Информационные технологии как средство повышения эффективности управления образовательным учреждением

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

государственное образовательное учреждение 

высшего профессионального образования

«Ярославский государственный педагогический университет им. К.Д. Ушинского»

Институт педагогики и психологии

Специальность 080507.65 – «менеджмент организации»

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ (ДИПЛОМНАЯ) РАБОТА

на тему: «Информационные технологии как средство

повышения эффективности управления образовательным учреждением»

Ярославль

2008

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 2

ГЛАВА I.     Теоретико-методологические основы информационных технологий как средства повышения эффективности управления образовательным учреждениЕм. 7

1.1. Характеристика информационных технологий как средства повышения  эффективности управления образовательным учреждением 7

1.2. Использование информационных технологий в управлении образовательным учреждением 29

ГЛАВА II.     ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК СРЕДСТВО ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ 38

2.1. Характеристика бызы исследования 38

2.2. Исследование использования информационных технологий в территориальной администрации Заволжского района мэрии города Ярославля 48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63

БИБЛИОГРАФИЯ 6

ВВЕДЕНИЕ

Информация - явление несравненно более древнее, чем человеческая цивилизация. Природа в ходе эволюции передавала закодированную информацию от одного живого организма другому. С первых шагов своих люди ищут и находят новые средства передачи и хранения информации. Об этом рассказывают и наскальные рисунки, и иероглифические папирусы древних египтян. Однако никогда ранее человечество не накапливало информацию и знания столь стремительными темпами.

Поскольку распространяющаяся информация охватывает сотни миллионов, даже миллиарды людей, она становится все более заметной материальной силой, воздействующей не только на технический вопрос, но и на экономику, на социальную сферу, на характер современного мышления.

Все очевиднее возрастающая зависимость национального развития от состояния информационных ресурсов. Информационное невежество в наши дни ведет к технологическому банкротству и национальному унижению, к превращению страны в сырьевую колонию или свалку устаревшей технологии.

Реальными в "новом информационном мире" оказались, прежде всего, два момента. Во-первых, ранее буквально невиданное насыщение общества информационной техникой, которая проникает повсюду: в правительственные учреждения и деловые конторы, в больницы и библиотеки, на заводы и в научно-исследовательские институты, в банки и магазины, в аэропорты, полицейские участки и что особенно нас интересует в контексте рассматриваемой проблемы в школы и университеты. Во-вторых, многократно возросло число ее служителей.

В мировой истории сошлись как бы три могучих потока: потоки технологии, информации и людей, являющихся создателями или служителями того и другого. В известной мере можно говорить о создании новой, наиболее могущественной в информационном отношении, из всех ранее существовавших цивилизаций. В этой цивилизации на наших глазах начинают исчезать ремесла, имеющие тысячелетние традиции, и возникают ранее неизвестные. Меняются функции и задачи работников, характер их труда. Происходят огромные перемены в формах и организации управления.

Современная социокультурная ситуация требует подъема общеобразовательных учреждений, связанного с необходимостью их целостного развития по мере перехода из одного качественного состояния в другое. Развитие образовательных учреждений обусловлено процессом информатизации общества, который в последние годы приобрел глобальный характер. Информатизация образования выступает одним из направлений его фундаментализации. Одним из направлений информатизации образования является разработка модели управления образовательным учреждением на основе использования средств информационно-коммуникативных технологий. Информатизация управления образованием способствует моделированию высокоорганизованной информационной среды, оказывающей влияние на все стороны жизнедеятельности современного общества, обусловливая процессы интеллектуализации деятельности членов общества во всех сферах, включая сферу образования, изменение структуры общественных взаимоотношений, взаимосвязей, инициируя формирование прогрессивных тенденций развития производительных сил. Однако на практике реализация информационных технологий как средства повышения эффективности управления образовательными учреждениями выявляет ряд противоречий:

- между потребностями  в компьютеризации управления  образовательными учреждениями  и их возможностями в разработке  управляющей информационной системы;

- между необходимостью  поступательного развития школы  с учетом обновления среды  и отсутствием методологически  обоснованного алгоритма, обеспечивающего  процесс развития в условиях  компьютеризации управленческой  деятельности;  
- между декларированием стимулирования инновационного поиска как основы развития образовательных учреждений и разработкой современной информационно-коммуникативной модели управления образовательным учреждением.  
Выявленные противоречия позволили определить тему настоящего исследования - «информационные технологии, как средство повышения эффективности управления образовательными учреждениями».

База исследования: общий отдел и отдел образования территориальной администрации Заволжского района мэрии города Ярославля.

Проблема исследования: являются ли информационные технологии средством повышения эффективности управления образовательным учреждением.

Цель: определить условия, при которых информационные технологии способствуют повышению эффективности управления образовательным учреждением.

Объект исследования: процесс повышения эффективности управления образовательным учреждением по средствам информационных технологий.

Предмет исследования: условия, при которых информационные технологии способствуют повышению эффективности управления образовательным учреждением.

Гипотеза: информационные технологии являются средством повышения эффективности управления образовательным учреждением при следующих условиях:

1. планирования внедрения информационных технологий в процесс управления образовательным учреждением; 
2. наличия АРМ для каждого сотрудника органа управления (100%-ное обеспечение);
3. организация систематических курсов повышения компьютерной грамотности для пользователей;
4. создания единой базы данных.

Задачи:

1. изучить теоретико-методологические основы информационных технологий, как средства повышения эффективности управления образовательным учреждением;
2. изучить опыт использования информационных технологий в управлении образовательным учреждением;
3. выявление особенностей применения информационных технологий в управлении образовательным учреждением в разных регионах России;

Методы исследования.

1. теоретические:

• анализ,
• синтез,
• выводы на основе изучения управленческой литературы.

2. эмпирические:

• изучение документации,
• беседа,
• тестирование.

Структура работы: выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографии, приложений.

Во введении нами доказана актуальность темы и приведен аппарат исследования.

В первой главе «теоретико-методологические основы информационных технологий как средства повышения эффективности управления образовательным учреждением» дана характеристика информационных технологий как средства повышения эффективности управления образовательным учреждением, а так же описаны методы использования информационных технологий в управлении образовательным учреждением.

Во второй, главе «информационные технологии как средство повышения эффективности управления образовательным учреждением» нами рассмотрена база исследования, проведено исследование использования информационных технологий в территориальной администрации Заволжского района мэрии города Ярославля.

В заключении содержатся выводы по результатам проведенного исследования.

Библиография содержит 30 источников.

ГЛАВА I.  Теоретико-методологические основы информационных технологий как средства повышения эффективности управления образовательным учреждением.

1. Характеристика информационных технологий как средства повышения  эффективности управления образовательным учреждением.

Термин «информация» - один из самых популярных в нашем лексиконе. Очевидно, что любая деятельность человека основывается на информации.

Информация – это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.) и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами [19].

Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а другому - мало или ничего. То есть «информировать» в терминах теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники информации и ее получателей в информационную систему. Как говорилось выше, активными участниками информационного обмена необязательно должны быть люди: обмен информацией происходит также в животном и растительном мире, но когда речь идет о человеке как об участнике информационного процесса, то имеется в виду смысловая или семантическая информация.

Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств, от которых непосредственно зависит эффективность принимаемых решений.

Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность – меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

Теперь, когда мы определились с понятием «информация», дадим определение собственно предмету нашего изучения – информационной технологии.

Как известно, технология – это совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса. Но другими словами можно сказать, что, в сущности, любая технология (в том числе и технология информационная) представляет собой инструмент для достижения поставленных целей.

Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начинали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии», «автоматизированные информационные технологии» и д.р. Конечно, существует множество определений данного термина [21].

По определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология – это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Информационные технологии – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации, а так же способы ее защиты от несанкционированного использования.

Наиболее короткое и лаконичное определение информационной технологии предложено в учебном пособии А.В. Соловьева. Информационные технологии – систематизированная совокупность методов, средств и действий по работе с информацией [21].

Кроме того, информационная технология – это совокупность средств и методов, представляющая собой целостную техническую систему, которая призвана обеспечить эффективность в процессах деятельности на том или ином иерархическом уровне за счет эффекта интеграции и взаимодействия элементов информационной технологии, таких, как компьютерные комплексы, компьютерные сети, интеллектуальные терминалы, комплекс средств и методов организации массивов данных, кодирования, поиска информации и д.р. [Энциклопедия «Информационные технологии в бизнесе»]

По сложившейся традиции, информационными технологиями принято называть программные комплексы, что не является корректным, так как они являются лишь их частью. Так же под современными или новыми информационными технологиями понимаются компьютерные технологии. Это обусловлено тем, что управленческая деятельность основана на одновременной реализации различных информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений (сбор, накопление, выдача и защита данных). Исходя из этого, современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности базируются на совместном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Информационная технология предполагает наличие объекта воздействия (данных на материальном носителе), целенаправленного изменения какого-либо его свойства, соответствующих методов его преобразования. Конкретное воплощение информационной технологии выражается прежде всего в выборе и реализации методов преобразования, т.е системы средств и методов их использования. В этом отношении конкретная информационная технология для своей реализации предполагает наличие:

• комплекса соответствующих технических средств, выполняющих процесс преобразования;
• системы средств управления техническим комплексом (для вычислительной техники это программные средства);
• организационно-методического обеспечения, увязывающего осуществление всех действий технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного процесса в рамках обеспечения определенной функции управленческой деятельности.

Переходя к вопросу об эффективности управления образовательным учреждением. Отметим требования информационных технологий как к средству повышения эффективности государственного управления:

1. Информация - это стратегический ресурс. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих госструктуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах.
2. Информация должна отвечать комбинации целей, которые ставит управленческая структура, с теми средствами, которыми она намерена их добиваться. Ее качественность и достаточность позволяют госструктуре иметь перед собой действенный план, определять реальные и точные цели управленческих воздействий.
3. Систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ поступающей информации, ее объемов, качества и актуальности можно возложить на соответствующий орган, например информационно-аналитический отдел или аналитическую группу. Такое подразделение наряду с определением результативности поступающей информации должно прогнозировать ее влияние на деятельность органа управления.
4. Помимо официальной информационной системы должна использоваться и неформальная система. Неформальная система в отличие от формальной не связана структурными ограничениями и последовательностью отдельных операций. 
5. Аксиомой является тот факт, что информация обладает только потенциальной возможностью стать полезной для пользователя. Действительная цена информации выявляется после ее использования, часто через несколько лет. Следовательно, принцип, которого придерживаются японские менеджеры, является единственно верным - не делить первичную информацию на нужную и ненужную, а собирать всю. В органах государственного управления данное умозаключение приобретает особенно глубокий смысл.      
6. Среди технологических нововведений, обещающих рост производительности труда, как рядовых сотрудников, так и руководящего звена, хотелось бы отметить следующее новшество - расширение возможности управления базами данных. Система  управления базами данных - это пакет программ, предназначенный для того, чтобы обеспечить системный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним. Существует технология, позволяющая накапливать данные в одной центральной базе и обеспечивать доступ сотрудников-специалистов к сведениям, относящихся к их компетенции.

Безусловен тот факт, что информационные системы, информационные технологии могут привести к повышению производительности государственного управления [18]. Однако, технология - это не сам успех, необходимо компетентное, энергичное, ответственное  руководство. Важно оценить варианты предполагаемого использования информационной технологии с точки зрения организационной системы в целом.

Рассмотрим классификацию информационных технологий, а так же классификацию компьютерных технологий.

1. По типу обрабатываемой информации: для данных – системы управления базами данных, табличные процессы, для текста – текстовые процессы, для графики – специальные графические процессоры, для знаний – экспертные системы, для изображения и звука – мультимедийные средства.

2. По универсальности среди информационных технологий выделяются:
1. обеспечивающие информационные технологии – технология обработки информации, которая используется как инструментарий для решения задач в различных предметных областях (например, электронные таблицы).
2. Функциональные информационные технологии – модификация обеспечивающих информационных технологий, при которой реализуется одна предметная технология (например, только анализа бюджетных показателей плановым отделом местной администрации).
3. По типу интерфейса:
1. Операционной системы:
1. Однозадачная операционная система (в каждый момент времени выполняется не более одной программы), многозадачная операционная система, многопользовательская операционная система.
2. Командный интерфейс операционной системы обеспечивает взаимодействие пользователя и информационной системы с помощью команд, вводимых с клавиатуры (например, DOS), WIMP (Windows image menu point) – окно с пиктограммами доступных программ (MS Windows), SILK (Speech Image Language Knowledge) – распознавание речевых команд.
2. Прикладного интерфейса функциональных информационных технологий:
1. Пакетная (пользователь после запуска программы уже не вмешивается в ее работу) – применяется, если алгоритм решения задачи формализован, и процесс не требует вмешательства человека, имеется большой объем вводных, выходных и промежуточных, длительное время решения задачи обусловлено большими объемами данных, регламентированность.
2. Диалоговая (является дополнением пакетной, когда отсутствует жестокая последовательность операций обработки данных).
3. Сетевая обеспечивает взаимодействие многих пользователей, что позволяет децентрализовать процесс обработки информации, обеспечить одновременную работу над большими документами, коллективно использовать данные.

Классификация компьютерных информационных технологий по степени автоматизации задач управления, типу пользовательского интерфейса и способу построения сети ЭВМ:

Однако существуют и более развернутые классификации. Например, классификация предложенная в учебном пособии под редакцией Г.А. Титоренко [7].

• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления;
• класс реализуемых технологических операций;
• тип пользовательского интерфейса;
• способ построения сети.

1. По степени централизации технологического процесса информационные технологии в системах управления делят на:

1. централизованные;  
2. децентрализованные;
3. комбинированные технологии.
2. По типу предметной области выделяют функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся:
1. бухгалтерский учет;
2. страховая деятельность;
3. банковская деятельность;
4. налоговая деятельность;
5. аудит и другие.
3. По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют:
1. автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники;
2. автоматизацию функций правления;
3. информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам;
4. электронный офис, как программно-аппаратных комплекс для автоматизации и решения офисных задач;
5. экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.
4. По классам реализуемых технологических операций информационные технологии рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера такими как:
1. текстовые и графические редакторы;
2. табличные процессоры,
3. системы управления базами данных;
4. мультимедийные  системы;
5. гипертекстовые системы и др.
5. По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии:
1. пакетная информационная технология не предоставляет пользователю возможности влиять на обработку  информации;
2. диалоговая технология позволяет пользователю взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений;
3. сетевая автоматизированная информационная технология предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам.
6. По способу построения сети:
1. локальные;
2. многоуровневые (иерархические);
3. распределительные. (Приложение)

 Итак, приступим к описанию  характеристики информационных  технологий в управлении образовательными  учреждениями. Причем рассмотрим не только организацию этого процесса непосредственно в образовательном учреждении, но и еще каким образом органы государственной власти управляют образовательными учреждениями. А так же на основе данных полученных в ходе исследования определим, являются ли информационные технологии средством повышения эффективности управления образовательными учреждениями. 

В современных условиях развития общества именно от руководителя образовательного учреждении зависит использование новых информационных технологий в школе, т.к. только руководитель определяет приоритеты в развитии учреждения. Если руководитель сам использует информационные технологии в управлении и глубоко осознает необходимость внедрения информационных технологий в образовательный процесс, то он способен оказать всемерную поддержку учителю и преподавателю, который в конечном итоге формирует, воспитывает и подготавливает представителя нового поколения для существования в новой информационной среде. Причем поддержка в таком случае осуществляется комплексно – от направления учителя на учебу до обеспечения его необходимой материально-технической базой и программно-педагогическими средствами.

Сейчас можно сказать, что многие приоритеты, в развитии информационных технологий в образовательных учреждениях меняются. На первый план выходит уже не материально-техническая, а программно-педагогическая составляющая. Программное обеспечение предметов во многих образовательных учреждений России оставляет желать лучшего.

Эффективность управления районной образовательной системой складывается из многочисленных компонентов: это и эффективность образовательного процесса, начиная с результативности процесса и заканчивая отношениями в коллективах, это и анализ финансовых потоков и т.д. Вся совокупность параметров, определяющих эффективность управления районной образовательной системой взаимосвязана и взаимозависима, что затрудняет статистическое исследование и выявление значимости отдельных факторов.

Во многих, если не сказать во всех случаях, оценка эффективности носит эмпирический, экспертный характер, является субъективной. Более того, субъективные критерии эффективности не могут быть оценены статистическими методами по результатам, собранным за длительный период, поскольку эти критерии сильно колеблются во времени: часть из них отвергается, часть - появляется, что связано в появлением новых технологий как в образовании, так и в управлении образованием, стимулированных не в последнюю очередь бурным техническим прогрессом.