовую  форму современного предприятия  — виртуальную организацию. Такая  форма организации позволяет не только получить синергетический эффект от комбинирования элементов ресурсной базы предприятий-партнеров, но и создавать новые формы производственно-финансового воздействия на инновационный процесс воспроизводства.

     Список  использованной литературы 

1. Тарасов В.Б. Новые стратегии реорганизации  и автоматизации предприятий: на пути к интеллектуальным предприятиям. – М.: Тандем. – 1997.
2. Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ. -1997.
3. Кастельс М. Информационная эпоха: экономика, общество и культура. – М.: ГУВШЭ, 2000. – с.173.
4. Сердюк В.А. Сердюк В.А. От виртуальной реальности к виртуальному правительству: миф или реальность? Менеджмент в России и за рубежом №2, 2002.
5. Бойделл Т. Как улучшить управление организацией / Т. Бойделл. – М.: ИНФРА-М, 1995. – 204 с.
6. Менеджмент. Организация управления предприятием. Этика делового общения. Групповая динамика и лидерство / Под ред. Ф.Л. Шарова. – М.: МИЭП, 2000. – 256 с.