Возникновение делопроизводства

В В Е Д Е Н  И Е 

І. Возникновение делопроизводства. 

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной  России. История государственных  учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный  аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в  жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание  документов, как тогда говорили, и бумаг; работе с ними занимали главное  место. Обладая огромной властью, чиновники  использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков  и капиталистов. Царская бюрократия была связана с господствующими  классами неразрывными узами. Она была одной из опор самодержавия, являясь  основной государственной машиной  управления. Делопроизводство в учреждениях  царской России отличалось крайне бюрократическим  характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово  “делопроизводство” возникли в центральных  учреждениях Московского государства  – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством  понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов (« дел «) в приказе. Каждое дело начиналось подачей  в приказ челобитной ( в ХVIII –  ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К  ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа  и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность  дел также называли делопроизводством.

В ХVIII в. правила  ведения делопроизводства нашли  подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный  закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный  регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством  понимали главным образом порядок  письменного оформления производства дел, а также переписку.

Делопроизводство  же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось  в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами  документирования.

Так, уже в  приказах отчетливо обособляется система  документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном  и местном. Без администрации, которая  руководит работой учреждения, оно  действовать не может.

В силу этого  административное производство было самым  распространенным.

Почти параллельно  с административным делопризводством как самостоятельная развивалась  система документирования учета, вначале  бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы  документирования возникли в области  военной, судебной и дипломатической  деятельности. Все эти системы  документирования носят название специальных.

Развитие специальных  систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое  значение в царской России приобрела  коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения. 

2. История развития делопроизводства

и секретарской службы. 

С древних времен дошли до нас различные документы, с помощью которых мы узнаем историю  своей страны, особенности быта и  различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Древнерусское государство образовалось в итоге  длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и  основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному неравенству, закреплявшемуся в документах. В  конце IХ в. Этот процесс привел к  образованию классов. Все это  отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права  – Русской Правде.

Среди многих специальностей, по которым в средних школах с  производственным обучением готовят  рабочие кадры, имеется специальность  «делопроизводство». В настоящее  время ее осваивают тысячи девушек  и юношей, готовящихся занять самостоятельное  место в жизни в качестве референтов по делопроизводству. Им предстоит  интересная и важная работа в советских  учреждениях, организациях и предприятиях.

Делопроизводство  – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации  работы с документами при осуществлении  управленческих действий. Документированием  называется процесс подготовки и  создания документов. Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном  виде информацию.

В зависимости  от целевого назначения документы могут  выполнять различную роль. При  этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений; информационная функция дает возможность анализировать управленческую деятельность; научно – историческая функция направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии. Как известно, документы можно написать от руки, но можно написать и на пишущей машинке. Знание машинописи упрощает труд по созданию документов и одновременно повышает их качество. Для быстрой записи речи уже давно применяется стенография.

Референт по делопроизводству – это специалист ведущий работу с документами  в советских учреждениях. Он должен быть грамотным, иметь достаточный  общий политический и культурный уровень. Референт по делопроизводству должен знать, какие технические  средства имеются в нашей стране и за ее пределами для механизации. Он должен уметь пользоваться документационной техникой, чтобы все более значительную долю работы по делопроизводству перекладывать  на машины.

Использование вычислительной техники приобретает  особо важное значение в условиях автоматизированных систем управления (АСУ), так как их информационная база основывается на совокупности стандартизированных  и унифицированных показателей, форм документов, массивов информации и кодификации. Внедрение АСУ  должна предшествовать значительная работа по упорядочению делопроизводства на всех уровнях управления. Это в  значительной мере решается путем введения единой государственной системы  делопроизводства и государственных  стандартов на документы (ЕГСД). 

В целях дифференцированного  использования основных положений  ЕГСД все учреждения условно подразделяются на 4 категории. К первой относятся  учреждения, документооборот которых  превышает 100 тыс. документов в год, ко второй – от 25 до 100 тыс., к третьей  – от 10 до 25 тыс., к четвертой –  менее 10 тыс. документов в год. Такая  классификация дает возможность  учреждениям, относящимся к одной  группе, иметь одинаковую структуру  и численность делопроизводственного  персонала, типовую организацию  обработки документов, уровень механизации  документационных работ.

Возросшее значение техники в деятельности предприятий  находит свое отражение в постоянно  увеличивающемся потоке технической  документации, которая проходит через  канцелярии учреждения. Техническая  документация используется не только лицами, непосредственно связанными с процессами строительства, но и  широкими кругами сотрудников предприятий. Технические документы чаще стали  встречаться в общем делопроизводстве, широко используются организации научно – технической информации. Поэтому  сотрудникам делопроизводства, а  тем более специалистам, занимающимся обработкой информации в АСУ, нужны  знания по вопросам технического документирования.

В состав государственного аппарата вошла должность секретарь. Ей предавалось большое значение. В центре категорий служащих в  первую очередь сталкивались посетители судового по ним об учреждении и  стали работы государства управления. Секретарей включили в канцелярско  – техническую группу специалистов, уровняв тем самым с машинистками, рассыльными, конторщиками.

В 1932 г. секретарей разделили на 2-е неравноценные  группы:

а) помощники  – референты;

б) машинистка, секретарь 1 группы.

В 1960 г. секретари  получили новую должность, секретарь  – машинистка и секретарь –  стенаграфистка. Переданы все административные и технические функции, которые  ранее выполняли помощники и  референты.

В 1970 г. была разработана  и утверждена серия гос-ых на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать  единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации  работы с документами.

В середине 1980 г. была разработана единая государственная  система документированного обеспечения, оформлена с помощью этой системы.

Документ – ( лат.) поучительный предмет, способ доказательства. Появляется в эпоху Петра I.

В дальнейшем появилось 2-а значения слова:

1. узкое,бытовое – паспорт, удостоверение личности.;
2. переносное – все то что может свидетельствовать о чем – либо, подтверждать что – либо. Две сферы общественной практики, где документирование применяется широко: административно – управленческая, научная.

“Служебный  документ”

1. директивные и распорядительные: законы, решения, приказы,

постановления;

2. административно – организационные: планы, уставы, правила,

акты, отчеты, протоколы, служебные письма;

3. по личному составу: заявление, автобиография;
4. финансовая документация;
5. отчетная документация.

Все служебные  документы составляются от имени  юредического лица и имеют правовую значимость.

Референт по делопроизводству в учреждении отдает все силы и знания наилудшему исполнению своих обязаностей. 

Приказное делопроизводство. 

В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные  органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов  и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени  преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет  интерес и структура самого органа государственной власти – приказа. 

Порядок составления  документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа  – «черное письмо» – составлял  подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик  сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял  своей подписью соответствие его  исправному черновику. «Справленные»  документы подписывали дьяки. Подпись  растягивали во всю ширину документа  с целью охраны от подлогов. Приказы  по праву можно было назвать колыбелью  бюрократизма: зачастую документы проходили  множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных  исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные  в столбцы длинной в среднем 50 – 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при  чтении волочились, отсюда родилось и  понятие. В аппарате прик, делопроиз процветали взяточничество, чинопочитание, формамум. Не были развиты также делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их. 

Коллежское  делопроизводство. 

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых  ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил  Генеральный регламент государственных  коллегий, подписанный Петром I

27 февраля 1720 г. В этом документе подробно  и обстоятельно раскрываются  функции каждого подразделения  коллегии. В том числе имеется  глава о структуре и функциях  канцелярии, а также глава о  секретарском чине.

Как видно из приведенной выдержки, к секретарю  предъявлялись высокие и строгие  требования. Таким образом, Генеральным  регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой  рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко  определены права, обязанности , пределы  компетенции и даже режим работы конторских служителей.

В период коллежского  делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось  название «архив». В Генеральном  регламенте предписано было иметь два  архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Развивая отдельные  делопризводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую  сущность. 

Исполнительное  делопроизводство. 

На рубеже ХVIII – ХIХ в.в. Россия представляла собой  феодально – крепосническое, абсолютическое государство, находившееся на стадии разложения. В течении всего ХVIII в. имел место  процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата.

В 1802 г. біл издан  указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, в 1811 г. были строго разделены  пределы компетенции руководящих  чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имеют право  получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов  высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют  право рассылать указы от имени  «его императорского величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со всеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации гос. аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, в последствии чего число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Дела и документы  поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию  только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению  равных министерству. Дела нижестоящих  учреждений попадали к министру, когда  требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания  от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.

Дела, решаемые в департаментах, делились на три  категории: неотложные, «не терпящие времени», решение которых связано  с принятием каких – либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале ХХ столетия, особенно в  области его механизации. В секретариатах  использовались 23 модели пишущих машин, из ни 2 – лицензионных, 8 – моделей  множительных аппаратов, 2 – вида диктофонов, большое количество разнообразных  канцелярских принадлежностей, включая  новые в то время авторучки. Широкое  развитие получила стенография, стали  использоваться телефон и телеграф.

Однако методы и стиль работы гос. учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская  революция, уничтожившая прогнивший бюрократический  аппарат управления, начала новое  строительство нового гос. аппарата.

Уже в 1917 г. был  разработан проект декрета об улучшении  «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918 г. – постановление Совета Рабочей  и Крестьянской Обороны « О  точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1927 г. состоялась I Всероссийская конференция по научной  организации труда ипроизводства, на которой наряду с вопросами  НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации  управленческого труда и работы с документами.

В состав гос. аппарата вошла должность “секретарь”, с  этой категорий служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и  судят по ним об учреждении и стиле  работы управленческого аппарата. Секретари  руководящих работников учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям  в приеме посетителей. 

Рабочий день секретаря. 

1.Прийти на  работу за 15 мин. До прихода  руководителя, с тем чтобы проверить  состояние рабочих мест, привести  себя в порядок, просмотреть  план на предстоящий день, уточнить  дату на календаряхю

2.Подобрать в  соответствии с планом на текущий  день нужные документы и дела.

3.Получить в  экспедиции корреспонденцию, вскрыть  конверты, ознакомиться с содержанием  и зарегистрировать, отложить документы,  требующие первоочередного решения  руководителя. По остальным документам  подготовить варианты возможных  ответов или распределить по  исполнителям. Опытный секретарь  никогда не положит на стол  руководителю всю корреспонденцию,  предварительно не проработав  ее. Рекомендуется: для облегчения  ознакомленияруководителя с корреспонденцией  выделять основную мысль документа  путем подчеркивания. Кроме того, секретарь должен подобрать документы,  относящиеся к вопросам, содержащимся  в корреспонденции, чтобы руководитель  мог глубже изучить проблему  и принять нужное решение.

4.Доложить руководителю  о корреспонденции.

5.Уточнить вместе  с руководителем содержание намечаемых  мероприятий на текущий день. Если возникают изменения, то  секретарь должен сделать соответствующие  пометки в своих записях. Выполненные  или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить последствие записей  в своем дневнике и дневнике  руководителя. Последовательность  мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях  секретаря по выполнению помеченного.  Например, если у руководителя  сделана запись: « в 15.00 быть  на совещании в министерстве»,  то у секретаря она будет  выглядеть так: « 14,30 – напомнить  о совещании в министерстве  в 15.00, позвонить в транспортный  отдел, чтобы подали машину  к подъезду не позднее 14.40 «

6.Передать по  телефону или лично указание  руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям о сроках  исполнения документов.

7.Стенографирование  указаний и распоряжений руководителя  и их расшифровка. Как правило,  руководитель и секретарь устанавливают  постоянное время для этой  работы в первой половине дня,  продолжительность около получаса.

8.Работа с  посетителями, телефоном (в течении  всего дня).

9.Подшивка документов  в дела.

10.Выполнение  машинописных работ.

11.Организация  копирования и размножения документов  в соответствии с указаниями  руководителя. 

Во  второй половине дня. 

12.Продолжение  работы с телефоном и посетителями.

13.Повторно получить  и обработать корреспонденцию  из экспедиции. Собрать и подготовить  для подписи исполненные документы.  Подготовить все к докладу.

14.Наметить мероприятия  на следующий день.

15.Доложить руководителю  о поступившей корреспонденции  и исполненных документах, взять  у руководителя обработанные  им документы.

16.Обработать  и отправить исходящую корреспонденцию  через экспедицию. 

В конце рабочего дня. 

17.Просмотреть  свой дневник и проинформировать  соответствующие службы о необходимости  подготовки к проведению определенных  мероприятий.

18.Если руководитель  остается работать после окончания  рабочего дня, обеспечить его  всей необходимой информацией.

19.Привести в  порядок свое рабочее место,  убрать документы, закрыть на  ключ все шкафы с документами,  выключить из сети технические  средства. 

Обязанности секретаря по бездокументному  обслуживанию руководителя.

Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.

Профессия секретаря  требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса  личных и деловых качеств, обусловленных  спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему  может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких  особых знаний не требуется.

Однако это  далеко не так. Профессия секретаря  относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических  операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке  устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний  и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в  работе секретаря является хороший  деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле  руководителя.

Условно обязанности  секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному  обслуживанию руководителя. К операциям  по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.

Деловые и личные качества секретаря.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять  операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства) но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что  секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в  них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько  работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его  негативных деловых или личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять  работу, если секретарь не имеет  полного представления о роли и задачах своего руководителя и  их значения в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовленности.