Запасы и склады в логистике. Понятие, виды запасов, система контроля состояния запасов

Тема: Запасы и склады в логистике. Понятие, виды запасов, система контроля состояния запасов

План

Введение

1. Понятие, сущность и виды материальных запасов

2. Необходимость существования  запасов

3. Основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием запасов

4. Нормирование запасов

5. Системы контроля за состоянием запасов

Заключение

Литература

Введение

Материально-производственные запасы являются составной частью оборотных  активов организации.

Наиболее  общую формулировку понятия запасы дает в своей книге «Логистика»  Гаджинский А.М.: «Материальные запасы – это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления».

На уровне фирм запасы относятся к числу  объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляют собой  один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. Однако многие фирмы не уделяют ему должного внимания и постоянно недооценивают свои будущие потребности в наличных запасах. В результате этого фирмы обычно сталкиваются с тем, что им приходится вкладывать в запасы больший капитал, чем предполагалось.

Изменения объемов товарно-материальных запасов  в значительной степени зависят  от превалирующего на данный момент отношения  к ним предпринимателей, которое, безусловно, определяется конъюнктурой рынка.

Товарно-материальные запасы всегда считались фактором, обеспечивающим безопасность системы  материально-технического снабжения, ее гибкое функционирование, и являлись своего рода «страховкой».

1. Понятие, сущность и виды материальных запасов

Материально-производственные запасы в самом общем виде классифицируются по трем видам:

- Производственные запасы;

- Незавершенное производство;

- Готовая продукция.

К первой группе относятся запасы сырья и  материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, конструкций  и деталей, топливо, тару и тарные материалы, отходы, запасные части, прочие материалы.

Для каждого  производственного процесса могут  быть выделены следующие виды исходных материалов:

а) Сырье, образующее в результате переработки  значительную часть (по количеству или  стоимости) конечного продукта. К  сырью, как правило, относятся первичные  материалы, не прошедшие переработки  вообще или прошедшие ее в незначительной степени. Примерами могут служить  продукты растениеводства, животноводства или рыболовства; продукты добычи и  обогащения руды в горнодобывающей  и металлургической промышленности, а также материалы, получаемые в  результате специфических технологических  процессов химической и физической обработки. Исходные продукты более  высокой степени переработки, например, предварительно смонтированные детали, составляющие значительную по количеству часть конечного продукта, такого, как электромотор, относятся к категории полуфабрикатов. Процедура закупки таких продуктов на стороне аналогична закупке остальных видов сырья.

б) Вспомогательные  материалы, занимающие незначительную (по количеству или стоимости) часть  в составе конечного продукта. Тем не менее такие материалы могут иметь важное функциональное значение. Примерами вспомогательных материалов являются швейные нитки при пошиве одежды, монтажные болты, проволока. Необходимо также учитывать то обстоятельство, что отнесение продукта к той или иной категории материалов зависит от особенностей производственного процесса. Так, те же нитки в текстильной промышленности служат сырьем для изготовления ткани. Из проволоки определенного вида могут изготавливаться скрепки, и она в данном случае будет являться сырьем.

в) Производственные материалы, не входящие в отличие  от сырья и материалов в состав конечного продукта, но необходимые  для нормального хода производственного  процесса. Они обеспечивают ввод в  действие и эксплуатацию оборудования. К таким средствам относятся  смазочные материалы, охлаждающая  жидкость для сверлильного оборудования, чистящие и моющие средства. К числу  производственных материалов принадлежит  также энергия, в силу высокой  стоимости и значительной потребности  в ней учитываемая, как правило, отдельно от остальных видов производственных материалов.

г) К числу  комплектующих относятся продукты, не требующие обработки вообще или требующие ее в незначительной степени. К числу производящихся с ними операций могут относиться пересортировка, изменение размера партии, маркировка и т. п.

Товары, находящиеся на стадии изготовления; готовая продукция.

В зависимости  от их целевого назначения они подразделяются на следующие категории:

а) технологические (переходные) запасы, движущиеся из одной  отрасли логистической системы в другую;

б) текущие (циклические) запасы, создаваемые в  течение среднестатистического  производственного периода, или  запасы объемом в одну партию товаров;

в) резервные (страховые или «буферные»); иногда их называют «запасами для компенсации  случайных колебаний спроса» (к  этой категории запасов относятся  также спекулятивные запасы, создаваемые  на случай ожидаемых изменений спроса или предложения на ту или иную продукцию, например, в связи с трудовыми конфликтами, поднятием цен или отложенным спросом).

Таким образом, существует много причин для создания товарно-материальных запасов на фирмах, однако, общим для них является стремление субъектов производственной деятельности к экономической безопасности.

Одним из сильнейших стимулов к созданию запасов  является стоимость их отрицательного уровня (дефицита). При наличии дефицита запасов существует три вида возможных  издержек, перечисленных ниже в порядке  увеличения их отрицательного влияния:

1) издержки  в связи с невыполнением заказа (задержкой с отправкой заказанного  товара) – дополнительные затраты на продвижение и отправку товаров того заказа, который нельзя выполнить за счет имеющихся товарно-материальных запасов;

2) издержки  в связи с потерей сбыта  – в случаях, когда постоянный заказчик обращается за данной покупкой в какую-то другую фирму, (такие издержки измеряются в показателях выручки, потерянной из-за неосуществления торговой сделки);

3) издержки  в связи с потерей заказчика  – в случаях, когда отсутствие запасов оборачивается не только потерей той или иной торговой сделки, но и тем, что заказчик начинает постоянно искать другие источники снабжения (такие издержки измеряются в показателях общей выручки, которую можно было бы получить от реализации всех потенциальных сделок заказчика с фирмой).

Первые  два вида издержек относятся, очевидно, к числу так называемых «временных издержек фирмы в результате принятия альтернативного курса». Третий же вид издержек трудно вычислить, поскольку  гипотетические заказчики разные и  соответствующие издержки тоже. Однако для фирмы очень важно, чтобы  оценка данного вида издержек была как можно ближе к сумме  затрат, которые могли бы иметь  место в действительности.

Следует иметь в виду, что стоимость  дефицита запасов больше, чем просто цена упущенных торговых сделок или  нереализованных заказов. В нее  входят и потери времени на изготовление продукции, и потери рабочего времени, и, возможно, потери времени из-за дорогостоящих  перерывов в производстве при  переходах между сложными технологическими процессами.

2. Необходимость существования запасов

Объективная необходимость образования запасов  связана с характером процессов  производства и воспроизводства. Основной причиной образования запасов является несовпадение в пространстве и во времени производства и потребления  материальных ресурсов.

Необходимость образования запасов особенно важна  в связи с непрерывным углублением  разделения труда. Повышение производительности труда происходит вследствие расширения и углубления процессов специализации  и кооперирования, в результате которых  в процессе изготовления конечного  продукта участвует все большее  число предприятий. Необходимость  перемещения между ними средств  производства приводит к образованию  все большего количества запасов как по величине, так и по номенклатуре.

Образование запасов связано также с необходимостью обеспечения не прерывности процесса производства на всех его стадиях. В процессе выполнения договоров поставки продукции и при ее транспортировке могут происходить отклонения от запланированных сроков и размеров партий поставки. В тоже время питание производства должно осуществляться регулярно. Поэтому от наличия и состояния запасов в первую очередь зависит ритмичная работа предприятия.

Наличие запасов позволяет бесперебойно обеспечивать выполнение установленной  производственной программы. Отсутствие на предприятии материалов вследствие исчерпания запасов нарушает ритм работы производственного процесса, приводит к простоям оборудования или даже к необходимости перестройки  технологического процесса.

Одной из причин создания запасов является также  возможность колебания спроса (непредсказуемое  увеличение интенсивности выходного  потока). Спрос на какую-либо группу товаров можно предсказать с  большой долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретный товар гораздо сложнее. Поэтому, если не иметь достаточного запаса этого товара, либо исходных материалов для его изготовления в случае работы предприятия «на заказ», не исключена ситуация, когда платежеспособный спрос не будет удовлетворен, то есть клиент уйдет с деньгами и  без покупки.

Скидки  за покупку крупной партии товаров  также могут стать причиной создания запасов.

В современных  условиях хозяйствования, например в России, одной из основных проблем финансово-хозяйственной деятельности предприятий является проблема роста цен. Значительное удорожание материальных ресурсов, необходимых для производственного процесса неблагоприятно сказывается на функционировании предприятия, ведет к перебоям в снабжении вплоть до остановки производственного процесса. Таким образом, вложение свободных средств в производственные запасы является одним из возможных способов избегания падения покупательной способности денег.

Процесс оформления каждого нового заказа на поставку материалов и комплектующих  сопровождается рядом издержек административного  характера (поиск поставщика, проведение переговоров с ним, командировки, междугородние переговоры и т.п.). Снизить эти затраты можно  сократив количество заказов, что равносильно  увеличению объема заказываемой партии и, соответственно, повышению размера  запаса.

Сезонные  колебания производства некоторых  видов товаров приводят к тому, что предприятие создает запасы данной продукции, дабы избежать проблем в снабжении в неблагоприятные периоды. В основном это касается продукции сельского хозяйства.

Кроме того, накопление запасов часто является вынужденной мерой снижения риска  недопоставки (недоставки) сырья и  материалов, необходимых для производственного  процесса предприятия. Отметим, что  в этой связи предприятие, ориентирующееся  на одного основного поставщика, находится в более уязвимом положении, чем предприятие, строящее свою деятельность на договорах с несколькими поставщиками.

Однако  политика накопления материальных запасов  ведет к значительному оттоку денежных средств предприятия из оборота. Зависимость эффективности производства от уровня и структуры запасов заключается в том, предприятие несет определенные затраты на обеспечение сохранности запасов.

3. Основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием

запасов

Основные  виды затрат:

- коммерческие затраты – проценты за кредит; страхование; налоги на капитал, вложенный в запасы;

- затраты на хранение – содержание складов (амортизация, отопление, освещение, заработная плата персоналу и т.д.); операции по перемещению запасов;

- затраты, связанные с риском потерь вследствие: устаревания, порчи, продажи по сниженным ценам, замедления темпов потребления данного вида материальных ресурсов;

- потери, связанные с упущенной выгодой от использования вложенных в производственные запасы средств в другие альтернативные направления: увеличения производственной мощности; снижение себестоимости продукции; капиталовложения в другие предприятия.

При этом долговременное содержание запасов, порой  даже чрезмерной их величины приводит к образованию на предприятиях так  называемых «неликвидов» запасов, которые  не могут быть использованы ни на самом  предприятии, ни реализованы сторонним  потребителям.

Таким образом, при многих положительных моментах создания запасов предприятие несет  значительные расходы по их формированию и содержанию. В связи с этим необходимо рассмотреть оптимальный размер поставки материалов на предприятие.

4. Нормирование запасов

Управление  запасами заключается в решении  двух основных задач:

- определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса;

- создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.

Нормой  запаса называется расчетное минимальное  количество предметов труда, которое  должно находиться у производственных или торговых предприятий для  обеспечения бесперебойного снабжения  производства продукции или реализации товаров.

Таким образом, определив минимальное количество материальных ресурсов, которое должно постоянно находиться на складе менеджерам предприятия необходимо перейти  к разработке системы контроля за состоянием запасов.

5. Системы контроля за состоянием запасов

Контроль  за состоянием запасов это изучение и регулирование уровня запасов  продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.

В целом  можно выделить следующие системы  контроля за состоянием запасов: с фиксированной периодичностью заказа; с фиксированным размером заказа. Остальные системы представляют собой разновидности этих двух систем.

Контроль состояния запасов  по системе с фиксированной периодичностью заказа осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки осуществляется заказ на поставку новой партии товаров.

Размер  заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку  для исполнения заказа требуется  определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается  на размер ожидаемого расхода на этот период.

Поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна.

Подводя итог, отметим, что система контроля с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

- условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями;

- расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невелики;

- потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

На практике по данной системе можно заказывать один из многих товаров, закупаемых у  одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т.д.

В системе  контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разными

На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

- большие потери в результате отсутствия запаса;

- высокие издержки по хранению запасов;

- высокая стоимость заказываемого товара;

- высокая степень неопределенности спроса;

- наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.

После того как сделан выбор системы пополнения запасов, необходимо количественно  определить величину заказываемой партии, а также интервал времени, через  который повторяется заказ.

Оптимальный размер партии поставляемых товаров  и, соответственно, оптимальная частота  завоза зависят от следующих факторов:

- объем спроса (оборота);

- расходы по доставке товаров;

- расходы по хранению запаса.

Одним из вариантов таких систем является система с установленной периодичностью пополнения запасов до установленного уровня. В данной системе, как и в системе с фиксированной периодичностью заказа, входным параметром является период времени между заказами. В отличие от основной системы, она ориентирована на работу при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объемов запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов).

Другим  вариантом производных систем контроля уровня запасов является так называемая система «минимум-максимум». Эта система, как и система с установленной периодичность пополнения запасов до постоянного уровня, содержит в себе элементы основных систем контроля уровня запасов. Как и в системе с фиксированной периодичностью заказа, здесь используется постоянный интервал времени между заказами. Система «максимум-минимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов. Поэтому в рассматриваемой системе заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимально желаемого уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов минимальным и максимальным.

Однако  все рассмотренные выше системы  контроля уровня запасов применимы  лишь к весьма ограниченному спектру  условий функционирования и взаимодействия поставщиков и потребителей. Повышение  эффективности использования систем управления запасами в логистической системе организации приводит к необходимости разработки оригинальных вариантов рассмотренных выше систем контроля уровня запасов.

Таким образом, российским предприятиям, несмотря на многочисленные отклонения в снабженческо-сбытовой деятельности, необходимо придерживаться определенной системы управления запасами, дабы избежать хаотичности и неопределенности в обеспечении процесса производства необходимыми материальными ресурсами. Для этого предприятиям необходима определенная методика проектирования логистической системы управления запасами.

Системы управления запасами на фирмах.

В условиях обострившейся конкуренции среди  мер, с помощью которых можно  обеспечить рационализацию производства и усовершенствовать его технологию, следует выделить снижение времени  на прохождение изделий и запасов  в цехах и на складах. Применяемые  сегодня для этого системы  управления производством всегда удовлетворяют  требованиям рынка.

Сегодня, благодаря активизации ряда факторов, в том числе и внедрению  логистики, многие предприятия последовательно  связаны друг с другом, производство и система запасов приобретают  взаимозависимый характер. В такой  ситуации управление производством  означает организацию работы не только каждого звена в отдельности, но и всех вместе как единого целого.

В целях  снижения на каждой стадии соразмерности  объемов производства и товарно-материальных запасов в настоящее время  наиболее широко применяется такой  метод контроля, как обратная связь  в системе производственных запасов.

Благодаря целенаправленному применению организованных, плановых и контрольных мероприятий  возможно, с одной стороны, воспрепятствовать  созданию излишних запасов, а с другой устранить такой недостаток, как  отсутствие готовности к поставкам.

Интересным  вариантом решения проблем складирования  является «производство без складов», внедрение которого невозможно без  кардинальных изменений во всем комплексе  процессов, обеспечивающих производство, да и в нем самом, и требует, значительны» финансовых затрат. При  этом, как выяснилось, необходимо было решить несколько задач, среди которых, прежде всего, выделим задачу создания высокоточной информационной системы по складированию, позволяющей использовать банк данных в реальном масштабе времени.

При использовании  данной системы продукция выпускается  лишь в объеме, обеспечивающем сбыт. Исходное сырье и материалы закупаются только в размерах, необходимых для  удовлетворения спроса. В обратной форме эту систему можно свести к формуле: «производится только необходимая продукция, только тогда, когда это требуется, и только в требуемом объеме».

Ранее, когда  производство работало на стабильный рынок, они могло существовать без  учета этих факторов. В условиях же постоянного снижения стабильности рынка и активного отслеживания спроса дорогостоящие резервные  запасы вытесняются системой информации и надлежащей организацией управления, дающими большой эффект. В связи с этим логистика снабжения не может абстрагироваться оттого, что происходит на конечных стадиях. Причем ключевым фактором является знание положения на рынке и условий доступа на него.

Последние новшестве в сфере производства таковы: дифференциация продукции на возможно более поздней стадии производства (на базе максимально однотипных комплектующих); использование выгод массового  производства не на стадии сборки, а  на стадии изготовления комплектующих  изделий; стремление к максимальному  удовлетворению потребностей клиента  на этапе выбора товара для производства. Все это требует гибкости производства на цеховом уровне, достигаемой как за счет расширения возможностей по переналадке оборудования, так и благодаря применению новых методов управления запасами – «Канбан» и «Точно в срок».

Суть  системы «Канбан» состоит в том, чтобы начальные запасы по своему количеству соответствовали потребностям начальной стадии производственного процесса, а не накапливались, как прежде. На предприятиях фирмы «Тойота» решений данной проблемы сводилось к минимуму использования сравнительно небольших партий материалов и комплектующих и времени операций. Масштабы межоперационного складирования сокращаются вследствие синхронизации операций и нивелировки, перерабатываемых на каждом этапе объемов предметов труда. Что касается складирования готовой продукции, то его объемы снижаются путем сокращения срока продолжительности каждой операции, и, прежде всего срока замены инструмента.

Одним из методов сокращения запасов, повышения  гибкости производства и возможности  противостояния возрастающей конкуренции  стал метод «Точно в срок», получивший наибольшее распространение в США и странах Западной Европы. В данном же контексте следует выделить и охарактеризовать принципиальную идею метода, которая базируется на трех предпосылках (их правильность была многократно подтверждена эмпирическим путем).

Во-первых, предполагается, что заявкам потребителей готовой продукции должны соответствовать  не ее предварительно накопленные запасы, а производственные мощности, готовые  перерабатывать сырье и материалы, поступающие почти «с колес». Вследствие этого объем производственных запасов, квалифицируемый как замороженные мощности, минимизируется.

Во-вторых, в условиях минимальных запасов  необходима непрерывная рационализация в организации и управлении производством, ибо высокий объем запасов  нивелирует, в известном смысле маскирует  ошибки и недостатки в этой области, узкие места производства, не синхронизированные операции, неиспользуемые производственные мощности, ненадежную работу поставщиков  и посредников.

В-третьих, для оценки эффективности производственного  процесса, Помимо уровня затрат и производительности фондов, следует учитывать срок реализации заявки, так называемую длительность полного производственного цикла. Короткие сроки реализации заявок облегчают  управление предприятием и способствуют росту конкурентоспособности благодаря возможности оперативного и гибкого реагирования на изменения внешних условий.

В противоположность  традиционным методам управления, в  соответствии, с которыми центральное  звено планирования производства выдает производственные задания всем отделам  и промышленным подразделениям, при  методе «Точно в срок» централизованное планирование касается только последнего звена логистической цепи, т. е. склада готовой продукции. Вес другие производственные и снабженческие единицы получают распоряжения непосредственно от очередного, находящегося ближе к концу звена логистической цепи.

К примеру, склад готовых изделий дал  заявку (что равнозначно выдаче производственного  задания) на определенное число изделий  в монтажный цех, монтажный цех  отдает распоряжение об изготовлении подузлов цехами обработки и отделу кооперирования т. д.

Это означает, что производственное задание всегда выдается подразделению, использующему (или обрабатывающему) данную деталь. Тем самым материалопоток от «источника» к «потребителю» предваряется потоком информации в обратном направлении, т.е. производству «Точно в срок» предшествует информация «Точно в срок».