СОДЕРЖАНИЕ 

ПРИЛОЖЕНИЯ 
 

ВВЕДЕНИЕ

       Процесс производства является важнейшей стадией  кругооборота средств предприятия. В процессе финансово - хозяйственной  деятельности  предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства  для расчетов c работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские расходы, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели.

       Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена  и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

       Но  в то же время следует отметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных  документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

       Однако  на практике возникает более широкий  спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных  документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы: какую командировку считать служебной; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

       Большая роль в бухгалтерском учете отводится  непрерывному и взаимосвязанному отражению  всех документально подтвержденных хозяйственных операций, что обеспечивает достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль над использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

       Выбор темы выпускной квалификационной работы обусловлен несколькими причинами: во-первых, бухгалтерский учет с  подотчетными лицами имеет свои особенности, во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей через подотчетных лиц – явление довольно-таки редкое, и поэтому одной из целей этой работы является обобщение  данных периодической печати.

       Цель  работы:

       - изучить теоретический материал и действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета   расчетов с подотчетными лицами;

       - проанализировать порядок учета административно-хозяйственных и представительских расходов, учета ГСМ, командировочных расходов;

       - разработать пути совершенствования бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами; 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ  УЧЕТА И КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

       1.1. Выдача, оформление  и учет подотчетных средств

       Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов.

       Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием под отчет  на следующие виды расходов:

- хозяйственно-операционные  расходы (в том числе на приобретение ГСМ и представительские расходы);

- на  командировочные расходы;

- на  расходы экспедиций и геологоразведочных  партий;

- на  расходы уполномоченных предприятий  и организаций;

-на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций (п.11 [22]).

       В таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под  отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

       При определении порядка выдачи  под  отчет работникам организации денежных средств следует руководствоваться  правилами, установленными Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России от 22.09.1993 № 40, изложенным в письме Центрального Банка РФ от 04.10.1993 № 18 [23]. Порядок выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации (п.11 [23]), в котором должно быть установлено следующее:

- перечень лиц,  которым могут выдаваться под  отчет денежные средства;

- сроки, на  которые выдаются денежные средства;

- целевое назначение  выдаваемых под отчет денежных средств;

- размер выдаваемых  денежных средств;

       Как правило, выдача наличных денег под  отчет производится из касс организаций  (п.10 [23]). При временном отсутствии кассы у предприятия разрешается выдавать по согласованию с банком  кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

       Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти цели;

       При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:

- деньги  под отчет выдаются лицам, список  которых утвержден приказом руководителя  организации;

- подотчетные  суммы выдаются строго на определенные  цели;

- средства  должны выдаваться в определенном размере;

-отчет  об израсходованных подотчетных  суммах должен сдаваться своевременно.

       В приказе должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчетного лица определенное время, так как  согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним [23].

       К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (счета, чеки, накладные и др.), подтверждающие факт целевого использования денежных средств.

       Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу (п.11 [23]).

       В случае не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

       Согласно  инструкции по применению плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий [18] для обобщения  информации о расчётах с работниками  предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

       Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  и командировочные расходы.

       Перейдём к освещению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы. 
 

        1.2. Административно-хозяйственные  расходы 

       Наличные  денежные средства могут выдаваться под отчет на хозяйственные нужды – для приобретения материальных ценностей и оплаты других расходов, связанных с осуществлением текущей деятельности организации, в том числе для закупок товарно-материальных ценностей у других юридический лиц, у населения, на рынках.

       Сотрудники  организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

       В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила  выдачи наличных денежных средств под  отчет, не содержится ограничений размеров выдаваемых сумм [23]. Организация может  выдавать под отчет любую сумму.

       Однако  следует иметь в виду, что с  учетом ограничений  предельного  размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней  организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного лимита.

         С 21.11.2001 согласно указанию Центрального  Банка РФ от 14.11.2001 № 1050-У [21] при осуществлении расчётов наличными  деньгами с юридическими лицами  установлен их предельный размер по одной сделке в сумме  60 000 рублей.

       Указанные выше нормативные ограничения обязательны  для исполнения всеми юридическими лицами, за их несоблюдение налоговые  органы налагают соответствующие взыскания  согласно гл.15 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» [9].

       Нарушение порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций контролирует Государственная налоговая инспекция.

       Меры  финансовой ответственности за осуществление  расчётов наличными деньгами сверх  установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица [9].

       С 01.07.2002 действует новый КоАП РФ, согласно ст. 15.1 которого нарушение порядка  работы с денежной наличностью и  порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ [9]. С 01.10.2003 минимальная оплата труда составляет 600 рублей [2].

       При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа  – кассовый чек и товарный чек (или накладную)[10].

       Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства РФ [7], а товарный в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [3]– служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров.

       Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

       Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы документов.

       Дополнительными документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты закупки товарно-материальных ценностей, акты передачи в эксплуатацию приобретённых материально-производственных запасов (основных средств, НМА), акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

       Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

       1.Заключение  договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется товарной накладной по форме № ТОРГ-12 (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, который составляется в дополнение к соответствующему договору.

       2.Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по форме КО-1(п.13 [23]) Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [23] заверяется печатью (штампом) организации-продавца и выдается кассовый чек согласно п.1 ст.2 Закона о ККМ [1].

       Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым  договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежащим образом оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

       3.Кроме  того, организация-поставщик  обязана  представить организации-покупателю  – юридическому лицу счет-фактуру,  как предписывает п.3 ст.168 Налогового кодекса РФ не позднее десяти дней  с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса), выписанную по форме, установленной Постановлением Правительства РФ № 914 «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»  [8].

       В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления документов при покупке  товарно-материальных ценностей за наличный расчёт у физических лиц. При этом возникают вопросы по поводу оформления документов, необходимых для оприходования товарно-материальных ценностей.

       При приобретении материальных ценностей  у физического лица должен быть составлен  закупочный акт, удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, который утверждается руководителем организации.

       Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

       Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам  и иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию–покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации [10].

       Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

       Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством во избежание штрафных санкций со стороны налоговой инспекции и отказаться от покупок для нужд организации, если не предоставляются надлежащим образом оформленные документы.

       Суммы, израсходованные сотрудником в  нарушение требований, предъявляемых законом, а также суммы, по ненадлежащим образом, оформленным документам не могут быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом в кассу организации. 

      I.3. Особенности учета ГСМ

       При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.

       Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического  опыта и плана  использования  автомобиля.

       При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

       Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением внутреннего акта.

       Составление внутренних актов для списания в  том случае, когда водитель не получил  при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения  этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

       Если  такие расходы все-таки произведены, необходимо:

- произвести  их за счет чистой прибыли  предприятия;

- удержать  с получивших деньги сотрудников  налог на доходы;

- начислить  Единый социальный налог (ЕСН) 35,6%

       Горюче-смазочные  материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения  талонов).

       Вариант приобретения горюче-смазочных материалов по договору поставки, как правило, используется организациями, имеющими большой парк машин и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах.

       При заправке автомобиля за наличный расчет на автозаправочной станции водителю выдаются под отчет денежные средства на покупку ГСМ. Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ [23] выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданном авансу.

       Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

       Начиная с 1 января 2002 г. авансовый отчет составляется по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

       В бухгалтерии проверяется целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

       В соответствии с п.1 ст.9 Закона «О бухгалтерском  учете»  [3] все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться  первичными оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

       Документом, подтверждающим производственных характер расходов ГСМ, является путевой лист, формы которого содержатся в Альбоме  унифицированных форм первичной  учетной документации  по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденном Постановлением Госкомстата России 28.11.1997 № 78.

       Указанным Постановлением утверждены следующие  формы путевых листов:

- путевой лист  легкового автомобиля (форма №  3)

- путевой лист  грузового автомобиля (формы №  4-с и 4-п)

       Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию  применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

       В путевых листах фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

       Руководящий документ «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»3112194-0366-97, утвержденные Минтрастом России 29.04.1997 (срок действия до 01.0.01.2008)  может быть использован организациями в целях планирования поставки, учета и контроля расхода топлив и масел и носит рекомендательный характер [25]. 
 
 

      1.4. Оформление и  учет представительских расходов

       Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как  небольшой организации, так и  любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приемов различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

       Согласно  Приказа Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н [16] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

       Смета представительских расходов на отчетный год должна быть утверждена протоколом собрания учредителей.

       После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

       Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами общественного питания, другими первичными учетными документами.

       Согласно  п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [3] документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если этими альбомами не предусмотрена унифицированная форма, первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должность, имя и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции.

       Создание  первичных документов учетных документов, установление порядка и сроков их передачи для отражения в бухгалтерском  учете осуществляются в соответствии с утвержденным графиком документооборота (п.15 Положения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) [17].

       Если  деньги на представительские расходы  выдаются физическому лицу под отчет  на основании приказа руководителя предприятия с установлением  срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

       Не  следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать  представительские средства, как  правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

       Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.