Максимов обратился к администратору суда с просьбой выдать подлинный договор дарения, единственный экземпляр которого

Максимов обратился к администратору суда с просьбой выдать подлинный договор дарения, единственный экземпляр которого был приобщен к материалам гражданского дела, где Максимов участвовал в качестве ответчика. Администратор суда сообщил Максимову, что он такими просьбами заниматься не уполномочен. Кроме того, пояснил, что поставленный вопрос является сложным, и посоветовал записаться на прием к председателю суда, который может в порядке исключения разрешить выдачу подлинного документа. Правильно ли поступил администратор суда? Какое разъяснение необходимо было дать? Каков порядок выдачи из судебных дел подлинных документов? Что такое подлинник и что такое копия документа, чем копия отличается от подлинника документа?

Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию (часть 2 пункта 2 статьи 71 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации).
В соответствии с ч. 1 ст. 35 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации лица, участвующие в деле, имеют право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать копии.
Пунктом 11.10 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15.12.2004 N 161, определен порядок выдачи копий судебных документов и снятия копий с материалов дела.
Так, согласно данному порядку гражданский истец, его представитель вправе получать копии процессуальных решений, относящихся к предъявленному им иску без оплаты.
Сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям предоставляется возможность снимать копии с материалов дела по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей — председательствующим по делу

. Таким образом, лицам, участвующим в гражданском деле, при рассмотрении данного дела на основании письменного заявления могут быть предоставлены затребованные копии с материалов из дела с оплатой за свой счет. На основании ст. 214 ГПК РФ лицам, участвующим в деле, но не присутствующим в судебном заседании, копии решения суда высылаются не позднее чем через пять дней со дня принятия решения суда в окончательной форме.
Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются уполномоченным работником отдела делопроизводства суда или работником архива лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения председателя суда или его заместителя, с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины (п. 16.4 Инструкции).
Согласно Приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 21.10.2019) "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде" подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации