Совершенствование организационной структуры (городской, сельской) администрации

 

НЕГОСУДАРТСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ВОСТОЧНАЯ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКАЯ  ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ (Академия ВЭГУ)

 

Специальность   080504.65 Государственное и муниципальное управление

Специализация – Муниципальное  управление

 

                               Ганеева  Зугра Галеевна

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

 

 «Совершенствование организационной  структуры (городской, сельской) администрации »

на примере Администрации  сельского поселения      Буздякского сельсовета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Научный руководитель: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уфа 2013

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ.……………………………………………………………………… 3

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ………………………………………………..……………….......8

1.1Регламентирование работы местной  администрации ………………………9

1.2.Информационное  обеспечение системы управления……………………..14

1.3.Эффективность  муниципального управления……………………………..24

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ СЕЛЬСКОЙ АДМИНИСТРАЦИИ…………………………………………………………..35

2.1.Структура органов местного  самоуправления СП Буздякского

сельсовета………………………………………………………………………...37

2.2. Проблемы  структуры и организации деятельности  местных администраций…………………………………………………………………...39

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ…………………………………………….……………………...47

3.1. Направления совершенствования системы управления сельским муниципальным образованием……………………………………...50

3.2. Оценка  эффективности совершенствования  системы муниципального управления……………………………………………………………………….54

3.3.Информационное  обеспечение системы управления……………………..60

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...66

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………...72

ПРИЛОЖЕНИЯ  ….………………………………………………………........75

 

 

Введение

 

Местное самоуправление –  один из важнейших институтов демократического общества. С деятельностью местных  органов власти неизбежно сталкивается каждый гражданин и, разумеется, каждый специалист в области экономики  и управления. Местное самоуправление в России находится в процессе становления, его законодательная  база еще недостаточна и несовершенна, экономические и финансовые ресурсы  крайне ограничены. Но особенно нуждается  местная власть в квалифицированных  кадрах,  которые способны эффективно управлять в рыночной среде муниципальной  собственностью, включая землю и  другие природные ресурсы, муниципальными финансами, муниципальными предприятиями  и учреждениями, объектами городской  инфраструктуры и социальной сферы, разрабатывать и реализовывать  муниципальные программы развития, а также привлекать к этой работе все слои населения, общественные объединения, граждан.

Организационная структура - важнейший  фактор деятельности органа местного самоуправления, форма, в которой  реализуется процесс муниципального управления.

Под организационной структурой понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных  организационных единиц (отдельных  должностей), звеньев (управленческих подразделений) и ступеней (уровней), наделенных определенными правами  и ответственностью для выполнения соответствующих целевых функций  управления.

Цели, задачи и функции муниципального управления непосредственно влияют на структуру местной администрации  и являются основой для выделения  в ее структуре самостоятельных  подразделений, отвечающих за достижение конкретных целей и решение отдельных  конкретных задач. Чем сложнее хозяйственный  комплекс в том или ином муниципальном  образовании, тем более важна  взаимосвязь всех его составляющих, комплексное решение вопросов социально-экономического развития и охраны окружающей среды. Соответственно, для реализации этих целей в составе администрации  организационно выделяются или усиливаются  соответствующие структурные подразделения. Муниципальные образования, различающиеся  составом решаемых задач и функций  управления, необходимым объемом  управленческой работы, отличаются численностью и внутренним построением исполнительных органов. Штат администрации крупного городского округа может насчитывать  сотни работников и десятки структурных  подразделений, тогда как штат администрации  небольшого сельского поселения - лишь 5 - 7 сотрудников.

Безусловно, основной целью деятельности администрации, является обеспечение социальной поддержки  населения. Таким образом, исследование путей совершенствования системы  управления социальной сферой на уровне муниципального образования на примере  деятельности администрации является весьма актуальным. В целом же, можно  отметить, что социальных функций  у администрации множество: начиная  с функции охраны общественного  порядка, оперативно-исполнительной функции, заканчивая функцией защиты прав и  свобод граждан. Это подробно описано  в работе.

Необходимо  отметить, что практика построения организационных структур администраций  основывается, чаще всего, на эмпирических подходах. Локальные изменения в  организационных структурах администраций  происходят довольно часто. Тем не менее, в настоящее время, организационным  структурам большинства администраций  присущи крупные недостатки. Одним  из наиболее распространенных недостатков  является перегрузка главы администрации  необходимостью решения множества  текущих стыковых вопросов. Отраслевые подразделения администраций являются, своего рода, ведомственными монополистами, занимающимися лоббированием интересов  собственных муниципальных предприятий  и учреждений и препятствующим формированию конкурентной среды при оказании муниципальных услуг. Во многих городах  отсутствуют программно-функциональные структурные подразделения, что  свидетельствует о невнимании к  решению долгосрочных задач социального  развития  и поддержке населения.

Одна  из основных задач социальной работы администраций в настоящее время  – дальнейшее развитие и совершенствование  имеющихся форм, методов, способов и  приемов деятельности, используемых для решения социальных проблем  населения, изменения неблагоприятной  жизненной ситуации. Основная цель администраций в социальной сфере  – повышение качества жизни населения, обеспечение всестороннего развития личности на основе образования, культуры, здравоохранения, здорового образа жизни, соответствующих условий  труда, заботы о малообеспеченных и  так далее. Значимость социальной сферы  трудно переоценить. Выполнение социальных функций, возложенных на местное  самоуправление, осуществляется через  систему законодательных и исполнительных органов власти. Только с помощью  исследований и создания системы  управления, возможно обеспечить удовлетворение социальных потребностей общества.

Предмет исследования дипломной работы - Совершенствование организационной структуры (городской, сельской) администрации.

Цель  дипломной работы – исследование путей совершенствования системы  управления на уровне муниципального образования, на примере деятельности администрации сельского поселения Буздякского сельсовета

Объектом  исследования выступает Администрация сельского поселения      Буздякского сельсовета. Исходя из этого, основной целью исследования является анализ и совершенствование организационной структуры,  и выработка предложений по повышению эффективности её регулирования.

Согласно  поставленной цели определены следующие  задачи:

1. Изучить  и определить теоретические  основы организационной структуры;
2. Рассмотреть и проанализировать сложившую систему организационной структуры сельской администрации;
3. Выявить проблемы структуры и организации деятельности местных администраций;
4. Дать общие рекомендации по совершенствованию работы администраций муниципальных образований и выполнению ими своих функций
5. Выработать рекомендации по повышению эффективности организационной деятельности Администрации сельского поселения      Буздякского сельсовета .

Методологической  и теоретической основой исследования послужили труды отечественных  и зарубежных экономистов, нормативно-правовые документы и анализ результатов  деятельности предприятия.

Настоящее исследование базируется на теоретических  положениях, научных принципах в  области анализа процессов. Для  решения задач, рассматриваемых  в работе, использованы классификации, статистические группировки, логический, сравнительный анализ и другие методы.

Практическая  значимость дипломной работы заключается  в том, что сформулированы и обоснованы принципы, требования, системные решения, которые позволят успешно применять  предлагаемые направления совершенствования  деятельности местных администраций  по управлению социальной сферой, и  с целью решения задач социального  развития муниципального образования  в рамках предметов ведения, определяемых нормативно-правовыми актами.

Теоретическая и методологическая основа дипломной  работы представлена принципами, теориями и концепциями, которые разрабатываются  следующей литературе: Васильев А.А. Муниципальное управление, Волгин И.А. Социальное государство, Глазунова  Н.И. Государственное и муниципальное  управление, Дементьев А.Н. Местное  самоуправление в Российской Федерации, Мартин Н.В. Муниципальная служба, Мачульская Е.Е. Право социального обеспечения, Овчинников И.И. Местное самоуправление в системе народовластия, Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное  управление, Шамшурин В.И. Правовые основы деятельности и полномочия исполнительного  органа местного самоуправления и так  далее.

Эмпирическая  база дипломной работы: регламент и устав сельского поселения Буздякского сельсовета, информационные данные, сводки, статистические данные о деятельности администрации.

Структура работы. Дипломная работа включает в себя введение, четыре раздела, заключение, список литературы, приложения. Таким образом, дипломная работа носит теоретико-практический характер.

 

 

 

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

 

Формирование  рациональной организационной структуры  органов местного самоуправления является необходимым, но недостаточным условием их эффективной работы. Не меньшее  значение имеет организация деятельности муниципальной власти, воплощенная  в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах. Любая  модель структуры управления должна быть подкреплена системой функциональных связей между структурными звеньями.

Изучение  практики муниципального управления позволяет  сделать вывод не только о несовершенстве организационных структур, но и о  нечеткости функциональных связей и  взаимодействий. Наблюдается дублирование функций и неравномерная загруженность  работников, причем, чем выше должность, тем больше нагрузка. Имеется отраслевая разобщенность структурных подразделений, слабое горизонтальное взаимодействие между ними. В результате усложняются  процессы информационного обмена, затрудняется выполнение совместных поручений. Это, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению совместных заданий, перекладыванию структурными подразделениями ответственности друг на друга. Отсутствуют карты организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой (например, процедура прохождения проекта бюджета, формирования муниципального заказа, принятия решений об операциях с недвижимостью и др.). Положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выполняемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличаются от указанных в официальных документах.

Устранение  перечисленных недостатков требует  четкой организации, регламентации  и планирования всех сторон деятельности муниципальной власти и ее структурных подразделений.

 

1. Регламентирование работы местной администрации

 

Основным  документом, определяющим организацию  деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации [приложение Г].

Соблюдение  регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между  подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и  права, формируется система единых требований к руководителям.

Наряду  с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных  подразделений и исполнителей. К  их числу относятся положения  о структурных подразделениях и  должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены  для нормативно-правовой регламентации  деятельности подразделений, распределения  их функций, прав и ответственности  в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых  работ. Положения для всех структурных  подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

Система планирования работы позволяет согласовывать  во времени все стороны деятельности руководства местной администрации  и структурных подразделений. В  администрациях принято разрабатывать  годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные  оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы. Предложения по проекту плана  вносятся главой администрации, его  заместителями, структурными подразделениями  и сводятся в единый проект аппаратом  администрации. Наличие такого плана  позволяет организовать работу наиболее эффективно.

Обычно  план работы администрации включает:

- вопросы,  выносимые администрацией на  рассмотрение представительного  органа муниципального образования;

- вопросы,  выносимые на рассмотрение коллегии  администрации;

- вопросы,  выносимые на рассмотрение главы  администрации;

- вопросы,  рассматриваемые у заместителей  главы администрации;

- организационные  мероприятия, проводимые администрацией  в масштабе муниципального образования.

В планы  включаются перечни конкретных мероприятий  с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается  еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или  его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые  не позволили достичь планируемых  результатов, по мере необходимости  в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных  планом работы администрации, возлагается  на руководителя аппарата администрации.

Важное  направление деятельности администрации - ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и  других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой  инициативы в этих вопросах выступает  глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в  представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ  и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата.

Проекты нормативных актов должны быть в  обязательном порядке согласованы  с руководителем аппарата и с  юридической, а также финансовой службой администрации (если требуется  финансирование) и другими заинтересованными  службами.

Представители администрации участвуют в предварительном  рассмотрении проектов нормативных  актов в комитетах и комиссиях  представительного органа, в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного  органа могут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.

Закон устанавливает  право граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы и к должностным лицам местного самоуправления, которые обязаны  в течение месяца дать ответ по существу обращений. За нарушение сроков и порядка рассмотрения обращений  граждан законами субъектов РФ может  быть установлена административная ответственность.

Регламентом работы администрации предусматривается  определенная система приема граждан  руководителями администрации. Устанавливаются  дни и часы приема посетителей  каждым руководителем (обычно 1 - 2 раза в месяц), а также порядок записи на прием. Организуются встречи руководителей  с населением, в том числе для  разъяснения вопросов, наиболее часто  поднимаемых в письмах и обращениях.

В приемной все устные и письменные обращения  граждан регистрируются, а затем  направляются, в зависимости от значимости вопроса, главе администрации, его  заместителю либо в структурное  подразделение. Приемная также осуществляет контроль (иногда компьютеризированный) соблюдения сроков рассмотрения обращений  граждан. В некоторых крупных  городах создана сеть общественных приемных в районах, могут создаваться "горячие" телефонные линии.

Для неотложных обращений граждан (например, по поводу аварий в системах жизнеобеспечения) в администрациях создается срочная  диспетчерская служба (круглосуточная). В выходные и праздничные дни, а также ночью устанавливаются  дежурства ответственных работников администрации.

В некоторых  местных администрациях начали внедряться прогрессивные технологии работы с  клиентами (гражданами и юридическими лицами), целью которых является повышение качества муниципальных  услуг, оказываемых структурными подразделениями. К числу таких услуг относится  выдача различных справок, разрешительных и согласовывающих документов, ответов  на просьбы и обращения и др. Основными компонентами новых технологий являются следующие.

1. Составление  перечня (реестра) муниципальных  услуг, предоставляемых структурными  подразделениями администрации.  Примерами могут быть выдача  справок по социальным льготам,  справок из архива, согласование  выделения земельных участков  для различных нужд, согласование  архитектурно-планировочной документации, прием заявок на участие в  конкурсах на приобретение муниципального  имущества, участие в выполнении  муниципального заказа и т.д.

2. Разработка  информационной карты на каждую  услугу, в которой указывается:  структурное подразделение администрации,  ответственное за решение данного вопроса, указание конкретного лица, номера его кабинета и телефона. Перечень документов, которые необходимо представить заявителю для решения вопроса; нормативные акты, на основании которых должен быть решен данный вопрос; стоимость предоставления услуги (если она платная) и способ оплаты; место подачи документов; нормативный срок решения вопроса; порядок обжалования решения; другая информация (при необходимости).

3. Разработка  технологической карты процесса  решения данного вопроса внутри  администрации (последовательность  процедур). Технологическая карта  определяет алгоритм действий  работников администрации.

4. Создание  единого пункта обслуживания  клиентов по предоставлению муниципальных  услуг (лучше всего на первом  этаже здания администрации). В  нем принимаются все обращения  клиентов и выдаются все ответы  на обращения. Там можно ознакомиться  с реестром муниципальных услуг,  предоставляемых в администрации,  информационными картами по любой  услуге, получить бланки формуляров  для заполнения требуемых заявительных  документов, а также необходимую  консультацию.

Внедрение такой технологии позволяет кардинально  улучшить работу администрации с  населением, обеспечить ее соответствие международным стандартам качества.

Еще одним  механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного  рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации, её структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений.

Семинары  проводятся с целью обучения сотрудников  новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них  целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских  организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей  мере ориентированы на свободный  обмен мнениями по вопросам, выносимым  на обсуждение.

 

 

1.2.Информационное обеспечение системы управления

 

Информационное обеспечение системы  управления - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления.

Особенно  важно разделение информации на внутреннюю (по отношению к органу местного самоуправления) и внешнюю. К внутренней относятся решения представительного органа муниципального образования, постановления и распоряжения главы администрации, его заместителей. Протоколы заседаний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации, справки о ходе рассмотрения обращений граждан и т.д. Подобная информация дает возможность более полно представлять фактическое положение дел в администрации, рационально распределять силы и рабочее время, эффективно организовывать работу. Организация внутренних потоков информации - задача руководства муниципального образования.

В отношении  внешней информации местная власть не всесильна, но может при грамотной  постановке работы получать более полную информацию из различных источников.

Население выражает свое отношение к деятельности муниципальной власти путем выборов, референдумов, опросов, правотворческих  инициатив, обращений к органам  и должностным лицам, мирных массовых акций. Особое значение имеют личные встречи руководителей муниципального образования с жителями, прием  избирателей депутатами представительных органов. На этих встречах должна быть создана атмосфера откровенного диалога, позволяющего обеспечить доступ к информации, которую нельзя получить никаким другим способом. Муниципальная  власть учитывает мнение населения  в своей работе.

Общественные  объединения граждан выражают отношение  к деятельности муниципальной власти отдельных групп населения, местных  сообществ, имеющих общие интересы. Администрация обязана иметь  информацию о позиции различных  общественных объединений при принятии важных решений.

Органы  государственной власти РФ и субъектов  РФ в пределах своей компетенции  издают нормативные акты и принимают  решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а  по другим вопросам вырабатывают методические рекомендации и инструктивные материалы, полезные для муниципальной власти.

Союзы и  ассоциации муниципальных образований  вырабатывают рекомендации по отдельным  аспектам муниципальной деятельности. Они должны изучаться и учитываться  при составлении планов социально-экономического развития территории.

Немуниципальные хозяйствующие субъекты на территории муниципального образования также  выражают свое отношение к решениям органов местного самоуправления, затрагивающим  их интересы, направляя в администрацию  предложения по различным местным  вопросам. Многие органы муниципальной  власти сделали союзы промышленников и предпринимателей своими деловыми партнерами.

Финансовые  и кредитные организации снабжают органы местного самоуправления важной информацией о финансовом состоянии  муниципалитета и хозяйствующих  субъектов.

Органы  государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех  или иных решений, выявленных нарушениях.

Особенно  важна информация, получаемая от органов  статистики. Вопросы организации  муниципальной статистики рассматриваются  в следующем разделе.

Задача  органов местного самоуправления - использовать все каналы информации, получить достоверные сведения об отношении  всех слоев общества к своей деятельности, анализировать их и на их основе корректировать свои действия.

Практически все поставщики информации для органов  местного самоуправления одновременно являются и потребителями информации о деятельности этих органов. К числу  потребителей муниципальной информации относятся государственные, региональные и муниципальные органы власти, должностные  лица местного самоуправления, граждане, общественные объединения, союзы, ассоциации, финансовые и кредитные организации, органы статистики, муниципальные предприятия  и учреждения, иные хозяйствующие  субъекты, предприниматели, инвесторы.

Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным  лицам, в разной форме и в разное время, требует создания продуманной  системы ее приема, хранения, обработки  и использования.

Вся поступающая  в органы местного самоуправления информация фиксируется на определенном носителе в виде документа. Особенностью систем документированной информации является: наличие операций по составлению; приему; передаче; регистрации; визированию; подписанию; копированию; хранению и уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с документами, называется делопроизводством. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов.

Документооборот представляет собой потоки документов, движущихся между пунктами обработки  информации (руководители и специалисты  органа управления) и пунктами технической  обработки (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и  т.п.). Он разделяется на входящие, исходящие  и внутренние потоки документов. К  основным параметрам потоков документов относятся: направление, определяемое пунктами отправления и назначения; объем, характеризующийся количеством  документов, проходящих в единицу  времени; структура, характеризующаяся  разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим, определяемый периодичностью движения информации через  пункты обработки.

Порядок работы с документами в органах  муниципального управления регламентируют такие нормативные акты, как "Общие  требования к документам и службам  информационного обеспечения Государственной  системы документационного обеспечения  управления" (ГСДОУ), "Унифицированная  система организационно-распорядительной документации" (УСОРД), государственный  стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.

Номенклатура  дел - утвержденный в установленном  порядке, систематизированный список наименований дел, образующихся в органе муниципального управления. Она используется в качестве схемы распределения  и группировки документов в делах (схема классификации), указателя  индексации документов и дел, сроков хранения, а также как схема  построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы  по их видам и содержанию. От качества ее построения зависит оперативность  работы с документами и их сохранность.

При использовании  информации для принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие  особенности исходной информации: