Особенности управления документацией за рубежом

Содержание

Введение

ГЛАВА ПЕРВАЯ. Особенности управления документацией за рубежом

1. Правовое регулирование управления документацией …………………………… 7
2. Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота …………………..………………………………. 9
3. Система международных стандартов  ……………………………………………. 14

ГЛАВА ВТОРАЯ

2.1. Нормативное регулирование электронного документооборота и управление документацией …………………………………………………………………………. 20

2.2. Особенности управления документацией и нормативное регулирование ……. 21

ГЛАВА ТРЕТЬЯ. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота……………………………………….. …………. 30

2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения …………………………………………………………….  37

2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

Заключение

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

РИС. 1 Конгресс США

РИС. 2 Объединенная сессия Конгресса в Палате Представителей 28 января 2003 года

Таблица 1. Сравнение российских и западных методов организации  документооборота

Введение

По данным журнала «ASAP», за год в мире производится около 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом  для «потребления» виде с последующим ее предложением. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах. Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную.

Переход к экономике рыночного  типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и  требований к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности.

направленные на переход  от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические  достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и  оперативных целей управления в  любых организациях, особенно в государственном  аппарате управления.

Одним из важных компонентов  этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами  документации, носит название «Национальный  архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами¹.

Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций  и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В  последнее время ситуация стала  меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные  предприятия и государственные  структуры, то сегодня в этот процесс  всё больше вовлекаются средние  компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.

 Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом  между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса  на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности².

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией  организации решаются следующие  основные задачи:

• организация рационального документооборота;
• контроль исполнения документов;
• оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;
• последующее хранение документов в архиве³.

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку  документированной информации в  обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими  материальными затратами.

Для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Высокая значимость и недостаточная  практическая разработанность проблемы определяют несомненную новизну  данного исследования.

Изучение вопросов, связанных  с данной тематикой, носит как  теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты исследования могут быть использованы для разработки методики анализа «Организации документооборота за рубежом». Теоретическое значение заключается в том, что избранная  для рассмотрения проблематика находится  на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Целью дипломной работы является – проведение сравнительного анализа практики внедрения электронного документооборота РФ на примере США и выявление перспектив развития электронного документооборота в РФ.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:

Проведение сравнительной  характеристики развития законодательной  базы внедрения электронного документооборота в США и РФ.

1. Рассмотреть развитие законодательной базы использования электронного документооборота РФ и США и основы их взаимодействия.
2. Выявить проблемы технологического внедрения развития электронного документооборота РФ и США.
3. Рассмотреть примеры внедрения электронного документооборота.
4. Сделать выводы по использованию в РФ опыта внедрения национального электронного документооборота США.

Таким образом, предметом  исследования является – национальная система электронного документооборота.

Объектом исследования является – российский и американские законодательные  акты и технология внедрения и  использования электронного документооборота.

Гипотезой дипломной работы является – внедрение электронного документооборота в мировой практике является актуальным в связи с  развитием Сети Интернет и интернет – взаимодействия. США, как первопроходец  в данной сфере является примером схемы национального внедрения  электронного документооборота на котором  можно произвести построение эффективной  схемы создания и внедрения присутствия  страны в Сети Интернет.

Задачи в дипломной  работе затрагивают большой объем  информационной базы, как законодательного, так и практического характера.

Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет  утверждать, что интерес к зарубежному  опыту работы с документами растет.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

При написании курсовой работы использовались труды российских специалистов в области документационного  обеспечения управления (А.Ю. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рысков, Н.А. Храмцовская  и др.).

Обзор литературных и законодательных  источников показал, что степень  изученности разных проблем неодинакова.

В публикациях Семилетова С.И. Храмцовской Н.А. Кукариной Ю., Соловяненко Н рассматриваются  нормативные реламенты создания и развития электронного документооборота, как в России, так и за рубежом. В публикациях Стырина Н.А, Приходько Л.А., Мансуровой Н.А. рассматриваются хронологические этапы внедрения национального электронного документооборота.

Особое внимание уделено  стандартам ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Проведенный анализ состояния  теоретического фундамента формирования и совершенствования документационного  обеспечения управления свидетельствует  о том, что многие стороны данной проблемы еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях.

Основой методологии исследования, проведенного в данной работе, является сравнительный анализ технологии внедрения  электронного документооборота, различий управления процессом внедрения  и организации материального  обеспечения процесса, как технологической  унифицированной разработкой.

Для решения поставленных задач использовались методы: сравнительного и системно структурного анализа, классификационный, статистический, графический. Методологический фундамент исследования составили принципы объективности и системности, диалектическое представление об процессе и возможностях его познания. Выбор структуры работы обусловлен поставленной целью и последовательностью решаемых задач: работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

Глава первая

1. Правовое регулирование управления документацией

Глобализация международных  отношений на современном этапе  привела к возрастанию значения международно-правового регулирования  документооборота.

Представляют также интерес  консолидированные акты, посвященные  как общим вопросам регулирования  электронной торговли, в том числе электронным сделкам, так и применению электронных подписей, например, Федеральный закон США 2000 г. «Об электронных подписях в международной и внутренней торговле»; Закон «Об информационных технологиях», принятый в 2000 г. в Индии.

Мировой тенденцией является стремление государств обеспечить общий  подход к использованию электронных  документов в трансграничных отношениях. Важный шаг в этом направлении  был сделан с появлением Конвенции  ООН «Об  г. Конвенция регламентирует электронное трансграничное взаимодействие применительно к коммерческим договорам. В ней затрагиваются вопросы местонахождения сторон при заключении договоров с использованием электронных средств, времени и места отправления и получения электронных сообщений, использования автоматизированных систем сообщений для заключения договора, критериев соответствия электронных сообщений бумажным документам, электронных методов подтверждения подлинности.

Важнейшей тенденцией является закрепление в зарубежном законодательстве возможности и даже необходимости  использования информационно-коммуникационных технологий в государственном управлении. Так, например, в США, Италии, Финляндии  и Греции приняты законы, регулирующие переход к электронному документообороту в административных отношениях. В  США в соответствии с законом 1998 г. о ликвидации бумажного документооборота в государственных органах были разработаны правила, направленные на то, чтобы облегчить государственным  органам определение, какие документы  могут быть переведены в электронную  форму, а какие должны быть сохранены в бумажном виде; решить вопрос о регистрации и хранении документов. Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

Национальная ассоциация нотариусов США в 2002 г. представила  поправки в Модельный закон о  нотариате, которые включали ст. 111 «Электронный нотариат», содержащую детальные правила  и стандарты процедуры электронного удостоверения .

При этом США является первопроходцем во внедрении и развитии национального  электронного документооборота.

Развитие национального  электронного документооборота в России находится на втором этапе апробации  систем электронного документооборота. Таким образом, актуальным является использование опыта других стран, особенно США. В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде всего к таким  факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о  защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных  и иных нормативных актах европейских  стран содержатся требования к типам  документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены  права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе  информации), требования к формату  документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам  управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок  индексации (регистрации) документов в  целях улучшения их хранения)⁴.

Открытость документов, представляющих общественный интерес или необходимых  для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации о частной жизни, обеспечения  конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения  с электронными документами требует, в свою очередь, защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах.

В ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981 год) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995 год), сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

Законодательство о защите данных требует от организации ответственного подхода к управлению документами  по личному составу, разработки стандартов и практических руководств по работе с такими документами.

Внешним признаком перехода большинства стран к информационному  обществу стало применение перед  названием государств латинской  буквы e, что означает появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной Европы» (e-Europe), «Электронной Франции» (e-France), «Электронной Великобритании» (e-Great Britain) и т.д. Несомненно, что в этот ряд входит и «Электронная Россия» (e-Russia), о чем свидетельствует принятие федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия», а на региональном уровне программ «Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».

Облегчение доступа к  информации и услугам государственных  органов путем применения современных  информационных технологий является одним  из главных элементов проекта  экономического и социального обновления Европы – инициативы «e-Европа», объявленной Европейской комиссией 08 декабря 1999 года и предназначенной для ускорения развития цифровых технологий в Европе. Главы европейских государств в 2002 году приняли План действий по достижению целей «Электронной Европы».

Правильное управление документами  приобретает особое значение в связи  с принятием Европейской комиссией  и национальными правительствами  законодательства в области электронной  коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза  признают правомочными электронный  обмен данными, электронную форму  сделки и цифровую подпись. Все это  лежит в основе развития практики управления электронными документами.

2. Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно  выделить следующие потоки документов⁵:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Управление информационными  потоками или документопотоками  организации основано на понятии  документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления⁶.

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах движение документов, то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть⁷.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных  этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии.

Несмотря на вторичность  порядка движения документов по отношению  к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Так, например, в ГСДОУ предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных графических оперограммах и маршрутно-технологических картах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Документооборот представляет собой главное организационное  направление деятельности службы делопроизводства и технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как  организована работа с документами: насколько быстро и качественно  обрабатываются и передаются документы, как контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность необходимых  для последующей деятельности предприятия  документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия⁸.

В ГСДОУ синонимом термина  «организация работы с документами» являлось «управление документацией». В международном стандарте ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин управление документами. В управлении документами ИСО 15489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением документов, но и за их созданием и получением.

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное  размещение, объем документооборота и т.д.

Использование компьютерных технологий в офисной деятельности привело к тому, что практически  всегда документы создаются вначале  в электронном виде.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме⁹.

Иную формулировку этого  термина содержит национальный стандарт из серии «Информационная технология»  – ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», основанный на международных терминологических стандартах в области информационных технологий, электронного обмена данными и обработки информации в распределенных системах: «Электронный документ – это форма преставления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде». Здесь под реализацией электронного документа подразумевают отдельный элемент множества, представляющего электронный документ, который существует или может существовать в электронной или цифровой среде¹⁰.

Оценивая степень разработанности  изучаемой проблемы, следует отметить, что переломный этап в понимании  документа как объекта документоведения относится к 80-м годам ХХ века и связывается с принципиальным изменением способов фиксации, передачи и чтения информации, а понятие  документооборота входит в использование  с начала 90-х годов ХХ века. Понятие  электронные документы входят в  обиход и регламентируются к использованию  так же с начала 90-х годов ХХ века.

Электронный документооборот  – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант – прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде.

Достижения последних  лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров  и принтеров позволили успешно  использовать персональный компьютер  в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится  без компьютера в офисе организации.

Автоматизация документационного  обеспечения управления позволяет:

• в области подготовки и оформления документов – унифицировать формы документов;
• повысить качество и оперативность подготовки документов;
• в области организации документооборота и исполнения документов – исключить дублирование работы при вводе информации о документе и тем самым упростить регистрацию;
• унифицировать маршруты движения документов, ускорить прохождение документов;
• повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;
• уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;
• получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных на исполнение документах структурными подразделениями и отдельными работниками;

В области организации контроля исполнения документов:

• оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа и проекта документа;
• контролировать исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и организацией в целом;
• в области организации хранения документов и информационно-справочной работы – создать централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать различный доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми функциями;
• обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по тематическому или иному признаку.