Разработка и создание информационной системы для автоматизации деятельности отдела управления

32

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..…3

1.        АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………………………………

1.1.     Современный подход к управлению

1.2.     Управление администрации Курагинского района…………..

1.3        Постановка задачи……………………………………………….

1.4        Выбор программного средства………………………………….

2.        ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ……………………………………………………

2.1.           Установка программного обеспечения…………………….…

2.2.           Разработка информационной системы………………………..

2.3.           Руководство пользователя……………………………………..

2.4.           Тестирование…………………………………………………....

3.        ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………....

3.1.           Понятие эффекта и эффективности…………………………....

3.2.           Оценка экономической эффективности…………………….…

3.3.           Проведение расчета экономической эффективности………....   

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………….

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики фирма разрабатывает стратегию своей деятельности, которая призвана определить конечную цель ее функционирования, например, завоевание и удержание доли рынка, получение прибыли и снижение издержек. Все это и определяет конечный результат деятельности фирмы, которая во многом зависит от ее информатизации. 

Важнейшим фактором успешной деятельности предприятия является умение его руководства чувствовать рынок и ориентироваться на него. Руководителям необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления,  прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента  качества, и информационную систему их поддержки.

Информационная система управления – это набор, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность и единство, элементов для сбора, обработки, хранения и предоставления информации о деятельности предприятия.

Основные компоненты информационной системы:

      Программное обеспечение.

      Технические средства.

      Обслуживающий персонал.

Чем раньше руководство предприятия начинает проводить работу по обучению и подготовке персонала к внедрению современных информационных технологий управления, тем быстрее будут выработаны согласованные позиции у представителей различных направлений деятельности, тем меньшие временные и денежные затраты понесет предприятие в процессе внедрения, тем раньше руководство предприятия будет обладать эффективным инструментом для принятия управленческих решений.

Целью этого дипломного проекта стала разработка и создание информационной системы для автоматизации деятельности отдела управления муниципальной собственности при Администрации Курагинского района.

Основные этапы создания системы:

      рассмотрение основных задач внедрения системы на предприятия;

      проведение обследования конкретного предприятия (изучение организационной структуры, документооборота, существующих технических средств);

      выбор программного средства с учетом существующих программ;

      разработка системы.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Современный подход к управлению

Основные задачи внедрения информационных систем

Для того, что бы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная система:

Планирование производственной деятельности. Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения.

Управление закупками, запасами, продажами. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально – технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами.

Управление финансами. В основном, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности.

              Для этих процессов управления и многих других необходима отлаженная информационная система управления.

Внедрение информационной системы всегда сопровождается процессом изменений, как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основным критерием изменений  является их целесообразность с точки зрения процесса в целом. Основной предпосылкой успешного ведения изменений является конструктивность позиции и понимание причины соответствующими руководящими лицами. 

Практически не бывает случаев внедрение информационно управляющих систем, которые протекали бы безболезненно.

Основные проблемы, возникающие на этапе внедрения этих систем, имеют объективный и субъективный характер.

Прежде всего, информационные  системы управления являются организованным комплексом, охватывающим различные направления деятельности предприятия. Логика, заложенная в функциональность данных систем, базируется на серьезном и длительном аналитическом опыте и предполагает наличие подготовленных специалистов для эффективной повседневной эксплуатации. В этом и заключается объективная сторона проблемы.

К числу субъективных факторов в первую очередь следует отнести организационные проблемы и проблемы недостатка подготовленных кадров.

В общем, основная задача состоит в том, чтобы провести ряд предварительных мероприятий, позволяющих произвести внедрение информационной системы на предприятие.

Внедрение автоматизированной системы в отдел управления муниципальной собственности позволит усовершенствовать его деятельность,  во многом облегчить работу сотрудникам администрации. С помощью данной системы  можно реализовать следующие процессы:

      Автоматизировать процесс формирования бланков начислений арендной платы на основе расчетов аренды, что позволяет избежать ошибок в выполнении начислений и выявлении задолжников по арендной плате. Автоматизация трудоемких, рутинных операций значительно снижает трудозатраты управленческого персонала.

      Автоматизировать заполнение всех договоров на аренду и покупку земельных участков, что упрощает работу сотрудников администрации.

      Своевременный учет всех задолжников по оплате начислений за аренду земли.

      Планирование сроков проведения инвентаризации земельных участков.

1. 2 Управление администрации Курагинского района

Администрация Курагинского района выполняет следующие функции:

­    принятие  и   изменение  устава  муниципального   образования, контроль за его соблюдением;

­    владение, пользование и распоряжение муниципальной собственностью;

­    местные финансы, формирование, утверждение и исполнение местного бюджета, установление местных налогов и сборов в соответствии с законодательством, решение других финансовых вопросов местного значения;

­    комплексное социально-экономическое развитие муниципального образования;

­    организация, содержание и развитие муниципальных учреждений дошкольного, основного общего, среднего общего и профессионального образования;

­    организация, содержание и развитие муниципальных учреждений здравоохранения, обеспечение санитарного благополучия населения;

­    охрана общественного порядка, организация и содержание муниципальных органов охраны общественного порядка, осуществление контроля за их деятельностью;

­    владение, пользование и контроль за использованием земель на территории муниципального образования;

­    организация, содержание и развитие муниципальных энерго-, газо-, тепло-, водоснабжения и канализации;

­    муниципальное  дорожное  строительство  и  содержание  дорог местного значения;

­    участие в охране окружающей среды на территории муниципального образования.

За владение, пользование и контроль за использованием земель на территории муниципального образования отвечает отдел управления муниципальной собственностью.

              Проведение обследования фирмы

Организация отдела управления муниципальной собственностью Курагинского района.

Отдел управления муниципальной собственностью подчиняется департаменту муниципального имущества и земельных отношений.

Отдел управления муниципальной собственностью занимается:

­   осуществление координационно-методической работы по аренде недвижимости и безвозмездному пользованию;

­   координация работы по заключению и расторжению договоров аренды, субаренды, по вводу в Реестр вновь заключенных договоров, изменений к ним;

­   осуществления контроля за поступлением арендных платежей за муниципальные нежилые объекты и муниципальное движимое имущество;

­   Координация разработки и внедрения автоматизированной системы единого муниципального кадастра;

­   координация работ, связанных с ведением единого муниципального кадастра;

­   осуществление анализа ставок арендной платы и тарифов на проведение инвентаризации;

­   осуществление контроля за качеством статистической отчетности на предприятии;

­   осуществление контроля о зачтении затрат по капитальному ремонту в счет арендных платежей;

­   Взаимодействие с финансовыми органами в части выявления круга лиц, имеющих задолженность по арендной плате и по иным долгам юридических лиц перед районным бюджетом;

­   Осуществление работы по заключению и расторжению договоров аренды и субаренды нежилых помещений;

­   подготовка дополнений к договорам аренды по зачету в счет арендной платы средств, затраченных арендаторами на проведение капремонта;

­   прием и регистрация заявок на приватизацию объектов муниципальной собственности, земли;

­   организация и проведение продажи муниципального имущества, земельных участков;

­   осуществление контроля за выполнением условий договоров купли - продажи приватизированного имущества;

­   Организация выполнения мероприятий по приему-передаче в муниципальную собственность предприятий, как имущественных комплексов, объектов недвижимости и движимого имущества;

­   организация и учет бесхозяйного движимого и недвижимого имущества;

­   организация инвентаризации и оценки имущества при приеме-передаче в муниципальную собственность и отчуждении в государственную собственность;

­   контроль за подготовкой документов по передаче в муниципальную собственность;

­   Систематизация информационных потоков для формирования муниципального кадастра;

­   разработка стандартов состава и форматов информации, используемых при ведении муниципального кадастра;

­   Организация учета исполнения сметы по проведению инвентаризации, независимой оценке и гос. регистрации муниципальной собственности;

­   организация учета и контроля за поступлением и распределением в бюджет средств, поступивших от приватизации, учета денежных средств, поступивших по соглашениям о задатке от арендаторов;

­   Прием, регистрация и передача по назначению в сроки входящей и исходящей корреспонденции, распорядительных документов администрации района;

­   организация своевременной отправки постановлений, приказов, распоряжений вышестоящим органам, должностным лицам, гражданам.

32

Рис. 1. Структура администрации Курагинского района

32

Документооборот администрации

Документооборот –  движение документов   от их формирования, перехода из отдела в отдел, с полной  их обработкой до сдачи документов в архив. Совокупность процессов принятия, обработки, хранения документов, обеспечивающие и облегчающие оперативную и бесперебойную работу предприятия.

Документированная информация   (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

                                                                -Договора аренды    

                                                                                  - Договора покупки                        

                                                                - Арендная плата            - налоговая

                                                                            - Должники                     инспекция;

                                                                                                                      - администрация

              Красноярского края;

- департамент муниципального имущества и земельных отношений.

Рис. 2. Документооборот администрации Курагинского района

Документы, составляющие документооборот предприятия:

1.      Договора об аренде земельных участков или недвижимого имущества;

2.      Договора о покупке земельных участков или недвижимого имущества;

3.      Акты о расторжении договоров аренды и покупки;

4.      Бланки начисления арендной платы;

5.      Отчеты для разных структур.

Технические средства, используемые на предприятии:

Администрация имеет  в распоряжении компьютеры, объединенные в локальную сеть.

Компьютеры – 9 единиц, Intel  Celeron 1200 MH; 128 MB; Samtron 56E;

Операционные системы:

      Windows Profession; Windows XP;

      Принтер – DeskJet 610 – C;

      Факс – Panasonic KX – F130;

      Телефон;

      Модем – ACORP 56 – EMSF – 2;

      Копир.

Охрана осуществляется посредством сигнализации, охранника и замка на двери.

Информационные технологии, применяемые при решении управленческих задач

Понятие информация произошло от латинского слова information -  разъяснение, осведомление, изложение. В широком смысле  - это сведения, знания, сообщения, являющиеся объектами хранения, преобразования, передачи и помогающие решить поставленные задачи. Информационная технология как наука о производстве информации возникло именно потому, что информация стала рассматриваться как вполне реальный производственный ресурс наряду с другими материальными ресурсами. Особенностью ИТ является то, что в ней и предметом, и продуктом является информация, а орудием труда – средства вычислительной техники и связи. С дальнейшим развитием ИТ появились автоматизированные информационные технологии. Целью АИТ является создание из информационного ресурса качественного информационного продукта, удовлетворяющего требованиям пользователя.  Методами АИТ являются методы обработки и передачи данных. Средства АИТ – это математические, программные, информационные, технические и др. При таком определении целей, методов и средств под автоматизированной информационной технологией понимают целостную техническую систему, обеспечивающую целенаправленные создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (данных, идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается информационная технология.

Информационные технологии, применяемые на предприятии

      Система программ 1С: предприятие.

1С: предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему 1С: предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Программы, используемые на предприятии:

      База Данных «Геокад». Предназначена для хранения, обработки, ввод а и поиска данных, предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.

      АРМ. Подготовка документов персонифицированный учет. Данная программа создана в целях учета и перечисления арендных платежей.

      Налогоплательщик ЮЛ – предназначен для автоматизации процесса подготовки данных налоговой отчетности налогоплательщиком.

Пользователем данной программы являются бухгалтерии, финансовые отделы налогоплательщиков, ответственные за составление налоговой отчетности.

Данная программа реализует следующие функции:

1.      создание и модификация электронных образов документов налоговой отчетности для автоматизации процесса ввода данных в соответствии с бланками документов на бумажных носителях.

2.      ввод документов налоговой отчетности налогоплательщиком для последующего предоставления в налоговые органы на магнитных носителях.

3.      расчет документов налоговой отчетности;

4.      контроль введенных налогоплательщиком документов, и формирование      результатов контроля на экране АРМ и печатающего устройства;

5.      печать документов налоговой отчетности на бумажных носителях;

6.      формирование введенной информации на магнитных носителях.

      Word;

      Excel;

      «Консультант +»

      Internet.

1. 3. Постановка задачи

Определение цели и задач проектирования

Определением цели и проектирования является создание информационной системы, предназначенной для автоматизации деятельности отдела управления муниципальной собственностью в области аренды и покупки земельных участков и недвижимого имущества.

Подобная автоматизация позволит решить следующие задачи:

      Автоматизировать учет заявок на аренду и продажу земельных участков;

      Автоматизировать составление расчетов арендной платы;

      Автоматизировать начисление платежей за арендную плату

      Автоматизировать составление  договоров на аренду земли.

      Автоматизировать ведение реестра арендаторов

      Обеспечить формирование отчетов по арендованным и проданным земельным участкам.

Техническое задание на проектирование

Данная программа позволить облегчить и ускорить процесс сбора, обработки и последующей систематизации данных об осуществлении текущей хозяйственной деятельности в единую взаимосвязанную систему.

1.      Документы.

      Создать документ «Оформление заявки на аренду земельного участка». Создать унифицированную форму заявки. При получении определенной заявки форма заполняется и подается на печать. Это позволит обеспечить фиксирование поступающих заявок с последующим отслеживанием их выполнения.

      Создать документ «Договор об аренде земельного участка».  Готовую унифицированную форму договора занести в программу. Автоматизируется заполнение этого договора.

      Создать документ «Договор о покупке земельного участка». Создать форму договора, подчиненную новому покупателю. То есть при выборе нового покупателя открывается меню с реквизитами: Реквизиты покупателя: № договора, паспортные данные, стоимость этого участка. При выборе уже имеющегося покупателя или арендатора открывается меню с его уже имеющимися договорами.

      Прохождение инвентаризации земельных участков. Создать форму  при активации, которой выдаются сведения о последнем прохождении инвентаризации и дате текущей.

2.  Справочники.

      Создать справочник «Арендаторы». Справочник должен обеспечить хранение информации об арендаторах. Справочник должен содержать следующие реквизиты: ФИО, паспортные данные, прописка. 

      Создать справочник «земельные участки». Он должен  содержать следующие реквизиты: место нахождение этого земельного участка, общая площадь, кадастровая стоимость.

      Основные отчеты.  Отчеты должны  формироваться по данным договоров об аренде или о покупке земельного участка. По данным об оплате начислений арендной платы. По данным о состоянии арендного землепользования.

1.4. Выбор программного  средства

Для автоматизации работы любого предприятия  необходимо выбрать путь создания информационной системы управления предприятия. Существует несколько путей:

      внедрение готовой системы;

      разработка заказной системы через привлечение специализирующихся фирм;

      построение собственной информационной системы путем использования существующих разработок  и программного обеспечения, находящегося в эксплуатации, (своими силами);

      использование существующих разработок и программного обеспечения, находящегося в эксплуатации путем создания новых модулей через сторонних разработчиков.

Для автоматизации отдела управления муниципальной собственности был выбран третий путь;

Обзор существующего программного обеспечения

              Сегодня многие предприятия приводят свои системы управления в соответствии новым хозяйственным отношениям. Возрастает интерес к законченным комплексным автоматизированным системам, благодаря которым информация о деятельности предприятия сразу же после ввода становится доступной для руководителей и  специалистов.

Опыт западных фирм показывает, что интегрированная система управления предприятием, соответствующая реальным рыночным отношениям, может быть построена только на основе целого комплекса современных информационных технологий: аппаратных, программных и телекоммуникационных.

Понимая это, многие предприятия считают достаточным приобрести современную технику и мощную СУБД, а прикладную систему разработать своими силами.

В настоящее время на рынке услуг существует достаточно много специализированного программного обеспечения для автоматизации работы различных предприятий. В основном это обеспечение поставляют различные коммерческие фирмы, а для  государственных предприятий и предприятий малого бизнеса данные программы являются дорогостоящими.

Если рассматривать работу администрации, то можно прийти к выводу, что их работа и управление практически не имеет ни какой автоматизации. Конечно, здесь имеют место различные бухгалтерские  и вспомогательные справочные системы (1С: Предприятие и его конфигурации, БД «Геокад», Консультант+). В основном на этом сказывается нехватка финансирования. 

При выборе определенного программного  продукта необходимо  проанализировать ниже перечисленные требования к программе. Нужно произвести оценку характеристик программного продукта и определить степень их соответствия предъявляемым требованиям.

Программные продукты обычно сопровождает следующая информация:

1.      Сведения разработчиков и рекламная информация продавцов;

2.      Информация конечных пользователей, разработчиков  и администраторов, имеющих опыт работы с продуктом;

3.      Информация аналитиков и экспертов.

К  числу основных показателей пригодности программных продуктов можно отнести следующее:

      Вид программного продукта;

      Категория пользователей;

      Удобство и простота использования;

      Модель представления данных;

      Качество средств разработки;

      Качество средств защиты и контроля корректности базы;

      Качество коммуникационных средств;

Для автоматизации отдела управления муниципальной собственностью на рынке программного обеспечения, нет ни одной подходящей информационной системы, а уже имеющаяся база данных, не удовлетворяет всем требованиям.

База Данных «Геокад» предназначена для автоматизации документооборота  различных подразделений.

1. Составление расчетов арендной платы

2. Начисление платежей за арендную плату

3. Составление  договоров на аренду земли.

4. Ведение реестра арендаторов

Данная база данных не отвечает следующим критериям:

   Простота (сложна для понимания сотрудниками отдела управления муниципальной собственности);

   Отсутствие избыточности (очень много не нужной и отсутствие некоторой важной информации);

   Расширяемость (невозможно внести в нее изменения, при смене нормативных актов).

Обоснование выбора системы управления Базами Данных Microsoft Access.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.