Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

     Разработка проекта  по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ  СТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ 6

   1.1. Анализ  строительной отрасли: стратегические  возможности и оценка привлекательности 6

1.2. Исследование  современного состояния и использования  систем документационного обеспечения  предприятий строительной отрасли  на региональном уровне 19

1.3. Организация  документационного обеспечения  управления в строительных организациях 27

2 КОМПЛЕКСНЫЙ  АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» 34

2.1 Общая характеристика  деятельности предприятия 34

2.2 Анализ внешней  среды предприятия 35

2.3 Анализ финансово-хозяйственной  деятельности предприятия 43

2.4 Оценка системы  управления предприятия 64

2.5 Оценка возможностей  внедрения информационной системы документационного обеспечений управления 69

Глава 3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ МОДЕРНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» НА ОСНОВЕ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ………………………………... 74

3.1 Программа  внедрения технологий электронного  документооборота на предприятиях  строительной отрасли 74

3.2 Проект организации  внедрения электронного документооборота  в деятельность ЗАО ФСК «Чайка» 80

3.3 Оценка  эффективности предлагаемых мероприятий……………………………

ЗАКЛЮЧЕНИ Е 94

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 98

 ПРИЛОЖЕНИЕ А Бухгалтерская отчетность ЗАО ФСК «Чайка» за

2008-2010 гг………………………………………………………………………

ПРИЛОЖЕНИЕ  Б Основные показатели результатов финансово-

хозяйственной деятельности ЗАО ФСК «Чайка»  за 2008 – 2010 годы»…......

ПРИЛОЖЕНИЕ  В Сравнительная характеристика бумажного и

 электронного  документов……………………………………………………..

… 

      ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность  темы исследования. В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

     Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные  исследования, 85% рабочего времени сотрудников  организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO, управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

     В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и  внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. Соответственно, стали  меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой  службы существенно зависят уровень  и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость  рационализации отработанных методов  поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик  оценки, анализа и оптимизации  как внутренних, так и внешних  документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

     Целью данной дипломной работы является внедрение эффективного электронного документооборота на конкретном предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

     Задачами  дипломной работы являются:

     - анализ строительной отрасли  и перспективы ее развития,

     - изучение современного состояния  и использования систем документационного  обеспечения предприятий строительной  отрасли на региональном уровне,

     - изучение организации документального  обеспечения управления на строительных предприятиях,

     - проведение анализа финансово – хозяйственного положения предприятия,

     - проведение оценки системы управления предприятием,

     - проведение оценки возможности внедрения электронного документооброта на предприятии,

     - разработка программы внедрения технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

     - выполнение оценки экономической эффективности внедрения корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках исследуемого предприятия.

     Объектом исследования является ЗАО ФСК «Чайка», в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.

     Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые в ходе внедрения электронного документооборота.

     Теоретической и методологической основой выпускной квалификационной работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков, нормативно-правовые и методические документы, монографии, периодические издания, учебники и учебные пособия. В работе использовались методы системного анализа, экспертных оценок, статистической обработки данных, сравнение, обобщение и аналогия.

     Информационной  базой выпускной квалификационной работы являются научные издания, учебная и методическая литература, а также первичные и сводные документы, годовые отчеты и производственно-финансовые планы за 2008-2010 гг. по исследуемому предприятию.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ

     1.1 Анализ строительной отрасли: стратегические возможности и оценка привлекательности

     Строительство – самостоятельная отрасль национальной экономики, предназначенная для  ввода в действие новых, а так же реконструкции, расширения, модернизации, технического перевооружения и капитального ремонта действующих объектов производственного и непроизводственного назначения.

     Строительство как отрасль материального производства обеспечивает создание основных фондов производственного или непроизводственного назначения. Под строительством понимается также сам процесс возведения зданий и сооружений - объектов строительства [8,12] .

     Возведение  объекта связано с выполнением  следующих работ:

     - проведение различных видов инженерных изысканий, а также технико-экономического обоснования на возведение объекта;

     - разработка проектно-сметной документации (архитектурное проектирование, конструкторское проектирование, проектирование организации строительства на различных стадиях возведения объекта);

     - работа предприятий строительной индустрии и промышленности строительных материалов и последующая комплектация объекта;

     - собственно возведение объекта (строительно-монтажные работы, монтаж оборудования, опытная эксплуатация).

     Широкомасштабность  и разнообразие строительного процесса предопределяет широкий круг его  участников. К основным участникам строительства относятся [8,18]:

     - заказчики - государственные, общественные, а в настоящее время частные организации или физические лица, на которых возлагаются обязанности планирования строительства, обеспечение его финансирования, контроль в период производства работ и приемка законченных зданий и сооружений;

     - проектные организации, разрабатывающие по договору с заказчиком проектную и сметную документацию на возводимые объекты (сюда же относятся организации, занимающиеся проведением инженерно-геологических, топографо-геодезических и других видов изысканий для строительства);

     - подрядные и субподрядные строительные организации, выполняющие комплекс работ по возведению зданий и сооружений. Это наиболее многочисленная группа строительных организаций. Непосредственно с заказчиком договор заключает организация - генеральный подрядчик, которая и отвечает за своевременное и качественное осуществление проекта и сдачу объекта в эксплуатацию. Для выполнения отдельных видов работ генподрядчик привлекает субподрядные организации (сантехнические, электромонтажные операции, монтаж оборудования, строительство дорог, сетей, механизация и др.). Генподрядчик несет ответственность за выполнение не только работ, осуществляемых собственными силами (как правило, общестроительных), но и за работу субподрядчиков; многие фирмы совмещают функции проектных и подрядных организаций;

     - поставщики - предприятия, выпускающие необходимую для строительства продукцию (сборные конструкции, строительные материалы и изделия). В широком смысле все отрасли народного хозяйства в большей или меньшей степени являются поставщиками продукции для строительства; специализируются в строительстве предприятия стройиндустрии;

     - транспортные организации, осуществляющие по договорам с подрядчиками внешние и внутрипостроечные перевозки материально-технических ресурсов всеми видами транспорта;

     - научно-исследовательские организации, выпускающие нормативные документы, методические рекомендации по рациональным способам проведения строительных работ на основании изучения и обобщения опыта возведения объектов, новейших достижений в различных областях науки и техники.

     Строительная  отрасль наиболее динамично развивающаяся. С начала 2000 года улучшение экономической ситуации естественным образом спровоцировало рост показателей строительства. По данным федеральной службы государственной статистики, в период с 2000 по 2008 год объем строительных работ в России возрос более чем в 9 раз, с показателя в 503,8 миллиардов до 4,528 триллионов рублей. В 2009 году впервые за десять лет в строительной индустрии России зафиксирован существенный спад [27].

     В 2010 началось восстановление отрасли, прежде всего за счет проектов, реализуемых  при поддержке или за счет государства. Наиболее подающим надежды в ближайшее  время аналитики называют жилой  сегмент.

     В IV квартале 2010г. руководители 74% строительных организаций оценили экономическую  ситуацию в строительстве как "удовлетворительную", а доля организаций, у которых  производственная программа соответствовала "нормальному" уровню, составила 70%.

     Рисунок 1.1 - Объем работ по виду деятельности "строительство" 2010 года, млн.руб. 

     Объем выполненных работ по виду деятельности «строительство» в 2010г. составил 3 561 307,2 млн. рублей, рост по сравнению с аналогичным периодом 2009 незначителен – 0,4% (рис.1.1.). С августа показатель стабильно был выше прошлогоднего уровня, что позволило в целом закончить год «в плюсе». В целом, с января 2010 года наблюдался позитивный тренд в этом направлении, хотя свою роль играют и сезонные особенности отрасли.

     Наибольший  удельный вес в разрезе регионов по объемам работ, выполненных в  строительной отрасли, традиционно  приходится на Центральный и Северо-Западный федеральные округа, доля этих субъектов  по сравнению с 1 полугодием незначительно снизилась (на 1-2%). 

     Рисунок 1.2 – Доли федеральных округов по объемам работ в строительстве в 2010г 

     Динамика объемов строительных работ в 1 полугодии 2010 года неодинакова по регионам. В целом, в семи из восьми федеральных округов отмечен рост показателя. По-прежнему в лидерах по темпам прироста – Южный федеральный округ, значительно увеличен объем строительных работ в Дальневосточном регионе. 
 
 
 

     Рисунок 1.3 - Приросты объемов строительных работ в 2010 (по сравнению с 2009г.)   

     Общий объем ввода жилых и нежилых  объектов за 2010 г. составил порядка 50 млн. квадратных метров или около 135 тысяч зданий. В том числе, за указанный период было введено 40 млн. кв.м. зданий жилого назначения.

     Рисунок 1.4 - Структура ввода строительных объектов в 2010 г. по типу зданий 

     Наибольшая  доля по объемам ввода среди объектов нежилого назначения традиционно принадлежит  зданиям коммерческого профиля (2639 объект, из них 371 административных). Доли объектов для сельского хозяйства  и промышленности –12% и 15%, соответственно.

     Рисунок 1.5 Структура общего объема ввода в эксплуатацию зданий нежилого назначения (единиц) 

     Следует отметить, что по результатам выборочного обследования строительных организаций в 2010г. строительством жилых и нежилых объектов занималось 18% и 10% предприятий, соответственно.

     Ввод  жилых зданий в России за 2010 г. уменьшился на 3,8% по сравнению с 2009 годом. В шести округах из восьми зарегистрировано падение показателя (рис.1.6). В региональном разрезе по показателю ввода жилой недвижимости за 2010 г. лидером по темпам роста стал Северо-Кавказский федеральный округ, самое значительное снижение показателя за период зафиксировано в Дальневосточном федеральном округе. [27]

     Рисунок 1.6 Приросты ввода жилой недвижимости по округам в 2010 г. по сравнению с 2009 г., % 

     За  исследуемый период доля жилья, введенного индивидуальными застройщиками, в  целом по России составляет 49,7%. Лидерами по этому показателю являются Северо-Кавказский и Южный федеральный округа –  здесь приходится соответственно 65,5% и 63,5% на индивидуальное жилье.

     Рисунок 1.7 Ввод жилья индивидуальными и прочими застройщиками по округам в 2010 г., в тыс.кв.м. 

     Итоги 2010 г. свидетельствуют о продолжении восстановления рынка ипотечного жилищного кредитования. По данным Банка России за 2010 г. выдано 187,3 тыс. ипотечных кредитов (234,1 млрд. рублей), в 2,6 раза больше чем в предыдущем году (в денежном выражении).

     Средний размер кредита увеличился на 7 % с 1,17 до 1,25 млн. рублей за 2010 г. Средневзвешенные ставки по кредитам составили 13,4% в рублях и 11,1% в валюте (снижение на 0,9% и на 1,6%, соответственно).

     Рисунок 1. 8 Динамика объема выдачи ипотечных кредитов в 2009-2010 гг., млн. рублей  

     Поддержка Агентства по ипотечному жилищному  кредитованию за 2010 г. была осуществлена в виде рефинансирования порядка 18 процентов всех выданных кредитов, около 37 млрд. рублей. Стоит отметить, что доля АИЖК на рынке снизилась против 26,5% в 2009 году, большей частью в связи с ростом конкуренции и улучшением ситуации с ликвидностью. 

     Таблица 1. 1- Основные показатели деятельности ОАО «АИЖК»

     В млн. руб.

     В 2010 году существенную поддержку отрасли  оказало государство программой по обеспечению жильем погорельцев, обусловленная форс-мажором лета 2010г. Данная задача была в целом выполнена на должном уровне. Фактически за два месяца, в условиях нехватки строительных материалов и мощностей, было построено около 2,2 тысяч домов или 140 тыс.кв.м. жилья. Все дома заселены, помимо жилых домов созданы объекты социальной инфраструктуры, более 200 км автомобильных дорог, около сотни километров газопроводов, газифицировано порядка 20 населенных пунктов.

     Одобрена правительством новая программа "Жилище", рассчитанная на период 2011-2015 гг. За пять лет предполагается обеспечить ввод 370 млн. квадратных метров жилья. При этом годовой объем ввода жилья к 2015 г. Увеличится до 90 млн. кв. м. Жилье экономкласса, как самое востребованное, составит порядка 60%.

     По  программе предусмотрен общий объем  финансирования почти 621 млрд. руб. на пять лет, в том числе 47% из бюджета  – 291 млрд. руб. На данный момент в год  по линии жилищного строительства, по данным Минрегиона, вводится в оборот около 2 трлн. руб., в том числе  из бюджета 600 млрд. руб.

     Оговоренный в новой программе «Жилище» рост строительства в 1,5 раза планируется  осуществить не только за счет госфинансирования, которое уменьшилось в десять раз. Государство рассчитывает необходимый  объем финансирования получить за счет средств инвесторов и региональных бюджетов. В качестве стимулирования рынка предполагается принять ряд  законодательных актов, «упрощающих  жизнь» застройщика и покупателя.

     На 2011-2013 годы объем финансирования олимпийских  объектов должен составить 524 млрд. рублей, в т.ч. в качестве имущественного взноса РФ в «ГК Олимпстрой» и  для субсидирования администрации  Краснодарского края на реализацию мероприятий  по развитию инфраструктуры Сочи. [27]

     В целом в текущем году согласно федеральной адресной инвестиционной программе (ФАИП) 551,8 млрд. рублей предусмотрено  на реализацию инвестиционных проектов строительства, реконструкции, технического перевооружения объектов капитального строительства, включенных в 54 федеральные  целевые программы.

     126,6 млрд. рублей направляется согласно  ФАИП в целом на обеспечение  жильем граждан РФ. В частности,  это обеспечение жильем отдельных  категорий граждан, в т.ч. спасателей  аварийно-спасательной службы МЧС  России, прокуроров, следователей органов  прокуратуры, а также финансирование  мероприятий по строительству  общежитий высших учебных заведений  и по строительству жилья для  судей и работников аппаратов  судов.  
На формирование фонда служебного жилья для обеспечения военнослужащих жильем, строительство и приобретение жилых помещений для постоянного проживания программой в текущем году предусмотрено 105,7 млрд. рублей.

     Если анализировать  перспективы развития и инвестирования строительной отрасли, то следует отметить, что в 2011 году по базовому сценарию бизнес-плана АИЖК планирует рефинансировать ипотечные кредиты на сумму 67,6 млрд. руб. Из них 46,4 млрд. руб. составит рефинансирование рыночных кредитных продуктов (включая продукт «Новостройка»), а 21,2 млрд. руб. – выкуп специальных кредитных продуктов для отдельных категорий населения.

     В целом, по прогнозам аналитиков на 2011 год ожидается незначительный рост в сфере жилого строительства  в пределах 3-5%.

     Анализируя  состояние дел в отрасли на региональном уровне следует отметить, что Правительство Орловской области, подводя итоги отчетного 2010года отметило, что объем выполненных работ в строительстве составил 7011,5 млн рублей. В сопоставимых ценах это на 7 % меньше, чем год назад, что свидетельствует о том, что кризис в строительстве, особенно в жилищном, не преодолен.

     В рамках программы «Жилище» были определены параметры и планируемые показатели исполнения программы. По мнению аналитиков, новая программа, даст строительной отрасли возможность достойно выйти из ступора. Ее идеология – снижение административных барьеров как при возведении жилья, так и при выдаче разрешений на строительство и проведении государственной экспертизы проектной документации.

     Программа « Жилище» будет подкреплена  еще одной – «Развитие базы строительной индустрии и промышленности строительных материалов». Бюджетные  преференции будут оказаны тем  предприятиям, которые готовы реализовывать  энергоэффективные и экологичные  проекты малоэтажного жилищного  строительства, а также модернизацию существующих производств.

     Ожидается, что ежегодно в области будет вводится в эксплуатацию не менее 490 тыс. квадратных метров жилья. А на каждого жителя будет приходится 27,4 кв. м. Сегодня среднестатистический показатель – 23,8 кв м.

     Продолжится и переселение граждан из аварийных  домов. Уже в ближайшее время  под снос пойдут 26 тыс. кв метров

     Анализируя  стратегические возможности и перспективы  развития строительной отрасли в  Орловской области, воспользуемся данными официального сайта статистики Орелстат, используя математическое прогнозирование на основании трендовых моделей. [26]

     Одним из качественных показателей развития отрасли является объем инвестиций в основной капитал отрасли. На основании  данных Орелстат за период с 2000 года по 2010 г. построим график объема поступления  инвестиций (рис. 1.9). Прогноз объемов  инвестиций выполним на 5 периодов вперед, выбрав в качестве трендовых моделей  – линейную (коэффициент аппроксимации  R² = 0.5232) , логарифмическую (коэффициент аппроксимации R² = 0.6364), полиноминальную (коэффициент аппроксимации R² = 0.6367), экспоненциальную (коэффициент аппроксимации R² = 0.7881). Из выбранных графиков трендовых моделей наиболее адекватно отражающим динамику показателя является тот, у которого наибольший коэффициент аппроксимации – экспоненциальная (на рисунке выделена зеленым цветом). Согласно данным трендовой модели можно ожидать положительной динамики в объемах поступления инвестиций в основной капитал строительных компаний, что говорит о возможной положительной перспективе развития отрасли в регионе.