Делопроизводство в кадровой службе предприятия

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН

Специальность: ЮРИСПРУДЕНЦИЯ

 

 

 

 

Д И П Л  О М Н А Я   Р А Б  О Т А

по учебной  дисциплине

«ГРАЖДАНСКОЕ  ПРАВО»

Тема:

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»

Кадровое делопроизводство

 

 

 

Автор работы: Жданова Татьяна Александровна

Форма обучения: заочная

Учебная группа № 

Научный руководитель:

Старший юрисконсульт

ООО «Птицефабрика  Александровская»

 Попов Виктор Павлович

 

 

 

 

 

Г. Москва, 2003 год

 

Оглавление

Введение………………………………………………………………………....5

 

I. Организация работы отдела кадров………………………………………….8

1.1. Положение  об отделе кадров…………………………………….….8

1.2. Должностная  инструкция отдела кадров………………………….10

1.3. Нормативная  численность сотрудников отдела кадров………….11

1.4 Организация  труда…………………………………………………..11

1.5. Нормативы  времени на отдельные операции……………………..12

 

II. Состав кадровой документации……………………………………………18

 

III. Документы, регламентирующие управление персоналом………………24

3.1. Правила внутреннего трудового распорядка……………………..24

3.2. Штатное расписание………………………………………………..25

3.3. Должностные инструкции………………………………………….26

3.4. Трудовой договор…………………………………………………...28

 

IV. Движение кадров…………………………………………………………...32

4.1. Порядок оформления  документов при приеме на работу………..32

4.2. Порядок учета кадров………………………………………………33

4.3. Порядок оформления документов  при переводе…………………35

4.4. Расторжение трудового договора……………………………….…36

4.5. Порядок подготовки проектов  приказов по личному составу…...37

 

V. Оценка деятельности рабочих кадров……………………………………..38

 

VI. Ведение трудовой книжки…………………………………………………38

6.1. Общие положения…………………………………………………..38

6.2. Правила заполнения  трудовой книжки……………………………38

6.3. Занесение  сведений о работе……………………………………….40

6.4. Занесение  сведений о награждениях и  поощрениях……………...41

6.5. Вкладыш в  трудовую книжку……………………………………...41

6.6. Выдача трудовой  книжки при увольнении………………………..41

6.7. Дубликат  трудовой книжки………………………………………...43

6.8. Расчеты за  трудовые книжки и их хранение……………………..44

6.9. Учет трудовых  книжек……………………………………………..45

 

VII. Формирование и хранение документов кадровой службы……………..46

7.1. Хранение дел………………………………………………………..53

Заключение……………………………………………………………………...68

Список используемых источников……………………………………………70 Приложения…………………………………………………………………71-8

 

Введение

 

Цель моей курсовой работы – изучить  кадровое делопроизводства. В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем, который является документ.

Объект – делопроизводство в организации.

Предмет – кадровое делопроизводство. 

Термин « характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают письменность на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.

Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное  подразделение предприятия, подчиненное  либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. По данным, управление документам становится одним из главных факторов конкурента способности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Вместе с тем, правильное составление  и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация кадровой службы

 

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1. Положение об отделе кадров

 

Положение об отделе кадров состоит из следующих  разделов:

общие положения;

задачи;

структура;

функции;

взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия;

права;

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору  предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко  сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

 В разделе «Функции» рассмотрены  функциональные обязанности в  области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

 учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий  по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для повышения  образовательного и квалификационного  уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению  расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к  поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа  работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений  отдел кадров получает заявки на прием  рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении  внутри предприятия, увольнении рабочих  и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты  потребности в рабочей силе, справки  о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты  приказов о приеме, перемещении и  увольнении материально ответственных  лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы  по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

право требовать от всех подразделений  предприятия необходимых для  полноценной работы отдела кадров материалов;

право принимать работников предприятия  по вопросам приема, перемещения и  увольнения;

право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

право требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена  ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

 

1.2. Должностные инструкции сотрудников  отдела кадров

 

Любая должностная инструкция работника  предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями  начальника отдела кадров являются:

руководство работой отдела;

обеспечение выполнения работ;

разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

обеспечение рационального распределения  нагрузки между работниками отдела;

создание условий для роста  и повышения квалификации персонала;

контроль соблюдения работниками  правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной  безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

внесение предложений о поощрении  отличившихся работников, наложений  взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ  в отделе;

основы экономики, организации  труда и управления;

правила внутреннего трудового  распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и  перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО «Птицефабрика Александровская» (Приложение №1).

 

1.3. Нормативная численность  сотрудников отдела кадров

 

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию  учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:    Т(1) * К(1)

Ч=        Ф(п)

где  Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч;

К(1) – коэффициент, учитывающий  затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами ( К(1) принимается равным до 1,25);

Ф(п) – полезный фонд рабочего времени  одного работника за год (квартал), ч.

 

1.4.Организация  труда

 

 

 

Деятельность работников, занятых  комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320 и утверждено директором птицефабрики.

Оформление и учет личного состава  осуществляется в соответствии с  Унифицированными формами первичной  учетной документации, утвержденными  постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так как в соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня 1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики  России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией  о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.

Учет явок на работу и ухода с  нее ведется по табелям.

Учет явок на работу и уходя с  нее на птицефабрике организован  в централизованном порядке и  осуществляется путем отметки в  табеле всех явившихся, не явившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов.

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и  ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в  течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве не явившихся или опоздавших работников.

 

1.5. Нормативы времени на отдельные  операции

 

 

 

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

 Работа состоит из следующих  операций:

ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа  о приеме на работу (форма № Т-1);

заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости – период испытательного срока;

на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного  листка по учету кадров, заявления  о приеме на работу, автобиографии  и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

 

Таблица №1

Норма времени на оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

 

Наименование операции	Единицы измерения	Норма времени, ч	Номер нормы
Оформление приема на работу: Рабочих служащих	Один работник, принимаемый на работу	0,5 0,8	1 2

 

2.Оформление  документов при увольнении рабочих  и служащих.

Работа  состоит из следующих операций:

на  основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);

в соответствии с резолюцией директора  птицефабрики составление проекта  приказа об увольнении, в котором  указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина  увольнения работника;

на основании оформленного приказа  запись в личной карточке работника  даты, причины увольнения, номера приказа  об увольнении;

на основании приказа о прекращении  трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных;

комплектование документов для  передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;

составление отчета об увольнении с  работы.

 

 

Таблица №2

Норма времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих.

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление документов при увольнении рабочих и служащих	Один увольняемый работник	0,55

 

3. Оформление и учет трудовых  книжек.

Выписка новой трудовой книжки или  выдача к ней с отметкой в книге  учета ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих  операций:

запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице –  фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и  даты заполнения книжки; на второй развернутой  странице – проставление штампа предприятия  и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;

подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

 

Таблица №3

Норма времени на оформление и учет

трудовых книжек

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Выписка новой трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней выписка дубликата трудовой книжки	Одна трудовая книжка или выписка к ней один дубликат трудовой книжки	0,12 0,3

 

4. Запись в трудовую книжку  сведений о работе, поощрениях  и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

подборка трудовой книжки;

 на основании соответствующих  документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение  в трудовую книжку или вкладыша  к ней изменений по работе (перевод  в другое подразделение, перемещение  по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;

укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица №4

Норма времени на запись в трудовую книжку(вкладыш)

сведений о работе, поощрений  и награждений

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрений и награждений	Одна запись	0,08

 

5. Оформление документов по учету  движения кадров.

Работа  состоит из следующих операций:

на  основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

составление приказа о переводе.

Таблица №5

Норма времени на оформление перевода работника

в другое подразделение или на другую должность

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление перевода работника в другое подразделение или на др. должность	Одна запись	0,4

 

6. Составление и корректировка  графика отпусков.

работа состоит из следующих  операций:

получение графика отпусков от подразделений;

 составление сводного графика  и его корректировка;

 доведение графиков до руководителей  подразделений; 

контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

 составление и корректировка  графика отпусков руководящих  работников.

 

 

Таблица №6

Норма времени на составление и корректировку графика отпусков

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Составление и корректировка графика отпусков	Один работник	0,1

 

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих  операций:

на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;

 подсчет продолжительности  дополнительного отпуска; 

составление приказа на отпуск;

 запись в журнале регистрации  отпусков.

 

Таблица №7

Норма времени на оформление отпусков

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Оформление отпусков	Один работник	0,12

 

8. Ведение картотеки работников  по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих  операций:

заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности  стажа);

пополнение картотеки и изъятие  карточек;

внесение изменений в карточки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица №8

Норма времени на ведение картотеки

 

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Ведение картотеки	Один работник	0,08

 

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

на основании личной карточки (форма  №Т-2) или трудовой книжки определение  длительности непрерывного рабочего стажа  работника и заполнение соответствующих  граф листа нетрудоспособности

    ( стаж работы, количество  нерабочих дней, дата заполнения листка);

регистрация листа в книге учета.

 

Таблица №9

 

Норма времени на оформление листа  нетрудоспособности

 

 

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч
Оформление листа нетрудоспособности	Один лист	0,06