Разработка информационной системы на MS Access

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1. Теоретические основы разработки информационных систем(ИС)
1. Основные понятия БД
2. Этапы развития баз данных
3. Иерархическая модель
4. Проектирование базы данных
5. Этапы проектирования
1. Концептуальное проектирование 
2. Логическое проектирование
3. Физическое проектирование
6. Условия обеспечения целостности данных
7. Нормализация данных
8. Средства разработки
2. Разработка информационной системы
1. Цель создания ИС и решаемые задачи
2. Этапы построения базы данных
1. Создание модели базы
2. Создание необходимых таблиц
3. Нормализация базы данных
4. Создание запросов в базе данных
5. Создание форм
6. Создание главной формы
7. Создание отчётов
8. Создание макросов
3. Проверка и отладка программы
1. Внесение тестовых данных
2. Полное тестирование, поиск ошибок

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список используемой литературы

Приложения:

ВВЕДЕНИЕ 

       Современный бизнес требует широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется  тем, что  современный бизнес крайне чувствителен  к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то: торговля, производство или предоставление каких либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью. Можно вполне обоснованно утверждать, что в жестокой конкурентной борьбе большие шансы на победу имеет предприятие, использующее в управлении современные информационные технологии.

       По  мере развития вычислительной техники изменялись и основные направления ее использования. Первоначально средство вычислительной техники подразумевалось использовать для выполнения различного рода математических вычислений, которые не возможно провести «вручную» за разумное время. Развитие этого направления привело к развитию разделов математики, связанных с численными методами вычислений, и к появлению алгоритмических языков, удобных для реализации алгоритмов численных методов и ориентированных на выполнение математических расчетов.

       Затем, по мере увеличения возможностей и  уменьшения стоимости вычислительных средств, получило развитие второе направление, связанное с использованием средств  вычислительной техники в автоматизированных информационных системах. Здесь вычислительные возможности компьютеров отходят на второй план – основные функции вычислительных средств в информационных системах  состоят в поддержке надежного хранения информации, выполнения специфических для данного приложения преобразований информации и вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса.

       Со  временем именно второе направление, связанное  с хранением и обработкой данных, стало доминирующим.

       Развитие  компьютерных технологий, связанных  с хранением и обработкой данных, привело к появлению специализированного программного обеспечения, получившего название систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяют структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки. Именно системы управления базами данных являются основой практически любой информационной системы.

      Целью данного дипломного проекта является создание и реализация приложения автоматизации учёта квитанций об оплате дополнительных услуг, оказываемых на коммерческой основе, для упрощения сбора информации и упорядочивания, а также облегчения администрирования. Приложение ориентирована на сбор, хранение, обработку информации, а также на формирование и печать отчётов.

       Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

       - провести исследование проблемы, которая должна быть решена;

       - определить с требования к проекту;

       - определить состав и структуру данных предметной области, которые будут отвечать за обеспечение выполнения требуемой задачи;

       - определить состав и структуру информационных объектов и связи между ними;

       - провести нормализацию базы данных;

       - реализовать базу данных.

       Приложение  автоматизации учёта квитанций об оплате дополнительных услуг, оказываемых на коммерческой основе реализована с помощью СУБРД (системы управления реляционными базами данных) Microsoft Access 2003, так как для решения данной задачи это самое оптимальное программное средство.

       Термин  «реляционный» (от латинского relatio – отношение) указывает, прежде всего, на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц.

       Прежде  чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен.

       Microsoft Access – это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя. Рассмотрим возможности MS Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. В частности:

       1. MS Access — система управления базами данных. Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.

       2. Разработка с помощью MS Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.

       3. Поддержка в MS Access механизма Запроса по образцу (Query by Example - QBE), обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных.

        4. Создание приложений без программирования  с использованием макросов  MS Access.

       Система управления базами данных MS Access, как и другие продукты этой категории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью MS Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

       Microsoft Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц MS Excel. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой MS Access и MS Word,  MS Excel  и MS PowerPoint.

       Система MS Access — это набор инструментов для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система MS Access. По сути дела, многие инструментальные средства MS Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

       Первая  глава данной дипломной работы носит  теоретический характер. В ней  описаны этапы развития баз данных, этапы проектирования, правила построения логической структуры базы данных и иерархической модели, а также описаны правила создания таблиц, запросов, форм и отчетов в приложении MS Access. Вторая глава посвящена разработке базы данных. В ней дана характеристика предприятия, для которого была разработана база данных, представлены цели и задачи разработки, описаны этапы создания базы данных. В заключении подведены итоги данной работы.

1. Теоретические основы разработки информационных систем(ИС) 

1.1 Основные понятия БД 

       В основе решения большинства задач  лежит обработка информации. Для  облегчения обработки информации создаются  информационные системы (ИС).

       Базы  данных (БД) — это унифицированная совокупность данных, совместно используемых широким кругом пользователей, динамически изменяющаяся в процессе своего функционирования. БД является частным случаем ИС.

       Логическую  структуру, хранимых в базе данных называют моделью представления данных. К  основным моделям представления  данных (моделям данных) относятся следующие:

       - иерархическая,

       - реляционная.

       - сетевая.

       Остановимся подробнее на реляционных БД.

       Реляционная база данных представляет собой хранилище данных, содержащее набор двухмерных таблиц. Любая таблица (отношение) реляционной базы данных состоит из строк (называемых также записями или кортежами) и столбцов (называемых также полями или атрибутами).

       Строки  таблицы содержат сведения о представленных в ней фактах (или документах, или людях, одним словом, — об однотипных объектах). На пересечении столбца и строки находятся конкретные значения содержащихся в таблице данных.

       Данные  в таблицах удовлетворяют следующим  принципам:

       Каждое  значение, содержащееся на пересечении  строки и колонки, должно быть атомарным (то есть не расчленяемым на несколько значений).

       Значения  данных в одной и той же колонке  должны принадлежать к одному и тому же типу, доступному для использования  в данной СУБД. Например, в СУБД Microsoft Access используются следующие типы данных:

       текстовый — тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

       поле  MEMO — специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

       числовой — тип данных для хранения чисел;

       дата/время — тип данных для хранения значений даты и времени;

       денежный — тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

       счётчик — специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

       логический — для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

       поле  объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

       гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

       мастер  подстановок — тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

       Каждая  запись в таблице уникальна, то есть в таблице не существует двух записей с полностью совпадающим набором значений ее полей.

       Каждое  поле имеет уникальное имя.

       Последовательность  полей в таблице несущественна.

       Последовательность  записей также несущественна 

       Поскольку последовательность колонок в таблице несущественна, обращение к ним производится по имени, и эти имена для данной таблицы уникальны.

       СУБД — система управления базами данных (DBMS — DataBase Management System). СУБД представляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. Под системой понимается программа, которая не только позволяет хранить большие массивы данных , но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде. 

1.2 Этапы развития базы данных 

       Разработка  базы данных относится, скорее всего, к техническим проектам, которые имеют следующие особенности:

       - главная цель проекта четко определена, но отдельные цели должны уточняться по мере достижения частных результатов;

       - срок завершения и продолжительность проекта определены заранее, желательно их точное соблюдение, однако они также могут корректироваться в зависимости от полученных промежуточных результатов и общего прогресса проекта.

       Совокупность  ступеней развития базы данных от возникновения  идеи до полного завершения проекта принято разделять на этапы:

       - На этапе формирования концепции главным содержанием  работ  является определение проекта, разработка его концепции, включающая: формирование идеи и постановку целей, сбор исходных данных, определение основных требований и ограничений.

       - На этапе разработки  технического задания проводится исследование проблемы, которая должна быть решена, четко формулируются все требования, разрабатывается основное содержание проекта, базовая структура проекта, разрабатывается и утверждается техническое задание.

       На  этапе проектирования необходимо определить состав и структуру данных предметной области, которые будут отвечать за обеспечение выполнения требуемых  задач и запросов пользователя базы данных. Структура данной предметной области может отображаться, как информационно – логическая модель, на основе которой создается реляционная база данных. 

       На  этапе разработки модели данных требуется  определить основные задачи, для выполнения которых разрабатывается эта  база данных. Определяется состав и структура информационных объектов, а также типовые объекты предметной области. Необходимо выделить информационные объекты и определить связи между ними. На данном этапе создается база данных, обеспечивающая однократный ввод данных при первоначальной загрузке и корректировке, без дублирования, при этом обеспечивается также целосность данных при изменениях.

       При определении логической стуктуры базы данных на основе модели, каждый информационный объект отображается реляционной таблицей, а связи между таблицами соответствуют связям между информационными объектами.

       Сначала конструируются таблицы базы данных, которые соответствуют информационным объектам модели данных затем создается  схема данных, в которой определяются логические связи между таблицами. Также в схеме данных могут быть заданы параметры для установления и поддержания взаимосвязи между записями разных таблиц при загрузке, добавлении  и удалении записей в связанных таблицах и при изменении ключевых полей.

       После окончания формирования схемы данных необходимо произвести ввод данных из предметной области. 
 
 
 

1.3 Иерархическая модель  

       Иерархическая модель представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

       Узел  – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

       Свойства  иерархической модели данных:

       - Несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня.

       - Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине.

       - Каждый узел имеет свое имя (идентификатор).

       - Существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных. 

1.4 Проектирование базы данных 

     В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо определить логическую структуру базы данных для выбранной предметной области. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

       Первым  шагом в проектировании базы данных является получение формального  описания предметной области и построение моделей базы данных. Для того чтобы база данных адекватно отражала предметную область  необходимо хорошо представлять себе все нюансы присущие данной предметной области, и уметь отобразить их в базе данных. Для этого в принципе может использоваться естественный  язык, но его применение имеет много недостатков, основными из них является громоздкость описания и неоднозначность его трактовки. Поэтому обычно для этих целей используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств. Графический способ представления исходных данных является наиболее наглядным и простым для восприятия и анализа, поэтому воспользуемся для построения инфологической модели  способом  «объект – свойство – отношение ».

       В предметной области в процессе ее обследования и анализа выделены классы объектов.

       Классом объектов называют совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

       При отражении в базе данных каждый объект представляется своим идентификатором, который отличает один объект класса от другого, а каждый класс объектов представляется именем этого класса. Идентификатор должен быть уникальным. Каждый объект обладает определенным набором свойств. Для объектов одного класса набор этих свойств одинаков, а их значения могут различаться.

       При описании предметной области отражаются связи между объектом и характеризующими его свойствами. Они изображаются просто в виде линии, соединяющей обозначение объекта и его свойств.

       Связь между объектом и его свойством  может быть различной. Объект может  обладать только одним значением, какого-то свойства. Для других свойств возможно существование одновременно нескольких значений у одного объекта. Кроме того, некоторые свойства являются постоянными, их назначение не может измениться с течением времени. Такие свойства называются статическими, а  свойства, значение которых может измениться со временем, называются динамическими.

       Кроме связи между объектом и его  свойствами, в инфологической модели фиксируются связи между объектами  различных классов. Различают связи  типа «один к одному» (1:1), «один  ко многим» (1:М) и «многие ко многим» (М:М).

       После условных вышеперечисленных обозначений  переходим к следующему этапу  – датологическому  проектированию. При переходе от инфологической модели к датологической следует иметь в виду, что инфологическая модель включает в себя всю информацию о предметной области, необходимую и достаточную для проектирования БД. Спроектировать датологилогическую структуру базы данных означает определить все информационные единицы и связи между ними, задать их имена, определить их тип. Следует также задать некоторые количественные характеристики, например длину поля. И так датологическим проектированием называется проектирование логической структуры базы данных в среде конкретной СУБД. Каждому объекту инфологической модели соответствует таблица созданная в среде СУБД Microsoft Access. В таблицах данные распределяются по столбцам и строкам. Столбцы (которые называют полями) служат для хранения различных характеристик объектов, а строки (которые называют записями) содержат сведения о конкретном объекте.

       Если требуется отслеживать в таблице дополнительные данные, необходимо добавить соответствующие поля. Если существующее имя поля недостаточно понятно, поле можно переименовать.

       Настройка типа данных поля определяет тип значений, которые можно вводить в этом поле. Например, если нужно, чтобы в поле содержались числовые значения, которые можно использовать в вычислениях, задайте Числовой или Денежный тип данных.

       Не  следует хранить значения, которые  могут быть легко вычислены из существующих значений.

       Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называется первичным ключом.

       Имеются специальные случаи, когда первичный  ключ целесообразнее не создавать. Например, для некоторых таблиц индекс, ассоциированный  с первичным ключом, может неприемлемо снижать производительность ввода и модификации данных.

       Свойства  полей - это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

       Общее поле связывает две таблицы таким  образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати.

       После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть  структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

       Для проверки необходимо создать несколько  таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных. 

  1.5 Этапы проектирования БД  

       Целью разработки любой базы данных является хранение и использование информации о какой-либо предметной области. При проектировании базы данных решаются две основных проблемы:

       - Каким образом отобразить объекты предметной области в абстрактные объекты модели данных, чтобы это отображение не противоречило семантике предметной области и было по возможности лучшим (эффективным, удобным и т.д.)?

       - Как обеспечить эффективность выполнения запросов к базе данных, т.е. каким образом, имея в виду особенности конкретной СУБД, расположить данные во внешней памяти, создание каких дополнительных структур (например, индексов) потребовать и т.д.?

       Таким образом, при разработке базы данных обычно выделяются три этапа моделирования, при помощи которых происходит переход  от предметной области к конкретной реализации базы данных средствами конкретной СУБД:

       - Концептуальное проектирование

       - Логическое проектирование

       - Физическое проектирование 

1.5.1 Концептуальное проектирование  

       Концептуальное  проектирование — на этом этапе разрабатывается концептуальная модель предметной области. Такая модель служит средством общения между различными пользователями и разрабатывается без учета особенностей физического представления данных и выбора СУБД. С помощью концептуальной модели представляют сущности предметной области и взаимосвязи между ними (используются взаимосвязи 1:1, 1:М, М:М). Проектирование концептуальной модели основывается на анализе решаемых задач по обработке данных.

       Задачей концептуального проектирования является определение информационных потребностей а также процессов и данных, необходимых для решения поставленных задач и достижения цели проектирования. Результатом выполнения является концептуальное представление (модель) данных, которое разрабатывается на основе обобщения пользовательского и локального представлений (моделей).

       Пользовательское  представление можно понимать как описание совокупности входных и выходных документов с данными, и формат которых создает удобную функциональную среду для решения каждой отдельной задачи (функции) с точки зрения пользователя.

       Локальное представление создается на основе пользовательского и описывает функциональную среду решения тех же задач с точки зрения проектировщика БД. Обычно оно определяется множеством бинарных отношений между элементами данных (т.е. пары элементов данных и связывающих их типов ассоциаций), которые могут быть изображены в виде графов, матриц или связанных списков.

       Однозначное соответствие между пользовательскими  и локальными представлениями не всегда существует. Так пользователь может включить в свою модель данные, которые нет необходимости хранить, поскольку они могут быть получены на основании других данных, имеющихся в БД. Например, элемент заработная плата нет смысла хранить в БД, т.к. он может быть вычислен на основе оклада и количества отработанных дней. Хранение такого поля в таблицах базы может привести к появлению недостоверных данных (например, если при изменении количества отработанных дней или оклада, поле заработная плата осталось не перерасчитанным). С другой стороны, в БД часто приходится хранить данные, не относящиеся к пользовательскому представлению, такие как: налоговые таблицы, календарь, статистические данные и другие информационно-справочные материалы.