Информационные технологии как фактор повышения эффективности деятельности организации (на примере ООО «Санаторий «Юбилейный»)

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

на тему:

«Информационные технологии как фактор повышения эффективности деятельности организации (на примере ООО «Санаторий «Юбилейный»)»

Содержание

Введение           3

Глава 1. Теоретические аспекты применения информационных

технологий           6

1. Особенности использования информационных технологий

в деятельнсти современных организаций     6

2. Особенности применения информационнх технологий в

санаторно-курортной  сфере       22

3. Влияние информационных технологий на эффективность

деятельности  санатория       26

Глава 2. Анализ применения информационных технологий

в ООО «Санаторий«Юбилейный»       29

2.1.  Общая характеристика и анализ технико-экономических

показателей деятельности ООО «Санаторий «Юбилейный» 29

2.2.  Анализ применения информационных технологий для

автоматизации деятельности ООО «Санаторий «Юбилейный» 43

Глава 3. Разработка мероприятий по совершенствованию

Информационныхтехнологий  ООО «Санаторий «Юбилейный»  57

3.1. Рекомендации по повышению эффективности

использования информационных технологий в деятельности

ООО «Санаторий «Юбилейный»      57

3.2. Расчет экономической эффективности предложенных

мероприятий         66

Заключение          74

Список  использованной литературы      78

Приложения          80

Введение

Сравнительно недавно, еще 15-20 лет тому назад, использование вычислительной техники в деятельности санаторно-курортных учреждений (СКУ) было большой редкостью. Круг решаемых с ее помощью задач был крайне ограничен. Сейчас картина совершенно иная - вряд ли найдется санаторно-курортное учреждение, не использующее в своей повседневной деятельности вычислительную технику. Мы уже не мыслим категориями «компьютер», «программа». Сегодня мы говорим об «информационных системах», подразумевая под этим понятием комплекс технических, системных и прикладных программных средств, коммуникационных систем предназначенных для комплексной автоматизации деятельности санаторно-курортных учреждений. И ни у кого не возникает сомнения о необходимости их более широкого применения для решения актуальных задач стоящих перед санаторно-курортной отраслью. А они в сложившихся социально-экономических условиях значительно изменились и усложнились. В условиях острой конкурентной борьбы за «клиента» санатории, пансионаты вынуждены находить новые формы, менять сложившиеся стереотипы своей деятельности, повышать качество и расширять спектр предоставляемых услуг, оперативно реагировать на постоянно меняющуюся конъюнктуру рынка. Все это требует высокой оперативности в работе служб и подразделений СКУ, принятии адекватных управленческих решений, а равно – необходимости оперативной обработки объемных и разнообразных информационных массивов. Сделать это быстро и качественно можно только с помощью информационных систем. Альтернатив, по меньшей мере, в обозримом будущем – нет.

Актуальность темы выпускной квалификационной работы (далее ВКР) состоит в том, что информационные технологии являются важным фактором не только улучшения управления здравоохранения, но и повышения качества медицинской помощи на всех этапах, в том числе санаторно-курортном. Потребности санаторно-курортных учреждений в автоматизации процессов сбора, обработки и передачи информации велики. Правильный выбор направления внедрения информационных технологий существенно зависит от финансовых возможностей санаториев, особенностей состояния здоровья и социальных условий обслуживаемого контингента и общего уровня компьютеризации санаторно-курортного учреждения.

Объект: санаторно-курортная деятельность ООО «Санаторий «Юбилейный»».

Предмет: применение информационных технологий в деятельности ООО «Санаторий «Юбилейный»».

Целью ВКР является:

- изучение теоретических аспектов применения современных информационных компьютерных технологий в сфере санаторно-курортных услуг;

- разработка мероприятий по совершенствованию информационных технологий в деятельности  ООО «Санаторий «Юбилейный».

В соответствии с целью работы ставятся следующие задачи:

1. изучение теоретических основ информационного обеспечения управления организацией;
2. анализ применения информационных технологий в ООО «Санаторий «Юбилейный»;
3. разработка рекомендаций по совершенствованию информационного обеспечения управления организацией  ООО «Санаторий «Юбилейный»;
4. расчёт экономической эффективности от предлагаемых мероприятий.

В процессе подготовки ВКР использовались учебная и специальная литература по информационному обеспечению, информационным системам и технологиям управления, периодические издания (газеты, журналы), справочники, энциклопедии, информационные ресурсы сети Интернет, материалы бухгалтерской отчётности ООО «Санаторий «Юбилейный».

Был произведен анализ технико-экономических  показателей деятельности и информационного  обеспечения управления рассматриваемого предприятия.

Исследование проводилось с  использованием методов: анализа теоретических источников по теме исследования, анализа и синтеза, наблюдения, сравнения, моделирования и др.

ВКР состоит из введения, трёх глав, заключения, списка литературы и приложений.

Во введении определены цели, актуальность, задачи исследования, предмет и объект.

В первой главе рассмотрены теоретико-методологические основы, изучение информационных технологий в санаторно-курортной сфере, значение и роль автоматизации деятельности.

Во второй главе проанализирована деятельность ООО «Санаторий «Юбилейный», оценена степень автоматизации, выявлены основные недостатки.

В третьей главе на основе проведенного исследования во второй главе, предложен проект мероприятий по совершенствованию  автоматизации деятельности ООО «Санаторий «Юбилейный» и рассчитан экономический эффект от их внедрения.

В заключении сформулированы основные выводы и предложения, полученные в результате работы над ВКР.

Глава 1. Теоретические аспекты применения информационных технологий

1.1. Особенности использования информационных технологий в деятельности современных организаций

Информационная технология  - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, передачу и отображение информации.

Каждый этап развития информационных технологий определяется техникой, программными продуктами, которые используются, т.е. уровнем научно-технического прогресса  в этой области.

В начале шестидесятых годов было характерно решение трудоемких задач, в частности, в области бухгалтерского учета с централизованным коллективным использованием вычислительных средств.  
Централизованная обработка экономических данных имеет достоинства: Возможность обращения пользователей к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры. Сравнительная легкость внедрения новых решений благодаря наличию специализированных подразделений предприятия (вычислительных центров). 

Недостатки централизованной обработки: ограничена ответственность пользователей за результаты решения экономических задач. Ограничены возможности пользователя по получению и использованию информации.

Этап середины семидесятых годов  связан с появлением ПЭВМ. Происходит смещение технологических процессов с ориентацией на индивидуального пользователя, с внедрением частичной децентрализации и полной децентрализованной обработки данных. Достоинства децентрализованной обработки: повышается ответственность пользователей за качество результатов решения экономических задач. Появляются возможности для проявления инициативы и творческого развития пользователя. Недостатками децентрализованной обработки экономических данных: Сложность стандартизации из-за большого числа уникальных достижений. Психологическое неприятие пользователями рекомендуемых стандартов и готовых продуктов. Неравномерность развития уровня информационной технологии на местах и зависимость этого уровня от квалификации пользователя.

С начала девяностых годов ориентировка меняется на использование локальных сетей компьютеров с выходом на региональные и глобальные сети (Internet, SWIFT и др.). Ориентация технологических процессов вновь смещается в сторону централизованной обработки экономических данных.

Современный уровень развития бизнеса предъявляет принципиально новые требования к информационному обслуживанию. Появление новых технологий организации информационных процессов связано, прежде всего, с использованием компьютерных технологий.

Особенность современного общества заключается  в непрерывном обмене информацией. Резкий рост объема информации привел к настоятельной потребности не только в новых технических информационных системах, но и в разработке новых методов обработки, накопления и распространения информации. Все это дало мощный толчок развитию информатики, информационной техники и информационного обеспечения.

Под термином «информационное обеспечение» понимается, во-первых, органически  взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления. Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения [20].

Задачи информационного обеспечения управления состоят в следующем:

- удовлетворение информационных  потребностей управляющих органов;

- определение и отбор источников  информации;

- правильная интерпретация и  систематизация полученных данных:

- проверка достоверности, полноты  и непротиворечивости данных;

- исключение дублирования информации;

- представление данных в едином  и удобном для восприятия формате;

- многократное использование полученной  информации;

- постоянное обновление данных.

От совершенствования информационного  обеспечения возможны следующие положительные результаты.

1. Возможная экономия расходов за счёт снижения:
• фонда заработной платы,
• коммунальных услуг,
• стоимости программного обеспечения,
• расходов на почту,
• расходов на оформление договоров,
• расходов на перераспределение сырья.

2) Устранение возможных расходов  в будущем:

• избежание будущего роста численности персонала,
• снижение стоимости обслуживания.

3) Возможные нематериальные выгоды:

• улучшение качества информации,
• повышение производительности,
• улучшение и ускорение обслуживания,
• более оптимальные решения,
• улучшение контроля,
• уменьшение просроченных платежей,
• полное использование программного обеспечения.

В настоящее время большое распространение  получила концепция распределенных автоматизированных систем, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - комплекс среди числительной техники и программного обеспечения, располагающийся, непосредственно  на рабочем месте сотрудника и  предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

Одной из наиболее важных проблем, с  которыми приходится сталкиваться при  создании АРМ специалистов, является определение состава функционального программного обеспечения. С помощью правильного подбора функционального программного обеспечения достигается ориентация на конкретного специалиста и соответствующий круг задач, что способствует наиболее полной и эффективной реализации функций каждого сотрудника [22].

Основные группы программных средств, используемых для автоматизации наиболее часто встречающихся функций, выполняемых сотрудниками:

• системы подготовки текстовых документов (текстовые редакторы и настольные издательские системы);
• системы обработки финансово-экономической информации (табличные редакторы и другие подобные программы);
• системы управления базами данных;
• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• личные информационные системы (органайзеры);
• Web-браузеры;
• программы для работы с электронной почтой;
• экспертные системы;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;
• системы обработки изображений документов;
• системы оптического распознавания символов;
• системы управления документами и организации электронного документооборота.

Рост объемов перерабатываемой информации и накопленный опыт использования  современных технологий ее обработки  в различных областях привели  к необходимости пересмотреть такую  традиционную область обработки  информации, как управление данными. Новый подход к обработке информации нашел наиболее яркое отражение в концепции баз данных. Концепция баз данных стала определяющим фактором при создании эффективных систем автоматизированной обработки информации.

Качество информационного обеспечения  гарантируется за счет концентрации информации в базах данных, повышения интеллектуального уровня информационных систем средствами баз знаний.

База данных (БД) – специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние выделенной предметной области в реальной действительности и предназначенной для совместного использования при решении задач многими пользователями. Организуется так, что данные собираются однажды и централизованно хранятся (и модифицируются) в виде, доступном всем специалистам или системам программирования, которые могут их использовать.

Одна из важных черт БД – независимость  данных от особенностей прикладных программ, которые их используют, а также возможность создания этих программ в такой форме, что изменение особенностей хранения, логической структуры или значений данных не требует изменения программ их обработки.

Банк данных (БД)- автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В состав банка данных входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, систему управления базами данных, а также библиотеки запросов и прикладных программ.

Центральную роль в функционировании банка данных выполняет система  управления базой данных.

Система управления базами данных (СУБД)- это пакет программ, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы. Система обеспечивает сохранность данных, их конфиденциальность, перемещение и связь с другими программными средствами

Создание и применение СУБД призвано к максимальному удовлетворению требований, предъявляемых к эффективным базам данных.

Достоинства СУБД:

• контроль за избыточностью данных;
• непротиворечивость данных;
• больше полезной информации при том же объеме хранимых данных;
• совместное использование данных;
• поддержка целостности данных;
• повышенная безопасность;
• применение стандартов;
• повышение эффективности с ростом масштабов системы;
• возможность нахождения компромисса при противоречивых требованиях;
• повышение доступности данных;
• улучшение показателей производительности;
• упрощение сопровождения системы за счет независимости данных;
• улучшенное управление параллельностью;
• развитые службы резервного копирования и восстановления.

Недостатки СУБД:

• сложность;
• размер;
• стоимость;
• дополнительные затраты на аппаратное обеспечение;
• затраты на преобразование;
• производительность;
• серьезные последствия при выходе системы из строя.

Среди наиболее ярких представителей СУБД можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borlandd Base, Borland Paradox, Microsoft Visual Fox Pro, Microsoft Visual Basic, а также СУБД Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии – «клиент-сервер» [6].

«Клиент-сервер» означает такой  способ взаимодействия программных  компонентов, при котором они образуют единую систему. Как видно из самого названия, существует некий клиентский процесс, требующий определенных ресурсов, а также серверный процесс, который эти ресурсы предоставляет. При этом совсем необязательно, чтобы они находились на одном и том же компьютере. На практике принято размещать сервер на одном узле локальной сети, а клиенты – на других узлах. На рисунке1 показана архитектура типа «клиент/сервер»:

Рис. 1. Общая схема  построения систем с архитектурой «клиент/сервер»

Этот тип архитектуры обладает приведенными ниже преимуществами:

• обеспечивается более широкий доступ к существующим базам данных;
• повышается общая производительность системы. Поскольку клиенты и сервер находятся на разных компьютерах, их процессоры способны выполнять приложения параллельно. При этом настройка производительности компьютера с сервером упрощается, если на нем выполняется только работа с базой данных;
• стоимость аппаратного обеспечения снижается. Достаточно мощный компьютер с большим устройством хранения нужен только серверу – для хранения и управления базой данных;
• сокращаются коммуникационные расходы. Приложения выполняют часть операций на клиентских компьютерах и посылают через сеть только запросы к базе данных, что позволяет существенно сократить объем пересылаемых по сети данных;
• повышается уровень непротиворечивости данных. Сервер может самостоятельно управлять проверкой целостности данных, поскольку все ограничения определяются и проверяются только в одном месте. При этом каждому приложению не придется выполнять собственную проверку;
• эта архитектура весьма естественно отображается на архитектуру открытых систем.

Выполняемые клиентом и сервером операции приведены в табл. 1:

Таблица 1

Выполняемые операции клиентом и сервером

Одним из наиболее эффективных способов для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать является внедрение  систем электронного документооборота [3].

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

При выборе системы управления документами  необходимо учитывать следующие параметры: легкость освоения и удобство в работе, возможность интеграции с другими автоматизированными системами и работы в вычислительных сетях, надежность системы, наличие средств защиты информации.

На российском рынке предлагается достаточное число программных  продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов. Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1С: Электронный документооборот» (рис.2).

Эта программа предназначена для  автоматизации движения потоков  документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документа.

Многие операции выполняются автоматически, например, автоматически осуществляется контроль за документами, находящимися в работе, а также прием документов.

Программа позволяет настраивать  маршрут прохождения документов. При этом для каждой точки маршрута можно установить право просмотра  или редактирования документа, а также указать точки, в которых происходит рассылка копий документа другим пользователям.

Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют специальные программные средства - Web-браузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.

Рис. 2. Система электронного документооборота «1С: Электронный документооборот»

Современные информационные системы состоят из нескольких видов обеспечивающих подсистем, к которым относятся: техническое, программное, информационное, организационное, правовое и эргономическое обеспечение.

Техническое обеспечение представляет собой комплект технических средств, обеспечивающих функционирование информационной системы. В него входят персональные компьютеры, периферийное оборудование (принтеры, сканеры, плоттеры и т.д.), а также средства оргтехники (ксероксы, факсы и т.д.). Средства оргтехники целесообразно включать в техническое обеспечение информационной системы, так как они органично встраиваются в систему сбора, передачи и обработки информации и являются неотъемлемым атрибутом современного офиса. Кроме того, функции принтера, ксерокса, факса выполняет одно устройство.

Выбор необходимого состава технических средств должен определяться, прежде всего, функциональным значением информационной системы и соответствующей предметной областью. Программное обеспечение – это совокупность программ и документации на них, реализующих основные функции информационной системы [25].

Рынок программного обеспечения, предназначенный для реализации задач в социальной и санаторно-курортной сфере достаточно обширен. Необходимость разработки собственного программного обеспечения возникает только при решении уникальных задач.

Организационное обеспечение представляет собой комплекс методов и правил организации работы с информационной системой, а также описание должностных инструкций пользователей информационной системы. В сложных информационных системах этот вид обеспечения играет весьма важную роль, так как он определяет порядок функционирования информационной системы.

Несоблюдение правил пользования информационной системой и невыполнение должностных инструкций могут привести к неадекватности базы данных и, как следствие, к принятию неправильных управленческих решений.

Правовоеобеспечениевключаетвсебякомплексправовыхнормиправпользователейинформационнойсистемы.

Эта подсистема обеспечивает ограничение доступа к данным различных категорий пользователей, как правило, путем организации парольного доступа.

Кроме того, в настоящее время одними из важнейших вопросов становятся проблемы защиты информации от несанкционированного доступа.

Эргономическое обеспечение предполагает разработку рекомендаций и норм правильной организации рабочего места пользователя системы, в том числе правильное расположение компьютеров в помещении, соблюдение необходимого уровня освещенности, установление нормирования работы пользователя за компьютерами т.п.

К современным техническим средствам  реализации информационных технологий относятся: персональные компьютеры, локальные  и глобальные вычислительные сети, коммуникационные средства, телефонная техника, видеоинформационные системы  и др. Современные информационные системы предполагают, как правило, интеграцию различных программных продуктов. В состав информационной системы входят средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные технологические продукты.

Классифицировать информационные технологии можно с различных точек зрения:

1) По методам и средствам обработки данных:

• глобальне ИТ включают модели, методы и средства использования информационных ресурсов в обществе в целом;
• базове ИТ ориентированны на определенную область применения: производство, научные исследования, проектирование, обучение и т.д.;
• конкретне ИТ задают обработку данных в реальных задачах пользователя.

2)  По обслуживаемым предметным областям:

• ИТ в бухгалтерском учете;
• ИТ в банковской деятельности;
• ИТ в налоговой деятельности;
• ИТ в страховой деятельности;
• ИТ в статистической деятельности и т.д.

3)  По видам обрабатываемой информации (рис.3).

Рис. 3. Схема классификации ИТ в зависимости от типа обрабатываемой информации

Предложенное выделение весьма условно, т.к. большинство этих информационных технологий позволяет поддерживать и другие виды информации. Например, в текстових процесорах предусмотрена возможность выполнения примитивных расчетов. Табличне процессоры могут обрабатывать не только цифровую, но и текстовую информацию, а также обладают встроенным апаратом генерации графиков.