Автоматизированное рабочее место экономиста

Дипломный проект на тему:

“Автоматизированное рабочее место экономиста” 
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность  темы. Быстрое и эффективное осуществление сбора, обработки и хранения огромных массивов информации стало главным условием успешного функционирования современных организаций, учреждений и предприятий. Возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

В настоящее  время большое распространение  получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку  информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого  персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

Внедрение АРМ  предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Поэтому АРМ необходимо рассматривать как усилитель интеллектуальных возможностей человека и универсальное средство обработки информации.

Автоматизированное  рабочее место экономиста-аналитика - это рабочее место, оснащенное персональной ЭВМ, которая на основе использования программного, методического и информационного обеспечения позволяет автоматизировать аналитические расчеты.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и  требует большого объема разнообразных  вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Таким образом, тема данного дипломного проекта, затрагивающая проблемы автоматизации рабочего места экономиста, является в настоящее время актуальной и значимой.

Объектом дипломного проекта является автоматизированная система управления на предприятии ОАО «Феникс».

Предмет дипломного проекта – автоматизированное рабочее место экономиста на предприятии.

Цель данного дипломного проекта состоит в анализе организации автоматизированного рабочего места экономиста на предприятии ОАО «Феникс» и разработке проекта по его совершенствованию.

В соответствии с поставленной целью в ходе работы над проектом необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические аспекты создания автоматизированного рабочего места;

- дать характеристику  деятельности предприятия ОАО  «Феникс»;

-проанализировать  программно-информационное обеспечение  АМР экономиста в ОАО «Феникс»;

-провести анализ  технического обеспечения АМР экономиста в ОАО «Феникс»;

- разработать  проект по совершенствованию  автоматизированного рабочего места  экономиста в ОАО «Феникс»;

- провести оценку  эффективности предложенных мероприятий.

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  СОЗДАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО  МЕСТА

1.1. Понятие, сущность и принципы организации автоматизированного рабочего места

Возрастающие  темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в  управленческих процессах. Использование  возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличит производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

В настоящее  время большое распространение  получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ)¹.

В широком смысле автоматизированное рабочее место (АРМ) - это комплекс физических модулей (средств), объединенных между собой, обеспеченный программными средствами и способный реализовать законченную информационную технологию. В комплекс входят: процессор, дисплей, принтер, плоттер, сканер, стриммер, манипулятор «мышь», клавиатура, специальное оборудование; программные средства, включающие в себя операционные системы, системы управления базами данных, прикладные пакеты, оригинальные программы, графические и текстовые редакторы, средства табличных процессоров, диалогового взаимодействия персонального компьютера (ПК) и пользователя. Таким образом, речь идет о комплексе технического и программного обеспечения — инструменте любого пользователя. АРМ, создаваемое для реализации конкретных функций управления, получило название функционального. Функциональные АРМ можно подразделить по роду деятельности пользователей: АРМ экономиста, АРМ технолога, АРМ конструктора, АРМ администратора, АРМ бухгалтера и т. д².

Представим  схему АРМ на рисунке 1.1.:

Рис.1.1. Схема организации автоматизированного  рабочего места

Роль АРМ определяется характером их участия в процессе управления той или иной сферы производственной деятельности. Функция АРМ заключаются в реализации предметной технологии - последовательности этапов модификации первичной информации в результатную, посредством информационной технологии. Классифицировать АРМ можно по функциональному назначению, по видам решаемых задач, по режиму эксплуатации. По функциональному признаку: АРМ административно-управленческого персонала; АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления (АСУ) и т.д.; АРМ специалиста в области экономики, математики, физики и т.д.; АРМ производственно-технологического назначения. По видам решаемых задач: информационно-вычислительные АРМ; АРМ подготовки и ввода данных; информационно-справочные АРМ; АРМ бухгалтерского учета; АРМ статистической обработки данных; АРМ аналитических расчетов. По режиму эксплуатации: АРМ одиночного режима эксплуатации, АРМ группового режима эксплуатации; АРМ сетевого режима эксплуатации. АРМ для каждого объекта управления создаются в соответствии с их функциональным назначение.

АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область.

Важным классификационным  признаком АРМ является режим  его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации.

Одним из подходов к классификации АРМ является их систематизация по видам решаемых задач. Возможны следующие группы АРМ: 1. Для решения информационно-вычислительных задач; 2. Для решения задач подготовки и ввода данных; 3. Для решения информационно-справочных задач; 4. Для решения задач бухгалтерского учета; 5. Для решения задач статистической обработки данных; 6. Для решения задач аналитических расчетов³.

Автоматизированные  рабочие места должны создаваться строго в соответствии с их предполагаемым функциональным назначением. Однако общие принципы создания АРМ остаются неизменными, к ним относят:

— системность;

— гибкость;

— устойчивость;

— эффективность.

Под принципом системности понимается следующее: автоматизированное рабочее место должно представлять собой систему взаимосвязанных компонентов. При этом структура АРМ должна четко соответствовать тем функциям, для выполнения которых создается данное автоматизированное рабочее место.

Принцип гибкости имеет огромное значение при создании современных и эффективно работающих автоматизированных рабочих мест. Данный принцип означает возможность приспособления АРМ к предполагаемой модернизации как программного обеспечения, так и технических средств. В настоящее время, когда скорость устаревания программных и технических средств постоянно растет, соблюдение данного принципа становится одним из важнейших условий при создании АРМ⁴.

Для обеспечения принципа гибкости в реально работающих автоматизированных рабочих местах все подсистемы отдельно взятого АРМ выполняются в виде отдельных, легко заменяемых модулей. Чтобы при замене не возникало проблем несовместимости, все элементы должны быть стандартизированы.

Большое значение имеет принцип  устойчивости. Он заключается в выполнении заложенных в АРМ функций, независимо от воздействия как внутренних, так и внешних факторов. При возникновении сбоев работоспособность системы должна быстро восстанавливаться, неполадки отдельных элементов должны легко устраняться.

Принцип эффективности подразумевает, что затраты на создание и эксплуатацию системы не должны превышать экономическую выгоду от ее реализации. Кроме того, при создании АРМ надо учитывать, что его эффективность будет во многом определяться правильным распределением функций и нагрузки между работником и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ПЭВМ. Только при соблюдении этих условий АРМ становится средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Практический опыт использования  АРМ как одного из элементов Распределенных систем управления позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному  рабочему месту⁵:

— своевременное  удовлетворение информационных потребности  пользователя;

— минимальное время ответа на запросы пользователя;

— адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике  выполняемых им функций;

— возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;

— надежность и простота обслуживания;

— дружественный интерфейс;

—возможность работы в  составе вычислительной сети.

Рассмотрим  основные элементы АРМ — информационное, программное и техническое обеспечение.

Информационное обеспечение АРМ — его банк данных (БнД) — представляет собой отображение информационных массивов и потоков соответствующей предметной области, для которой проектируется АРМ. БнД предназначается для ввода, хранения и обновления данных о конкретных объектах предметной области, содержащихся в базах данных (БД), таких, как разнообразные экономические показатели, нормативно-справочная информация и пр. Кроме того, БнД должен содержать информацию, обеспечивающую Диалог пользователя АРМ с ПК: перечни сценариев диалога, формы входных и выходных документов, инструкции и т. д. Другими словами, БнД представляет собой своеобразную информационную модель предметной области. БнД включает в себя одну или несколько БД, являющихся информационными моделями объектов, входящих в предметную область, а также СУБД. Требования, предъявляемые к организации БнД, можно условно разделить на три большие группы. Первая группа - общеметодологические требования к БД, СУБД и БнД в целом, не зависящие от конкретной предметной области.

Вторая группа требований определяется предметной областью, информационной моделью которой является проектируемый БнД. Эти требования определяют вид используемых БД и СУБД. Третья группа требований связана с технологией передачи информации, выбираемой для реализации АРМ⁶.

Программное обеспечение  АРМ (ПО АРМ) представляет собой интегрированную прикладную систему, призванную обеспечить решение задач, стоящих перед специалистом конкретной прикладной области. В ПО АРМ можно выделить три основные части: общесистемное программное обеспечение (ОПО), программное обеспечение общего назначения (ПООН) и проблемно-ориентированное программное обеспечение (ПОПО). Кроме того, ПО АРМ может включать в качестве необязательного элемента (в тех случаях, когда среди пользователей АРМ имеются пользователи первой и второй категорий) программное обеспечение пользователей (ПОП). ОПО АРМ включает в себя:

• ОС ПК, на которой  реализован данный АРМ;

• СУБД, выбранную  в процессе проектирования БнД АРМ;

• программы  системного сопровождения;

• комплексы  программных средств ввода-вывода информации, настраиваемые на формы входных и выходных документов и обеспечивающие логический и семантический контроль вводимой информации;

• программные  комплексы передачи данных, позволяющие  организовать информационную связь между различными АРМ (на первых порах достаточно иметь возможность переносить информацию с одного АРМ на другой, используя магнитные носители, например гибкие магнитные диски).

ПОПО АРМ  включает⁷:

- ППП и специальные программы, ориентированные на решение конкретных прикладных задач предметной области, для которой проектируется данное АРМ;

- ППП подготовки и сопровождения плановых, управленческих и коммерческих решений в зависимости от уровня и назначения проектируемого АРМ;

- Прикладные программы, реализующие наиболее распространенные экономико-математические методы, которые могут быть использованы в данной предметной области, а также программы статистической обработки данных.

Пользователи  первой и частично второй категории  могут иметь доступ в ПОПО и  ПООН для внесения в него изменений, необходимость в которых возникает в процессе эксплуатации АРМ.

ППП и программы, включенные в ПОПО и ПООН, должны быть снабжены подробными инструкциями, которые вызываются на экран дисплея  и (или) распечатываются на принтере в любое время по требованию пользователя.

С ПО АРМ тесно  связано математическое обеспечение (МО) АРМ. Во многих областях практической деятельности, в том числе и в коммерческой, экономико-математическое моделирование применяется пока недостаточно широко, несмотря на огромный экономический эффект, который оно может принести. Это связано не столько с неумением практических работников пользоваться экономико-математическими методами (хотя и этот фактор нельзя не учитывать), сколько с невозможностью их применения при отсутствии вычислительной техники. Разработка разнообразных АРМ и включение в состав их ПО различных ППП с широко развитым МО позволяют преодолеть эти трудности. Если на первых порах ПО АРМ в основном автоматизирует выполняемые пользователями функции, перенося на машинный язык их повседневно повторяющиеся действия, то последующее развитие ПО АРМ должно идти по пути моделирования процессов, происходящих в данной предметной области, а это влечет расширение МО АРМ⁸.

Техническое обеспечение  также является важным элементом АРМ, поскольку его возможности в значительной степени определяются вычислительной техникой, на которой он реализуется. АРМ не обязательно должно быть реализовано на ПК. Можно использовать и большие ЭВМ, работающие в режиме разделения времени. Однако большинство определений АРМ прямо связывает их с использованием ПК.

Каждая конкретная предметная область, естественно, накладывает  свои специфические требования на применяемое  в ней АРМ.

1.2. Оценка эффективности организации автоматизированного рабочего места

В условиях информационной экономики успешное продвижение организации на рынке невозможно без представления результатов оценки ожидаемой эффективности автоматизации. Оценка эффективности применения АРМ — процесс неоднозначный и многокритериальный. Из-за огромного разнообразия предприятий и условий, в которых они работают, вариантов автоматизации деятельности невозможно определить стандарты, эталоны. Каждая организация решает этот вопрос самостоятельно, сравнивая с аналогами. Актуальность этой проблемы подчеркивает и тот факт, что затраты на разработку и внедрение АРМ, как правило, значительно более высоки, чем планируемые, и руководители часто не решаются на создание АРМ без оценки эффективности. Поэтому мероприятия по оценке ожидаемого от внедрения АРМ экономического эффекта можно расценивать в качестве своеобразной «лакмусовой бумажки», демонстрирующей грамотную, целенаправленную работу менеджмента по повышению эффективности процессов управления.

Дать реальную оценку эффективности проекта автоматизации можно лишь после внедрения, которому предшествуют тщательный сбор данных об автоматизируемом участке деятельности, анализ возможных альтернатив, детальное проектирование и апробация АРМ.

Разработка  и внедрение проектов АРМ связаны  с инвестициями, вложениями средств, затратами рабочего времени и труда. Денежные затраты на автоматизацию представляют собой капитальные затраты на разработку и внедрение проекта и эксплуатационные текущие расходы.

К капитальным затратам следует относить⁹:

– стоимость проектных работ, расходы по постановке и алгоритмизации задач;

– затраты на приобретение технических средств, оборудования, инвентаря;

– затраты на монтаж, установку технических средств;

– стоимость  внедрения;

– затраты на обучение.

Эксплуатационные  текущие расходы включают в себя:

– затраты на электроэнергию;

– содержание помещений;

– сопровождение  программного обеспечения (поддержание  в работоспособном состоянии, обновление, замена версий);

– сопровождение  информационной базы (восстановление целостности, архивирование и резервное копирование, антивирусная защита, управление доступом);

– затраты на ремонт и обслуживание технических  средств;

– стоимость  расходных (бумага, краска, картриджи  для принтера) и прочих вспомогательных материалов.

Целесообразно учесть и затраты живого труда на выполнение перечисленных работ, особенно время работников, выполняющих их без дополнительной оплаты в свое рабочее время.

Экономию затрат на обработку информации с помощью  АРМ рассчитывают по формуле 1, сравнивая  затраты на обработку информации при как минимум двух вариантах обработки информации¹⁰:

ДС = С1 – С0 , (1)

где С1 — затраты  на обработку информации до внедрения  АРМ, С0 — затраты после внедрения.

С1 можно оценить  по фактическим показателям, С0 —  с помощью проектных, плановых, нормативных показателей [5].

Срок окупаемости  проекта АРМ рассчитывают путем  деления суммы капитальных затрат на экономию затрат на обработку информации или на годовой прирост прибыли [5]:

TАРМ  = К / ΔС, (2)

где TАРМ — срок окупаемости; К — сумма капитальных затрат; ΔС — экономия затрат на обработку

информации.

Коэффициент эффективности  — это показатель, обратный сроку окупаемости:

ЕЭ = 1 / TАРМ . (3)

Полный эффект от внедрения АРМ в денежном показателе выразить нельзя. Существует ряд косвенных показателей эффективности АРМ, которые отражаются на результатах производственно-хозяйственной деятельности за счет повышения уровня управления, оперативности принимаемых решений, т. е. косвенным путем. К ним относятся¹¹:

– повышение  оперативности и актуальности информации;

– сокращение сроков решения отдельных задач и  принятия управленческих решений;

– повышение  качества информации, ее точности, детальности;

– получение  принципиально новых аналитических  возможностей;

– снижение количества времени, затрачиваемого на подготовку документов, скорость выдачи выходных документов;

– повышение  качества обслуживания клиента и  процента удержания старых клиентов;

– снижение дебиторской  задолженности за счет автоматического  отслеживания выставленных

счетов, сроков платежей, погашения задолженности;

– усилие контроля, предотвращение злоупотреблений;

– эффект снижения влияния кадровой «текучки» на производственные показатели;

– повышение  качества труда за счет сокращения рутинных операций;

– совершенствование  работы аппарата управления.

Экономическая эффективность АРМ определяется экономией в результате более  активного воздействия управленцев на производство и затратами на создание и эксплуатацию автоматизированных рабочих мест. Оценить эффективность применения АРМ можно с помощью прямых и косвенных показателей. Прямые (или экономические) показатели дают оценку автоматизации в денежном выражении, включают в себя определение затрат на разработку и эксплуатацию АРМ (т.е. определение полной стоимости владения АРМ), определение денежного потока, высвобожденного за счет АРМ. Косвенные показатели позволяют оценить эффект применения АРМ в конкретной предметной области деятельности (табл. 1.1.)¹²

Таблица 1.1.

Потенциальный эффект применения автоматизированных рабочих мест

Эффективность АРМ включает не только экономический  эффект от внедрения и функционирования АРМ, но и такие характеристики, как  надежность, простота обращения, легкость модификации, тиражируемость инженерных решений, снижение затрат на разработку и эксплуатацию.

Поэтому процесс  повышения эффективности АРМ  нужно начинать с повышения эффективности  проектирования АРМ. В последние  годы значительно изменилось соотношение двух фаз проектирования АРМ: технической и организационной. Раньше задача стояла следующим образом: есть «хороший» технический проект АРМ, который нужно внедрить. Теперь же она формируется так: разработать такое АРМ, которое бы удовлетворяло общим и специфическим условиям внедрения.

Существует множество подходов к проектированию автоматизированных рабочих мест, но все они в значительной степени базируются на идеях, развиваемых сторонниками системного подхода [8]. В их основе лежит мысль о том, что любое АРМ должно создаваться как естественный ответ на возникшую внутри организации потребность. Можно отметить ряд принципиальных особенностей проектирования и внедрения автоматизированных рабочих мест на основе системного подхода¹³:

– проектирование ведется для конкретного предприятия;

– АРМ создается в единственном экземпляре;

– при разработке АРМ закладывается возможность  его развития;

– ввод в эксплуатацию производится поэтапно с наращиванием функциональных возможностей системы;

– при создании системы важно учитывать, что  она будет функционировать в условиях стохастических воздействий внешней среды.

Для удобства управления проектом и контроля за ним американские специалисты предлагают выделить четыре основных этапа автоматизации рабочего места:

– исследование возможностей внедрения АРМ;

– разработка технического проекта АРМ;

– рабочее проектирование;

– внедрение  и оценка эффективности.

Каждый этап начинается и заканчивается принятием  высшим руководством организации принципиальных решений о начале, продолжении или ликвидации проекта.

Характер будущего АРМ определяют начальные этапы проектного цикла. Любая ошибка или просчет в этот период вызывает большие потери в дальнейшем. В табл. 2 приводятся данные о соотношении риска и расходов в ходе осуществления проекта по созданию АРМ (табл. 1.2)¹⁴.

Таблица 1.2.

Зависимость между объемом вовлекаемых в  проект ресурсов

и степенью риска создания неверного автоматизированного  рабочего места

Экспериментальная зависимость между объемом вовлекаемых  в проект ресурсов и степенью риска создания неверного АРМ (рис.1.2) показывает, что успех проекта предопределяется в основном на этапах проведения исследований возможности создания АРМ и технического проектирования, когда небольшие дополнительные капиталовложения могут снизить вероятность ошибки. Для уменьшения риска начальные этапы разбиваются на возможно большее число небольших, хорошо измеряемых и контролируемых шагов. Затраты на такое деление в будущем окупаются экономией ресурсов и сокращением сроков разработки.

Рис.1.2. Зависимость между объемом вовлекаемых

в проект ресурсов и степенью риска создания

неверного автоматизированного рабочего места

Важным условием повышения эффективности АРМ является хорошо налаженная практика их эксплуатации. Это позволяет существенно снизить полную стоимость владения АРМ, что во многих случаях имеет решающее значение при внедрении АРМ в организации. Эффективная эксплуатация АРМ должна быть построена на основе процедур, разработанных и утвержденных в качестве внутрикорпоративных или отраслевых стандартов. Выделяют следующие стандарты эксплуатации АРМ¹⁵: