Защита персональных данных работника

 Защита персональных данных работника

Введение

    В XXI веке у человечества появляется все больше новых объектов, нуждающихся в защите путем закрепления соответствующих норм в законе. Основной объект на сегодняшний день – это информация. В наше время общество всецело зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине данные сами по себе приобретают высокую ценность. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность.

   В повседневной жизни человека сохранность информации о его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда мы обязаны предоставить данные о себе в соответствии с законом– работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель. Он обязан оберегать сведения о работнике от посягательств третьих лиц и нести ответственность за распространение указанных данных. Согласно специальной главе кодифицированного закона о труде работодателю разрешено получать, хранить, комбинировать, использовать персональные данные нанятого им работника. Законодатель установил общие требования к обработке персональных данных работника и определил гарантии их защиты. В современных социально-экономических условиях в связи с формированием в стране рыночной экономики и обострением социальных проблем роль защиты персональных данных работника значительно возрастает.

Глава 1  Персональные данные работника : Понятие и сущность .

     Персональные данные сторон трудового договора, т.е. информация о работодателе и работнике, имеет важное значение для каждого из них. Предоставляя работодателю право получать объемную информацию о персональных данных работника, закон обязывает его принимать все меры для предупреждения несанкционированного выхода этой информации из ведения работодателя, чтобы персональные данные работника не стали достоянием третьих лиц без его ведома и согласия.

   Развитие правовых предписаний о конфиденциальности информации о личности в правовом демократическом государстве получило в гл. 14 ТК РФ и которая состоит из шести статей:

-статья 85 «Понятие персональных  данных работника. Обработка персональных  данных работника»;

-статья 86 «Общие требования  при обработке персональных данных  работника и гарантии их защиты»;

-статья 87 «Хранение и  использование персональных данных  работников»;

-статья 88 «Передача персональных  данных работника»;

-статья 89 «Права работников  в целях обеспечения защиты  персональных данных, хранящихся  у работодателя;

-статья 90 «Ответственность  за нарушение норм, регулирующих  обработку и защиту персональных  данных работника».

Итак статья 85 ТК РФ дает понятие персональных данных работника.  

   «Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.  Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.» 
        После заключения трудового договора информация о работнике необходима работодателю для надлежащего исполнения его обязательств, вытекающих не только из трудового, но и из гражданского, семейного, административного, других отраслей законодательства (например, для удержания из заработной платы налогов, средств в возмещение ущерба, алиментов), для предоставления работнику льгот и преимуществ, например, при переводе на другую работу в связи с болезнью, беременностью, наличием детей.

    Закон обязывает работодателя принимать все меры для предупреждения несанкционированного выхода этой информации из его ведения. Наличие в российском трудовом праве норм о защите персональных данных работника продиктовано необходимостью реализации в сфере труда общепризнанных норм и принципов международного права, применение которых гарантиро-вано Конституцией Р Ф, которая в ст. 23 и 24 устанавливает, что каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну; сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается.В основе этого конституционного установления лежат акты международного права, к числу которых относится Всеобщая декларация прав человека, принятая 10 декабря 1948 г. Генеральной Ассамблеей Организации Объединенных Наций, в ст. 12 которой провозглашено: «Никто не может подвергаться произвольному вмешательству в его личную и семейную жизнь, произвольным посягательст-вам на неприкосновенность его жилища, тайну его корреспонденции или на его честь и репутацию. Каждый человек имеет право на защиту закона от такого вмешательства или таких посягательств» . Такие же нормы содержит Международный пакт о гражданских и политических правах, принятый 16 декабря 1966 г. Генеральной Ассамблеей ООН и ратифицированный Указом Президиума Верховного Совета СССР от 18 сентября 1&73 г., Данное правовое положение продублировано в Европейской конвенции о защите прав человека и основных свобод, заключенной в г. Минске 26 мая 1995 г. Конвенции Содружества Независимых Государств «О правах и основных свободах человека» . Провозглашая в соответствии с общепризнанными нормами и принципами международного права недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия, Конституция Р Ф то же время предоставляет каждому право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ч. 4 ст. 29). Регламентируя эти права, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» относит информацию о работнике, его персональные данные к конфиденциальной информации, установление порядка использования и защиты которой находится в совместном ведении Российской Федерации и ее субъектов.

Круг информации, относящейся к персональным данным работника, опреде-ляется работодателем с учетом условий, установленных трудовым законно-дательством применительно к тому или иному виду трудового договора и трудовой деятельности, а также с учетом характера выполняемой работы.

        Информация о работнике получается работодателем прежде всего из документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ: из паспорта и иного документа, удостоверяющего личность, из трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, из документов воинского учета, об образовании и квалификации и из других документов, необходимость предъявления которых при заключении трудового договора может предусматриваться Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства РФ.

 Значительная информация может быть почерпнута из паспорта гражданина.

Вторым важным источником информации о работнике является его трудовая книжка, которая по праву называется трудовым паспортом гражданина. В трудовую книжку вносятся сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора, сведения о поощрениях и награждениях ,

сведения о работе по совместительству на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. договора   С работником, осужденным приговором суда к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим это наказание. В трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать или какой деятельностью лишен права заниматься.

   Источниками информации о работнике являются: страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета, документы об образовании, о квалификации, наличии специальных знаний, ученых степеней и званий.

  Получение информации о работнике является правом работодателя. Она необходима ему в первую очередь для эффективной организации трудового процесса. Но она может потребоваться работодателю и для исполнения обязанностей, возложенных на него трудовым законодательством. Например, для применения особых правил регулирования труда работников в возрасте до 18 лет (гл. 41 ТК РФ) или лиц с семейными обязанностями (гл. 42 ТК РФ) работодателю потребуется информации о возрасте работника, о наличии у него детей.

Получение информации о работнике может быть не только правом работодателя, но и его обязанностью, предусмотренной как трудовым правом, так и нормативными правовыми актами другой отраслевой принадлежности.Например, налоговое законодательство, наделяя работодателя статусом налогового агента и возлагая на него обязанности по исчислению, удержанию у работника как налогоплательщика налогов и перечислению их в соответствующие бюджеты или внебюджетные фонды, обязывает работодателя учитывать целый комплекс сведений о работнике.

Глава 2 Обработка, Общие требования при обработке и гарантии их защиты.

Концентрация у работодателя персональных данных о работнике предполагает ее обработку. Обработка персональных данных работника охватывает все стадии работы с информацией о работнике - от получения и до передачи ее другим лицам.

Согласно ч. 2 ст. 85 ТК РФ, обработка персональных данных - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

  Общие требования, подлежащие соблюдению при обработке персональных данных работника, а также гарантии их защиты установлены в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина в ст. 86 ТК РФ, которая включает в себя девять пунктов, каждый из которых формулирует одно из требований, отнесенных к категории общих.

    В  п.1 ст.86 ТК РФ установлены общие принципы, лежащие в основе обработки персональных данных работодателем или его представителем, определены цели обработки персональных данных работника: соблюдение законов, иных нормативных правовых актов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.

   Аналогичным образом решается вопрос о целях сбора персональных данных и в системе государственной службы. Так, в утвержденном Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. №609 Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской федерации и ведении его личного дела на этот счет сказано, что при получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать требования, перечень которых приводится в ст. 5 данного Указа.

Первое из таких требований гласит, что обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Р Ф, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей.

Пункт 2 ст. 86 ТК РФ устанавливает, что при определении объема и содержа-ния обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и др. федеральными законами.

Данное требование следует рассматривать как ограничивающее право рабо-тодателя самому определять объем и характер сведений о работника, которые необходимы ему для организации эффективных трудовых отношений с работником. Собирая информацию о работнике, работодатель не должен выходить за пределы, установленные данными нормативными актами.Так, работодатель не должен нарушать гарантированные Конституцией РФ права и свободы человека и гражданина и требовать от работника информацию, нарушающую его право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну (ст. 23), самостоятельно определять и указывать свою национальную принадлежность (ст. 26).

В Трудовом Кодексе РФ объем и характер персональной информации о работнике, которую работодатель должен получить, определяются ст. 65, которая устанавливает перечень документов, представляемых гражданином работодателю при поступлении на работу, и запрещает требовать от лица, поступающего на работу, иные документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Информация о работнике, относящаяся к его персональным данным, концентрируется в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», согласованным с Министерством финансов РФ, Министерством экономического развития и торговли РФ, Министерством труда и социального развития РФ.

Обязательность ведения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространена на все организации, осуществляющие использование труда наемных работников по трудовому договору на территории Российской Федерации

Глава 3  Хранение ,использование и передача.

  Хранение дел с  конфиденциальными документами  производится в опечатываемом  сейфе, в специально отведенном  помещении, оснащенном средствами  охраны.

   Выдача и возврат  конфиденциальных документов должны  отражаться в «Журнале учета  выдачи конфиденциальных документов».При  выдаче документа сверяется номер  документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится  подпись получателя документа  и дата.При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

 Запрещается:

-изъятие конфиденциальных  документов из дел;

-перемещение их одного  дела в другое без разрешения  руководства и отметок в «Журнале  учета выдачи конфиденциальных  документов»;-несанкциониро-ванный вынос конфиденциальных документов из офиса. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

-ставится в известность  руководитель предприятия:

-служба безопасности;

-принимаются меры к  розыску документа.

На утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения или уничтожения.Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

О безопасном хранении и использовании работодателем конфиденциальной информации о работниках при обработке персональных данных работника

говорится в ст. 86 ТК РФ.

     Основное назначение этих требований - обеспечение соблюдения конституционных прав работников на неприкосновенность персонифици-рованных сведений о них. Эти общие требования работодатель должен знать и учитывать прежде всего при разработке правил их получения, обработки, хранения, использования, передачи третьим лицам. Возложив на работода-теля обязанность разработать и ввести в действие указанные правила, ст. 87 ТК РФ определила, что эти правила устанавливаются работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации и иных федеральных законов. Они должны обеспечивать соблюдение законодатель-ства при хранении персональных данных работника, недоступность этих све-дений для лиц, которые не имеют допуска к работе с документами и другими источниками информации о личности работника.

  Все документы и материалы, содержащие персональные данные работника, в своей совокупности образуют его личное дело. В него помещаются заявление работника о приеме на работу, его анкета, копии документов об образовании, квалификации, приказ (распоряжение) о принятии на работу, экземпляр трудового договора, все предусмотренные нормативными актами стандартные унифицированные формы первичной учетной документации по кадровой работе и по учету труда и его оплаты. В дело помещается также заявление работника об увольнении, материалы, явившиеся основанием расторжения трудового договора или его прекращения, приказ (распоряжение) работодателя, которым прекращены трудовые отношения с работником.

Общий порядок ведения и хранения личного дела работника устанавливает работодатель, а ведут его, как правило, работники отделов кадров или иных служб работодателя. Для них работодателем устанавливаются специальные обязанности по обеспечению сохранности и конфиденциальности информа-ции, образующей персональные данные работников. Эти обязанности должны быть включены в трудовые договоры работников, трудовой функ-циией которых является обработка персональных данных работников.

Разрабатывая и принимая правила хранения и использования персональных данных работников, работодатель должен установить сроки хранения различ-ных документов и материалов, как образующих личное дело работника, так и не вошедших в него. При этом он должен учитывать, что сроки хранения наиболее важных документов, содержащих персональные данные работни-ков, определяются различными нормативными актами, среди которых можно назвать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В частности, в соответствии с этим Перечнем личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно. Аналогичные документы других работников хранятся 75 лет.Также в течение 75 лет хранятся не вошедшие в состав личных дел трудовые договора, характеристики, личные карточки, другие материалы (в том числе временных работников).Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника не полученные его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе работода-теля отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.), хранятся работодателем один год.

    В течение действия трудового договора с работником, а также в течение сроков хранения документов, содержащих персональные данные о работни-ке, эти данные используются работодателем, в том числе передаются другим лицам, в результате чего информация о работнике может получить широкое распространение.

    По общему правилу, закрепленному в ст. 88 ТК РФ, передача работодате-лем персональных данных работника другим лицам допускается только при наличии добровольного волеизъявления работника, подтвержденного его письменным заявлением. Исключения из этого правила могут предусматриваться ТК РФ и иными федеральными законами, например, с целью обеспечения безопасности работников.

Статья 88 ТК РФ «Передача персональных данных работника» устанавливает семь требований, которые работодатель должен соблюдать при передаче информации о работнике другим лицам.

Первое из них запрещает работодателю сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исклю-чением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жиз-ни и здоровью работника.

      Без письменного согласия работодатель может сообщать персональные данные работника третьему лицу только: а) когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, например, передача сведений о группе крови лица, находящегося в тяжелом состоянии; б) в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иным федеральным законодательством.

Федеральными законами предусмотрено обязательное направление работодателем соответствующей информации о своих работниках в Фонд социального страхования, в Пенсионный фонд, в налоговые органы, в органы государственного надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде, в органы исполнительной власти и профессиональных союзов, участвующих в расследовании несчастных случаев на производстве, в суд, прокурору, в органы предварительного следствия и дознания.В соответствии со ст. 357 ТК РФ государственные инспекторы труда при осуществлении надзорно-контрольной деятельности имеют право запрашивать у работодате-лей и безвозмездно получать от них документы и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, включая персональные данные работников.

  По предписанию, содержащемуся в ч. 2 ст. 228 ТК РФ, при несчастном случае на производстве, вызвавшим причинение вреда здоровью двум человекам и более или со смертельным исходом, работодатель (его представитель) в течение суток обязан направить об этом необходимую информацию: в соответствующую государственную инспекцию труда; в прокуратуру по месту происшествия несчастного случая; в федеральный орган исполнительной власти по ведомственной принадлежности и в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации; в организацию, направившую работника, с которым произошел несчастный случай; в территориальные объединения организаций профсоюзов; страховщику по вопросам обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.Эту информацию в те же органы при несчастном случае направляет любой работодатель - как организация, так и физическое лицо.

 Второе требование, содержащееся в ст. 88 ТК РФ, запрещает работодателю сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.

Важность персональных данных работника, как и любого гражданина, с точки зрения их коммерческой и иной значимости трудно переоценить. Они всегда пользовались спросом и в деятельности государства, которое собирало сведения о своих гражданах в разнообразных информационных банках, и кредиторами, и работодателями, которые запрашивали или требовали от граждан самую разную информацию о них - имя, дату и место рождения, адрес места жительства, наличие семьи, образования и т.д.

С наступлением эры компьютеров и телекоммуникационных технологий конфиденциальная информация, образующая персональные данные гражданина, становится практически общедоступной. Снижение затрат времени и финансовых средств на ее получение сделало подобную информацию объектом бизнеса, доходным видом предпринимательской деятельности (не всегда законной). Об этом свидетельствует наличие на компьютерных рынках большого количества различных баз данных, содержащих информацию персонального характера о гражданах как абонентах телефонных сетей, владельцах автомототранспортных средств, собственниках недвижимого имущества, налогоплательщиках. В них приводятся достаточно полные сведения о лице, дате и месте рождения, месте жительства, информация о заболеваниях, привычках, увлечениях, пристрастиях и др.

Третье требование обязывает работодателя предупредить лиц, получающих от него персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности) обработки и использования полученной информации. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

В четвертых, работодатель обязан обеспечить осуществление передачи персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормати-вным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись.

Такие локальные нормативные акты могут разрабатываться в качестве самостоятельного документа (положения, инструкции) или в качестве приложения к коллективному договору. Они должны учитывать действую-щее законодательство, инструкции и положения, касающиеся допуска граждан к сведениям, относящимся к государственной и иным видам тайны.

Пятое требование, предусмотренное в ст. 88 ТК РФ, устанавливает, что работодатель должен разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам,которые должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Без дополнительного разрешения к документам, содержащим персональные данные работника, допускаются только лица, представляющие такие доку-менты, их исполнители, работники, которые визировали, подписывали или утверждали документ, а также лица, указанные или названные в тексте документа.

Шестое требование гласит, что работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений о его здоровье, которые необходимы для рассмотрения вопроса и принятия решения о возможности выполнения работником конкретной трудовой функции, обусловленной трудовым договором.

Информация о состоянии здоровья гражданина составляет врачебную тайну. Передача ее кому бы то ни было допускается только с согласия работника или его законного представителя. Исключение составляют случаи, когда информация о состоянии здоровья работника передается работодателю при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений или при наличии оснований, позволяющих полагать, что вред здоровью гражданина причинен в результате противоправных действий. Информация о состоянии психического здоровья гражданина может передаваться работодателю лишь в случаях, установленных федеральными законами, например, законом «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании».Работодателю информация о состоянии здоровья работника, необходимая для решения вопроса о возможности выполнения им конкретной трудовой функции, представляется в форме медицинского заклю-чения с выводом о соответствии или несоответствии работника по состоянию здоровья конкретной должности или виду работы.

Седьмое требование, предусмотренное в ст. 88 ТК РФ, гласит, что работода-тель обязан передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными зако-нами, и ограничивать эту информацию только  персональными данными  необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Представители работников, например, выборный профсоюзный орган, применительно к получению персональных данных работника являются третьей стороной. Поэтому передача работодателем им данной информации осуществляется в соответствии с ограничениями и правилами, установленными ст. 88 ТК РФ. Представители работников обязаны соблюдать режим конфиденциальности полученных ими персональных данных работника.

Круг информации о работнике, передаваемой представителям работников, определяется функциями и полномочиями представителей. Общей функцией любого представителя работников в сфере трудовых отношений является участие в коллективных переговорах по заключению коллективного договора, при разрешении коллективных трудовых споров, при защите работника в процессе индивидуального трудового спора. Поэтому персональная информация о работниках может служить выработке условий коллективного договора, разрешению коллективного конфликта, принятию решения по индивидуальному трудовому спору, обеспечению интересов данного работника, улучшению условий работы всем или отдельным категориям работников.

Глава 4 Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя

Статья 89. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя