Внешнетоговые документы

Введение

Внешнеторговую  деятельность сопровождает большое  количество документов. Они необходимы при подготовке, оформлении и проведении внешнеторговой сделки купли-продажи. Их правильное и квалифицированное  составление играет важную роль в  успехе ее осуществления на всех этапах. Такие документы получили название внешнеторговых, они подтверждают исполнение сделки купли-продажи с иностранным контрагентом. Главным документом является внешнеторговый контракт, который является результатом творчества экспортера и импортера, вобрав в себя обязательства сторон на всех этапах перехода товара от продавца к покупателю. Содержание контракта зависит от оформляемой операции (экспорт, импорт), от характера товара, страны-партнера, способа и места поставки. Конечно, тексты типовых контрактов оказывают помощь в его составлении, но в них должна быть внесена специфика предстоящей сделки. Контракт индивидуален. Поэтому в данном разделе ему уделено такое внимание. В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы: 

1.  документы  по подготовке экспортной сделки; 

2.  документы  по подготовке импортной сделки; 

3.  документы  по обеспечению производства  экспортного товара; 

4.  документы  по подготовке экспортного товара  и его отгрузке; 

5.  коммерческие  документы; 

6.  документы  по платежно-банковским операциям; 

7.  страховые  документы; 

8.  транспортные  документы; 

9.  транспортно-экспедиторские  документы; 

10.  таможенные  документы. 

Те документы, которые следуют с товаром  от пункта отправления до пункта назначения, называются товаросопроводительными. Такие документы входят в группу коммерческих, транспортных, платежных и таможенных. Внешнеторговые документы содержат определенные реквизиты и большинство их оформляются на специальных бланках, имеют стандартную форму. Общими для всех документов реквизитами являются наименование фирмы-участника сделки фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фирмы-импортера (или грузополучателя), их адреса, номера телефонов или телефаксов, название документа, дата и место его выписки, номер контракта или заказа и дата его подписания (документов по исполнению сделки), номера наряда, транса, отгрузочной спецификации, наименование и описание товара, его количество (число мест, вес нетто и брутто, кубатура, размеры), вид упаковки и маркировки. Целью настоящего раздела является рассмотрение отдельных документов, их содержания, что безусловно окажет существенную практическую помощь работникам, занятым внешнеторговой деятельностью. 
 

1. Внешнеторговые  документы по подготовке экспортной  и импортной сделки 

1.1 Документы  по подготовке экспортной и  импортной продукции 

Внешнеторговые  документы по подготовке экспортной сделки 

В процессе подготовки коммерческой сделки на основе прямых связей между контрагентами  продавец может использовать различные  способы установления контактов  с потенциальными покупателями, а  именно: 

- направить  предложение (оферту) непосредственно  одному (твердую) или нескольким  возможным иностранным покупателям; 

- принять  и подтвердить заказ покупателя; 

- направить  покупателю предложение в ответ  на его запрос с указанием  конкретных условий будущего  контракта или проформой контракта; 

- принять  участие в торгах путем представления  тендера организаторам торгов; 

- направить  возможному покупателю коммерческое  письмо с информацией о намерениях  вступить в переговоры по поводу  заключения конкретной сделки; 

- направить  проформу контракта уже известному  покупателю как результат согласования  условий контракта по телефону, телетайпу или телексу или  на основе предшествующих договоренностей; 

-поместить  рекламные объявления в средствах  информации. Рассмотрим сопутствующие  этим способам основные документы. 

1. Оферт.  Под офертой в коммерческой  практике понимается письменное  предложение продавца, направленное  возможному покупателю, о продаже  партии товара на определенных  продавцом условиях. 

Оферта содержит все основные условия предстоящей  сделки: наименование товара, количество, качество, цену, условия поставки, срок поставки, условия платежа, характер тары и упаковки. Текст оферты должен быть кратким, четким и ясным. 

Различают два вида оферты: твердая и свободная. 

Твердая оферта – это документ, в котором дается письменное предложение на продажу  определенной партии товара, посланное  продавцом одному возможному покупателю, с указанием срока, в течение  которого продавец является связанным  своим предложением. 

Свободная оферта – это документ, который  может быть выдан на одну и ту же партию товара нескольким возможным  покупателям. Он не связывает продавца своим предложением, не устанавливает  срок для ответа. 

Количество  выдаваемых свободных оферт желательно ограничить, иначе на рынке может  создаться впечатление, что предлагаемого  товара много и его хотят скорее продать. По существу это предложение  вступить в переговоры. 

2. Подтверждение  заказа. Подтверждение заказа –  это коммерческий документ, представляющий  собой сообщение экспортера о  принятии условий заказа покупателя  без оговорок. 

3. Контракт  купли-продажи. Договор купли-продажи  товаров в материально-вещественной  форме в международной коммерческой  практике называется контрактом. 

Контракт  купли-продажи является основным коммерческим документом, оформляющим внешнеторговую сделку, в котором содержится письменная договоренность сторон о поставке товара: обязательство продавца-экспортера передать определенное имущество в  собственность покупателя-импортера  и обязательство покупателя-импортера  принять это имущество и уплатить за него определенную денежную сумму, или обязательства сторон выполнить  условия товарообменной сделки. В  контракте купли-продажи непременным  условием является переход права  собственности. На товар от продавца к покупателю. В этом состоит основное отличие договора купли-продажи  от всех других видов договоров –  арендного лицензионного страхования  и других, где предметом договора является либо право пользования  товаром, либо предоставление услуг. 

Контракт  купли-продажи содержит следующие  пункты (разделы, статьи): 

- преамбула; 

- предмет  контракта (наименование товара); 

- количество  товара; 

- качество  товара; 

- цена и  общая стоимость; 

- базисные  условия поставки; 

- платеж; 

- срок поставки; 

- упаковка; 

- маркировка; 

- санкции  за нарушения условий контракта; 

- обстоятельства  непреодолимой силы (форс-мажор); 

- транспортные  условия (порядок отгрузки); 

- приемка-сдача  товара; 

- претензии  (рекламации); 

- страхование; 

- арбитраж; 

- перечень  документов для платежа; 

- прочие  условия; 

- порядок  расторжения контракта; 

- юридические  адреса сторон 

Внешнеторговые  документы по подготовке к импортной  сделке 

В процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать следующие способы  установления контактов с потенциальным  продавцом-экспортером, а именно: 

- направить  потенциальному или уже известному  продавцу заказ; 

- направить  запрос производителю интересующих  покупателя (импортера) товаров; 

- объявить  торги с приглашением к участию  фирм, которые могут принять и  выполнить условия организаторов  торгов (машины и оборудование); 

- направить  возможному производителю коммерческое  письмо о намерениях в ответ  на его рекламу или информацию; - направить экспортеру безоговорочный  акцепт его предложения. Рассмотреть  предложения экспортеров на товары, представленные на ярмарках и  выставках, и провести переговоры  о их закупке. Рассмотрим конкретные документы и их содержание. 

1. Заказ.  Заказ – это коммерческий документ, в котором покупатель подробно  указывает все необходимые условия  для изготовления или подготовки  заказываемого товара, а также  все существенные элементы, необходимые  для заключения внешнеторговой  сделки. Покупатель может в качестве  приложения к заказу направить  экспортеру спецификацию с уточнением  условий поставки: инструкциями  по упаковке и маркировке, информации  по поставке и распределению  документов. Заказчик может указать  количество и размеры частичных  поставок. В случае, если поставка товара будет поручена фирме-экспедитору, то следует указать: наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и телекс, средство транспорта, если известно, то и наименование перевозчика. 

2. Запрос. Запрос  – это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных  в нем товаров, уточняющий некоторые  желательные условия, касающиеся  поставки, адресуемый будущему поставщику  с целью получения предложения.  В запросе обычно указывается  точное наименование нужного  товара, его качество, сорт, количество  и запрашивается как можно  более подробная информация о  товаре, условия доставки и платежа.  Запрос рассылается нескольким  фирмам с целью получения конкурентных  предложений. 

3. Заявка  на инструкции по поставке. Заявка  на инструкции по поставке  – документ, выдаваемый поставщиком  с просьбой к покупателю сообщать  инструкции в отношении поставки  заказанных товаров. 

4. Письмо  о намерениях. Письмо о намерениях  – документ, при помощи которого  покупатель информирует продавца  о принятии в принципе его  предложения и намерении начать  переговоры по заключению контракта.  Это приглашение к переговорам. 

5. Тендерная  документация. Тендерная документация  – определяет требование заказчика  в отношении содержания ожидаемых  предложений на торгах и включает  тендерные условия, проформу тендера,  условия проведения торгов, технико-экономическую  документацию, перечисление видов  и объемов работ. 

Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к участнику торгов: наименование и количество товара, его технико-экономические характеристики, основные коммерческие и технические  условия, включая срок поставки, условия  платежа, цены условия арбитража, штрафов, гарантий. 

1.2  Внешнеторговые  документы по подготовке товара  к отгрузке 

1. Заявка  на фрахтование. Заявка на фрахтование  – документ, в котором поставщик  просит перевозчика зарезервировать  место для определенной отправки  и указывает желательное средство  транспорта, время отправки и  т. Д. 

2. Заявка  на свидетельство об осмотре.  Заявка на свидетельство об  осмотре – документ, предоставляемый  компетентному органу стороной, запрашивающей свидетельство об  осмотре товаров в соответствии  с национальными или международными  стандартами, или согласно законодательству  страны, где требуется наличие  этого документа, или если это  предусмотрено в контракте. 

3. Свидетельство  об осмотре. Свидетельство об  осмотре – документ, выдаваемый  компетентным органом, подтверждающий, что описанные в нем товары  были подвергнуты осмотру в  соответствии с национальными  или международными стандартами  согласно законодательству страны, где требуется проведение осмотра,  или в соответствии с положениями  контракта. 

4. Инструкция  по маркировке. Инструкция по  маркировке – документ, в котором  излагаются требования к маркировке  поставляемого товара покупателю, необходимые надписи, изображения  и условные обозначения, помещенные  на упаковке, бирках или на  отгружаемом товаре, необходимые  для надлежащей перевозки и  сдачи груза покупателю. Маркировка  должна содержать: 

- обозначения,  необходимые для адресата-получателя  груза: наименование грузополучателя  и грузоотправителя (или замещающие  их условные знаки), вес нетто  и брутто, номер контракта и  наряда, номер данного места в  партии. Это товарная маркировка; 

- сведения, необходимые транспортной организации,  перевозящей груз: наименование  пунктов отправления и назначения, маршрут при перегрузках –  грузовая маркировка; 

- обозначения,  необходимые во время перевозки:  номера вагона и люков, номер  транса, название судна и т.  Д. 

5. Инструкция  по отправке. Инструкция по отправке  – документ, содержащий подробные  сведения о грузе и требованиях  экспортера в связи с его  перевозкой. 

6. Поручение  на отгрузку. Поручение на отгрузку  – документ выписывается при  воздушных перевозках грузоотправителем.  В нем указываются подробные  данные о партии товара, которые  позволяют авиалинии или ее  агенту подготовить авиагрузовую  накладную. 

7. Извещение  о готовности к отправке и  об отправке. Извещение о готовности  к отправке – этот документ  выдается поставщиком, в котором  он уведомляет покупателя (импортера)  о том, что заказанные товары  готовы к отправке. 

Извещение об отправке – документ, которым  продавец или грузоотправитель информирует  грузополучателя (импортера) об отправке товара. 

8. Извещение  о распределении документов. Извещение  о распределении документов –  это документ, в котором сторона,  ответственная за выписку комплекта  внешнеторговых документов, указывает  различных получателей оригиналов  и копий этих документов, а  также число экземпляров, отправляемых  каждому из них. 

9. Разрешение  на поставку. Разрешение на поставку  – документ, выдаваемый покупателем  и разрешающий отправку товаров  после получения от продавца  извещения, готовности товара  к отгрузке. 

10. Наряд  на вывоз со склада. Наряд на  вывоз со склада – документ, выдаваемый на предприятии и  содержащий указание отпустить  со склада товары, указанные клиентом. 

11. Наряд  на внутреннюю транспортировку.  Наряд на внутреннюю транспортировку  – документ, содержащий инструкции  в отношении транспортировки  товаров на предприятии. 

12. Таблица  фактурования. Таблица фактурования – документ, выдаваемый на предприятии, содержащий сведения о проданных товарах и используемый в качестве основы для составления коммерческого счета. 

13. Лицензия  экспортная/импортная. Лицензия  экспортная/импортная – документ, который выдается специальными  государственными органами при  наличии в стране экспортера/ импортера контроля над вывозом  или ввозом данных товаров.  Лицензии выдаются на основе  заявлений соответствующего экспортера  или импортера, представленных  органу, ведающему выдачей лицензий  в своей стране. В лицензии  указываются наименование заявителя,  производителя, продавца и покупателя  товара, вид лицензии, номер заявления  на лицензию, номер разрешения  на выдачу лицензии, срок действия  разрешения, характер сделки, валюта  платежа, наименование и полная  характеристика товара, срок поставки, стоимость товара, наименование  органа, выдавшего лицензии, название  страны, куда экспортируется или  откуда импортируется товар. Лицензия  предоставляется на определенный  срок, по истечении которого она  теряет силу. 

1.3 Коммерческие  документы 

Эта группа документов дает стоимостную, количественную и качественную характеристику товара. Эти документы оформляет на своем  бланке продавец, а покупатель против них производит оплату. 

1. Коммерческий  счет. Коммерческий счет является  основным расчетным документом. Он содержит требование продавца  к покупателю об уплате указанной  в нем суммы причитающегося  платежа за поставленный товар.  В счете указывается: цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях «СИФ»). Счет выписывается в большом количестве экземпляров (иногда до 25). 

2. Спецификация. Спецификация – документ, который  содержит перечень всех видов  и сортов товаров, входящих  в данную партию, с указанием  для каждого места количества  и рода товара. Спецификация обычно  дополняет счет на поставленные  товары разных сортов и наименований. 

3. Техническая  документация. Техническая документация  нужна при поставках оборудования  и технических потребительских  товаров длительного пользования.  К ней относятся: паспорт, формуляры  и описания изделий, инструкции  по монтажу и эксплуатации, различные  схемы, чертежи, ведомости запасных  частей, инструмента, приспособлений  и пр. Техническая документация  изготовляется на языке страны  покупателя или на другом языке  по указанию покупателя. На товары  серийного производства она должна  изготовляться обязательно типографским  способом. 

4. Упаковочный  лист. Упаковочный лист – документ, который содержит перечень всех  видов и сортов товара, находящихся  в каждом товарном месте (ящике,  коробке, контейнере) и необходим, обычно когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре, когда отправляется большое количество наименований товаров, или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. 

5. Сертификат  о качестве. Сертификат о качестве  – документ – свидетельство,  удостоверяющее качество фактически  поставленного товара и его  соответствие условиям Контракта.  В нем дается характеристика  товара либо подтверждается соответствие  товара определенным стандартам  или техническим условиям заказа. Он выдается соответствующими  компетентными организациями, торговыми  палатами, специальными лабораториями как в стране экспорта, так и импорта. Стороны могут договориться о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов и др. Фирма изготовитель также может выдать сертификат о качестве, если это обусловлено контрактом. 

6. Гарантийное  обязательство или гарантийное  письмо. Гарантийное обязательство  или гарантийное письмо является  документом, который подтверждает, что поставленный товар (чаще  всего оборудование) соответствует  условиям определенного контракта.  В случаях поставки оборудования  оно может содержать также  гарантию поставщика в отношении  бесперебойной работы при соблюдении  покупателем правил эксплуатации. 

7. Протокол  испытаний. Протокол испытаний  – этот документ составляется  после проведения Продавцом совместно  с представителем покупателя  полных испытаний заказанного  товара в заранее установленный  день и час на предприятии  продавца. Документ иногда называют  сертификатом, он содержит подробное  изложение результатов испытаний  с указанием, соответствует ли  изготовленный товар условиям  заказа. Высылается он заказчику.  Обычно на основе протокола  испытаний стороны подписывают  приемо-сдаточный акт. 

8. Разрешение  на отгрузку /поручение/. Разрешение  на отгрузку – документ, который  выдается представителем покупателя  после проведения приемочных  испытаний оборудования на предприятии  поставщика с целю установить соответствие товара условиям заказа. Он содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и проведенных испытаний и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя. 

1.4  Транспортные  документы 

Транспорт является основным связующим звеном экспортера и импортера, важным элементом  при выполнении контрактных обязательств по поставке товаров. 

1. Коносамент. Коносамент – документ, выдаваемый  судовладельцем грузоотправителю  в удостоверение принятия груза  к перевозке морским путем  на судах регулярных линий.  Коносамент выполняет три основные  функции: удостоверяет принятие  судовладельцем (перевозчиком) груза  к перевозке, является товарораспорядительным  документом, свидетельствует о заключении  договора перевозки морским путем,  по которому перевозчик обязуется  доставить груз против предоставления  документов. 

2. Штурманская  расписка. Штурманская расписка  является удостоверением судовладельца  в принятии товара к перевозке.  Выписывает этот документ помощник  капитана в подтверждение получения  конкретной партии на борт  судна. Расписка описывает видимое  состояние товаров и позволяет  перевозчику выдать коносамент. В ней отражаются результаты  проверки, проводимой контролерами  судовладельца при приеме товара  для погрузки или во время  погрузки. 

3. Чартер, чартер-партия. Чартер или чартер-партия –  договор на перевозку грузов  трамповыми судами. Сторонами в  чартерном договоре являются  фрахтователь (грузоотправитель или  его представитель) и фрахтовщик (перевозчик или его представитель). 

Основными пунктами такого договора являются следующие: 

- время и  место заключения чартера; 

- полное  юридическое наименование сторон (преамбула чартера); 

- название  и описание судна; 

- право замены  первоначально указанного судна  другим; 

- род груза; 

- место погрузки  и разгрузки; 

- условия  погрузки и разгрузки, включая  условия оплаты демереджа и  диспача; 

- порядок  оплаты фрахта 

- срок подачи  судна, включая канцеллинг –  конечный срок подачи судна; 

- прочие  условия, такие как ледовая  оговорка, оговорка о форс-мажоре  и др. 

Виды чартеров: тайм-чартер – договор об аренде судна, когда все судно или  его часть предоставляется на определенное время в распоряжение фрахтователя для перевозки грузов в любых направлениях; димайз-чартер – договор об аренде судна, когда  судовладелец передает его фрахтователю на оговоренный срок вместе с командой, члены которой становятся служащими  нанимателя; 

Бербоут-чартер – это договор о найме судна без экипажа, фрахтователь несет все расходы по его использованию и выплачивает арендную плату судовладельцу. 

4. Чартерный  (фрахтовый) коносамент. Чартерный  коносамент – документ, в который  инкорпорируются путем ссылки  отдельные из условий чартер-партии с тем, чтобы они могли иметь эффект для грузополучателя или индоссата коносамента. Но коносамент, выданный по чартеру, который не включает в себя условия чартера по договору с получателем груза или индоссатом, не является фрахтовым коносаментом. 

5. Адендум. Адендум – дополнение к договору, в частности к чартеру, изменяющее или дополняющее те или иные условия договора. 

6. Бернс-нот. Бернс-нот – один из видов договора морской перевозки, применяемый при перевозке массовых грузов на судах регулярных линий, работающих без срочного расписания, с целью заполнения недоиспользованного под генеральные грузы тоннажа. 

7. Букинг-нот. Букинг-нот – один из видов договора морской перевозки, применяемый при перевозке отдельных партий грузов на судах регулярных линий, работающих по расписанию, что позволяет грузовладельцу заблаговременно зарезервировать место на линейном судне для отправки своих грузов.