Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6 НСПК (Решение → 29293)

Оценка 24,00 / 25,00

Комментарий преподавателя (Все ответы верны, кроме последнего - в итоговой записи к описи надо указывать дела с № 1 по № 10.)

Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла)

Решите задачу.

Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.

Вопросы:

1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.

АКТ

______________ N ___________

приема-передачи архивных

документов на хранение

В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_

(основание передачи)

Фонд ООО «ХХХХХ»

(название передаваемого фонда)

Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,

(название организации, передающей документы)

а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял

(название организации, принимающей документы)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N / п/п / Название, номер описи / Количество экземпляров описи / Количество ед. хр. / Примечания

1

Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год

3

200

2

Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год

3

156

3

Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году

3

30

Итого принято ______________(ЗАПОЛНИТЕ)______________________ ед. хр.

2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).

№ п/п / Наименование оборудования (материалов/предметов) / Примечание (количество, особенности и т.п.)

Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)

Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.

№ / Способ переплета / Для каких видов документов применяется

Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла)

Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.

Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.

Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла)

Составьте макет инструкции.

В инструкцию внесите пункты:

1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.

2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.

3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).

Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11

Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла)

Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).

Смета

№ / Наименование программного обеспечения / Стоимость, руб.

Служебная записка

В целях …, прошу приобрести программное обеспечение ……

Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)

Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».

№ / Наименование электронного средства / Функции (для чего применяется)

Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла)

Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.

В этих целях оформите опись дел постоянного хранения

№ 1.

Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.

Секретариат

01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;

01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов

01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов

01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа

01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов

01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;

01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;

01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;

01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.

Форма описи дел постоянного хранения

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № ___________ Наименование должности

Дел постоянного хранения Руководителя организации

за ______________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела

№ п/п / Индекс дела / Заголовок дела / Крайние даты / Кол-во листов / Примечание

В данные раздел внесено ________ (цифрами и прописью ) ед.хр., с № _____________ по № ______________, в том числе:

(цифрами и прописью

литерные номера: ________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

Архивного учреждения

От __________ № ________

№ 2.

После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел.

Соотнесите таблицу , куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте.

Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в архив.

№ п/п / Информация с обложки дела

1 01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;

2 01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов

3 01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа

4 01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов

5 01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

6 01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;

7 01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;

8 01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;

9 01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.

АКТ

В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится ___(количество)__ дел, по факту в наличии имеется ___(количество)__ дел. Дело под заголовком «______________» отсутствует.

Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины.

Оценка 24,00 / 25,00

Комментарий преподавателя (Все ответы верны, кроме последнего - в итоговой записи к описи надо указывать дела с № 1 по № 10.)

Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла)

Решите задачу.

Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.

Вопросы:

1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.

АКТ

______________ N ___________

приема-передачи архивных

документов на хранение

В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_

(основание передачи)

Фонд ООО «ХХХХХ»

(название передаваемого фонда)

Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,

(название организации, передающей документы)

а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял

(название организации, принимающей документы)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N / п/п / Название, номер описи / Количество экземпляров описи / Количество ед. хр. / Примечания

1

Опись № 1 дел постоянного хранения за 2018 год

3

200

2

Опись № 2 дел постоянного хранения за 2019 год

3

156

3

Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году

3

30

Итого принято ______________(ЗАПОЛНИТЕ)______________________ ед. хр.

2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).

№ п/п / Наименование оборудования (материалов/предметов) / Примечание (количество, особенности и т.п.)

Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла)

Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.

№ / Способ переплета / Для каких видов документов применяется

Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла)

Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.

Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела.

Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла)

Составьте макет инструкции.

В инструкцию внесите пункты:

1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.

2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.

3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).

Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами:

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11

Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла)

Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).

Смета

№ / Наименование программного обеспечения / Стоимость, руб.

Служебная записка

В целях …, прошу приобрести программное обеспечение ……

Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)

Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».

№ / Наименование электронного средства / Функции (для чего применяется)

Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла)

Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.

В этих целях оформите опись дел постоянного хранения

№ 1.

Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.

Секретариат

01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;

01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов

01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов

01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа

01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов

01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;

01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;

01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;

01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.

Форма описи дел постоянного хранения

Наименование организации

Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № ___________ Наименование должности

Дел постоянного хранения Руководителя организации

за ______________ год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название раздела

№ п/п / Индекс дела / Заголовок дела / Крайние даты / Кол-во листов / Примечание

В данные раздел внесено ________ (цифрами и прописью ) ед.хр., с № _____________ по № ______________, в том числе:

(цифрами и прописью

литерные номера: ________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи

(инспектор по кадрам)

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

Архивного учреждения

От __________ № ________

№ 2.

После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел.

Соотнесите таблицу , куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте.

Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в архив.

№ п/п / Информация с обложки дела

1 01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов;

2 01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов

3 01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа

4 01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов

5 01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

6 01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;

7 01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;

8 01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;

9 01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.

АКТ

В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится ___(количество)__ дел, по факту в наличии имеется ___(количество)__ дел. Дело под заголовком «______________» отсутствует.

Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины.