Информация и ее роль в принятии управленческих решений

Муниципальное образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

«Южно-Уральский  профессиональный институт»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Информация  и ее роль в принятии управленческих решений

Руководитель

к.п.н.                                                   _________________    Т.Ю Субботина                                                      

                                                             «__»_________2009        

Челябинск 2009

Оглавление

Глава 1 Роль и место информации в обеспечении  управленческих решений 8

1.1 Информация и ее место в управлении предприятием 8

1.2 Информационное обеспечение процесса принятия 20

управленческих решений 20

1.3 Информационные технологии в современных условиях и  их роль в принятии управленческих решений 32

Глава 2 Анализ информационного обеспечения  управленческих решений в ООО «Металлтрейд» 39

2.1 Общая характеристика ООО «Металлтрейд» 39

2.2 Сбор и обработка информации в ООО «Металлтрейд» 51

2.3 Совершенствование информационного обеспечения 62

Заключение 75

Список использованных источников и литературы 78

Введение

Совершенствование организации управления является одной из важных проблем менеджмента. Существенную ключевую роль при этом играет информация. Каждый вид управленческих решений: стратегический, тактический, оперативный,- предъявляет определенные требования к информационному обеспечению, как по объему, так и по качеству. Дефицит информации, необходимой по объему и качеству для принятия управленческих решений, приводит к состоянию, когда организации не только не могут приспосабливаться к происходящим изменениям, но даже решать текущие задачи. Именно такая ситуация наблюдается на многих российских предприятиях.

Интеграция и усложнение межхозяйственных связей, необходимость повышения действенности и ускорения процессов управления в условиях конкуренции требуют новых подходов к сбору, обработке и представлению информации для выработки эффективных управленческих решений. Ныне формирование информации характеризуется многовариантной методологической основой и необходимостью учитывать меняющиеся условия внешней среды, сложность управленческих процессов и важность их учета при осуществлении хозяйственных операций, наличие разнообразных методик анализа при выборе вариантов управленческих решений.

Существующее противоречие между сложившейся системой информационного обеспечения управленческих решений и несоответствием ее предъявляемым к ней в настоящее время требованиям свидетельствует об актуальности темы исследования.

Выявленное противоречие и обусловило тему настоящего исследования, в рамках которого планируется найти возможность их разрешения.

Целью выпускной квалификационной работы является анализ роли информации в процессе принятия управленческих решений и выработка рекомендаций по его совершенствованию.

Также, необходимо напомнить, что в настоящее исследование введено ограничение: анализ роли информации в принятии управленческих решений на примере конкретной организации ООО «Металлтрейд».

В качестве объекта настоящего исследования выступает  система информационного обеспечения, предметом — процесс информационного обеспечения разработки и принятия управленческих решений.

В соответствии с определенными выше целями и  границами в рамках настоящего исследования были поставлены и решены следующие  задачи:

— проведен теоретический анализ состояния проблемы информации и ее роли в принятии управленческих решений;

— конкретизированы основополагающие понятия исследования, такие как «информация», «информационное обеспечение», «информационные технологии», определены их объем и место в системе управления ООО «Металлтрейд»;

— проведен анализ актуального состояния системы информационного обеспечения ООО «Металлтрейд»;

— проведено теоретическое моделирование системы информационного обеспечения ООО «Металлтрейд» в сфере управленческих решений.

Теоретическая база исследования строится на положениях исследований специалистов в области  менеджмента, управленческих решений.

Изучение степени разработанности проблемы показало, что значительная часть научных исследований посвящена вопросам упорядочения информационных потоков (Р.А. Белоусов, Ю.П. Васильев, А.Г. Куликов, А.А. Модин, Г.В. Уварова), определения роли, места, значимости информации в принятии управленческих решений (Д. Мидлтон, Я.Р. Рельян, Э.А. Смирнов, СИ. Татур, Дж. Фостер, И.Г. Хонгрен, Ю.И. Черняк), измерения объема информации, содержащейся в документах (А.А. Модин, Ю.И. Черняк), ее классификации и целевой направленности (Е.З. Майминос, Л.Н. Полковский, Р.А. Фатхудинов, А.А. Шапошников), качества информации (В.Л. Бройдо, В.В. Ковалев, В.Д. Новодворский, А.Н. Хорин), а также вопросам подхода к формированию информационной базы системы управления (Ф.П. Васин, В.Б. Ивашкевич, В.Ф. Палий, В.В. Палий, М.З. Пизенгольц).

Вместе с тем еще недостаточно исследованы современные особенности отбора информации. Нет единства в подходах, терминах, определяющих ее количество и качество, отсутствует комплексная (интегрированная) характеристика, что не позволяет полнее оценивать необходимую для принятии управленческих решений информацию.

Сочетание теоретической составляющей с необходимостью решения задач прикладного характера  определило методологическую базу настоящего исследования, а именно выбор комплекса  теоретических и эмпирических методов.

К теоретическим  методам относится: теоретико-методический анализ, который позволил сформулировать исходные позиции данного исследования; понятийно-терминологический анализ, который был применен для характеристики и упорядочения понятийного поля проблемы; системный подход который  явился основой целостного рассмотрения проблемы.

Эмпирические  методы: изучение нормативно-правовых документов ООО «Металлтрейд», исследование и обобщение эффективного управленческого опыта организации информационных потоков; наблюдение, сравнительно-сопоставительный анализ и др.

Теоретическая значимость исследования заключается в следующем:

— выявлены теоретические аспекты проблемы информации и ее роли в принятии управленческих решений;

— «информация», «информационное обеспечение», «информационные технологии».

Практическая  значимость исследования состоит в том, что его выводы и рекомендации по формированию рационально разработанной системы информационного обеспечения позволит ООО «Металлтрейд» более эффективно реализовывать свою политику.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав (теоретической и практико-ориентированной), заключения и  списка использованных источников и литературы.

Во введение отражены актуальность, объект, предмет, теоретическая и практическая значимость работы, границы  и  методология исследования.

В теоретической  части рассмотрены теоретические подходы к трактовке понятия «информация»; информационное обеспечение; информационные технологии.

В практической части дана характеристика ООО «Металлтрейд», проведен анализ информационных потоков на предприятии, разработаны мероприятия совершенствованию информационного обеспечения.

В заключении приведены выводы по работе.

Список  использованных источников и литературы включает внутренние документы предприятия, учебники и учебные пособия, справочные и информационные издания, статьи периодических  изданий.

Глава 1 Роль и место информации в обеспечении  
управленческих решений

1. Информация и ее место в управлении предприятием

При организации рационального управления важное место занимает информация. В научной литературе высказываются различные точки зрения о сущности понятия «информация».

Слово «информация» в широком и общем смысле означает разъяснение, осведомление, изложение. Под информацией понимаются все те сведения, которые уменьшают степень неопределенности знания о конкретном объекте [9;с 7].

С философских позиций информация есть отражение реального мира, это сведения, которые один реальный объект содержит о другом реальном объекте.

В настоящее время в управленческой  науке и практике не в полной мере упорядочена и систематизирована  терминология, освещающая сущность информации. В научной, управленческой науке феномен информации трактуется по-разному (табл.1).

Таблица 1

Современные трактовки понятия  «информация»

Продолжение таблицы 1

Анализ данных представленной табл. 1. позволяет сделать следующий вывод: исследователи дают различные определения информации в зависимости от области, в которой ведутся научные изыскания, и от класса задач, для которых вводится данное понятие.

Таким образом, под информацией понимается совокупность сведений, которые могут быть использованы пользователем для принятия эффективных решений. Информация является высокоценным ресурсом, представляющим прагматический интерес: владеющий ею имеет возможность анализировать конкретные ситуации, доброкачественно оценивать условия их возникновения и вероятного развития, разрабатывать альтернативные решения, контролировать их исполнение [31;с 8]

Следует сделать различие между данными и информацией. Информацию целесообразно рассматривать как данные, которым придается адресный (целенаправленный) характер посредством их фильтрации с точки зрения ситуаций, целей и проблем, конкретных людей, полномочных принимать решения по этим проблемам. Правомерна точка зрения, согласно которой под данными понимаются любые статистические сведения или факты, тогда как информация призвана уменьшать неопределенность интересующих руководителя событий, обеспечивать анализ конкретной ситуации.

Поскольку предметом исследования в данной работе является информация в сфере управленческих решений, то возникает необходимость определить используемое понятие «управленческое решение».

Вопросам управления и принятия управленческих решений посвящены работы таких исследователей, как Д. Мидлтон, Я.Р. Рельян, Э.А. Смирнов, С.М Татур, И.Г. Хонгрен, Ю.И. Черняк.

Принятие любого решения – это всегда выбор альтернативы.

Управленческие решения (УП) принимает человек, который выполняет в организации какую-либо управленческую функцию. Менеджер принимает управленческие решения и реализует их с помощью других людей, работающих в организации. Управленческое решение принимается менеджером тогда, когда возникает необходимость в этом. Для этого ставится цель и посредством принятия управленческого решения она достигается. [28; с 9]

Управленческое решение – это некий вывод, которой делает менеджер, выполняя свои должностные обязанности.

Наиболее эффективным управленческим решением является выбор, который будет реально реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели.

Цель управленческого решения – обеспечение движения к поставленным перед организацией задачам.[4;с 9]

Принимаемые управленческие решения в современных условиях должны удовлетворять совокупности конкретных требований, которые могут быть выполнены при определенном содержании информации (табл. 2).

Таблица 2

Соответствие информационного обеспечения требованиям качества управленческих решений [9;с10]

Анташов В.А., Уварова Г.В. [2;с11], Смирнов Э.А. [30;с11]  классифицируют управленческие решения по различным основаниям. Наиболее актуальным представляется признак классификации «время действия», который предполагает деление управленческих решений на следующие группы: стратегические, тактические и оперативные. Каждый вид решений, а именно стратегические, тактические и оперативные, предъявляет определенные требования к информационному обеспечению.

Стратегические управленческие решения разрабатываются на длительный срок (от 3 до 10 лет) с охватом ключевых элементов компании (персонал, структура, производство и т.д.). Для принятия таких решений необходима прогнозная информация, включающая в себя характеристику отдельных элементов управления, анализ динамики значимых показателей, выявление закономерностей и т.д.

Тактические управленческие решения являются инструментарием для стратегических решений и разрабатываются на меньший период (от 1 года до 3 лет) с охватом части ключевых элементов компании. В данном случае необходима детализация информации по ключевым элементам, по части выделяемых объектов. Важна информация о возникающих проблемах, потенциальных возможностях предприятия, использовании ресурсов и т.д.

Оперативные управленческие решения разрабатываются при возможности или возникновении ситуаций, мешающих реализации тактических управленческих решений, и являются кратковременными. Основные требования к информации в этом случае: по объему - краткость, по качеству - своевременность.

Вместе с тем, рассматривая задачу информационного обеспечения управленческих решений в современных условиях, необходимо принимать во внимание не только временной характер этих решений, но и органическую связь объемов и качества информации с целями по иерархическим уровням, функциями, задачами и технологиями процесса управления.

Э.А. Смирнов и другие авторов (Р.А. Белоусова, Ю.П. Васильева) выделяют высший уровень управления, который является самым малоизученным субъектом управления в отношении информационного обеспечения. Для изучения информационных потребностей руководящего персонала ряд авторов (А.А. Модин, И.С. Зингер, М.Ф. Коротяев, Г.В. Уварова) предлагают последовательную детализацию их функций, которая должна обеспечить построение «дерева» или графа задач управления, что одновременно обеспечивает установление взаимосвязей задач. Подобный подход от «задач» позволяет четко определить не только их перечень и взаимосвязи, но и иерархию. «Дерево» задач позволяет выявить методы их решения с учетом используемой управленческой технологии, а также требования к информационному обеспечению принимаемых решений, что особо важно в нынешних условиях хозяйствования.

Формирование в современных условиях информационной базы системы управления зависит и от применяемых управленческих технологий, а именно простого целевого управления, программно-целевого управления, регламентного управления, которые предполагают различные подходы к формированию информационной базы, т.к. предусматривают различие функций руководителя, решаемых задач, используемых методов. Составной частью являются используемые определенные свойственные им методы и средства сбора и обработки информации. Управленческие технологии распределяют информацию по уровням системы управления, а методы определяют информационную базу управления, в том числе и принятия решений. В зависимости от типов предприятия, по мнению Э.А. Смирнова, отдается предпочтение той или иной технологии управления. В рамках одной крупной организации могут использоваться различные технологии управления и даже их сочетания. Для успешного выполнения каждая технология целевого управления, считает Э.А. Смирнов, имеет свой набор процессорных управленческих технологий, представляющих механизм ее реализации. По мнению ученого, потребность в информации при использовании той или иной процессорной технологии, реализующей управление по целям, различна (табл. 3).

Таблица 3

Требования процессорных технологий к информационному обеспечению.[9;с 13]

Как видно из табл. 3, высокие требования к информированности, предъявляют такие процессорные технологии, как управление путем постоянных проверок и указаний и применение компьютерных управленческих программ. А повышенные требования к качеству информации предъявляют такие технологии, как управление по результатам, управление на базе активизации деятельности персонала и управление на базе «искусственного интеллекта».

Вместе с тем, в современных условиях еще необходимо формировать информацию по группам на основе разработанной классификации применительно к условиям распределения задач, прав и обязанностей между специалистами аппарата управления соответствующих звеньев и уровней. Классификация может стать основой для создания единого информационного пространства, которое позволит управленческим службам снизить вероятность дублирования показателей, одновременно повысив их сопоставимость.

Трудность в отборе информации вызывает выбор необходимых показателей. Чаще всего при принятии управленческих решений, а равно при построении информационной модели, используют основные показатели, характеризующие деятельность предприятия (рентабельность, прибыль, уровень безубыточности, уровень маржинального дохода и др.), что не дает полной информации о происходящих изменениях.

При отборе показателей для принятия управленческих решений на современных предприятиях необходим учет следующих критериев соответствия, влияющих на формирование информационной базы: уровни управления, цели, задачи, технологии принятия решений, используемые методы, данные.

Как известно, критерии соответствия - это совокупность правил, по которым при информационном поиске определяется степень соответствия поискового образа документа поисковому предписанию и принимается решение о выдаче или невыдаче этого документа в ответ на информационный запрос.

Большое значение в современных условиях имеет форма представления информации для принятия управленческих решений. В наиболее концентрированном виде информация о предприятии содержится в данных публичной отчетности, которые могут использоваться для обоснования решений как внешними, так и внутренними пользователями этой отчетности. Принципы ее формирования определены нормативными документами, стандартами, но помимо внешней отчетности для принятия решений используется внутренняя отчетность (отчетность оперативного учета и иные формы). Ее составление не регламентируется нормативными документами ни по форме, ни по периодичности представления, но в ней содержится часть необходимой для принятия управленческих решений информации. Такие отчеты могут быть подготовлены по запросам пользователей либо утверждаться руководством как по форме и содержанию, так и по периодичности представления.

Наблюдается ряд недостатков, существующих в информационном обеспечении процесса принятия управленческих решений. Повышение требований к качеству управленческих решений в современных условиях предполагает их четкую целевую направленность, адресность, своевременность и обоснованность, учет возможных отрицательных последствий и перспектив развития организации. Руководитель должен учитывать ограничения в функциях и полномочиях персонала, согласовывать принимаемые решения с действующим законодательством и уставными документами. Вместе с тем, усиливается потребность руководителей в наличии банка данных о ранее принятых решениях по соответствующим вопросам, об итогах анализа показателей, характеризующих деятельность организации по отдельным направлениям, а также о результатах комплексного анализа.

Однако существующий механизм систематизации и отбора информации, отстает от требований, которые предъявляются к нему в настоящее время.

Подготовка соответствующей информации по запросу, руководителя требует дополнительных затрат, как материальных, так и временных, и зачастую приводит к риску принятия несвоевременных решений либо к снижению степени их обоснованности.

К особенностям отбора информации для принятия управленческих решений в современных условиях нами отнесены:

• обеспечение соответствия количества и качества информации реальным потребностям в ней;
• ориентация информации на возможность использования в различных звеньях и уровнях управления;
• обеспечение адекватности информации прямой и обратной связи;
• оперативность и универсальность методов отбора;
• наличие средств контроля качества информации.

Каждое управленческое решение затрагивает экономические, организационные, социальные, правовые и технологические интересы организации. Являясь основой для принятия управленческих решений, информация должна отражать все интересы организации.

Внутреннее устройство системы отбора информации зависит от организационной структуры системы управления. Информационная база, обеспечивающая принятие управленческих решений на современных предприятиях, формируется обычно следующим образом: руководитель получает информацию для принятия управленческих решений из автономных подсистем: учетной и внеучетной. Учетная подсистема структурно состоит из информации, формируемой бухгалтерским, оперативно-техническим, налоговым и статистическим учетом. Перечисленные виды учета вместе составляют хозяйственный учет. К внеучетной принято относить информацию внесистемную, поступающую спонтанно или формирующуюся по мере необходимости. Такая информация считается дополнительной.

Следует отметить, что на сегодняшний день информация, формируемая различными службами организации, противоречива, так как при ее подготовке используются различные методы расчета и оценки показателей. Каждая подсистема действует самостоятельно и имеет свои каналы информационных связей и принципы формирования информации, качество такой информации не может удовлетворять руководителя, принимающего решения, так как существенно влияет на обоснованность принимаемых решений. Отсутствие информационной базы, построенной на единых принципах, приводит к тому, что на высший уровень системы управления попадает информация порой не сопоставимая, противоречивая. Такую информацию скорее можно отнести к дезинформации.

Для формирования реальной информационной базы принятия любых видов управленческих решений особое значение в настоящее время приобретает качество информации.

«Качество информации» — понятие не совсем определившееся, особенно применительно к информационной базе системы управления. В научной литературе представлены различные подходы к определению качества информации. Качество информации - это степень практической пригодности информации, используемой в процессе управления, определяемая совокупностью таких свойств, как полнота, плотность, полезность, достоверность, ценность информации. Из разнообразия трактовок качественных характеристик и попыток их оценить ясно, что данный вопрос в научной литературе не проработан должным образом. Не учтены такие признаки информации, как своевременность и уместность. Эти характеристики являются важнейшими, поскольку какой бы ценной, насыщенной, достоверной и реальной не была бы информация, предоставленная, позже момента принятия решений она остается невостребуемой или неуместной.

В научной литературе наблюдается определенная несогласованность и противоречивость подходов авторов к определению характеристик и оценок информации, отсутствует попытка дать комплексную характеристику. Часть из них преимущественно уделяет внимание качеству информации, другие - ее объему. При этом сохраняется различие в определении набора признаков, характеризующих объем и качество информации.

В международных стандартах финансовой отчетности (МСФО) основными качественными характеристиками информации являются: понятность, уместность (существенность), надежность (правдивое представление. Преобладание сущности над формой, нейтральность, осмотрительность, полнота, сопоставимость [33;с 17]

Представленные качественные характеристики в международных стандартах уточняются следующим образом: на уместность информации серьезное влияние оказывает существенность и своевременность; на надежность - полнота с учетом существенности. При этом основным критерием качества информации признается ее полезность.

Данную взаимосвязь качественных характеристик информации, приведенных в международных стандартах финансовой отчетности (МСФО), можно представить следующим образом (рис. 1).

Рисунок 1 — Взаимосвязь качественных характеристик  
информации по МСФО

Несмотря на то, что перечисленные признаки относятся к данным, представленным в финансовой отчетности, которая, прежде всего ориентирована на внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, работников, общественность, государство и т.д.), они могут быть использованы, на наш взгляд, для характеристики информации, подготовленной для принятия управленческих решений. В этом случае акцент должен быть сделан не на полезности информации, а на ее уместности, так как для принятия управленческих решений существенной является способность информации влиять на решения пользователей.