Закупочная логистика. 6
Оглавление
Введение 3
1. Сущность и содержание закупочной логистики 4
2. Содержание процесса планирования закупок 5
3. Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов 8
4. Выбор поставщика 9
5. Преимущества закупок у комплексных поставщиков 11
6. Определение метода закупок 13
7. Закупка мяса, рыбы и других продуктов для ресторанов компании «Арпиком» 15
8. Закупка морепродуктов для ресторана «Летранже» 17
9. Закупка продуктов для компании «Макдоналдс» 18
10. Правовые основы закупок 19
10.1. Основные элементы контракта 19
10.2. Условия контракта 19
10.3. Структура контракта 20
Заключение 25
Список использованной литературы 26
Введение
Закупочная логистика - стратегическое управление (менеджмент) закупкой, а следовательно, закупка продуктов – это стратегическое направление деятельности предприятий общественного питания.
Закупочная логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает процесс движения сырья, материалов с рынка закупок до складов предприятия. Закупочная логистика является одной из важных частей общественного производства, охватывает значительную часть сферы обращения, обеспечивает физическое перемещение материальных ресурсов как от производителя до потребителя, так и внутри предприятия.
Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:
- анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;
- определение метода закупок;
- согласованность цены и заключение договора;
Сущность и содержание закупочной логистики
Закупочная логистика - это управление
материальными потоками в процессе
обеспечения предприятия
Следует выделить цели, преследуемые закупочной логистикой:
1. Необходимость обеспечения
2. Поддержание и повышение качества продуктов.
3. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.
4. Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.
5. Повышение конкурентоспособности. Предприятие будет конкурентоспособным, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности.
6. Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями предприятия. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками придприятия: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, и т. д.
7. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими.
Достижение этих целей в области управления закупками (закупочной логистики) требует выполнения задач, способствующих рационализации системы закупок, основными из которых являются:
* определение предмета (структуры) закупок;
* выбор поставщика;
* определение объема закупок;
* условия закупок.
Задача определения предмета закупок
решается совместно с производственным
отделом предприятия. При этом определяются
потребности в сырье и
Выбор поставщика требует глубокого анализа рынка интересующей предприятие продукции, существующих и потенциальных поставщиков.
Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.
Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д.
Содержание процесса планирования закупок
Организация процесса закупок имеет определенные этапы:
1. Определение потребности в материальных ресурсах.
2. Определение нужных
3. Анализ и определение
4. Определение цены и условий закупок.
5. Подготовка и размещение
6. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
7. Получение и проверка товаров.
8. Обработка счета и оплата.
9. Учет поступлений материальных ресурсов.
Любая закупка начинается с определения
общей потребности предприятия
и индивидуальных потребностей каждого
его подразделения. Имея такую информацию,
можно получить материальные ресурсы
со склада либо путем перемещения
избытка товаров из другого подразделения,
либо покупая новые товары. Такая
информация содержится в плане закупок,
главной целью которого является
обеспечение согласованности
Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется список (каталог) постоянно закупаемых товаров, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.
Процессу планирования закупок предшествует исследование рынка закупок (сырья и материалов).
Выбор поставщика составляет важную
часть функции закупок и
Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты.
После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.
Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.
Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.
После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:
1. Журнал заказов на закупку,
в котором ведется учет всех
заказов по номерам и
2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.
Основным документом, регулирующим
взаимоотношения по закупкам и поставкам
материальных ресурсов, является договор
поставки. Он представляет собой соглашение,
по которому поставщик (изготовитель,
посредник) обязуется сформировать
и направить соответствующий
материальный поток (передать в собственность
потребителю продукцию
Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов
В процессе планирования закупок необходимо определить:
- какие материалы требуются;
- количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
- время, когда они понадобятся;
- возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
- требуемые площади складских помещений;
- издержки на закупки;
- возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.
Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.
Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю составило 1000 : 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.
Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка — это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых материалах.
Брутто-потребность
переводится затем в нетто-
- наличный запас;
- плюс уже заказанные материалы;
- минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.
На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта.
Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.
Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний.
Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.
Выбор поставщика
Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:
- Конкурсные торги.
- Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска
потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Проведение тендера включает следующие этапы:
- Реклама.
- Разработка тендерной документации.
- Публикация тендерной документации.
- Приемка и вскрытие тендерных предложений.
- Оценка тендерных предложений.
- Подтверждение квалификации участников торгов.
- Предложение и присуждение контракта.
Другим вариантом
процедуры получения
В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты).
При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.
Основные требования к выбору поставщика
Имеется два основных критерия выбора поставщика: (1) стоимость приобретения продукции и (2) качество обслуживания.
Стоимость приобретения включает в себя цену продукции
Качество обслуживания включает в себя качество продукции и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.
Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии. К ним относятся:
- удаленность поставщика от потребителя,
- сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
- наличие у поставщика резервных мощностей,
- организация управления качеством продукции у поставщика,
- кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.
Преимущества закупок у комплексных поставщиков
Откуда продукты берутся в ресторане? Редкий посетитель задумывается над этим. Красивая картинка с поваром, разгуливающим по рынку в поисках лучших помидоров, к сожалению, не более, чем картинка. В реальности поиск поставщиков и закупка продуктов проходит в гораздо более нервной и напряженной атмосфере. На закупщике лежит обязанность найти идеальных по сочетанию «цена-качество» поставщиков и обеспечить бесперебойное поступление всех продуктов, необходимых на кухне. Вот тут-то рестораторам и приходят на помощь комплексные поставщики продуктов.
Как следует из названия, комплексные поставщики могут обеспечить ресторан полным ассортиментом продуктов питания. В ресторане наряду с недешевыми основными продуктами (вокруг которых строится кулинарная концепция) используются бюджетные продукты, например, яйца, молоко, мука. И продукты второй категории используются в гораздо большем объеме.
При этом на рынке существует множество поставщиков: первые возят рыбу и морепродукты, вторые – фрукты и овощи, третьи – мясо, четвертые занимаются бакалеей. Задача закупщика – найти поставщиков основных продуктов (мясо, рыба, морепродукты, птица). При этом договорившись с шеф-поваром ресторана о качестве этих продуктов. А с владельцем предприятия – об оптимальной цене. При обращении к крупному поставщику шанс найти качественные продукты по адекватным ценам выше. А также заодно купить все «сопутствующие» продукты, не тратя время на поиск отдельных поставщиков.
По словам директора по продажам компании «МАРР РУССИЯ» Вячеслава Дементьева комплексные поставки облегчают работу ресторанам, особенно шеф-поварам, которые уже хорошо знакомы с продукцией и уверены в ее качестве.
В небольших ресторанах закупщики часто самостоятельно покупают продукты на рынке или в магазине. Очевидно, что обеспечить стабильное качество продуктов каждый день в таких кустарных условиях сложно. Сетевые рестораны, заведения с большой проходимостью, как правило, выбирают крупных партнеров. Только крупный поставщик сможет обеспечить спонтанные запросы ресторана: например, незапланированный банкет на 500 персон, для которого требуется 100 кг каштанов, 70 упаковок устриц и 400 кг толстого края мраморной говядины.
Абсолютное большинство
Однако не каждому крупному ресторану выгодно обращаться к комплексным поставкам. Например, предприятия с уникальной авторской кухней нуждаются в деликатесах и редких продуктах. С такими ресторанами обычно работают отдельные поставщики. В меню некоторых ресторанов можно встретить суп из плавников тигровой акулы, чизкейк из крокодила, китайскую горькую тыкву, коровье вымя, белые личинки бабочек и насекомых, крекеры с язычками ящериц и многое другое. Такие рестораны работают с мелкими поставщиками, ориентированными на одну продуктовую группу. Привоз редкого деликатеса под одного клиента, безусловно, не выгоден ни одному из поставщиков. Такая партия обычно крайне мала, а транспортные и логистические издержки велики. Если же привозить большую партию деликатеса, то нужно быть уверенным, что продуктом заинтересуется несколько ресторанов. Ведь при работе с одним клиентом всегда есть риск, что продукт может стать для заказавшего его ресторана неактуальным, и тогда деньги, затраченные на его поиски и доставку, будут выброшены впустую. Спрос на диковинки не постоянен и не прогнозируем, поэтому делать ставки на редкие деликатесы крайне сложно. Можно выполнить любой каприз, но нужно понимать стоимость этого каприза.
Рестораны, закупающие продукты на рынке
или в магазине делают это довольно
часто и берут понемногу. По мнению
представителей компаний, занимающихся
комплексными поставками, при обращении
к ним даже маленький ресторан
ничего не теряет. Тот же объем продукции
будет разбит на более крупные
партии, поступающие реже. Минимальная
сумма заказа в компании «Восток-Запад»
– 6000 руб., что вполне доступно. В
целом, заказ у комплексного поставщика
может сэкономить ресторатору до
10% расходов на продукты. Но важнее, что
крупный поставщик может
Определение метода закупок
Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта.
Основными методами закупок являются:
-оптовые закупки;
-регулярные закупки мелкими партиями;
-закупки по мере необходимости
и различные комбинации перечисленных методов.
У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.
Рассмотрим наиболее часто используемые методы.
1. Закупка товара одной партией
Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).
Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.
Недостатки: большая
потребность в складских
2. Регулярные закупки мелкими партиями
В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.
Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.
Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям
Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.
Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:
- полный перечень товаров;
- количество товара, имеющегося на складе;
- требуемое количество товаров.
Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.
4. Получение товара по мере необходимости
Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:
- количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
- оплачивается только поставленное количество товара;
- по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.
Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.
5. Закупка товара с немедленной сдачей
Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.
Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.
Недостаток этого метода — увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченность заказов и множество поставщиков.
Закупка мяса, рыбы и других продуктов для ресторанов компании «Арпиком»
Ключевыми продуктами большинства российских ресторанов являются мясо и рыба, и рестораны компании «Арпиком» не исключение. Мясо — такой же биржевой товар, как пшеница, кофе или какао-бобы, основные биржи мяса находятся в США. Цены на него подвержены колебаниям, в частности, в мае, перед сезоном барбекю, и в начале декабря, перед рождественскими праздниками мясо дорожает.
А вот в России биржевой торговли мясом нет, потому что наша страна сама себя мясом не обеспечивает. И если с птицей или свининой ситуация более-менее нормальна, то о говядине такого не скажешь. Сейчас предпринимаются попытки разведения мясного скота, строятся профессиональные бойни, закупается племенной молодняк, но объемы пока минимальны, особенно в масштабах страны. Поэтому говядина, которая продается в России, — это в основном импортируемый товар, что подразумевает соответствующие налоги и таможенные пошлины.
"Арпиком" осуществляет закупки импортного мраморного мяса через дистрибьюторов, которые давно и успешно работают на российском рынке мяса премиум-класса. Следует пояснить, чем дистрибьютор отличается от перекупщика. Обычный перекупщик в одном месте дешево купил, в другом - дорого продал, на это и живет. А дистрибьютор оказывает комплексную услугу: он не просто перекупает товар, с момента закупки мяса у производителя он организует полный технологический цикл — доставку на собственные склады, прохождение таможенных процедур, продажу потребителю, хранение необходимого резерва, подбор каких-то новых видов стейков под заказ.
Процесс получается довольно трудоемкий. Бренд-шеф должен выбрать вид отруба и утвердить по качеству, а поставщик — подтвердить стоимость и дать гарантии поставки под те объемы, которые планируется продать за определенный интервал времени. Нужно учесть — популярные виды отрубов дистрибьютор может поставлять не только в рестораны компании "Арпиком", а альтернативные он на свой страх и риск везет специально для ресторанов "Арпиком", получает соответствующие разрешения ветеринарных контролирующих органов. И если новый стейк гостям не понравится, это будет провал, поэтому одно из важных качеств - интуиция, профессиональное чутье.
