Анализ и совершенствование управленческой деятельности в организации (на примере Главного управления МЧС России по Республике Ингушет

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

                                                          (РГГУ)

 

 

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

Кафедра управления

 

 

 

Терхоева Луиза  Назарбековна

 

АНАЛИЗ  И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОРГАНИЗАЦИИ 

(НА  ПРИМЕРЕ Главного управления МЧС России

по  Республике Ингушетия)

 

Дипломная работа студентки 5 курса заочной формы обучения

 

Специальность «Менеджмент организации»

 

 

Допущено к  защите на ГЭК   Заведующий  кафедрой       _______________       «____»_____________2012 г.

Научный руководитель: к.э.н, доцент     _______________ М.Е. Этингоф     «____»______________2012 г.

 

 

 

 

 

                                                 Москва 2012

 

План.

 

ВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….3

 

1. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ  В ОРГАНИЗАЦИИ,  И ЕЁ СОСТАВЛЯЮЩИЕ . ... ………………………………………………………….8

    1.1. Понятие «управление» и его сущность…………………………..............8

    1.2. Особенности  эффективной управленческой деятельности……………15

    1.3. Роль  информационных технологий в  управлении……………………..22

    Выводы………………………………………………………………………...35

2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  В ГУ МЧС России по РЕСПУБЛИКЕ ИНГУШЕТИЯ………………………………………….………36

    2.1. Общая  характеристика организации……………………………………36

    2.2. Исследование  организационной структуры организации и

           кадрового состава отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН………………………..41

2.3. Описание  службы обработки информации  и выявление 

           проблем в ее деятельности………………………....................................48

Выводы:…………………………………………………………………………..52

3. ПУТИ  ПОВЫШЕНИЯ  ЭФФЕКТИВНОСТИУПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ С ПРИМЕНЕНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ   ТЕХНОЛОГИЙ В ГУ МЧС РОССИИ ПО РЕСПУБЛИКЕ ИНГУШЕТИЯ..……………………………………………………………….54

     3.1.Рекомендации по совершенствованию управленческой деятельности             

              с использованием информационных технологий…………………….54

    3.2.Оценка эффективности предлагаемых рекомендаций………………….60

    Выводы:………………………………………………………………………....64

Заключение………………………………………………………………………65

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………67

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема данного  исследования является очень актуальной в настоящее время, так как в условиях современного общества и экономики любая организация должна непрерывно развиваться и постоянно совершенствоваться, чтобы соответствовать различного рода изменениям и своевременно на них реагировать.                         

Анализ и  совершенствование системы управления необходимы для достижения целей  организации и повышения эффективности  её деятельности. Ведь именно рациональное управление организацией способствует минимизации затрат, повышению производительности труда сотрудников, максимизации прибыли и помогает найти правильные пути решения различных проблем. Но в современных условиях это невозможно сделать без использования информационных технологий.

Информация  характеризует процессы управления на всех уровнях, циркулирует внутри организации и связывает ее с внешним миром. Она определяет работу сегодняшнего дня и позволяет планировать стратегию будущего. Поэтому любая управленческая деятельность основана на переработке исходной информации и формировании выходной управляющей информации путем применения специальной технологии преобразования исходной информации в результативную информацию. 

Каждый информационный процесс может быть реализован отдельной  технологией с использованием определенной технической базы, системы управления техническими средствами и организационно-методического обеспечения. Но управленческая деятельность, результатом которой является принятие решений, включает практически все виды информационных процессов. Поэтому условием повышения эффективности управленческого труда является использование целого комплекса информационных технологий, обладающих гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям и изменяющимся условиям.

Целью данной дипломной  работы является анализ управленческой деятельности Главного управления МЧС России по Республике Ингушетия  (далее ГУ МЧС России по РИ) и разработка практических предложений по ее совершенствованию с применением современных информационных технологий.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

• раскрыть содержание понятия «управление» и понять его сущность;
• изучить особенности управленческой деятельности;
• определить место и роль информационных технологий в управлении;
• проанализировать организационную, кадровую и информационную деятельностьГУ МЧС России по РИ;
• выявить проблемы, существующие в настоящее время в системе его управления;
• разработать рекомендации по совершенствованию управленческой деятельностиГУ МЧС России по РИ с использованием информационных технологий;
• оценить эффективность предлагаемых рекомендаций.

Предметом исследования выступают пути повышения эффективности  управленческой деятельности с применением  информационных технологий в современных  рыночных условиях.

Объектом исследования выступает ГУ МЧС России по РИ.

В качестве инструментов исследования использованы такие методы, как системный подход, традиционный анализ документов, наблюдение и опрос.

Теоретическую основу данной дипломной работы составили  учебно-методическая литература, различные  положения и выводы работ российских и зарубежных авторов по вопросам, связанным с управленческой деятельностью.

Из научных  трудов следует выделить учебник  по менеджменту О.С. Виханского и  А.И. Наумова, в котором освещается подход к рассмотрению руководства  с позиций наиболее эффективного использования потенциала организации, в частности, человеческого потенциала. Кроме того, в учебнике рассматривается широкий круг вопросов относительно системы управления в деловых организациях, функционирующих в современных рыночных условиях.

Также к числу  основной специализированной литературы следует отнести учебное пособие  по организационному управлению, подготовленное  Н.И. Архиповой, В.В. Кульбой, С.А. Косяченко  и другими, содержащее основополагающие знания об эффективном управлении организацией. В данном пособии объединены наиболее важные и повсеместно используемые достижения основных направлений в области управления, соответствующие реальности и применимые практически для любой организационной формы.

Учебное пособие  «Информационные технологии управления», написанное под редакцией Г.А. Титоренко, описывает методические основы создания информационных систем и технологий, а также процедуры проектирования и применения важнейших видов технологического обеспечения. Опыт создания информационных технологий управления экономическими объектами показывается в данном пособии на примерах стратегического, производственного, финансового менеджмента, управления персоналом, логистическими исследованиями в организациях, а также органов государственного и муниципального управления.

Весьма полезным в прикладном плане также является труд Питера Ф. Друкера «Эффективный руководитель», содержащий различные  социально – экономические аспекты  эффективности. Существует масса теоретических  и практических подходов к решению проблем эффективности руководства. Все они проверены на практике и с успехом используются в современном бизнесе.

В учебно – методическом пособии под редакцией Н.И. Новицкого  «Организация, планирование и управление производством» рассматриваются теоретические и методические основы организации, планирования и управления производством на примере предприятий.

Фундаментальная работа под общей редакцией И.И. Мазура «Эффективный менеджмент» содержит в себе главные и исчерпывающие  положения об основных элементах эффективного менеджмента, включающего критерии эффективности, структуры и процессы, методы и технологии.

В учебном пособии  Ю.Н. Лапыгина «Стратегический менеджмент»  рассматриваются основные подходы  к стратегическому управлению организациями  и формированию стратегий их развития.

 Учебник  А.С. Гринберга «Информационные  технологии управления» посвящен  теоретическим и прикладным основам  информационных технологий как  инструменту управления информационной  экономикой и ее интеграции  с реальной производственной и социальной средой.

Практическую  и информационную базу исследования составили сведения, связанные непосредственно  с организацией, различная документация, а также статьи и публикации в периодических изданиях, таких как «Эксперт», «Финансы», «Менеджмент в России и за рубежом» и других.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.

Введение раскрывает актуальность данного исследования, отражает цели и задачи, выдвинутые в квалификационной работе, описывает объект и предмет исследования, методы, использованные для сбора, систематизации и интерпретации данных об объекте исследования, содержит обзор основных использованных источников и литературы, краткий анализ структуры квалификационной работы.

В первом разделе  описываются теоретико-методологические основы современной управленческой деятельности.

Во втором разделе  проводится анализ управленческой деятельности ГУ МЧС России по РИ, в ходе которого выявляются проблемы, существующие в организации.

Третий раздел посвящен конкретным практическим рекомендациям  по совершенствованию управленческой деятельности с применением информационных технологий ГУ МЧС России по РИ.

В Заключении подводятся итоги дипломной работы и кратко излагаются полученные в ходе работы выводы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ  ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И ЕЕ СОСТАВЛЯЮЩИЕ

 

1.1. Понятия «управленческая деятельность», «управление», и их сущность.

Управленческая  деятельность – это деятельность руководителя по определению цели и задачи управления, обработке информации, выработке и принятию решения, исполнителями которого будут отдельные сотрудники или коллектив в целом. Это совокупность действий руководителя или работников аппарата управления по отношению к человеку или коллективу, являющемуся объектом управления. Управленческая деятельность включает в себя постановку цели управления, сбор и переработку информации, подготовку, принятие и реализацию управленческого решения.

Управленческую  деятельность можно представить как процесс координирования и целенаправленной интеграции деятельности других людей на обеспечение эффективности и результативности деятельности организации. Для описания сути управленческой работы полезно также использовать известные подходы к этой деятельности с позиций определения функций и процессов управления, систем и способов управления в различных ситуациях, необходимых навыков управленческой деятельности.

С учетом этого  можно утверждать, что суть управленческой деятельности определяют: большое разнообразие конкретно выполняемой руководителем работы, ее кратковременность и фрагментарность. Именно эти качества (разнообразие, кратковременность и фрагментарность) являются отличительной характеристикой управленческой деятельности.

В современном  языке существует огромное количество трактовок термина «управление». В самом общем виде управление предстает как определенный тип взаимодействия, существующий между двумя субъектами, один из которых в этом взаимодействии находится в позиции субъекта управления, а второй – в позиции объекта управления. Данное взаимодействие характеризуется следующими моментами:

- субъект управления направляет объекту управления импульсы воздействия, которые содержат в себе в явном или косвенном виде информацию относительно того, как должен функционировать в дальнейшем объект управления. Это называется управленческими командами.

-   объект управления получает управленческие команды и функционирует в соответствии с содержанием данных команд¹.

Следует различать  понятия «управление», «менеджмент» и «руководство». Термин «управление» шире, поскольку употребляется к различным сферам деятельности, системам; менеджмент употребляется к управлению социально – экономическими процессами на уровне организации, действующей в рыночных условиях. Термин «руководство» более узкий, поскольку означает процесс управления, который осуществляется руководителем, исполняющим роль посредника.

Менеджмент  как область самостоятельных  знаний, как наука сформировалась в конце XIX в. Научная дисциплина «менеджмент» представляет собой совокупность эмпирических знаний, аккумулирующих разнообразный управленческий опыт и знания, накопленные за сотни и тысячи лет практики и обобщения в виде подходов, принципов и методов, раскрывающих и моделирующих различные аспекты управленческой деятельности.

Управленческое  взаимодействие имеет место только в том случае, если объект управления выполняет команды субъекта управления. Для того, чтобы между двумя  субъектами существовала управленческая связь и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, нужно, чтобы между ними существовали отношения управления.

В хозяйственной  системе наиболее распространены отношения  управления, базирующиеся на экономических  отношениях. Для управления наиболее принципиальными являются два типа отношений: отношения, возникающие при разделении и кооперации труда в процессе совместной трудовой деятельности собственников, и отношения найма, возникающие между собственниками и пользователями средств производства².

Управленческие  отношения, как и любой другой вид отношений, складываются лишь в рамках некоторой системы, которая представляет собой объективное единство закономерно связанных друг с другом элементов, предметов, явлений, а также знаний о природе и обществе. Управленческие отношения возникают и складываются в некоторой системе лишь в том случае, когда возникает необходимость достижения данной системой некоторой цели. Существование цели определяет общие для всех элементов системы принципы и правила реализации взаимосвязей и взаимодействия, обусловливающие целенаправленность развития системы в целом.

Таким образом, управленческие отношения обеспечивают согласованное взаимодействие между  всеми структурными элементами производственных и общественных отношений в выделенных системах. Неразрывная связь управленческих отношений с другими видами отношений в системе объясняется тем, что управленческая функция присуща каждому виду отношений в системе и начинает проявляться тогда, когда система приступает к целенаправленному функционированию.

Наличие управленческих отношений в системе предполагает выделение управляющего органа и управляемого объекта или их группы. Управленческие отношения – это совокупность взаимосвязей  и взаимодействий между элементами системы управления, направленная на поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в соответствии с существующей целью системы в целом.

Средством реализации управленческих отношений являются управленческие решения, которые представляют собой форму выражения целенаправленности, способы реализации потребностей, интересов и других побудительных мотивов, занятых в сфере управленческих отношений элементов системы.

Управление  при этом представляет собой процесс  выработки и реализации субъектом  управления управленческих решений  в рамках целенаправленного воздействия на объект управления для организации и координации его деятельности при функционировании системы. Из всех возможных управленческих решений  субъект управления должен выбрать наилучшее с точки зрения некоторого критерия, определяющего эффективность управления (см. главу 1.2.).

Отношения управления являются постоянной и жизненной  необходимостью, так как без их реализации невозможно наладить эффективные  совместные действия людей в производственной и духовной деятельности общества, то есть практически невозможно само существование общественного производства. Именно поэтому управленческие отношения являются средством развития общества. Без их реализации общество прекратит производство, распадется и перестанет существовать как таковое³.

Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией, и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления. 

Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает  как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления – практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность – это функционирование системы.

Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых она формируется, а также в соответствии с присущими системе управления принципами ее построения, функционирования и преобразования⁴.

В современной  специальной литературе рассматривается  множество функций управления, например: прогнозирование, целеполагание, планирование, организация и координация деятельности, мотивирование персонала, контроль, учет и анализ. Методы и техники реализации специфических функций менеджмента лежат в основе профессиональной деятельности любого менеджера.

Под функцией управления понимают объективно обусловленную  форму проявления обособленного вида управленческой деятельности, выделившуюся в процессе специализации управленческого труда.

Чаще всего  к общим функциям управления относят  следующие функции: планирование, организация, оперативное управление (контроль), информационное взаимодействие и работа с персоналом.

Планирование  – вид управленческой деятельности по определению перспектив развития управляемой системы, разработке на этой основе заданий на определенный промежуток времени и организационному их оформлению в качестве показателей  деятельности, по которым осуществляются контроль и оценка. Планирование как вид управленческой деятельности пронизывает всю систему управления сверху донизу и осуществляется на уровне управления национальным хозяйством в целом, на уровне отрасли и отдельного предприятия.

Процесс управления любой системой начинается с постановки целей. Поэтому функция планирования – исходная в управлении и играет ведущую роль. Функция планирования включает в себя и функцию прогнозирования, то есть составление стратегического (долгосрочного), перспективного (среднесрочного), текущего и оперативно – производственного планов⁵.

Функция организации  определяет структуру предприятия, состав и взаимосвязь входящих в  него элементов. Основным функциональным назначением данной функции является создание новых и качественное совершенствование ранее созданных и функционирующих систем любого типа. Организовать – значит либо создать систему вновь, либо улучшить ее состояние в процессе функционирования в соответствии с меняющимися внутренними и внешними условиями.

Организация управления – это совокупность приемов и  методов рационального сочетания  элементов и звеньев субъекта управления, а также  взаимосвязь  с управляемым объектом и другими  управляющими системами. Организация  управления обеспечивает создание условий для достижения поставленных целей в установленный период при минимальных затратах ресурсов⁶.

Оперативное управление – функция управления, обеспечивающая функционирование управляемых процессов  в рамках параметров, заданных планом, программой, регламентом. Оно основано на получении информации, поступающей от управляемого объекта, и используется в целях устранения отклонений, компенсации возмущающих воздействий. С помощью оперативного управления также происходит предотвращение рисков.

Оперативное управление включает в качестве необходимой вспомогательной функции контроль, который состоит в наблюдении за течением процессов на объекте управления, сравнении величин контролируемых параметров с заданным планом, выявлении отклонений, их места, времени, причин и характера. Функция контроля реализуется в форме воздействия на группы или конкретных исполнителей посредством учета и анализа результатов их производственной деятельности и доведения их до руководителей подразделений и служб управления с целью подготовки управленческих решений.

Функция информационного  взаимодействия предназначена для  реализации процесса восприятия, преобразования и передачи информации в организационных  системах. Центральным моментом этого  процесса является акт принятия решения, состоящий в выборе одного из множества возможных способов действий.

Информационное  взаимодействие в организационных  системах должно обеспечить связь органов  управления и работников через потоки информации, образующие единую коммуникационную сеть, где выход из одного органа является информационным входом для других. Именно поэтому функция информационного взаимодействия организует и согласовывает потоки информации в системе по содержанию, интенсивности и временному режиму, то есть создает и поддерживает информационную модель организационного управления.

Управление  персоналом или работа с кадрами  также является одной из важнейших  функций управления. Работа с кадрами  включает продуманный набор и  расстановку кадров руководителей  и специалистов, создание кадрового  резерва, целенаправленное формирование мотивации сплоченного управленческого коллектива с учетом динамики движения управляющих кадров.

Реализация  этой функции включает в себя следующие  этапы: планирование трудовых ресурсов, подбор и отбор персонала, определение заработной платы и льгот, профориентация, обучение и адаптация персонала, оценка трудовой деятельности, перемещение работников по должностям, подготовка руководящих кадров и их резерва. Функция управления персоналом включает в себя и функцию мотивации, призванную оказывать влияние на работников предприятия в форме материальных и моральных стимулов к эффективному труду. Эти формы воздействия активизируют работу органов управления, повышают эффективность всей системы управления в целом⁷.

 

1.2. Особенности эффективной управленческой деятельности

 

Одной из главных  задач управления является определение  целей деятельности организации. Основная цель управления предприятием заключается  в том, чтобы обеспечить рациональное функционирование всех входящих в его  состав подразделений путем обеспечения четкой и согласованной организации их работы, нормативной регламентации их действий для выполнения намеченной программы.

Цели в организации  – это конкретные конечные состояния  или искомые результаты, которых  хочет добиться коллектив при совместной работе. Формальные организации определяют цели через процесс планирования.

Целевое управление состоит из четырех этапов:

• выработка ясной и сжатой формулировки цели;
• разработка реальных планов их достижения;
• систематический контроль и измерение качества работы и результатов;
• принятие корректирующих мер для достижения планируемых результатов⁸.

Эффективность – это комплексное понятие, описываемое  такими характеристиками, как целесообразность, результативность, качество, полезность и многими другими.

Эффективное выполнение целей и задач основывается на регламентации работы всех структурных  подразделений предприятия, организации  их координации, определения строгой  ответственности за выполнение функций, планов, графиков и т.д.

Таким образом, основная роль руководства заключается в том, чтобы обеспечить эффективное развитие организации. И существуют определенные требования, которые и позволяют достичь этой эффективности. Они называются принципами эффективности. К ним относятся:

• целостность – определяет необходимость рассмотрения организации как целостной социально – экономической системы
• иерархическая упорядоченность – регламентирует уровень дифференциации процессов менеджмента в организации
• целевая направленность – постулирует приоритет целевой стратегической ориентации организации и достижение целей как важнейший критерий эффективности менеджмента
• научная обоснованность и оптимизация – формулирует необходимость использования научного подхода, широкой гаммы методов и инструментов для обоснования управленческих решений
• сочетание централизации и децентрализации – устанавливает требование рационального разделения управленческих процедур и решений на основе обоснованного делегирования полномочий и ответственности менеджеров
• демократизация – предполагает использование поведенческих инструментов менеджмента для мотивации продуктивного сотрудничества менеджеров⁹.

Для измерения  эффективности руководства организацией существует система критериев и  показателей. Критерий – это важнейший  отличительный признак, характеризующий качественные стороны явления, его сущность. Он выступает выражением цели многогранного процесса менеджмента.

При этом в практической деятельности используется не сам критерий, а построенная на его основе система  показателей, каждый из которых должен в определенной мере отражать элементы рассматриваемого процесса. Критерий и показатель тесно взаимосвязаны: научно обоснованный выбор критерия в значительной степени обусловливает правильный выбор системы показателей. И наоборот, качество показателя определяется тем, насколько полно и объективно он характеризует принятый критерий.