Язык документов

Содержание

Введение 3

1.  Официально-деловой стиль 3

2.  Специфика языка служебных документов 4

2.1  Унификация 4

2.2 Композиция 6

3.  Требования к  текстам документов 7

4.  Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции 9

4.1. Лексические ошибки 9

4.2  Морфологические ошибки 11

4.3 Синтаксические ошибки 11

4.4  Структурные помехи 12

4.5 Технические помехи 12

4.6 Грамматические  помехи 12

4.7  Искусственное удлинение речи 12

4.8  Рекомендации по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации 13

Заключение 14

Список литературы: 15

Введение

Участниками делового общения  являются органы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые вступают участники  делового общения, зависят от их места в иерархии органов управления. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами.

Условия делового общения

1. Актуальность информации  для правильного принятия решения.

2. Достоверность (объективность)  информации, непредвзятое отражение  фактического состояния дел.

3. Убедительность (аргументированность)  документа для формирования определенной  реакции на него. (Пример, у Нестеровой 7 раз со служебной запиской).

4. Полнота (достаточность)  информации. Недостаток информации  – дезинформация. В разных  документах допускается разная полнота (протокол краткий и полный).

1.  Официально-деловой стиль

Языком делового общения  является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере  управления обладает рядом специфических  особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения  выражается и в том, что автором  и адресатом документа почти  всегда является организация в целом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

• достоверность (объективность);
• убедительность (аргументированность);
• полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое  сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю  необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина  изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты  или события, в письме-просьбе  предмет письма должен быть точно  обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и  стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями  официально-делового стиля являются:

• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон  изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа — это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается  употреблением терминологической  лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность  изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности  официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

2.  Специфика языка служебных документов

2.1  Унификация

Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении  на работу мы пишем заявление о  приеме, у многих возникает необходимость  подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет.

Но чтобы правильно  и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать  особенности языка служебных  документов и предъявляемые к  нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем — лишает его практической и юридической значимости.

Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов —  это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же единицы информации.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

   объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

   строгое соответствие между составом информации и видом документа;

   использование унифицированных речевых средств — устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.

Но было бы неправильно  рассматривать унификацию лишь как  канонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало бы творческую инициативу составителя служебного документа. Унификация языка — это прежде всего установление и применение правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, на базе которых и можно построить предложение.

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов — бланки справок для заводоуправления, отдела кадров, командировочных удостоверений и т. п.

Процесс создания трафаретных  документов — это выделение для  группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение  объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Опыт показывает, что применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, в 9 раз.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Таблица - способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали — общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали — конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении.

Фраза в документе в  виде таблицы по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого — их числовые или текстовые соответствия. Однако если грамматическое предложение выражает одну законченную мысль, то таблица выражает ряд законченных мыслей.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами  или смешанным способом. При выборе грамматической формы слова следует  руководствоваться правилами употребления числительных и существительных, выражающих категорию числа. В виде таблиц составляются документы по кадровым вопросам, вопросам планирования, учета.

Оформление документов в  виде таблиц должно отвечать требованиям  ГОСТ 1.5-68 ЕСКД «Требования к текстовым  документам».

Анкета - способ также пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов.

В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, отчеты и т. д. Текст анкеты можно  рассматривать как регламентированную диалогическую речь.

Тексты-аналоги - это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером текстов-аналогов может служить решение коллегии министерства и составляемое во исполнение этого решения циркулярное письмо подведомственного института, адресованное базовым организациям по подчиненности.

Целесообразно использовать так называемые типовые тексты.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового документа. Структура фразы в типизированной документации представляет собой устойчивый оборот. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз, абзацев. Для облегчения его подбора составляют каталог типовых текстов.

2.2 Композиция

Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей.

Тексты документов могут  отражать только один аспект, например, текст приказа — только распоряжение без констатации факта, текст письма — только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТ 1.5—68.

Так, примерная структура  текста должностной инструкции имеет  вид: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения; оценка работы и ответственность.

Примерная структура текста устава: общие положения; управление; имущество; права и обязанности; реорганизация (ликвидация).

Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса, ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.

Вот пример письма-запроса:

Институт русского языка  имени А. С. Пушкина готовит сборник  статей «Русский язык за рубежом». Составители  сборника испытывают острую необходимость  в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов (инженеров).

Употребление  сказуемого в форме единственного  числа имеет место в следующих случаях:

1) при наличии противительных  союзов между однородными подлежащими,  выраженными именами существительными в форме единственного числа (также при наличии союзов не только..., но и не столько…, сколько, выражающих противопоставление):

Не ошибка или недосмотр, а грубое нарушение техники безопасности было допущено на заводе;

2) при наличии тематической  близости однородных подлежащих:

Победит уверенность и  точность в работе;

3) при наличии повторяющихся  перед однородными подлежащими  слов весь, каждый, любой, никакой:

Каждый станок, каждый двигатель, каждый агрегат был взят на учет;

4) при перечислении в  тех случаях, когда фразе придается  намеренно безличный характер:

В продаже имеется: ткани  шелковые и хлопчатобумажные; готовое  платье разных фасонов ...

С однородными подлежащими  сказуемое, как правило, согласуется  в форме множественного числа:

В президиум были избраны  директор и другие работники.

Употребление  составных именных сказуемых.

В официально-деловом стиле  речи при употреблении составных  именных сказуемых имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов-связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску: Деньги, выделенные для детского сада, остаются неиспользованными (ср.: «неиспользованные»).

В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.

Распространенное определение  ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например:

Документ, подготовленный группой  специалистов...

При сочетании согласованного и несогласованного определений  первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос...

Обстоятельства степени  ставятся перед прилагательным, а  дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный  звания.

В обычном тексте существительное  следует за числительным, в таблицах и анкетах, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц — 15.

Дополнение ставится после  сказуемого, например: Разослать проект. Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: Разослать проект завода металлоизделий...

При выражении превосходной степени наиболее употребима форма с приставкой наи- (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием наиболее (наиболее важный).

Широко используются так  называемые расщепленные сказуемые. Например: оказать помощь вместо помочь, провести проверку вместо проверить.

Из односоставных предложений  больше всего используются безличные, например: Контроль за исполнением возложить на...,

но в приказах наиболее употребимы определенно-личные, например:

...приказываю установить  заводу 1-ю группу по оплате  труда руководящих и инженерно-технических работников.

3.  Требования к текстам  документов

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной  власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные  на территории других субъектов Российской Федерации.

При составлении документа  руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет  правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид  документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.    Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Далее изучаются ранее  изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.

Затем приступают к сбору  информации по существу поставленного  в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

  Зная на основании  законодательно-нормативных актов,  как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

  Важнейшими являются  требования достоверности и объективности  информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

4.  Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Не зная элементарных правил, при составлении деловых писем  работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть  рабочего времени и допускают  притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать  другой, уже стандартизованный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное  место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

4.1. Лексические ошибки

Употребление  специальной лексики. Понятие «специальная лексика» включает в себя термины и профессионализмы.

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в  управленческой документации, - это  отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления и документационного обеспечения управления.

Правильность и стабильность употребления терминов устанавливают  терминологические словари и стандарты, которые способствуют упорядочению терминологии.

Употребляя термины в  деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быть понятен и  автору, и адресату, и при необходимости  раскрывать содержание термина, что  можно сделать несколькими способами:

• дать официальное определение термина;
• расшифровать его словами нейтральной лексики;
• заменить термин общепонятным словом или выражением.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что  в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Существует и такое  явление, как омонимия терминов, при  которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

Профессионализмы возникают в двух случаях:

   специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);

   слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.).

Область употребления профессионализмов  — это, как правило, устная речь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.

Профессиональная  жаргонная лексика — это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Неправильное  использование слов терминов. Основное количество помех в служебных документах относится к семантическим. Природа их в ряде случаев кроется в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Чем иным можно объяснить эти «перлы»:

Разрешите нехватку конфет «Рица» считать сельдью «Атлантическая» 2 сорта.

Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.

Плеоназмы

Одной из причин плеоназмов (от греч. pleonasmos — излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми закреплен уже русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить.

Заимствование иностранных  слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтология

Лексическим изъяном является и тавтология — смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Ошибки в употреблении слов-синонимов

Синонимами называются слова  с одинаковым или очень близким  значением: возвести — построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому.

Сокращенные слова

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа. Трудно догадаться, что аббревиатура потетери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ — это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура недопустима в деловом письменном общении.

По происхождению аббревиатуры могут быть лексическими (кожимит  — имитация кожи) и структурными (главк—главное управление). Часто аббревиатуры настолько прочно входят в язык, что употребляются как самостоятельные слова, например: комсомол.

Устаревшая лексика

Стилистические помехи возникают  часто при злоупотреблении так  называемым канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки» языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности. Среди устаревшей лексики выделяются две категории слов: архаизмы и историзмы.

Историзмы - это слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением обозначавшихся ими понятий.