Делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке

      Введение

      Наша  страна в конце XX века вступила в качественно новый этап общественного развития, противоречивый, но с четко выраженные позитивным вектором происходящих преобразований. Действовавшая систем; государственного управления библиотеками, эффективно справлявшаяся провозглашенными ранее задачами, перестала работать. Изменилась сам; система государственности, изменились потребности граждан, а значит,— изменились и сами библиотеки.

       Современная публичная библиотека является общедоступным  учреждением, предназначенным для удовлетворения информационных потребностей широких слоев населения. В начале 1990-х гг. массовые /или публичные, общедоступные/ библиотеки оказались в сложных социально-экономических условиях. Статистка свидетельствует, что общее количество публичных библиотек в стране в 1990 г. составляло 63 018, в 1995 г.- 54 384, в 1998 г.- 52 177, то есть неуклонно сокращалось. Снижалось также количество читателей (1990 г. – 71,8 млн.; 1995 г. – 60,5 млн.; 1998 г. – 59,3 млн. человек) и количество экземпляров совокупного библиотечного фонда (1990 г. – 71,8 млн., 1995 г. – 60,5 млн., 1998 г. – 59,3 млн. экз.) (52).

      Несмотря  на эти данные, сеть публичных библиотек, по прежнему, является самой крупной  библиотечной сетью страны. Она включает в себя общероссийские национальные и другие федеральные библиотеки. В сеть публичных библиотек входят также центральные библиотеки всех 89 субъектов Российской Федерации – универсальные научные, детские, юношеские, специальные библиотеки для слепых.

      Вопрос  о том, что такое библиотека когда, как и почему она возникла какие пути развития прошла, в чем заключаются ее современные функции, механизм деятельности, имеют основополагающее значение для правильной ориентации ее деятельности.

      Современное делопроизводство – это такое  направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

      Современное делопроизводство должно справляться  с огромным потоком документов. В  данном дипломе сделана попытка систематизации уже накопленных знаний по проблемам современного делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке (СОЮБ).

      Документационное  обеспечение деятельности публичной  библиотеки существует с момента  возникновения данного учреждения. В последние десятилетия, в связи  с использованием новых технологий, необходимо также рассматривать вопросы, связанные с информационным обеспечением деятельности публичных библиотек. Если же в каком-то элементе не благополучно, то, естественно, не может идти речи ни о каком благополучии всей системы, именно поэтому данная тема актуальна.

      В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

           С уверенностью можно констатировать  нахождение в рассматриваемой  проблеме как исторически унаследованных  характеристик, так и новых,  связанных с коренными техническими  и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления.

        Цель данной дипломной работы - развитие и совершенствование информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек России.

      Практическая  значимость: Материалы дипломной работы могут быть использованы для разработки рекомендаций по совершенствованию информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек.

      Научная новизна: особенности информационного и документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки.

      Объект  исследования: Информационное и документационное обеспечение деятельности библиотеки (на примере Самарской областной юношеской библиотеки).

      Предмет исследования: Организация и технология информационного и документационного обеспечения деятельности публичной библиотеки (на примере Самарской областной юношеской библиотеки).

      Программа исследования:

1. Выявить круг источников.
2. Проанализировать документный массив.
3. Провести теоретический анализ информационного и документационного обеспечения деятельности Самарской ОЮБ.

      Методы  исследования – научно-аналитический обзор публикаций в профессиональных изданиях, анализ  информационного и документационного обеспечения деятельности Самарской ОЮБ, наблюдение.

      База  проведения исследования: Самарская областная юношеская библиотека.

      Степень изученности проблемы: Особенности темы дипломной работы потребовали привлечения широкого круга источников по организации, экономике и управлению библиотечно-информационной деятельностью, информационным технологиям в библиотеке, общему делопроизводству, проектной деятельности библиотек, библиотечному обслуживанию, истории библиотечного дела в России, документационному обеспечению управления библиотечных учреждений и т.п.

      Работы  по делопроизводству представлены изданиями  М.Ю. Рогожина, Ю.М. Демина, М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенова и др. Использовались работы А.Н. Ванеева, В.Р. Фирсова, И.М. Сусловой, Е.Ю. Качановой, В.С. Соловьева и др. Привлекались справочные издания (Справочник библиотекаря, Энциклопедия делопроизводства), стандарты по библиотечно-информационной деятельности, работы по проблемам управления, маркетинга, связям с общественностью.

      Практическая  часть работы была написана на основе анализа документов, образующихся в  деятельности Самарской областной  юношеской библиотеки и представленных в приложениях.

      Структурно  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.

       Глава 1. Организация  информационного  и документационного  обеспечения деятельности публичных библиотек  в России.

      1. Из истории библиотек

      После окончания Великой Отечественной  войны советский народ, приступил к мирному созидательному труду. Одной из важнейших задач¹ Советского государства в послевоенный период стало восстановление и дальнейшее развитие сети библиотек, широкое развертывание библиотечного обслуживания населения.

      В 1945 г. в РСФСР и других союзных республиках была проведена; государственная регистрация библиотек, позволившая выявить действительное состояние их сети. Она показала, что в РСФСР около 50% районных библиотек имели фонд менее 5 тыс. книг каждая и 62,7% сельских библиотек - до 1 тыс Такое же неудовлетворительное положение было выявлено при проверю детских библиотек(17).

      На  основе государственных заданий  в каждой республике был составлен  пятилетний план, предусматривавший полное восстановление библиотечной сети и некоторое увеличение числа массовых библиотек по сравнению с 1941 г В РСФСР была поставлена задача в 2-3 года увеличить фонды каждой сельской! библиотеки не менее чем до З тыс. экземпляров, районной - до 10 тыс., детской - до 20 тыс., областной (краевой)- до 100 тыс. экземпляров.

      В 1948г. 55 библиотек-автомобилей в 24 областях (краях) и автономны) республиках РСФСР охватили библиотечным обслуживанием свыше 1,7тыс сельских населенных пунктов, привлекли к чтению около 46тыс. читателей которым выдавали около  310 тыс. книг. Эта форма обслуживания сельского населения         постоянно         развивалась         в         последующие         годы.

      Большое внимание библиотечному строительству  на селе стали уделять колхозы. По инициативе Омской области, где уже в 1949г. почти все колхозы открыли библиотеки, движение за создание сети колхозных библиотек охватило Воронежскую, Костромскую, Московскую, Ростовскую и др. области! РСФСР. Был организован массовый сбор книг для новых сельских и колхозных  библиотек.  В РСФСР только  в   1949  г.   собрали около 3   млн.   изданий.

      В результате принятых мер в РСФСР  уже в 1948г. сеть районных и окружных библиотек по сравнению с 1941г. составила 112% и сельских 97,9%. В этом же году сеть городских и детских библиотек по сравнению с довоенным периодом увеличилась на 16-22%. К началу 1950г. сеть массовых библиотек Комитета по делам культурно-просветительских учреждений РСФСР превысила довоенную более чем на 2 тыс.

      В целом по сравнению с довоенным  периодом число массовых библиотек в СССР увеличилось почти на 28 тыс., а их книжный фонд - почти на 6О млн. экземпляров. В конце 1950 г. в СССР уже было 351,1 тыс. библиотек всех видов с книжным фондом 714 млн. экземпляров¹ .

      В 1953г. руководство сетью государственных  массовых и республиканских библиотек было возложено на образованные в СССР и союзных республиках министерства культуры, призванные координировать работу библиотек различных ведомств и организаций. Создание министерств культуры способствовало дальнейшему подъему библиотечного дела, усилению государственного контроля за работой библиотек, упорядочению их сети и более равномерному размещению по территории страны. Начало перестройке работы библиотек в соответствии с новыми историческими задачами положило постановление ЦК КПСС "О состоянии и мерах улучшения библиотечного дела в стране", которое вышло в 1959г. Постановление указало на неудовлетворительное состояние материально-технической базы библиотек, а также работы по подбору и воспитанию библиотечных кадров.

      Определяя пути улучшения библиотечного дела в стране, ЦК КПСС возложил на Министерство культуры СССР и министерства культуры союзных республик методическое руководство библиотечным делом и координацию деятельности   библиотек   всех   ведомств,    организаций   и   колхозов.    Для осуществления государственного контроля за работой библиотек при Министерстве культуры СССР была организована Главная библиотечная инспекция.

      Постановление наметило меры по улучшению комплектования библиотечных фондов, подготовки кадров, особенно для научных, вузовских и специальных библиотек, по развитию научно- информационной и рекомендательной библиографии, строительству и оборудованию библиотек, организации централизованной классификации и каталогизации книг и др.

      Одним из важнейших направлений совершенствования библиотечного дела в стране явилась централизация сети библиотек. По инициативе Министерства культуры РСФСР с начала 1966г. был организован эксперимент по централизации сети массовых библиотек в Липецке, Нижнем Тагиле и Шахтах.

      1966 г. Министерство культуры СССР и ВЦСПС утвердили "Примерные положения организации единой сети массовых библиотек", которые обязали республиканские министерства культуры совместно с советами профсоюзов разработать с учетом национальных, природно- географических, экономических и культурных особенностей основные положения об объединении в единую сеть всех массовых библиотек республики и утверждать их в установленном порядке.

      Эксперимент по объединению ранее самостоятельных  массовых библиотек в единую библиотечную систему с общим книжным фондом и штатом работников, единым административным и хозяйственным руководством, централизованным комплектованием и обработкой литературы, выделение центральных библиотек и реорганизация всех других в ее филиалы дали положительные результаты. Во всех городах и районах, где проводилась централизация, заметно улучшилось комплектование и использование фондов, стали внедряться экономичные и прогрессивные методы обслуживания книгой всех групп населения, повысилась организующая роль центральных библиотек, их ответственность за состояние библиотечной работы в регионе.

      К началу 1974 года централизация сети государственных массовых библиотек была осуществлена более чем в 140 городах и сельских районах восьми союзных республик.

      Важным  достижением советского библиотечного строительства в 60-е гг. явилось создание сети самостоятельных юношеских библиотек. В октябре 1966г. была открыта Государственная республиканская юношеская библиотека РСФСР - научно-методический центр для библиотек, работающих с юным читателем. В начале 70-х гг. в РСФСР работало уже 25 самостоятельных юношеских библиотек.

      Этот  этап, прежде всего, характеризуется укреплением и дальнейшим развитием междуведомственных связей в библиотечном деле, усилением координации и кооперирования деятельности библиотек.

      Важной  особенностью нового этапа библиотечного  строительства явилось осуществление ленинской идеи создания в стране планомерно организованной сети библиотек. В десятой пятилетке планируется завершить централизацию государственных массовых библиотек и создать около 4тыс. централизованных библиотечных систем.

      Решения июньского (1983г) Пленума ЦК КПСС выдвигают  перед библиотеками как идеологическими  и информационными учреждениями требование поднять свою деятельность на уровень больших и сложных задач, которые решаются партией в процессе совершенствования развитого социализма.

      В культурном потенциале страны важное место принадлежит книжным фондам библиотек. Совокупный книжный фонд библиотек всех типов и видов  различной ведомственной подчиненности достиг в 1983г. объема в 5млрд. экз.

      Изыскивая пути совершенствования своей идеологической, воспитательной, пропагандистской, культурно-просветительной и информационной деятельности в соответствии с решениями июньского (1983г.) Пленума ЦК КПСС, библиотеки, методические центры и органы культуры должны учитывать постоянный рост информированности советских людей,

      уровень их общеобразовательной и профессиональной подготовки. Именно этим обусловлены новые, высокие требования к работе библиотек по комплектованию, организации, пропаганде, использованию и сохранности фондов.

      13 марта 1984г. в свет выходит  "Положение о библиотечном  деле в СССР". Основным принципом организации библиотечного дела в СССР, законодательно закрепленным в Положении, является объединение библиотек в единую систему, плановое их развитие и рациональное размещение на территории страны с учетом особенностей и перспектив развития отдельных регионов и отраслей народного хозяйства. В Положении отмечено, что в основе организации, развития и функционирования единой системы лежит централизация- объединение библиотек в ведомственные (отраслевые) или межведомственные (межотраслевые) системы. В связи с этим органы руководства библиотечным делом должны усилить внимание к вопросам совершенствования работы библиотек в условиях централизации.

      "Положение  о библиотечном деле в СССР" определило основы организации и функционирования единой системы библиотек нашей страны, цели и перспективы её дальнейшего развития. Законодательно установлена необходимость согласования профилей комплектования фондов библиотек, совместной организации научно- методической, справочно-библиографической и научно- исследовательской работы, использование технических средств, осуществления иных форм координации и кооперации работы, независимо от подчиненности в масштабах города, района, автономного округа, автономной области, края, а также отдельных отраслей народного хозяйства. Таким образом, объективно существующая тенденция к объединению средств и усилий библиотек в организации обслуживания населения на территориальном уровне получила юридическое обоснование.

      В 1988г. в стране насчитывалось ЗЗО тыс. библиотек с общим фондом в 5,6 млрд. ед. хр., которые обслуживают 220млн. человек (17).

      Происходящие  в стране сложные процессы в сфере межнациональных отношений требует более пристального внимания библиотекарей к этому направлению идейно- воспитательной работы. Отсюда повышенная значимость проблемы языкового состава книжных фондов, обеспечения каждому гражданину условий для пользования литературой и на родном языке, и на русском как языке межнационального общения. Нужно наладить межреспубликанский обмен литературой в соответствии с конкретными потребностями, создать условия для двуязычного и трёхъязычного чтения.

      Хорошие предпосылки к повышению качества комплектования библиотечных фондов создало совместное постановление коллегией Министерства культуры СССР и Госкомиздата СССР "О состоянии и мерах по улучшению    обеспечения    библиотек    книгами"    (от    13    января    1989г.)

      Глубокие преобразования в социально-политической и культурной жизни страны в 1990г. привели в движение теорию и практику библиотечной деятельности, обнажили многие проблемы отрасли. С одной стороны, библиотечная система страны характеризуется довольно высокими количественными показателями: 326 тыс. библиотек располагают огромным книжным фондом- 5,6 млрд.ед.хр. по среднему числу книг, библиотек и их работников на тысячу жителей мы занимаем лидирующее место в мире. Однако с другой стороны - уровень услуг населению, информационного обслуживания запросов науки, производства, образования, культуры- с точки зрения мировой практики во многом выглядит архаично. Здесь произошло ухудшение основных качественных показателей.

      Ключевая  проблема библиотечной деятельности - совершенствование системы книгообеспечения, взаимосвязей библиотеки, читателей и книжной торговли, ибо от содержания фондов, в конечном счёте, зависит, насколько полной эффективно смогут библиотеки     обеспечивать     всему     населению     доступ    к     достижениям отечественной и зарубежной книжной культуры, насколько действенно они будут способствовать решению задач обновления общества. Трудности, возникающие в ходе перестройки, в значительной степени связаны с несоответствием материально- технической базы и технологии библиотечной деятельности современным требованиям общества.

      Важнейшей составной частью перестройки библиотечной деятельности является подготовка и внедрение автоматизированной информационно- библиотечной системы Министерства культуры СССР, куда вошли 44220 библиотек всесоюзного, республиканского и областного уровней, а также центральные библиотеки ЦБС. Внедрение этой системы даст возможность пользоваться удобными современными видами информационных услуг, приблизить доступ удалённым банкам данных.

      Стержнем  всей государственной политики, направленной на всемирное развитие, перестройку библиотечной системы, становится подготовка и использование кадров, создание для их плодотворной деятельности необходимых материальных и бытовых условий. Растёт неудовлетворённость условиями и оплатой труда, неясностью перспектив изменения положения дел к лучшему, медленно внедряется стимулирование эффективного труда библиотекарей, нерушимыми остаются вопросы социально- бытового обеспечения.

      В развитии библиотечной системы страны накопились проблемы, требующие неотложного решения. Крайне неудовлетворительным является состояние крупнейших библиотечных услуг, сокращается пополнение библиотечных фондов. В критическом положении находятся многие шедевры книжного и рукописного искусства, являющиеся памятниками мировой и отечественной культуры, национальным достоянием всего человечества. В связи с этим 13 апреля 1991 года вышел указ Президента СССР "О неотложных мерах по развитию крупнейших библиотек страны". В указе уточнены источники и объём финансирования библиотек, сроки исполнения намеченных работ.

      Понятие "библиотечная политика" прочно утвердилось  в профессиональном лексиконе во второй половине 90-х годов XX в. Более распространенным является обобщающее по отношению к библиотечной политике понятие культурной политики. Однако и оно в профессиональной литературе впервые появляется в 1960—1980-х годах, входя в употребление параллельно уходящему понятию "культурная революция" и широко употребляющемуся понятию "культурное строительство".

      Одна  из наиболее характерных черт развития нашего общества последнего десятилетия XX века — последовательное разгосударствление различных сфер общественного устройства. В полной мере оно коснулось и культуры.

      С 1993 г. центральным вопросом ежегодно проходящих совещаний директоров крупнейших библиотек России (как федеральных, так и субъектов Федерации) становится именно вопрос государственной библиотечной политики. На этих совещаниях Министерство стало высказывать свое видение "приоритетов библиотечной политики".

      Другая  причина выдвижения вопросов культурной политики в центр внимания носила международный характер. В начале 1990-х годов Россия заявила о своем желании вступить в Совет Европы — международную политическую, консультативную организацию, членство в которой накладывает определенные обязанности на государства-участники. Часть из них связана с базовыми правами человека — на доступность культуры, информации, на свободу культурного творчества и самовыражения. Наличие сформулированной культурной политики становится не только желательным, но и необходимым, прежде всего для анализа степени ее соответствия международным нормам, закрепленным в конвенциях, подписанных странами — членами Совета Европы.

      В октябре 1993 г. в стране произошли  события, которые серьезно повлияли не только на дальнейшее политическое развитие России, но и на судьбу    конкретного    законопроекта    "О    библиотечном    деле".    Перестал существовать Верховный Совет России. Пришедшая ему на смену Государственная Дума России начала с ревизии всего того, что было наработано предшественниками. 5 апреля 1994 г. вопрос о проекте федерального закона выносится на парламентские слушания. Их цель — предварительное ознакомление и выявление мнений по законопроекту заинтересованных участников различных комитетов Государственной Думы. Парламентские слушания устраиваются, как правило, на самых предварительных этапах подготовки законопроектов. В рекомендациях, принятых участниками парламентских слушаний, отмечалась необходимость "безотлагательного ... законодательного регулирования" деятельности библиотек, так как это "создаст правовую базу для цивилизованной и демократической организации библиотечного обслуживания, обеспечит общедоступность сокровищ мировой культуры, сосредоточенных в библиотеках"

      16 ноября 1994 г. проект Федерального  закона "О библиотечном деле" принимается во втором чтении. К этому времени Закон прошел полный цикл новых согласований и экспертизы. В пакет предложенной парламентариям документации входил "Лист согласования проекта ФЗ „О библиотечном деле" с субъектами Российской Федерации". 76 регионов дали в целом положительные заключения. Другой документ представлял Сводную таблицу "Поправок к проекту ФЗ Российской Федерации ФЗ „О библиотечном деле", рассмотренных и принятых Комитетом Государственной Думы по образованию, культуре и науке" (12).

      Пик законодательной активности в регионах России наблюдался в 1996–1997 гг. К 2000 г. каждый субъект РФ (за исключением Чечни) сформировал собственное правовое поле библиотечной деятельности (либо действующее, либо в проектном варианте).    

      Среди субъектов РФ наиболее инициативны  в формировании законодательной  основы отрасли – республики, а  более инертны – города федерального значения, которые имеют проектные  варианты правовых актов, но не спешат придать им юридическую силу.

      На  начальном этапе каждый регион стремился  законодательно закрепить две проблемы:

      - организацию, сохранение и развитие  библиотечного дела,

      - политику формирования обязательного  экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда.

      Региональные  нормотворцы разрабатывали, а затем  выносили на суд общественности два  вида нормативно-правовых документа  – о библиотечном деле и об обязательном экземпляре документов, которые в совокупности и составляли понятие «региональное библиотечное законодательство». Иногда обе проблемы объединялись в одном правовом акте. Одной из особенностей современного этапа развития регионального библиотечного законодательства стала эволюция этого понятия. Дело в том, что в повседневной библиотечной практике возникают актуальные проблемы, требующие правового решения, что стимулирует появление новых видов нормативно-правовых документов.  Сегодня значительная часть субъектов РФ пополнила региональное библиотечное законодательство специальными нормативно-правовыми актами, отражающими узкие, конкретные вопросы, например, социальная защита библиотечных работников. А в Иркутской области принят закон «Об административной ответственности за правонарушения в сфере библиотечного дела Иркутской области» (1999). Закон лаконичен, в нем регламентируются специфически «библиотечные» ситуации, в результате которых возникает административная ответственность.

      Таким образом, библиотечное законодательство находится на стадии активного формирования: процесс охватил все регионы России. Основными тенденциями развития  регионального библиотечного законодательства в России на современном этапе можно считать:

      - детализация библиотечных проблем,  облекаемых в нормативно-правовые нормы;

      - расширение понятия «региональное  библиотечное законодательство»;

      - увеличение количества принимаемых на региональном уровне нормативных документов, появление разнообразных типов и видов документов.

       2. Правовое положение  библиотек.

      Период подготовки Федерального закона "О библиотечном деле" занял более трех лет. В течение всего этого времени основные двигающие доминанты оставались такими: желание правовым путем остановить разрушительные процессы в библиотечной сфере, сохранить библиотеки, библиотечные фонды и обеспечить какие-либо перспективы развития. Данная установка довлела не только над разработчиками законопроекта — членами экспертной группы. Весь ход широчайшего профессионального обсуждения проекта еще более генерировал эту направленность:

• необходимость заложить правовые основы деятельности библиотек в качестве демократического института.
• стремление обеспечить не столько достойное, сколько справедливое существование работников библиотек на фоне работников других сфер социальной занятости (12).