Делопроизводство в кадровой службе предприятия. 8

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ 

КАФЕДРА ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫХ ДИСЦИПЛИН 

Специальность: ЮРИСПРУДЕНЦИЯ 
 

Д И П Л  О М Н А Я   Р А Б  О Т А 

по учебной  дисциплине 

«ГРАЖДАНСКОЕ  ПРАВО» 

Тема: 

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ПРЕДПРИЯТИЯ» 
 

Автор работы: Жданова  Татьяна Александровна 

Форма обучения: заочная 

Учебная группа №  

Научный руководитель: 

Старший юрисконсульт  

ООО «Птицефабрика  Александровская» 

 Попов Виктор  Павлович 
 

Г. Москва, 2003 год 
 

Оглавление 

Аннотация……………………………………………………………………….3 

 Введение………………………………………………………………………....5 

I. Организация  работы отдела кадров………………………………………….8 

1.1. Положение  об отделе кадров…………………………………….….8 

1.2. Должностная  инструкция отдела кадров………………………….10 

1.3. Нормативная численность сотрудников отдела кадров………….11 

1.4 Организация  труда…………………………………………………..11 

1.5. Нормативы  времени на отдельные операции……………………..12 

II. Состав кадровой  документации……………………………………………18 

III. Документы,  регламентирующие управление персоналом………………24 

3.1. Правила внутреннего  трудового распорядка……………………..24 

3.2. Штатное расписание………………………………………………..25 

3.3. Должностные  инструкции………………………………………….26 

3.4. Трудовой  договор…………………………………………………...28 

IV. Движение кадров…………………………………………………………...32 

4.1. Порядок оформления  документов при приеме на работу………..32 

4.2. Порядок учета  кадров………………………………………………33 

4.3. Порядок оформления  документов при переводе…………………35 

4.4. Расторжение  трудового договора……………………………….…36 

4.5. Порядок подготовки  проектов приказов по личному составу…...37 

V. Оценка деятельности  рабочих кадров……………………………………..38 

VI. Ведение трудовой  книжки…………………………………………………38 

6.1. Общие положения…………………………………………………..38 

6.2. Правила заполнения  трудовой книжки……………………………38 

6.3. Занесение сведений о работе……………………………………….40 

6.4. Занесение  сведений о награждениях и  поощрениях……………...41 

6.5. Вкладыш в  трудовую книжку……………………………………...41 

6.6. Выдача трудовой  книжки при увольнении………………………..41 

6.7. Дубликат  трудовой книжки………………………………………...43 

6.8. Расчеты за  трудовые книжки и их хранение……………………..44 

6.9. Учет трудовых  книжек……………………………………………..45 

VII. Формирование  и хранение документов кадровой  службы……………..46 

          7.1. Хранение дел………………………………………………………..53 

Заключение……………………………………………………………………...68 

Список используемых источников……………………………………………70 Приложения…………………………………………………………………71-83 

Аннотация 

В ходе дипломной  работы были изучены и проанализированы  организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью «Птицефабрика Александровская». 

Целью написания  дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО «Птицефабрика  Александровская», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.  

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно: 

-ознакомление  с организационной структурой  общества; 

-изучение функций,  задач, основных видов деятельности  общества; 

-рассмотрение  места и значения кадровой службы  в деятельности ООО «Птицефабрика Александровская»; 

 изучение  организации кадровой службы  общества, ее структуры и объемов  работы, а также анализ документооборота;

Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

История создания ООО «Птицефабрика Александровская» 

ООО «Птицефабрика  Александровская» образована  в 1998 г. Задумывалась она как одна из крупнейших в Пермской области, для обеспечения куриным мясом весь север области. 

Фабрика рассчитана на содержание 1 млн. 100 тыс. голов птицы 

История образования  птицефабрики началась в 1986 году. 

Со дня основания  ООО «Птицефабрика Александровская» прошло более 4 лет. Сейчас ООО «Птицефабрика Александровская» – одна из представительниц новой волны экономически грамотных птицеводческих хозяйств, использующих в своей работе самые современные технологии для производства мяса бройлеров 

ООО «ПТФ Александровская» является коммерческой организацией. В основном организационном документе ООО "Птицефабрика Александровская" – Уставе определены основные цели и виды деятельности птицефабрики. ООО «Птицефабрика Александровская» специализируется на выпуске мяса бройлеров.  

ООО «ПТФ Александровская»  является юридическим лицом, может  от своего имени приобретать и  осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять  обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Птицефабрика несет ответственность  по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.   

ООО «ПТФ Александровская» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета. 

Целью деятельности птицефабрики является извлечение прибыли, предметом деятельности – производство мяса цыплят –бройлеров. 

Основными направлениями  деятельности птицефабрики являются:  

     -    производство мяса птицы, субродуктов, полуфабрикатов, колбас, копченостей, яйца; 

-      хранение товаров на складах; 

-      маркетинговые исследования; реклама. 

-      реализация товаров. 

Птицефабрика  вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии. 

Возглавляет ООО  «Птицефабрика Александровская» директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет  дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию  директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников птицефабрики, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками птицефабрики.  

Трудовые отношения  работников ООО «Птицефабрика Александровская» регулируются действующим трудовым  законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников. 

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные  обязанности работников птицефабрики и квалификационные требования к  ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников 

Необходимо отметить, что в ООО «Птицефабрика Александровская» присутствует организационно-распорядительный документ – Устав , в котором закреплены все основные моменты организации птицефабрики (основные виды деятельности, цели и задачи ). 

Введение 
 

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ  по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них  документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными. 

Отдел кадров традиционно  представлял собой самостоятельное  структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы. 

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.  

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. 

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу[1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. 

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается  механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые  увеличивают производительность труда  работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. 

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. 

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. 

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем  более – с тонкостями ведения документации.  

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность  работников делопроизводственных служб. 

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. 

1. Организация  кадровой службы 

Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и  структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. 

Организация любого предприятия начинается с составления  положения, в котором перечисляются  задачи, функции, права и обязанности  подразделения. 

1.1. Положение  об отделе кадров 

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов: 

-     общие  положения; 

-     задачи; 

-     структура; 

-     функции; 

-     взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия; 

-     права; 

-     ответственность. 

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия. 

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления  деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация  работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров. 

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела. 

 В разделе  «Функции» рассмотрены функциональные  обязанности в области кадровой  работы, в частности: 

-    разработка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития предприятия; 

-    оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством; 

-   учет  личного состава предприятия; 

-    хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; 

-    контроль  за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; 

-    изучение  движения кадров, анализ текучести  кадров, разработка мероприятий  по ее устранению; 

-    анализ  состава, деловых качеств специалистов  предприятия с целью их рационального использования; 

-    создание  условий для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов; 

-    работа  по созданию резерва на выдвижение; 

-    подготовка  предложений по улучшению расстановки  и использованию рабочих; 

-    подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной комиссии; 

-    подготовка  материалов для предоставления  рабочих, специалистов и служащих  к поощрению и награждению; 

-    принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых  работников; 

-    осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров; 

-    организация  контроля за состоянием трудовой  дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка; 

-  ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам. 

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения. 

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков. 

Из отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения о нарушителях  трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении  правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины. 

От бухгалтерии  отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. 

В бухгалтерию  отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты  приказов о приеме, перемещении и  увольнении материально ответственных  лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия. 

В юридический  отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному  составу. 

В разделе «Права»  указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: 

-    право  требовать от всех подразделений  предприятия необходимых для  полноценной работы отдела кадров  материалов; 

-    право  принимать работников предприятия  по вопросам приема, перемещения  и увольнения; 

-    право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; 

-    право  требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех  указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров. 

В разделе «Ответственность»  установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. 

1.2. Должностные  инструкции сотрудников отдела  кадров 
 

Любая должностная  инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты. 

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются: 

-     руководство  работой отдела; 

-     обеспечение выполнения работ; 

-    разработка  необходимой документации, предложений,  рекомендаций, инструкций; 

-    обеспечение  рационального использования материальных, финансовых и технических средств; 

-    проведение  работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; 

-    обеспечение  рационального распределения нагрузки  между работниками отдела; 

-    создание  условий для роста и повышения  квалификации персонала; 

-    контроль  соблюдения работниками правил  внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины; 

-    внесение  предложений о поощрении отличившихся  работников, наложений взысканий  на нарушителей производственной  и трудовой дисциплины; 

-    обеспечение  составления уставной отчетности. 

Начальник отдела кадров должен знать: 

-    постановления,  распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности отдела; 

-    нормативные  акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; 

-     основы  экономики, организации труда  и управления; 

-     правила  внутреннего трудового распорядка; 

-    правила  и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты. 

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации. 

Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО «Птицефабрика  Александровская» (Приложение №1). 

1.3. Нормативная численность сотрудников отдела кадров 

Для установления необходимого количества сотрудников  отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию  учету кадров, которые предназначены для определения  затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий. 

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и  увольнении с работы рабочих и  служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет. 

Нормативная численность  работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету  кадров, определяется по формуле:                               Т(1) * К(1) 

                               Ч=            Ф(п) 

где      Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых  работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч; 

            К(1) – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами ( К(1) принимается равным до 1,25); 

            Ф(п) – полезный фонд рабочего  времени одного работника за  год (квартал), ч. 

1.4.Организация  труда 

Деятельность  работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320 и утверждено директором птицефабрики. 

Оформление и  учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата  РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так как  в соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня 1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики  России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.