Внутренний контроль. 3

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Осуществление контроля  системы бухгалтерского  учета организации

      Бухгалтерский учёт является средством наблюдения и контроля за хозяйственной деятельностью. Переход к рынку ставит новые  задачи перед бухгалтерским учётом. Они обусловлены крупными переменами в формах собственности, методах управления, построения хозяйственных связей.

      Организация и ведение бухгалтерского учета  в бюджетных организациях регулируется  Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 23 июля 1998 года) и Инструкцией по бухгалтерскому учету учреждений и организаций, состоящих на бюджете, утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1999 года №107н.

      На  бюджетные учреждения не распространяются:

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина России от 29 июля 1998 г. №34н);
• ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» (приказ Минфина России от 09 декабря 1998 года №60н);
• ПБУ 5/98 «Учет материально-производственных запасов» (приказ Минфина России от 15 июня 1999 года №25н);
• ПБУ 9/99 «Доходы организации» в части признания доходов от предпринимательской и иной деятельности (приказ Минфина России от 06 мая 1999 года №32н);
• ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина России от 06 мая 1999 года №33н).

      Однако  на них распространяются общие требования о порядке составления бухгалтерской и статистической отчетности, а также о порядке уплаты налогов и других отчислений.

      В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» основными правилами ведения бухгалтерского учета являются следующие:

• бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ – в рублях;
• имущество, являющееся собственностью организаций, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации;
• бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации до ликвидации или реорганизации;
• все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий;
• основанием для записи в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания и содержать обязательные реквизиты;
• организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий План счетов бухгалтерского учета. Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам  по счетам синтетического учета;
• текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

      Для обеспечения полного и своевременного поступления доходов и использования средств бюджета по целевому назначению требуется правильная организация бухгалтерского учета исполнения бюджета.

      Бухгалтерский учет исполнения бюджета и смет расходов бюджетных учреждений называется бюджетным учетом.

      Объектами бюджетного учета являются:

• доходы и расходы бюджета;
• материальные ценности бюджетных организаций;
• денежная наличность, хранящаяся в банках;
• средства в расчетах между бюджетами;
• фонды и резервы, создаваемые в бюджетах в процессе их исполнения.

      Бюджетный учет, выступая как средство контроля за исполнением бюджета, содействует рациональному использованию национального дохода в целях расширенного  воспроизводства, соблюдению необходимых пропорций в развитии отраслей народного хозяйства, точному исполнению утвержденного бюджета.

      К задачам бюджетного учета относят:

• соблюдение бюджетно-финансовой дисциплины и строжайшего режима экономии в расходовании средств;
• мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных доходов;
• охрана имущества.

      Бюджетный учет ведется в соответствии с  существующим в стране бюджетным  устройством. Организационное построение бюджетной системы РФ определено законом РФ «Об основах бюджетного устройства и бюджетного процесса в РФ» от 10 октября 1991 года №1734-1 (с изменениями и дополнениями от 05 ноября 1994 года, 31 июля 1995 года, 10 июля 1996 года).

      Бюджетная система представляет собой основанную на экономических отношениях и юридических  нормах совокупность республиканского бюджета РФ, республиканских бюджетов национально-государственных и административно-территориальных образований России. Составление бюджета производится в соответствии с прогнозами и программами социально-экономического развития территорий.

      В бюджетную систему РФ в качестве самостоятельных частей включаются:

• федеральный бюджет РФ;
• республиканские бюджеты республик в составе РФ;
• краевые, областные бюджеты в составе краев и областей;
• городские бюджеты городов Москвы и Санкт-Петербурга;
• областной бюджет автономной области;
• окружные бюджеты округов;
• городские бюджеты городов;
• районные бюджеты районов;
• районные бюджеты в районах городов;
• бюджеты поселков и сельских населенных пунктов.

      Такое построение бюджетной системы, когда  всем местным администрациям предоставлено право иметь свой бюджет, способствует наиболее полному учету источников формирования бюджетных средств и их рациональному использованию.

      Единство  бюджетной системы обеспечивается общей правовой базой, использованием единых бюджетных классификаций, форм бюджетной документации, предоставлением необходимой статистической и бюджетной информации с одного уровня бюджетной системы на другой для составления консолидированного бюджета РФ и территорий, согласованными принципами бюджетного процесса, единой денежной системой.

      Единство  бюджетной системы РФ достигается взаимодействием бюджетов всех уровней, осуществляемым через использование регулирующих доходных источников, созданием целевых и региональных бюджетных фондов, их частичным перераспределением, а также через единую социально-экономическую, в т.ч. налоговую политику.

      В ходе исполнения бюджета необходимо точно в определенные сроки и  в установленных суммах мобилизовать  запланированные доходы и произвести предусмотренные расходы. Непосредственное исполнение бюджета возложено на Федеральное казначейство РФ, которое создано в соответствии с указом Президента РФ «О Федеральном казначействе» от 08 декабря 1992 года №1556. На органы казначейства возложено решение следующих задач:

• сбор, обработка и анализ информации о государственных (федеральных) внебюджетных фондах, а также о состоянии бюджетной системы РФ;
• организация, осуществление и контроль за исполнением республиканского бюджета РФ, управление доходами и расходами этого бюджета на счетах казначейства, в банках исходя из принципа единства кассы;
• осуществление краткосрочного прогнозирования объемов государственных финансовых ресурсов, а также оперативное управление этими ресурсами в пределах установленных на соответствующий период государственных расходов;
• регулирование финансовых отношений между республиканским бюджетом РФ и государственными внебюджетными фондами, финансовое исполнение этих фондов, контроль за поступлением и использованием внебюджетных средств;
• разработка методологических и инструктивных материалов, порядка ведения учетных операций по вопросам, относящимся к компетенции казначейства, обязательных для органов государственной власти и управления предприятий, учреждений и организаций, включая организации, распоряжающиеся средствами государственных внебюджетных фондов, подготовка проекта бюджетной классификации, ведение операций по учету государственной казны РФ.

      Главное управление Федерального казначейства Министерства финансов РФ организует и осуществляет сводный, систематический, полный и стандартизированный учет операций по движению средств республиканского бюджета РФ, государственных внебюджетных фондов и внебюджетных средств на счетах казначейства; разрабатывает и утверждает  инструктивные и методологические материалы; устанавливает порядок ведения учета и составления отчетности об исполнении смет расходов бюджетных учреждений.

      При Министерстве финансов РФ, министерствах  финансов республик, входящих в состав РФ, краевых, областных и городских  финансовых министерствах и управлениях (отделах) созданы общественные методологические советы по бухгалтерскому учету. Они обобщают и доводят до исполнителей передовые формы и методы работы по совершенствованию бухгалтерского учета, обеспечению сохранности материальных и денежных средств, внедрению комплексной механизации. Важное место в деятельности методологических советов занимает распространение опыта работы централизованных бухгалтерий.

      Учреждения, финансируемые в сметном порядке, называются бюджетными. Сюда относят  ясли и детские сады, школы, высшие и средние специальные учебные  заведения, профессионально-технические училища, научно-исследовательские организации, учреждения здравоохранения, социального обеспечения и др.

      Потребность в средствах бюджетного учреждения отражается в  смете расходов, которая  представляет собой основной плановый финансовый документ. На основе утвержденной сметы бюджетные учреждения получают денежные средства для осуществления своей деятельности.

      В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут их руководители, которые могут в зависимости от объема учетной работы:

• вести бухгалтерский учет лично;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, бухгалтеру-специалисту, специализированной организации.

      Бухгалтерский учет исполнения смет расходов учреждений осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями, создаваемыми при министерствах, а также при городских и районных учреждениях.

      При централизации учета за руководителями обслуживаемых учреждений сохраняются права распорядителей ассигнованиями, в частности:

• право заключать договора на поставку товаров и оказание услуг и на трудовые соглашения на выполнение работ;
• получать в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды;
• разрешать оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных системой;
• расходовать в соответствии с установленными нормами продукты питания, материалы и другие материальные ценности на нужды учреждения;
• утверждать документы по инвентаризации, акты на списание пришедших в негодность и ветхость материальных ценностей, авансовые отчеты подотчетных лиц.

      Централизованная  бухгалтерия представляет руководителям  обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнении смет расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений.

      Учреждения  расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением, согласно утвержденным сметам, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию денежных средств и материальных ценностей.

      Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический  контроль за  ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

      Руководители  бухгалтерских служб (главные бухгалтеры) в своей работе руководствуются законом РФ "О бухгалтерском учете", положениями о бухгалтерских службах и централизованных бухгалтериях,  утвержденными в установленном порядке и другими нормативными документами.

      Бухгалтерская служба учреждения должна выполнять следующие задачи:

• организовывать бухгалтерский учет в соответствии и действующими нормативными актами;
• использовать передовые формы и методы учета и обработки информации на базе широкого применения современной вычислительной техники;
• осуществлять предварительный контроль за  своевременным, правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;
• контролировать правильность, рациональность и бережность расходования средств в соответствии с открытыми кредитами и целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету;
• осуществлять строгий контроль за рациональным и экономным использованием денежных, материальных и трудовых ресурсов, вести борьбу с расточительством, принимать меры к своевременному предупреждению негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявлять и мобилизовывать внутрихозяйственные резервы;
• обеспечивать учет доходов и расходов по специальным средствам, а также операций по другим внебюджетным средствам;
• организовывать формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности учреждения, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для ее использования поставщиками, заказчиками, финансовыми, налоговыми, банковскими и казначейскими органами;
• своевременно организовывать начисление и выдачу заработной платы, стипендий, пособий;
• вести учет и расчеты с дебиторами и кредиторами;
• участвовать в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей; своевременно и правильно отражать в учете результаты инвентаризации;
• периодически инструктировать материально-ответственных лиц по вопросам учета и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся на их ответственном хранении;
• составлять отчетность и предоставлять ее соответствующим органам в установленные сроки; обеспечивать достоверность отчетов и балансов;
• соблюдать установленный порядок хранения бухгалтерских документов, регистров, смет расходов и расчетов к ним, а также других служебных документов; своевременно в установленном порядке сдавать их в архив.

      В течение отчетного года в учреждении должна проводиться единая учетная  политика отражения хозяйственных операций и оценки имущества. Изменение учетной политики по сравнению с предыдущим годом должно быть аргументировано в годовой бухгалтерской отчетности. Важно обеспечить в учете правильность отнесения доходов и расходов к соответствующим отчетным периодам.

      Бухгалтерский учет должен систематически контролировать исполнение смет, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами, сохранность денежных средств и товарно-материальных ценностей.

      Руководитель  учреждения обязан создать необходимые  условия для правильной организации  бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное  выполнение всеми структурными подразделениями  и службами, работниками учреждения требований главного бухгалтера в части порядка оформления и сдачи в бухгалтерию необходимых документов.

      Главный бухгалтер учреждения, централизованной бухгалтерии назначается или освобождается от должности руководителем учреждения и непосредственно ему подчиняется. Он обеспечивает контроль и отражение на  счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых учреждением хозяйственных операций, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности; подписывает совместно с руководителем учреждения документы по финансово-расчетным операциям, а также документы, служащие основанием для выдачи товарно-материальных ценностей. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и не могут быть приняты к исполнению. Если работники учреждения передают главному бухгалтеру для исполнения документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим финансовую и налоговую дисциплину, то главный бухгалтер обязан письменно сообщить об этом руководителю учреждения. При получении от руководителя письменного распоряжения об исполнении указанных документов главный бухгалтер выполняет его. В этом случае вся полнота ответственности за совершение незаконных операций возлагается на руководителя учреждения.

      Главный бухгалтер визирует заявления, приказы  о назначении на работу и перемещение материально-ответственных лиц (кассиров, кладовщиков).

      При увольнении главный бухгалтер учреждения обязан передать дела по акту вновь  назначенному главному бухгалтеру. Если кандидат на должность еще не подобран, то дела передаются работнику учреждения, назначенному для этого приказом руководителя учреждения.

      В процессе сдачи-приемки дел проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных, наличия бухгалтерских документов и регистров, а также наличие дел в архиве.

2. Осуществление контроля  системы внутреннего  контроля организации

      На  любой стадии процесса управления неизбежны  отклонения фактического состояния  объекта управления от планируемого. Для своевременной информации о качестве и содержании таких отклонений  необходим внутренний контроль.

      Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как:

      а) определение фактического состояния организации (объекта контроля);

      б) сравнение фактических данных с  планируемыми;

      в) оценка выявляемых отклонений и степени  их влияния на аспекты функционирования организации;

      г) выявление причин зафиксированных  отклонений.

      Цель  внутреннего контроля — информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

      Особенность внутреннего контроля — в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.

      На  стадии планирования реализуются следующие  контрольные функции:

      оценка  рациональности возможных вариантов  плановых решений;

      соответствие  плановых решений принятым установкам и намеченным ориентирам, а также  общей стратегии.

      Для обеспечения рациональности и адекватности окружающим условиям самого курса действий и общей стратегии, для обеспечения соответствия управленческих решений  самой возможности их успешной реализации (с точки зрения потенциалов организации) также необходим контроль. Если в стадию планирования не «включить» элемент контроля, ошибочность планирования в лучшем случае проявится на стадии организации и регулирования.

      На  стадиях организации и регулирования  реализации управленческих решений  необходим контроль правильности хода реализации принятых плановых решений  для достижения необходимых результатов. Необходимо контролировать и рациональность осуществления  организации и регулирования принятых решений.

      На  стадии учета должен быть обеспечен  контроль за:

      1) наличием и движением имущества; 

      2) рациональным использованием производственных  ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

      3) состоянием выданных и полученных  обязательств;

      4) целесообразностью и законностью  хозяйственных операций организации,  и т.д.

      Данные  учета служат информационной базой  для контроля. C другой стороны, необходим контроль качества самого учета.

      На  стадии анализа осуществляется оценка информации о результатах выполнения управленческих решений на основе ее разложения на различные составляющие и их соотнесения между собой. Контроль и анализ глубоко интегрированны. Данные контроля часто являются основой для проведения анализа. На стадии анализа реализуются и контрольные функции, например контроль уровня обеспеченности запасов и затрат источниками формирования. Методы  анализа, используемые на стадиях осуществления контрольной деятельности, оценивают степень приближения фактических результатов к конечному пункту какой-либо управленческой программы независимо от того, изложена она в общих или конкретных выражениях. Контроль качества проведения анализа — необходимый этап при оценке информации относительно результатов выполнения управленческих решений.

      Таким образом, внутренний контроль организации  является:

      1) неотьемлемым элементом каждой  стадии процесса управления;

      2) «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

      Функция контроля глубоко интегрированна с  другими функциями управления. Вместе с тем существует информационная интеграция внутри функции контроля. Интеграция контроля и  других функций на одном уровне управления — это горизонтальная интеграция, а информационная интеграция функций контроля на разных уровнях управления (контроль на уровне рабочего места, бригады, участка, цеха, организации) — это вертикальная интеграция.

      В результате интеграции по горизонтали  достигается согласование  отдельных элементов управления с целью решения какой-либо управленческой проблемы или достижения какой-либо цели управления. При вертикальной же интеграции  функция контроля реализуется на разных уровнях управления, но на базе одной и той же информации, подвергаемой агрегированию (укрупнению). Вертикальная интеграция необходима для контроля со стороны вышестоящего звена (системы) управления.

3. Оценка систем  бухгалтерского учета и внутреннего контроля организации

      Ключевое  условие успешного функционирования системы внутреннего контроля организации  — это соблюдение принципов эффективности  — основных правил, охватывающих контрольную  деятельность в целом.

      Принцип ответственности гласит:  каждый субъект внутреннего контроля, работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае  субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.

Таблица 1

Классификация внутреннего контроля

      Принцип сбалансированности, неразрывно связанный  с предыдущим,  означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, необеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, несвязанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.

      Принцип своевременного сообщения об отклонениях  гласит:  информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит  уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.

      Принцип интеграции гласит: любой элемент  управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать  в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.

      Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.

      Принцип постоянства гласит:  постоянное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно  их выявлять.

      Принцип комплексности гласит:   объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.

      Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего  контроля гласит:  в различных сопряженных звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных. Смысл быстродействия компьютерной программы, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, теряется, если «узким местом» оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией, или ввод данных вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.