Организация работы с электронными документами и электронными архивами Практическое занятие 2. Задания 1 - 6 НСПК (Решение → 29288)

Оценка 5,00 из 6,00 (83%)

Вопрос 1

Заполните опись электронных дел документов постоянного хранения известными сведениями.

Сведения: на постоянное хранение передается электронное дело на 1 диске с порядковым номером 14, индекс дела 01-80 под заголовком «Государственные контракты» за 2015 год, объем записанной информации 35 Мб.

Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения описи).

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Объем, Мб

Примечание

Вопрос 2

Изучите пункты должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива. Согласно правилам составления должностных инструкций, распределите последовательно пункты, которые включены в состав должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант раздела должностной инструкции).

Варианты ответов:

1. Общие положения. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по формированию электронного архива.

2. Должностные обязанности. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

3. Трудовые функции. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Распознавание текста документа по смыслу и содержанию с последующей классификацией и индексацией в системе электронного архива.

4. Права. Специалист имеет право запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива

5. Ответственность. Специалист несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

6. Ответственность. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

Вопрос 3

Определите последовательность этапов оформления электронных дел.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапа).

Варианты ответов:

1. Формирование контейнеров в дела (единицы хранения)

2. Формирование электронных документов в контейнеры

3. Подшивка и переплёт документов дела

4. Нумерация листов дела

5. Конвертация электронных документов в формат PDF/A

Вопрос 4

Вы являетесь сотрудником архива, который проверяет электронные документы при их приеме на хранение. Определите, какая информация должна быть нанесена на фронтальный вкладыш и помещена в футляр с носителем электронного документа?

Выберите несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1 наименование архива

2 наименование организации (полное, сокращенное)

3 даты изменений документа

4 индекс электронного дела

5 заголовок электронного дела

6 крайние даты документов электронного дела

7 наличие черновиков документа

8 статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или

«Раб.» (рабочий)

9 дата записи электронных документов на носитель

10 при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам

Вопрос 5

Вы являетесь членом экспертной комиссии по экспертизе ценности электронных документов. Определите основные и дополнительные критерии экспертизы ценности электронных документов, для этого выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1 Критерии происхождения:

функционально-целевое назначение;

значимость информационной системы;

время и место создания ЭД.

2 Критерии содержания:

значимость информации ЭД;

повторение информации в информации документов на других носителях;

вид, разновидность ЭД;

подлинность ЭД.

3 Критерии внешних особенностей:

характеристики и физическое состояние ЭД;

4 Дополнительные критерии:

возможность распечатки на принтере

стоимость носителя электронного документа

наличие номера на документе

возможность транспортировки документа

5 Дополнительные критерии:

степень сохранности документов;

возможность воспроизведения и обработки информации ЭД без

использования оригинального ПО;

возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования

ЭД в новые форматы и миграции на новые носители

Вопрос 6

Выделяют типовые схемы организации единого электронного архива документов.

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Мультимедийная

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

На каком из представленных изображений приведен пример базовой схемы?

Номер изображения

Пример типовой схемы организации единого электронного архива документов

Оценка 5,00 из 6,00 (83%)

Вопрос 1

Заполните опись электронных дел документов постоянного хранения известными сведениями.

Сведения: на постоянное хранение передается электронное дело на 1 диске с порядковым номером 14, индекс дела 01-80 под заголовком «Государственные контракты» за 2015 год, объем записанной информации 35 Мб.

Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения описи).

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Объем, Мб

Примечание

Вопрос 2

Изучите пункты должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива. Согласно правилам составления должностных инструкций, распределите последовательно пункты, которые включены в состав должностной инструкции специалиста по формированию электронного архива.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант раздела должностной инструкции).

Варианты ответов:

1. Общие положения. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по формированию электронного архива.

2. Должностные обязанности. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

3. Трудовые функции. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива. Распознавание текста документа по смыслу и содержанию с последующей классификацией и индексацией в системе электронного архива.

4. Права. Специалист имеет право запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива

5. Ответственность. Специалист несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

6. Ответственность. Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива.

Вопрос 3

Определите последовательность этапов оформления электронных дел.

Впишите номер из списка в соответствующий блок схемы. Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответ (неправильный вариант этапа).

Варианты ответов:

1. Формирование контейнеров в дела (единицы хранения)

2. Формирование электронных документов в контейнеры

3. Подшивка и переплёт документов дела

4. Нумерация листов дела

5. Конвертация электронных документов в формат PDF/A

Вопрос 4

Вы являетесь сотрудником архива, который проверяет электронные документы при их приеме на хранение. Определите, какая информация должна быть нанесена на фронтальный вкладыш и помещена в футляр с носителем электронного документа?

Выберите несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1 наименование архива

2 наименование организации (полное, сокращенное)

3 даты изменений документа

4 индекс электронного дела

5 заголовок электронного дела

6 крайние даты документов электронного дела

7 наличие черновиков документа

8 статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или

«Раб.» (рабочий)

9 дата записи электронных документов на носитель

10 при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам

Вопрос 5

Вы являетесь членом экспертной комиссии по экспертизе ценности электронных документов. Определите основные и дополнительные критерии экспертизы ценности электронных документов, для этого выберите один или несколько правильных ответов и перечислите их цифрами, без запятой, без пробелов.

1 Критерии происхождения:

функционально-целевое назначение;

значимость информационной системы;

время и место создания ЭД.

2 Критерии содержания:

значимость информации ЭД;

повторение информации в информации документов на других носителях;

вид, разновидность ЭД;

подлинность ЭД.

3 Критерии внешних особенностей:

характеристики и физическое состояние ЭД;

4 Дополнительные критерии:

возможность распечатки на принтере

стоимость носителя электронного документа

наличие номера на документе

возможность транспортировки документа

5 Дополнительные критерии:

степень сохранности документов;

возможность воспроизведения и обработки информации ЭД без

использования оригинального ПО;

возможность обеспечения долговременного хранения, конвертирования

ЭД в новые форматы и миграции на новые носители

Вопрос 6

Выделяют типовые схемы организации единого электронного архива документов.

Базовая

Преимуществом базовой схемы хранилищ является простота. Данная схема предполагает хранения всех документов в хранилище SQL-сервера и оправдывает себя до момента накопления критического объема документов.

Классическая

Данная схема предусматривает наличие в системе двух хранилищ: оперативного на базе SQL-сервера и архивного файлового хранилища.

Мультимедийная

Данная схема включает в себя 4 хранилища: оперативное на SQL-сервере и соответствующее ему архивное файловое хранилище для работы с документами небольшого объема и не требующими потокового доступа, и оперативное и архивное файловые хранилища для документов объемом более 100 Мб.

Распределенная

При большом объеме данных и количестве пользователей мощности одного сервера может быть недостаточно. В этом случае нагрузка может быть перераспределена между несколькими файл-серверами и сервером базы данных.

На каком из представленных изображений приведен пример базовой схемы?

Номер изображения

Пример типовой схемы организации единого электронного архива документов