Делопроизводство в отделе образования

Содержание

 

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируются на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу¹. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств  механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более  – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами  – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение  проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы  организация и технология документационного обеспечения деятельности Отдела образования.

Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности организации, а также разработка  внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной  структурой Отдела образования;

- изучение функций, задач, основных  видов деятельности;

- рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности Отдела образования;

- изучение организации службы  документационного обеспечения  управления организации, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по  совершенствованию работы с документами  с учетом рекомендаций нормативно-методических  документов и специальной литературы;

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует  подразделить их на  две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного  обеспечения управления.²  Этот документ  представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти³ способствует решению технологических задач документирования.   Настоящий стандарт  устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения».⁴ Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих архивных  документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов МСУ с указанием сроков хранения⁵ включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен  использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Для написания данной курсовой  работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»⁶. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон «Об электронной  цифровой подписи». ⁷

Целью настоящего закона является обеспечение  правовых условий использования  электронной цифровой подписи в  электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий  относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О. В. Мосягиной,  к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.

В издании “Секретарское дело”  Кузнецова Т.В. уделяет большое  внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского  труда.⁸

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

В издании  Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»⁹ рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В справочном издании М.В. Стенюкова  «Справочник по делопроизводству»¹⁰ собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В курсовой работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В.Ларина «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)»¹¹. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

     В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса»¹² и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»¹³; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»¹⁴.

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

     Все вышеперечисленные  издания и статьи, использованные для написания данной работы,  написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания  дипломной работы явились следующие  нормативные материалы Отдела образования:

- Устав; 

- должностные инструкции сотрудников;

- приказы и указания руководства  и другие материалы.

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава1.История создания Отдела образования и структура службы делопроизводства.

1.1 История создания, структура, задачи, функции Отдела образования

   Учреждение «Отдел образования администрации г.Янаул и Янаульского района Республики Башкортостан(далее- Отдел образования),является некоммерческой организацией –органом управления образования, структурным подразделением администрации г.Янаул и Янаульского района, созданным распоряжением главы администрации от 25 марта 2002 года № 412.

   Отдел образования подчиняется  в своей деятельности  администрации г.Янаул и Янаульского района и Министерству образования Республики Башкортостан (в пределах его компетенции).

  Отдел образования – правопреемник Управления народного образования г. Янаул и Янаульского района. Является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в учреждениях банка, гербовую печать, угловой штамп, бланки со своим наименованием. В своей деятельности руководствуется законами и другими нормативно правовыми актами, решениями городского Совета, постановлениями и распоряжениями главы администрации, приказами, инструкциями, положениями вышестоящих органов управления образования и уставом.

Основными задачами отдела образования  являются:

1. Осуществление государственной и региональной политики в области образования:  обеспечение федеральной и областной программы развития образования, государственных образовательных стандартов и финансирования системы образования на уровне государственных стандартов.

2. Претворение в жизнь принципов  государственной политики в области  образования, в первую очередь  обеспечение его общедоступности, гуманистического и светского характера, приоритета общечеловеческих ценностей в образовательном процессе.

3. Организация образовательной  подготовки граждан, реализация  их права на получение как  бесплатных, так и платных образовательных  услуг.

4. Обеспечение эффективного функционирования и развития муниципальной системы образования.

5. Совершенствование механизма  управления качеством образования  в образовательных учреждениях,  входящих в муниципальную систему  образования.

6. Решение вопросов социальной  поддержки обучающихся в муниципальных образовательных учреждениях в соответствии со своими полномочиями.

7. Содействие детям, проживающим  на территории муниципального  района, в реализации и защите  их прав и законных интересов  с учетом их возраста и в  пределах установленного законодательством Российской Федерации объема дееспособности детей посредством подготовки соответствующих нормативных правовых актов органов местного самоуправления, проведения методической, информационной и иной работы с детьми по разъяснению их прав и обязанностей, порядка защиты прав, установленных законодательством Российской Федерации, а также посредством поощрения исполнения детьми обязанностей, поддержки практики правоприменения в области защиты прав и законных интересов детей.

Функции отдела

1. Отдел образования  в соответствии с возложенными  на него задачами и в пределах  своей компетенции осуществляет  следующие функции:

1.1. Организует предоставление  общедоступного и бесплатного  начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам в муниципальных образовательных учреждениях, за исключением полномочий по финансовому обеспечению образовательного процесса, отнесенных к полномочиям органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

1.2. Обеспечивает предоставление  дополнительного образования детям  и общедоступного бесплатного  дошкольного образования на территории  района

1.3. Координирует деятельность  муниципальных образовательных  учреждений по содержанию зданий  и сооружений, обустройству прилегающих к ним территорий.

1.4. Участвует в пределах  своей компетенции в формировании  местного бюджета, привлечении  дополнительных источников финансирования, планирования материально-технического  обеспечения учреждений.

1.5. Прогнозирует развитие муниципальной системы образования, определяет стратегические и тактические задачи отдела по созданию, реорганизации и ликвидации образовательных учреждений.

1.6. Осуществляет муниципальный  мониторинг и диагностику деятельности  муниципальных образовательных учреждений по обеспечению выполнения государственных стандартов образования, соблюдения ими порядка проведения государственной итоговой аттестации выпускников основных и средних общеобразовательных школ.

1.7. Создает для детей  и подростков с отклонениями в развитии условия для получения ими образования, коррекции нарушений развития и социальной адаптации в муниципальных образовательных учреждениях путем создания классов коррекции и компенсирующего обучения.

1.8. Контролирует создание  учреждениями условий, гарантирующих охрану и укрепление здоровья, организацию медицинского обслуживания и питания обучающихся, воспитанников.

1.9. Содействует объединению  усилий заинтересованных ведомств  с целью предупреждения безнадзорности  и правонарушений детей и подростков.

1.10. Осуществляет деятельность  по опеки и попечительству  в отношении несовершеннолетних:

• выявление, учёт и устройство детей, оставшихся без попечения родителей, а также последующий контроль за условиями их содержания, воспитания и образования;
• проводит обследование и готовит заключение об условиях жизни и воспитания ребёнка, нуждающегося в государственной защите;
• обеспечивает временное устройство нуждающихся в опеке или попечительстве несовершеннолетних лиц, а также сохранность их имущества;
• осуществляет подготовку документов и устройство детей-сирот, детей, оставшихся без попечения родителей, под опеку (попечительство), в приёмную семью, на усыновление, на патронатное воспитание, а при отсутствии такой возможности - в воспитательное учреждение, лечебное учреждение или учреждение социального обслуживания населения;
• осуществляет функции опекуна, попечителя несовершеннолетних в порядке и случаях, установленных законодательством;
• представляет сведения о каждом ребёнке, оставшемся без попечения родителей и не устроенном на воспитание в семью, в соответствии с законодательством Российской Федерации, в региональный банк данных о детях, оставшихся без попечения родителей, в установленные законодательством сроки;
• ведёт учёт граждан Российской Федерации, проживающих на территории муниципального образования, способных к выполнению обязанностей усыновителя, опекуна (попечителя), приёмного родителя, патронатного воспитателя;
• в установленном порядке готовит материалы, необходимые для усыновления (удочерения) детей, находящихся на данной территории, а также ведёт учёт, в отношении которых произведено усыновление (удочерение);даёт заключение в суд об обоснованности и соответствии усыновления (удочерения) интересам ребёнка, отмене усыновления (удочерения), участвует в заседаниях суда по вопросу усыновления и отмены усыновления (удочерения);
• осуществляет подбор лиц, изъявивших желание и способных к выполнению обязанностей опекуна, попечителя, готовит материалы, необходимые для назначения опекуна, попечителя, а также об освобождении или отстранении опекуна, попечителя от выполнения возложенных на него обязанностей;
• осуществляет подбор лиц, способных к выполнению обязанностей приёмных родителей, дают заключение о возможности быть приёмными родителями, заключает договор о передаче ребёнка (детей) на воспитание в приёмную семью;
• осуществляет подбор и заключают договор с патронатными воспитателями о передаче ребёнка (детей) на патронатное воспитание;
• ведёт учёт лиц, в отношении которых установлена опека или попечительство, переданных на воспитание в приёмную семью, на патронатное воспитание;
• осуществляет надзор за деятельностью опекунов и попечителей, приёмных родителей, патронатных воспитателей, оказывают им помощь в организации медицинского наблюдения, оздоровительного отдыха и трудоустройства подопечных;
• в установленном законодательством порядке осуществляет защиту личных и имущественных интересов подопечных в случае использования опекуном (попечителем) опеки (попечительства) вопреки интересам несовершеннолетних, а также в случае оставления подопечного без надзора и необходимой помощи;
• проводит работу по профилактике социального сиротства, жестокого обращения с детьми;
• осуществляет защиту прав и охраняемых законом интересов детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;
• выдаёт предварительное разрешение родителям (законным представителям), управляющим имуществом несовершеннолетних на расходование доходов подопечного, в том числе доходов, причитающихся подопечному от управления его имуществом, за исключением доходов, которыми подопечный вправе распоряжаться самостоятельно;
• осуществляет контроль за действиями опекунов и попечителей, управляющих имуществом подопечных; даёт разрешение опекунам совершать, а попечителям -давать согласие на совершение сделок по отчуждению, в том числе обмену или дарению имущества подопечного, сдачи его в наём (аренду), в безвозмездное пользование или залог, сделок, влекущих отказ от принадлежащих подопечному прав, раздел его имущества или выдел из его долей, а также любых других сделок, влекущих уменьшение имущества или выдел из его долей, а также любых других сделок, влекущих уменьшение имущества несовершеннолетнего;
• готовит материалы о назначении денежных средств на содержание подопечного;
• готовит заключение о возможности раздельного проживания попечителя с подопечным и возможности объявления несовершеннолетнего полностью дееспособным (эмансипированным);
• разрешает спорные вопросы между родителями, лицами их заменяющими, родственниками о воспитании детей;
• разрешает спорные вопросы, возникающие между родителями и детьми;
• возбуждает в судах дела о лишении родительских прав, ограничении родительских прав, о признании брака недействительным в случаях, предусмотренных Семейным кодексом Российской Федерации, об отмене усыновления и другие дела в защиту прав и охраняемых законом интересов несовершеннолетних; дают заключения по данным вопросам, участвуют в заседаниях судов по данным вопросам и в случаях, предусмотренных законодательством;
• даёт согласие на установление отцовства в случаях, предусмотренных законодательством.
• принимает решение о снятии с регистрационного учёта детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, по месту их жительства;
• проводит обследование условий жизни ребёнка, а также лица, претендующего на его воспитание, представляют заключение в суд по спорам, связанным с воспитанием детей;
• при непосредственной угрозе жизни или здоровью ребёнка производят немедленное отобрание ребёнка у родителей или лиц, на попечение которых он находится, на основании соответствующего акта и в порядке установленном Семейным кодексом Российской Федерации;

1.2. Организация службы  документационного обеспечения

В Отделе образования присутствует централизованная организационная  форма работы с документами. Весь цикл технологических операции по обработке документов от момента их создания или получения и до сдачи в архив выполняется в одном месте, а творческая работа с документами осуществляется в методических кабинетах.

 Организация Службы делопроизводства осуществляется Общим Отделом, осуществляет документационное обеспечение, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства.

Основными функциями Общего отдела являются:

-    Контроль за обеспечением  единого порядка организации  и ведения делопроизводства в Отделе образования;

- Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретарь Начальника. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя  руководства,

- регистрация документов,

- машинописные работы,

- распределение телефонных звонков,

- отправка документов,

- информационно-справочная работа  с документами;

2. Административно – хозяйственный  отдел. Этот отдел обеспечивает  хозяйственное обслуживание всех  управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным  инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного  обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ¹⁵, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все  сотрудники, ответственные за делопроизводство в методических кабинетах Отдела образования.

 

     Основными задачами Общего отдела являются:

• Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.
• Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.
• Сокращение документооборота, унификация форм документов.
• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,  создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
• Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.
• Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.
• Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие  функции:

• Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
• Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;
• Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
• Осуществление контроля за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений);
• Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
• Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
• Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
• Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

    Секретарь в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом (Приложение1).

Юридическая служба, входящая в состав Отдела образования , занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам организации по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава2.Анализ системы  документационного обеспечения  в Отделе образования

2.1. Организация документооборота

Документационное обеспечение  управления - деятельность, охватывающая   организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами в Отделе образования включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения  помещения в дело и (или) отправки¹⁶.

Правильно и рационально  организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических  средств обработки документной  информации, повышения эффективности  работы аппарата управления, ГСДОУ¹⁷ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

 Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической  системы работы с документами  определяется оперативностью перемещения  и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия  документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами¹⁸.

Анализируя документооборот организации за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма из вышестоящих инстанции. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний.

Из школ района, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию о качестве образования и нововведениях. Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98¹⁹, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк письма;

- общий бланк для всех других  видов документов (служебная записка,  докладная записка и т.д.).

 Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его²⁰. Внутренние документы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые  регламентируют деятельность  Отдела образования (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы,  начальника, его заместителями и руководителями структурных подразделений;(приказ(Приложение2)

- Информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

  Внутренние документы в оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название организации, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office2007.