Проектування інформаційної системи аналізу економічної ефективності торгівельного підприємства

ВСТУП 

     Світова економічна система вступила в епоху  глобальної інформатизації суспільста. Третє тисячоліття буде характеризуватися новими виробничими відносинами на основі застосування комп’ютеризованих засобів праці і інформаційних технологій. Тому вдосконалення інформаційного забезпечення процессу управління підприємством є дуже актуальним.

     Сьогодні  вже не можна представити діяльність будь-якого підприємства без  використання інформаційних комп'ютерних технологій, інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку, логістики, роботи з клієнтами.  Громадська думка щодо  використання інформаційних технологій змінюються дуже швидко. Це пов'язано з одного боку з швидким розвитком комп'ютерних технологій, а з другого боку – з потребою підприємств в автоматизації рутинних операцій; накопичення інформації та її ефективного  використання.  Історія знає часи від активного впровадження інформаційних систем; очікування великих результатів; підвищення продуктивності праці до  розчарувань від фактичної ефективності  реальної інформаційної системи. Причинами таких розчарувань є: невідповідність інформаційних систем потребам підприємства; використання 10-20% можливостей системи  (в зв'язку з низькою кваліфікацією персоналу;  розбіжностями між інженерно-технічними співробітниками та фахівцями з менеджменту і економіки); неправильний вибір системи; тощо.

     Автоматизовані  інформаційні системи на підприємстві повинні  охоплювати всі бізнес-процеси підприємства; накопичувати та обробляти різноманітну інформацію;  інформація на виході система повинна бути представлена в табличному, текстовому, графічному вигляді; система повинна надавати можливість працювати за різними сценаріями; користуватися математичними моделями; довідковими системами тощо.

     Актуальність  теми дипломної роботи підтверджується  політикою владних органів нашої держави у сфері інформаційної індустрії. У Законі України «Про національну програму інформатизації» наголошується, що головною метою цієї програми є створення необхідних умов для забезпечення громадян і суспільства своєчасною, достовірною та повною інформацією шляхом використання інформаційних технологій, забезпечення інформаційної безпеки держави.

     Предметом дослідження обрано питання щодо забезпечення процесу управління торгівельного підприємства.

      Об’єктом  дослідження роботи є ТОВ  «Ковінько»,  м. Вінниця. Підприємство створене з метою отримання прибутку і створення робочих місць, у цілях сприяння підприємствам та організаціям в оптимізації їх виробничо-господарскої діяльності, з метою задоволення потреб споживчого ринку та сервісного обслуговування. Підприємство може виконувати також інші види науково-виробничої, комерційної та посередницької діяльності, в тому числі зовнішньоекономічної, екологічної, культурної, якщо  вона не суперечить чинному законодавству. Окремі види діяльності та послуги виконуються при наявності відповідних ліцензій або сертифікатів. У розділі 2 наведена організаційно-економічна характеристика об’єкта дослідження; виконано аналіз основних економічних показників  підприємства; його інформаційного забезпечення; стан використання автоматизованих інформаційних систем управління.

     Метою написання дипломної роботи є: удосконалення процесу управління торгівельного підприємства; його інформаційного забезпечення, формування комплексної інформаційної системи управління.

     Для досягнення визначеної мети в роботі поставлені такі завдання:

• дослідження основних понять, принципів управління підприємством;
• дослідження основних понять, принципів побудови та впровадження інформаційного забезпечення;
• дослідження відомих інформаційних систем, що використовуються в управлінні підприємством;
• аналіз організаційно-економічної структури підприємства;
• аналіз основних економічних показників діяльності підприємства в динаміці на підставі фінансової звітності;
• визначення основних проблем діяльності підприємства та їх вирішення за допомогою інформаційних систем;
• побудова шляхів удосконалення автоматизованих інформаційних систем управління на торгівельному підприємстві.

     Впровадження  інформаційних систем проводиться  з метою підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності фірми за рахунок не тільки опрацювання і збереження рутинної інформації, автоматизації  робіт по оформленню документів, але і за рахунок принципово нових методів керування, заснованих на моделюванні діяльності спеціалістів фірми при прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи тощо), використанні сучасних засобів телекомунікації (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислювальних мереж.

     Впровадження  інформаційної системи  на підприємстві відповідає ступеню розвитку підприємства. Так, на етапі становлення підприємства, інформаційне  забезпечення знаходиться на стадії формування; на етапі стабільного розвитку – інформаційна база також розширюється. Крім того, кожний  етап розвитку підприємства сприяє впровадженню інфраструктур інформаційного забезпечення різного рівня.

      При написанні роботи використано фінансово-господарську звітність підприємства, також різноманітні додаткові джерела: Закони України [1, 2, 5], Господарський  кодекс, Конституцію України. Крім того, джерелами інформації стали наукові та науково-методичні розробки з питань управління підприємствами в ринкових умовах використання автоматизованих інформаційних систем управління. Первинна звітність з фінансової діяльності дала можливість проаналізувати динаміку зміни основних показників діяльності підприємства; розрахувати основні показники економічної діяльності.  В третьому розділі використані літературні джерела щодо удосконалення інформаційного забезпечення підприємства в цілому і в управлінні  зокрема. Крім того, виконані практичні приклади використання нового програмного забезпечення.

     Важливо також зазначити, що на сьогодні, загалом, існують наступні основні проблеми  автоматизації на українських підприємствах:

• острівний  характер автоматизації;
• нецентралізоване збереження інформації і незручна система збору і оновлення інформації;
• використання різноманітних програмних продуктів, що не завжди інтегруються;
• відсутність зручних та ефективних механізмів для сумісної роботи, незалежно від місця знаходження користувачів.
• обмеження матеріальних ресурсів для розгортання комплексної інформаційної системи.

        У ході написання дипломної роботи було використано класичні та сучасні теорії інформаційних систем та менеджменту, методи  структурно-логічного аналізу, синтезу, наукової абстракції, аналіз, формалізація та порівняння, що дозволило дослідити обрану тему у повній мірі.

        У даній роботі елементами наукової новизни є:

• сформований розширений понятійний апарат інформаційного менеджменту; 
• запропонована методика формування аналітичної інформаційної системи торгівельного підприємства.

РОЗДІЛ 1.

ТЕОРЕТИЧНІ  ЗАСАДИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ 

     1.1. Основні поняття та законодавча база інформаційного менеджменту

     Термін  „інформація” походить від латинського  слова „informatio” , що означає повідомлення, роз’яснення, виклад. Це настільки  загальне і глибоке поняття , що його не можна пояснити однією фразою. У  це слово вкладається різний зміст в техніці, науці та у життєвих ситуаціях. 

     Інформація  – це повідомлення про об’єкти  і явища навколишнього середовища, їх параметри, властивості і стан, що сприймають інформаційні системи (живі організми, системи управління та ін.) в процесі життєдіяльності і роботи.

     Відомо  багато визначень цього поняття, які даються за різних підходів до нього в різних наукових галузях. Наприклад, під інформацією розуміють ті відомості, які зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об'єкт. Кібернетика, для якої інформація є центральним поняттям, визначає його як співвідношення між відомостями (даними) та їх одержувачами. У такому разі під відомостями розуміють будь-які дані, які містять знання відносно будь-кого і будь-чого.

     У теорії інформаційних систем обробки даних (ІСОД) інформація ототожнюється з будь-якими відомостями (даними), тобто тлумачиться як сукупність відомостей про будь-що або будь-кого. При кібернетичному підході інформацією є лише нові, корисні, вагомі для користувача відомості, і задача полягає в їх здобутті. Природно, що така інформація має потенційно міститися в згаданих відомостях. В іншому випадку ніякої інформації одержати не вдасться. При підході до інформації з позиції теорії автоматизованої обробки даних задачі надається інший відтінок: із «сирої» інформації здобути «готову».

     Розглянуті  підходи до поняття інформації можна  використовувати не лише при аналізі  різних об'єктів, а й при дослідженні  однієї загальної проблеми, наприклад, управління народним господарством. Необхідно лише чітко визначити, який зміст вкладається в інформацію. Залежно від того чи іншого тлумачення інформації застосовується відповідний до нього апарат аналізу.[14, c.55]

     Кожна наукова галузь, а також людська  практика пов'язані зі «своєю» інформацією. Економічна наука, господарська діяльність суспільства пов'язані з інформацією, яка називається економічною. Поняття економічної інформації (ЕІ) є центральним в економічній кібернетиці і слугує основним предметом теорії інформаційних систем обробки даних. Економічна інформація як поняття, з одного боку, належить до категорії «інформація», а з іншого, – нерозривно пов'язана з економікою та управлінням народним господарством. Тому на економічну інформацію можна поширити різні тлумачення, притаманні інформації, але водночас підкреслити її особливості, які випливають з економічних категорій.

     Економічна  інформація є інструментом управління і водночас належить до його елементів, її потрібно розглядати як один із різновидів управлінської інформації, яка забезпечує розв'язування задач організаційно-економічного управління народним господарством.

     Отже, економічна інформація – сукупність відомостей (даних), які відображають стан або визначають напрям змін і розвитку народного господарства та його ланок. В управлінні виробництвом вирізняють інформаційні процеси, в яких інформація виконує роль предмета праці («сира інформація») і продукту праці («оброблена інформація»).

     Економічній інформації притаманні деякі особливості, що випливають їз її сутності. Найважливішими з них є:

• залежність від об’єкта управління;
• переважання алфавітно-цифрових знаків як форми подання даних із зображенням числових величин у дискретному вигляді;
• провідна значущість операцій автоматизованої обробки даних (арифметичних і логічних) при забезпеченні високої точності результатів обчислень;
• необхідність оформлення таких результатів у формі, зручній для сприйняття людиною, значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів обробки даних;
• значні розміри оброблюваної інформації у випадку використання її в
• процесах обробки поряд зі змінними і сталими (постійними) даними;
• необхідність одержання значної кількості підсумків при обробці одних і необхідність стиснення розмірів при передачі з нижчої ланки управління до вищої;
• необхідність нагромадження й тривалого зберігання тощо.

     Властивості економічної інформації слід брати  до уваги при розробці комп'ютерних систем обробки даних, при визначенні вимог до всіх видів даних систем. [18, c.57]

     Різновиди економічної інформації слід враховувати  при організації обробки даних, побудові комп'ютерних інформаційних систем, виборі варіантів технології розв'язування тих чи інших економічних задач. Інформаційна система – це основа процесу управління підприємством. Без неї не можна сформувати цілі управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати і прийняти рішення, проконтролювати його виконання. До елементів інформаційної системи підприємства належать: управлінський персонал (керівники, спеціалісти, службовці), робітники, структура (побудова, форма), методи, технічні засоби зняття, перетворення, передачі даних, носії інформації, схеми обробки даних, що показують порядок обробки (рис.1.1.).

     Елементи  інформаційної системи розподіляються між керуючою і керованою підсистемою таким чином, що один із них повністю відноситься або до керуючої або до керованої системи, а інші розподіляються або можуть розподілятися між ними визначеними частинами.

Рис.1.1. Елементи інформаційної системи  підприємства.

     Так, частково до тієї або іншої підсистеми відносяться працівники, що забезпечують функціонування інформаційної підсистеми. Елементи інформаційної підсистеми повністю або частково входять до складу елементів системи управління, елементом останньої є і "продукт" і результат функціонування інформаційної системи. [38, c.211]

     Основними завданнями інформаційної системи підприємства є:

     1) координація діяльності щодо  збору і обробки фінансових  звітів на вищому рівні управління  і в підрозділах підприємства  з метою підвищення якості  і своєчасного надходження фінансової інформації по підприємству в цілому;

     2) визначення основних напрямків  системи збору, обробки і зберігання  первинних відомостей;

     3)визначення основних напрямків розвитку технології обробки інформації;

     4) проведення багатоваріантних розрахунків  в процесі розробки програм планування, маркетингу, контролю, збору і обробки цифрової інформації;

     5) розробка програмного забезпечення, створення і використання банків даних;

     6) визначення обґрунтованих потреб  в технічних засобах (у тому  числі комп’ютерної техніки) по підприємству в цілому і в кожному його підрозділі;

     7) визначення основних вимог до  змісту інформації і її характеру  залежно від цілеспрямованості та інше.

       Прийняті  законодавчі акти, що діють на території  України, направлені на те, щоб суб'єкти підприємницької діяльності мали однакові умови для її здійснення, незалежно від організаційних форм та форм власності підприємств, мали однакові права, а також в однаковій мірі відповідали за результати своєї діяльності.

       На  сьогодні в Україні питанням бухгалтерського обліку та контролю приділяється особливо велика увага, видано ряд нормативних документів, які регулюють порядок організації та ведення бухгалтерського обліку та контролю. [1]

       При  здійсненні бухгалтерського обліку витрат важливим є дотримання торговельними підприємствами наступних нормативних документів (табл. 1. 1.).

       Таблиця 1.1

Характеристика  нормативно – правової літератури, що використовується в обліку витрат торговельного підприємства

      Продовження табл. 1.1.

      Продовження табл. 1.1.

      1.2. Економічна сутність товарних ресурсів торгового підприємства

      Власність підприємств і комерційних структур матеріалізується в майні.

      В рамках підприємств майно є уособленим і виражається вартісними показниками в балансі підприємства в розділі "Активи підприємства".

      Майно або активи підприємства – це його економічні ресурси, які повинні приносити доходи в результаті  господарчої діяльності.

      Майно підприємства представлено трьома групами активів:

      1. Основні засоби та інші позаоборотні  активи;

      2. Запаси та витрати;

      3. Грошові кошти та інші оборотні  активи.

      Друга та третя групи активів представляють  собою поточні активи або оборотний  капітал, який легко конвертується на протязі року в готівкові грошові кошти. До них також відносяться матеріальні запаси(сировина, паливо, запчастини), малоцінні та швидкозношувані предмети праці, товарні запаси, готова продукція, незавершене виробництво – те що ми називаємо матеріальні оборотні активи. [31, c.87]

      Для здійснення контролю за станом та раціональним використанням основних, оборотних та відворотних засобів, а також джерел їх утворення на підприємстві ведеться синтетичний та аналітичний облік усіх ресурсів. Тим самим всі ресурси, які не на торговельному підприємстві беруться на облік бухгалтерською службою, адміністрацією господарства.

      Необхідність  такого обліку виникає в тому, що в результаті діяльності торговельного  підприємства виникають зовнішньо  та внутрішньогосподарські економічні зв`язки між об’єктами обліку, які моделюються в бухгалтерському обліку з застосуванням подвійного запису на синтетичних та аналітичних рахунках. За посередництвом записів змін в об’єктах обліку на синтетичних та аналітичних рахунках здійснюється динамічне спостереження за ресурсами господарства, контроль за їх фактичним станом, раціональним використанням, а також управління ними.

      У бухгалтерському обліку для відображення руху засобів, коштів і господарських процесів використовують три види вимірників: натуральні, трудові, грошові (вартісні);

      Натуральні  вимірники використовують для одержання  даних за кількістю однорідних об’єктів обліку в одиницях виміру (за обсягом, площею, вагою, довжиною). В обліку використовують натуральні вимірники: міри довжини (сантиметри, метри, кілометри), ваги (грами, кілограми, тони тощо), площі (квадратні метри, гектари тощо), об’єму (літри, кубічні метри тощо) та інше. Натуральні вимірники використовують для обліку кількості матеріальних цінностей. Використання матеріальних показників до сортів, сортиментів дає можливість одержувати дані про кількість і якість обумовлених матеріальних цінностей. Натуральні вимірники використовуються в аналітичному обліку матеріальних цінностей, готової продукції, товарів, основних засобів.

      Трудові вимірники викоpистовуються з  метою обліку кількості відпрацьованого  часу. [22, c.125]

      Грошові (вартісні) вимірники (гривні, копійки) є універсальними. За допомогою грошового вимірника узагальнюються всі господарські операції і явища, що раніше висловлювалися в натуральних і трудових вимірниках. Використовується грошовий вимірник поряд з натуральними і трудовими при обліку заробітної плати, товарів, матеріалів, готової продукції, її реалізації, прибутків, збитків, розрахунково-кредитних операціях тощо, а також для узагальнення і визначення підсумків виробничо-господарської і фінансової діяльності підприємства, організації, установи за звітний період при складанні поточних і річних звітів (балансів), при складанні планів розвитку підприємства. Бухгалтерський облік формує систему звітних показників, необхідних для контролю за розробленими планами підприємства.

      Товари  є основною статтею оборотних  активів торговельного підприємства, за посередництвом яких через товарообіг підприємство отримує переважну частину свого прибутку. Тому управління товарними ресурсами слід розглядати через призму потреб управління товарообігом.

Рис.1.2. Характеристика системи управління товарообігом  торговельного підприємства.

      Як  слідує з вищенаведеної системи  управління товарообігом, виділяють чотири етапи управління, які повинні виконуватись в приведеній послідовності. [22, c.143]

      Перший  етап – оцінка та прогнозування кон’юнктури споживчого ринку, в основному базується на вивченні кон’юнктури ринку, попиту та пропозицій.

      Другий  етап системи управління товарообігом приведений на рис.1.3. 
 
 
 
 

Рис.1.3. Послідовність окремих етапів планування об’єму та структури реалізації товарів на торговельному підприємстві.

      Третій  етап системи управління товарообігом включає в себе основні етапи нормування та планування товарних ресурсів на підприємстві, зображені на рис.1.4.