Архивные термины

Содержание.

Введение.

1. Основные архивоведческие термины…………………………………4

1.1 Архив, фонд, государственный архивный фонд, фондообразователь, дело, делопроизводство, архивное дело, архивная коллекция, архивный документ, единица хранения, научно-справочный аппарат архива(НСА)……………………………………………………………………4

Заключение.

Список источников и литературы.

Введение.

Специфика архивного термино-ведения заключается не только в том, что она охватывает огромные области архивоведческого знания: от типологии документов, отражающих многообразие действительности и научных дисциплин, их классификации, экспертизы ценности, учета и организации хранения до описания ретроспективной архивной документной информации (РДИ) и ее поиска с помощью особого, совершенно отличного от библиотечного, специфического научно-справочного аппарата, но и в том, что отечественное и зарубежное архивоведение подчас сильно различаются по основным позициям, по принципам организации архивных документов (фонд, коллекция, серия и пр.), по уровню централизации архивов, разработанности научно-понятийного терминологического и научно-справочного аппарата архивов и др. Это во многом объясняется особенностями государственно-административного, национального, юридическо-правового характера, что и влияет на делопроизводство и комплектование архивов. Все это порождает реальные трудности не только для взаимопонимания архивистов разных стран, говорящих на разных языках, но и является проблемой для архивистов, говорящих на одном языке и в одной стране. Перечень дискуссионных терминов и дефиниций в России и за рубежом велик. К их числу относятся и такие фундаментальные базовые понятия, как «архив», «фонд», «документ», «вариант документа», «копия документа» (в том числе «копия на правах подлинника», что крайне важно для решения вопросов о реституции документов) и др. Здесь уместно напомнить общепринятый методологический тезис: без терминологии нет науки. Архивоведческая терминология и любая научная и специальная терминология как совокупность терминов, связанных между собой логическими, понятийными, системными связями, является системным объектом, иначе говоря, — терминосистемой, базирующейся на понятийном каркасе.

1. Основные архивоведческие термины.

1.1 Архив,  фонд, государственный архивный фонд, фондообразователь, дело, делопроизводство, архивное дело, архивная коллекция, архивный документ, единица хранения, научно-справочный аппарат архива.

Архив.

Определение термина Архив: 1) учреждение, где хранятся документальные материалы, 2) подразделение предприятия, организации, где хранятся документы, 3) совокупность документов, снимков, рукописей, относящихся к деятельности какого-либо учреждения или лица.

Архив – организация или ее структура, подразделение, функциями которого является хранение документальных материалов, составление к ним научно-справочного аппарата и организация использования документальных материалов в государственных, политических, научных, народнохозяйственных и культурно-просветительных целях. Иногда словом «архив» обозначают совокупность документальных материалов, образовавшихся в результате деятельности учреждения, организации, предприятия, отдельного лица, семьи, рода.

Фонд.

Одно из определений термина «Фонд» - Ресурсы, запасы чего-нибудь.  Архивный фонд — часть документального фонда, переданная на постоянное хранение в архив. (Документальный фонд — документы, отложившиеся в результате деятельности учреждения или человека). Архивным фондом называется комплекс документальных материалов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия (или их крупных структурных частей, имеющих свое делопроизводство), а также в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Государственный архивный фонд.

  Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Архивный фонд Российской Федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных организаций Российской Федерации, находящихся за границей. Они подлежат постоянному (вечному) хранению на территории Российской Федерации.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в установленном порядке.

Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляются на основе единых принципов и контроля за их соблюдением. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации представляет собой самостоятельную информационную систему, является составной частью национальных информационных ресурсов, он необходим для обеспечения растущих информационных потребностей общества, задач государственного управления, развития науки и культуры. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом.

Фондообразователь.

Учреждение (юридическое лицо) или человек (физическое лицо), в результате деятельности которого отложились документы, называется фондообразователем.

Дело.

Одно из определений термина «дело» это - подборка документов, объединенных по какому-то признаку и хранящихся вместе. Дело это - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Архивным делом - называется физически обособленная, связанная по содержанию совокупность документов учреждения, предприятия, организации, относящихся к одному вопросу, событию, объекту и объединенных единым процессом делопроизводства. Дело открывается начальным, «инициативным» документом и заканчивается документом, завершающим делопроизводство по данному вопросу, например излагающим принятое решение. Дело состоит из документов, полученных учреждением, и копий документов, составленных в этом учреждении и отправленных в другие. Документы в деле располагаются в единой хронологической последовательности: «входящие» — по датам их получения, копии «исходящих» — по датам их составления. Начальная и конечная даты дела называются его крайними датами; крайние даты могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Делопроизводство.

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними.

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована  ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Делопроизводство - это вид деятельности, связанный со снабжением документального обеспечения и организацией работы с разными официальными документами. Документирование - это отрасль делопроизводства, целью которого является создание документов.

Делопроизводство – важная часть деятельности любого предприятия, позволяющая вести учет всей распорядительной и деловой документации. Работник или целое подразделение, в задачи которого входит делопроизводство, существуют на каждом предприятии, вне зависимости от формы его собственности. Грамотно поставленное делопроизводство – гарантия слаженной работы всего предприятия и его оперативной реакции на изменение условий предпринимательской деятельности и рынка.

Архивное дело.

Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

 Есть несколько понятий для обозначения данного термина: «наука об архивах», «архивное дело», «архивоведение». Что скрывается за этими понятиями, являются ли они тождественными или обозначают различные аспекты изучения деятельности архивов?

В современном отечественном архивоведении друг другу противостоят две основные тенденции в интерпретации архивного дела:

     1) архивное  дело – это самостоятельная  научная дисциплина;

     2) архивное  дело – это деятельность по  обслуживанию потребностей

прежде всего государственных учреждений в информации, содержащейся в

архивных документах.

Последний подход нашел и свое правовое закрепление, в частности, в документе «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах» понятие «архивное дело» определяется как деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов.

Также  архивным делом - называется физически обособленная, связанная по содержанию совокупность документов учреждения, предприятия, организации, физического лица, относящихся к одному вопросу, событию, объекту и объединенных единым процессом делопроизводства.

Архивная коллекция.

Архивная коллекция это - совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

также – это совокупность документов, являющаяся результатом деятельности коллекционера, поступившая в музей на постоянное (бессрочное) хранение.

В качестве признаков группировки документов обычно выступают:

тематический;

авторский;

номинальный;

хронологический и др.

Указанные признаки могут сочетаться между собой. Конкретный выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образования коллекции.

Для архивных коллекций, в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов, характерно преобладание не исторических, а логических связей.

Существование поступившей в архив коллекции документов должно быть научно обосновано, в противном случае она должна быть расформирована, а ее материалы присоединены к соответствующим архивным фондам.

Обычно коллекции создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды. В документальных фондах многих учреждений, сдающих свои материалы на государственное хранение, встречаются лишь отдельные ценные документы, из которых может быть сформирована архивная коллекция.

Разновидностью архивной коллекции является персональное собрание, т.е. коллекция, состоящая из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а также из материалов о нем, независимо от их происхождения.

Создание таких собраний связано с некоторым разрушением архивных фондов, поскольку из последних производится изъятие всех автографов и прочих материалов, касающихся лица, в память о котором создается персональное собрание. Поэтому организация документов в форме персонального собрания считается исключением, которое возможно только в отношении материалов особо выдающихся деятелей. Оно проводится с целью наиболее полного выявления, учета, глубокого и всестороннего изучения всех автографов и прочих материалов, касающихся данных людей.

Архивный документ.

Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 — 83: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Архивный документ, по определению закона «Об архивном деле в Российской Федерации» – это материальный носитель с зафиксированной в нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства..

Единица хранения.

Основными единицами учёта документов АФ РФ независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учёта. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитывается из расчёта 150 листов в  одной  условной единице хранения. 
Архивные документы объединяются в единицы хранения. Для бумажных документов единицей хранения является дело – отдельный документ или несколько документов, заключённых в обособленную обложку, папку или переплёт. Для других видов документов единица хранения определяется носителем: для кинодокументов – это рулон плёнки, для фотодокументов – кадр, для звуко-документов – кассета, валик или диск и т.п.

Единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела; Единица хранения электронных документов – электронное дело, находящееся на хранении в архиве.

Электронное дело – совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел.

Научно – справочный аппарат (НСА) архива.

Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимо-дополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА данного архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагается: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации - письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

В архиве организации составлен именной каталог. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге выступает документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда, принципа группировки информации в основной части обзора, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

Заключение.

Развитие практики архивного дела и архивоведения как комплексной научной дисциплины, разрабатывающей его теорию и методику, не может не влиять на архивную терминологию, которая непрерывно обогащается за счет проникновения в нее терминов и понятий из смежных областей знания и практической деятельности. Отсюда возникает задача совершенствования архивной терминологии как важного элемента теории архивоведения, выражающего ее концептуальный (понятийный) аппарат, и как необходимого средства общения архивистов в их практической деятельности».

Так, в 1993 г. в Российской Федерации был принят первый в истории страны архивный закон «Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», в котором не — большая первая статья содержала всего шесть основополагающих терминов: Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, тайный архив, архивное дело. Затем в 1998 г. вышел ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который позднее, как и все ГОСТы в Российской Федерации, стал носить рекомендательный характер, характер методического пособия. И наконец, в 2004 г. был принят современный Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», где в статье 3 отражены все основные понятия, применяемые в отечественном архивном деле.

Список источников и литературы.

Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета, 2006.  

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».-М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998. 

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/ Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Росархив. ВНИИДАД.-М., 2007.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Алексеева, Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития // Делопроизводство, 2003. № 2.  

Беликова С. В. Административно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации : дис. … канд. юрид. наук : 12.00.02 / Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации. М., 2000.

Храмцовская Н. А. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: заметки на полях» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 8.