Информационные технологии в управлении предприятием. 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 5

1. Информационные технологии  в управлении предприятием 8

1.1  Сущность механизма  управления 8

1.2 Сущность, виды и  функции управления  предприятием 12

1.3 Управленческие уровни  организации 15

1.4 Типы информационных  систем 18

1.5 Стратегическая роль  информационных систем  в менеджменте 26

1.6 Основные направления  совершенствования  структуры управления  в предприятиях  АПК 31

2. Организационно-экономическая    характеристика    РСУП "Совхоз Городок" 35

2.1 Общая характеристика  предприятия 35

2.2 Анализ основных  показателей предприятия 39

2.3 Анализ информационного  обеспечения РСУП "Совхоз  Городок" 51

3. Применение программного  комплекса «Бухстат» в автоматизации отчетности предприятия РСУП "Совхоз Городок" 64

3.1.Описание технологического процесса………………………………………….....64

3.2 Создание запросов  по формированию  аналитических форм  для проведения  экономического анализа  предприятия 69

3.3. Применение программного  комплекса «Бухстат»  в экономическом  анализе предприятия 78

3.4. Ориентировочная  оценка экономической  эффективности от  внедрения новой  системы бухгалтерской  деятельности 83

Выводы и предложения………..………………………………………………86

Список  использованных источников……………………………….……….88 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

       Человечество  вступило в эпоху новой научно-технической  революции. К концу двадцатого века люди овладели многими тайнами превращения  вещества и энергии и сумели использовать эти знания для улучшения своей  жизни. Но кроме вещества и энергии  в жизни человека огромную роль играет еще одна составляющая - информация. Это самые разнообразные сведения, сообщения, известия, знания, умения.

       В середине прошлого столетия появились  специальные устройства - компьютеры, ориентированные на хранение и преобразование информации. Произошла компьютерная революция.

       С появлением ЭВМ, появляются новые науки, которые призваны изучать колоссальные возможности компьютеров и возможности  их использования с целью облегчения человеческого труда. Появляется новый  вид технологий – информационные, т.е. технологии переработки информации на базе компьютерных вычислительных систем. К ним относятся процессы, где «исходным материалом» и  «продукцией» является информация.

       Разумеется, перерабатываемая информация связана  с определенными материальными  носителями и, следовательно, эти процессы включают также переработку вещества и переработку энергии. Но последнее  не имеет существенного значения для информационных технологий. Главную  роль здесь играет информация, а  не её носитель.

       Сегодня невозможно представить отрасль  человеческой деятельности, в которой  бы не применялись ЭВМ. К компьютерам  применяют всё более высокие  требования, это заставляет специалистов совершенствовать технологии обработки  информации. Чем шире использование  ЭВМ, тем выше их интеллектуальный уровень, тем больше возникает видов информационных технологий.

       Применение  компьютерных технологий повышает эффективность  аналитической работы финансовых экспертов. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного охвата влияния  факторов на результаты хозяйственной деятельности; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами.

       Компьютеры  становится неотъемлемой частью рабочего места экономиста, а его деятельность приобретает характер автоматизированного  труда. В связи с этим автоматизация  экономического анализа на базе компьютеров  становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного  обслуживания процесса управления хозяйственной  деятельностью, бурным развитием технических  возможностей современных компьютеров.

       Эффективное управление предприятием в современных  условиях невозможно без использования  компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации различных процессов. В настоящее время проблема выбора информационной системы  (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС.

       Целью дипломной работы является изучение информационных технологий используемых предприятием, а в частности изучение использования программного комплекса  «Бухстат», а также разработка недостающих  форм отчётности для этого комплекса.

     Объект  исследования – РСУП «Городок»

     В соответствии с целью, в данной дипломной  работе ставятся следующие задачи:

• изучить информационные технологии объединения;
• изучить программный комплекс «Бухстат»;
• разработать недостающие формы отчётности для программного комплекса «Бухстат».

     Исследовательской базой написания дипломной работы является законодательные и нормативные  акты Республики Беларусь, монографии, научные труды отечественных  и зарубежных авторов по теме исследования, первичные отчетные документы РСУП «Городок», а также Интернет ресурсы.

1. Информационные технологии в управлении предприятием

     1. 1  Сущность механизма  управления

      Управление (менеджмент) – совокупность принципов, методов, средств и форм управления производством, разработанных и  применяемых на предприятиях с целью  повышения эффективности их деятельности. К формам управления производством  относятся планирование, регулирование, организация производства и труда, оперативное управление предприятием (организацией), материально-техническое  снабжение, маркетинг.

      Наиболее  распространенными средствами управления предприятием является:

• выборность или назначение руководителей всех уровней;
• контроль за их деятельностью;
• их отчетность перед назначающим или избирающим органом.

      Применение  тех или иных средств при организации  управления определяется формой собственности  на землю и средства производства:

• в государственном предприятии руководитель назначается вышестоящим государственным органом (например, администрацией района, которая и заключает с ним трудовые договоры и контролирует их деятельность); руководитель от имени государства заключает трудовые договоры (контракты) со специалистами на выполнение ими определенных обязанностей и подразделениями на производство продукции; осуществляет контроль за деятельностью руководителей подразделений и специалистов;
• в предприятиях с коллективно-долевой формой собственности структуру управления устанавливает общее собрание учредителей (пайщиков, акционеров), оно же избирает руководителя и выполняет основные функции контроля;
• в частных предприятиях все три элемента, как правило, сосредоточены в одном лице (если владелец не нанимает исполнительного директора).

      Организационно-экономический  механизм управления – это система  отношений, складывающихся на двух уровнях  – общественном и внутрихозяйственном.

      Общехозяйственный уровень включает в себя:

• разработку мер по рационализации организационно-производственных и управленческих структур;
• совмещение функций хозяйственного и технологического руководства;
• распределение функций между структурными единицами аппарата управления и систему отношений между ними;
• определение оптимальной численности аппарат с учетом механизации и автоматизации управленческих процессов;
• составление штабного расписания, разработку положений и уставов структурных формирований, должностных инструкций и др.

      Внутрихозяйственный уровень предполагает регулирование  отношений между:

• коллективом работников предприятия в целом и аппарата управления;
• аппаратом управления и внутрихозяйственными подразделениями или отдельными товаропроизводителями, входящими в состав предприятия;
• внутрихозяйственными подразделениями в процессе производства.

      Многие  элементы организационно-экономического механизма управления, и, прежде всего, структура и средства управления, зависят от организационно-правовой формы предприятия.

      Механизм  управления следует рассматривать  в совокупности с организационным  и экономическим механизмами  предприятия (организации) в целом.

      Организационный механизм включает в себя организационно-производственную структуру предприятия, формы специализации, кооперации, размеры отраслей и структурных  подразделений. В основу его формирования заложены следующие принципы:

• развитие, наряду с традиционными отраслями предприятий, подразделений, перерабатывающих продукцию сельского хозяйства;
• расширение сотрудничества с владельцами личных подсобных хозяйств и более эффективное использование их возможностей на основе взаимовыгодного сотрудничества;
• создание новых организационных форм внутри сельхозпредприятия (дочерних предприятий, хозяйствующих субъектов – ассоциированных членов и т.п.);
• создание структурных подразделений, ориентирующих работу предприятия на интересы рынка (коммерческие центры, маркетинговые службы и т.п.).

      Экономический механизм включает в себя системы  программно-целевого комплексного планирования, стимулирования непосредственных производителей в увеличении производства продукции  и улучшении ее качества, ценовой  механизм, внутрихозяйственный коммерческий расчет, основанные на следующих принципах:

• сочетание интересов граждан и предприятия за счет преодоления отчуждения крестьянина от земли, средств производства, произведенной продукции и полученного дохода;
• строгой зависимости оплаты труда от результатов хозяйственной деятельности и устранении любых проявлений уравниловки;
• предоставлении внутрихозяйственным подразделениям прав в планировании производства, ценообразовании, реализации продукции и распределении хозрасчетного дохода, в переходе на прямые связи на основе экономической заинтересованности и ответственности за выполнение договорных обязательств.

      Таким образом, совершенствование организационно-экономического механизма управления сельхозпредприятия обусловлено различными формами  собственности, организационно-правовыми  формами, моделями хозяйствования и  связано с поиском и освоением  решений, обеспечивающих реальное владение работниками результатами своего труда, определение степени их участия  в управлении производством, и на этой основе – повышение его эффективности.

Таблица 1.1 – Организационно-экономический  механизм управления

     1. 2 Сущность, виды и  функции управления предприятием

     1. 2 Сущность, виды и  функции управления предприятием

      Управление  предприятием (организацией) есть воздействие  на работников для достижения целей, стоящих перед предприятием (организацией) и его работниками (рисунок 1).

      Органы  управления занимаются координированием различных видов деятельности, выявляем потребности рынка в продукции  предприятия, соответственно организует ее производство в необходимом количестве и качестве в требуемые сроки, определяет техническую и экономическую  политику развития предприятия (организации), создают социально здоровые условия  труда и экологическую защиту.

      Задача  системы управления – обеспечить эффективное и прибыльное развитие производства продукции, оказания услуг  и их реализации. А это предполагает необходимость создания соответствующей  системы управления как внешними факторами бизнеса предприятия, так и внутренними факторами  производства продукции.

      Внешняя среда имеет два уровня макро- и микроэкономический.

      Воздействие макроэкономического уровня на экономику  хозяйствующих субъектов должно осуществляться, прежде всего, через  принятие нормативных актов. Поэтому  с позиции возможностей предприятия  больший практический интерес представляет микроэкономический уровень.

      Микроэкономический  уровень внешней среды включает в себя в основном предприятия  и организации, непосредственно  взаимодействующие между собой  на основе договоров, соглашений, учредительных  документов и т.п. При этом каждое предприятие имеет возможность  управлять процессами взаимодействия с этим уровнем внешней среды  путем изучения рынка сбыта и  гибкого реагирования на спрос своей  продукции, поиска выгодных партнеров, создания интегрированных формирований по производству, переработке и реализации продукции и установления других связей с внешней средой, позволяющих  предприятию занимать свою “нишу” в системе конкуренции.

      Отсюда  следует, что органы управления предприятием должны постоянно отслеживать деловую  среду, складывающуюся вне него, так  как она непрерывно изменяться.

      Внутренняя  среда предприятия – это все  то, что связано с эффективным  производством и реализацией  продукции. К идеям повышения  производительности труда в условиях рынка прибавилось требование производить  продукцию, необходимую рынку, что  является уделом управления внутренними  процессами – организацией производства и труда на предприятии.

      Система управления предприятием состоит из ряда функциональных подсистем: стратегического  управления предприятием, управления персоналом, производством, маркетингом, финансами и управления развитием  или инновациями.

      Задачами  стратегического управления являются: обеспечение экономического роста  предприятия, повышение его конкурентоспособности, выбор эффективной специализации  и минимизация издержек производства.

      Важная  роль в эффективном функционировании предприятия принадлежит управлению персоналом. В его задачи в соответствии с реализацией стратегии развития предприятия, принятой на уровне стратегического  управления и потребностей текущего производства, входят:

• разработка штатного расписания и изменений к нему на основе функционирующей структуры производства;
• организация работы по составлению должностных инструкций руководителей и специалистов и по проведению аттестации рабочих мест;
• обеспечение предприятия соответствующими кадрами в необходимом количестве, имеющими нужную квалификацию;
• обучение работников в соответствии с принятой технологией и организацией производства продукции;
• составление стратегической отчетности по трудовым показателям и т.п.;
• систематическое отслеживание численности работающих по структурным подразделениям;
• проведение объективной оценки результатов деятельности каждого работника как основы эффективной мотивации его труда;
• обеспечение прав и гарантий социальной защиты каждому нуждающемуся при определении четкого круга его обязанностей, что обеспечивается внедрением контрактно-договорной системы найма, организации и оплаты труда;
• обеспечение безопасности и здоровых условий.

      Весьма  актуальным в сложившейся ситуации является подбор руководителя предприятия, который, особенно в организациях с  коллективно-долевой формой собственности, где органы самоуправления активно  влияют на производственную деятельность, должен быть не просто руководителем  производства, но и лидером.

      Основными задачами подсистемы управления производством  является производство и поставка продукции  на рынок с приемлемым качеством  и по возможности низкой себестоимостью. На практике это означает, что данная подсистема управления должна стремиться к повышению технологической  эффективности с помощью внедрения  передовых ресурсосберегающих технологий путем соответствующей организации производства и труда, оптимального выбора специализации.

     1. 3 Управленческие уровни  организации

      До  недавнего времени информация непосредственно  не считалась важным активом. Процесс  управления выполнялся благодаря персональному  искусству и интуиции и включает несколько уровней (рисунок 1.2). Это  все, однако, в прошлом. Сегодня немногие руководители могут позволить себе игнорировать то, как информация обрабатывается и используется. Эффективность работы предприятий требует мощной информации и системы связи. Информационные системы помогают оптимизировать этот поток информации, и обеспечивают эффективность индустриальной экономики. К новым возможностям управляющих  информационных систем относятся, в  первую очередь, системы поддержки  принятия решений. Такие системы  должны быть интерактивными, включать и данные, и модели, чтобы помочь в принятии решений проблем, особенно плохо формализованных.

Рисунок 1.2 – Уровни управления предприятием

      Анализ  исходных данных на низшем, оперативном  уровне, нахождение связи между ними, получение информации на их базе и  ее использование на более высоких  уровнях управления, функциональном и стратегическом, является важнейшей  задачей всех подразделений объединения, как одной из отраслей народного  хозяйства.

      Сложность задач, на каждом из этих уровней, обуславливается  таким понятием, как структурированность.

      Оперативный уровень. Обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменение входной текущей информации. В нем достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Его называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. В нем большой объем занимают учетные задачи.

      На  оперативном уровне задачи почти  полностью структурированы, т.е. известны все их элементы и связи между  ними, и решение их может быть организовано практически без участия  человека.

      Функциональный  уровень. Обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа  информации, подготовленной на первом уровне. В нем большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач  уменьшается, но возрастает их сложность. Для решения требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих  сведений и т.п. Управление связано  с некоторой задержкой от момента  поступления информации до принятия решений и их реализации, а также  от момента реализации решений до получения реакции на них.

      Стратегический  уровень. Обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Так как результаты принимаемых решений проявляются  спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция  управления, как стратегическое планирование. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

      На  двух этих более высоких уровнях, функциональном и стратегическом, задачи частично или полностью неструктурированны, в отличии от оперативного. Для  их решения, во-первых, используются специальные  математические методы и, во-вторых, должно быть обеспечено требование наличия  максимально полной исходной информации для получения адекватного результата. Управленческому аппарату, в этом случае, приходится принимать решения  в условиях большой неопределенности, связанной с меняющейся ситуацией  и недостаточностью информации, роль информационных технологий заключается  не в замене человека компьютером, а  в расчете возможных последствий. Такие компьютерные системы, называемые системами поддержки принятия решений. помогая нахождению ответов на вопросы  «что, если?»,  оставляют право  на принятие решений за человеком. 

      Экономические объекты являются сложными, частично наблюдаемыми и частично управляемыми, поэтому в экономике существует ²барьер формализованных знаний². С появлением ЭВМ процесс формализации знаний существенно облегчился как за счет появления новых методов, так и возможности привлечения к формализации знаний профессионалов в области экономики и профессиональных математиков.

      При решении управленческих задач используется и экономическая, и управленческая информация. К экономической информации относится совокупность различных  сведений, характеризующих производственные отношения в обществе и отражающих акты хозяйственной деятельностью  предприятий с помощью системы  натуральных и стоимостных показателей (нормативных, плановых и фактических). Управленческая деятельность заключается  в выработке управленческих решений, доведения их до исполнителей с последующим  оцениванием результатов исполнения. Эффективное управление требует специальных знаний в работе с документами, используемыми в работе предприятия, из которых можно выделить три основных типа – входящие, исходящие и внутренние. Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении. Документы содержат информацию, которая является предметом труда в управленческой деятельности и превращается в один из видов ресурсов, наряду с материальными, трудовыми и финансовыми. Она является основой управления любым объектом хозяйствования. Экономическая информация, в зависимости от ее отношения к функции управления предприятия, подразделяется на планово-нормативную, учетную и аналитическую. И управленческую информацию можно определить как экономическую, которая необходима для принятия управленческих решений при решении экономических проблемных ситуаций. Главное ее назначение –  дать полную информационную картину возникшей проблемной ситуации, необходимую для принятия рационального решения.

     1.4 Типы информационных  систем

     Рассмотрим  определенные категории систем, обслуживающих  каждый организационный уровень  и их значение в организации. Таблица 1.2 показывает определенные типы информационных систем, которые соответствуют каждому организационному уровню. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения - Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы - Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы работы знания — Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства -Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов - Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях разработаны, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Таблица 1.2 – Шесть главных типов информационных систем, необходимых для четырех уровней организации