Архивный каталог и порядок его разработки

 

 

Содержание

1. Архивный каталог и  порядок его разработки                                                   3

2. Организация информационных  мероприятий архива в культурно-просветительских  целях                                                                                          9

3. Практическое задание                                                                                       16

Литература                                                                                                             18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Архивный каталог  и порядок его разработки.

Архивный каталог—межфондовый архивный справочник , в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам(темам ,отраслям),расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации .

В государственном архиве необходимо создать стройную систему каталогов архива, а так же в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

- определение вида каталога;

- разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

- выявление и отбор документной информации для каталогизации;

- описание документной информации на каталожных карточках;

- индексирование каталожных карточек;

- систематизация карточек и ведение каталога.

Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации .

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых—«Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Библиотечно-библиографическая классификация», СЕ К(1962,1978).

В России и странах Восточной Европы ББ К используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной документной информации (РДИ) .

В Международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы классификации :

«Универсальная десятичная классификация»(ДК Дьюи);

«Классификация при помощи двоеточия»(Ранганатана) .

Мельвиль Дьюи – организатор американской библиотечной ассоциации - в1972г .составил1-й вариант десятичной классификации (ДК) , в соответствии с которой вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на10классов,которые затем делятся на сотые, тысячные и т.д. классы, например:

A. Естественные науки

B. Математика

C. Физика

Z. Правоведение

К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. Например, к разделу «Инженерия » есть таблицы :

- «по признаку работ»;

- «по признаку инженерных работ»;

- «по признаку части».

В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следующим образом:

- «по признаку работ»:

1) здания и жилища;

2) ирригационные и дренажные работы;

3) горное дело;

- «по признаку инженерных работ»:

1) прикладная механика;

2) исследование;

3) чертежи и рисунки.

- «по признаку части»:

1) земляные работы;

2) фундамент;

3) пол;

4) крыша;

5) окна.

 Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием(:).

Например: Д: Е2: Р1«Инженерные исследования земляных работ». Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархических классификаций и может служить основанием для автоматизированных информационно-поисковых языков (ИПЯ) .

Необходимо запомнить, что при библиотечной классификации книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений. При классификации архивных материалов классификационная система хранения и классификационная система поиска РДИ не совпадают.

С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК), которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в советский период Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М.,1978) была предназначена для систематического каталога, следовательно, она также построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знанийи деятельности общества.

Такими отраслями в масштабах государства являются:

- Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности (индекс Б/3).

- Общественно-политическая жизнь (индекс И/К).

- Народное хозяйство (индекс Л/Т).

- Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).

Каждую такую отрасль (деление ) в СЕК принято называть отделом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историко-тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая революция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено наличием значительного количества документов по этой теме в госхранилищах и их широким использованием.

Отраслевые и историко-тематические отделы образуют главную таблицу СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений в каждом отделе может быть различной. В совокупности подотделы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют основную таблицу. Для детализации понятий, выражений их многоаспектное, а также для исключения повторов к основной таблице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей:

-аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс и внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства; разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;

- групп населения: по занимаемому положению, характеру связи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принадлежности и т.д.; -   языка : иностранный и народов России;

- места: зоны и общие указания определенных мест (страны света; государства и государственные объединения и т.д).

Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих определителей логично может сочетаться с любым понятием основной таблицы СЕК.

Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных подотделов. Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта к подотделам:

- вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социалистического Отечества (индекс 3);

- народное образование (индекс Ф);

- физкультура и спорт (индекс Э).

Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специальных определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена.

Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («Э З11) и индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же подотделу (.07.01) - «Спортивные общества», выразим информацию о футбольных спортивных обществах «Э11 (.07.01)».

Графически структура построения СЕК с применением индексов показана на рис .13.

Главная таблица	А	Б/З	Отделы И/К	л/т	У/Я
	от А1 до А9		Подотделы	от Л до Т
Основная таблица	от А1 01 до А1 99		Разделы	от Л0 до Л9
	от А1 01 01 до А1 01 99		Подразделы	от Л0 01 до Л0 99
Таблица общих определителей	Аспекта (01.30)	Групп населения – 7.2	Языка=1	Места «6.286»
Таблица специальных определителей	Аспекта (.06.04)

 

Рис.13.СтруктурапостроенияСЕК

Приступая к каталогизации документов архивного фонда, необходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко представлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог.

 

 

 

 

2. Организация  информационных мероприятий архива  в культурно-просветительских целях.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.

 

Организация выставок документов

 

Выставка – художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

 
По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.

 
По времени функционирования различают: постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней). 
 
По месту демонстрации различают стационарные и передвижные. 
Стационарные выставки могут быть постоянно действующими и временными. Передвижные – временными и краткосрочными. 
 
Разработка тематико-экспозиционного плана выставки зачастую требует напряженного труда всего коллектива архива. Поэтому план может существовать в нескольких вариантах – сначала в предварительном, а затем в уточненном варианте. Важно включать документы в план не на основании описей, а на основании просмотра документов. Часто экспонирование архивных документов сочетается с экспонированием музейных предметов эпохи. 
 
В 2005 году была проведена в Выставочном зле федеральных архивов историко-документальной выставка "Победный 1945-й", международной научно-практической конференции, посвященной 60-летию Победы. Росархив, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАКФД приняли активное участие в подготовке совместно с ФГУ "Фонд взаимопонимания и примирения" передвижной выставки "Невольники Третьего Рейха: судьбы советских граждан, угнанных в Германию".

 

Организация встреч с общественностью

 

Встречи с общественностью проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов и пр. Таким образом осуществляется непосредственное общение архивистов с потребителями и «обратная связь». Для лучшего восприятия передаваемой информации проведение встреч сопровождается показом кинофильмов и кинопрограмм, слайдфильмов, прослушиванием фонозаписей, выставками архивных документов и т.д. 
 
В деятельности государственных архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.

 
Тематика встреч архивистов с широкой аудиторией должна быть рассчитана на общий интерес: актуальные проблемы современности, знаменательные и юбилейные даты.

 

«Дни открытых дверей»

 

Они служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив. Для рекламы «Дня открытых дверей» составляются афиши, пригласительные билеты, даются объявления по радио, телевидению и пр.

 

Экскурсии в архивы

 

Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями. Реклама экскурсии аналогична рекламе «Дня открытых дверей».  
 
Экскурсии в архивы, предпринимающиеся с целью ознакомления с составом фондов архива, работой архивохранилищ, отделов архива, читального зала, методического кабинета, называются обзорными экскурсиями. 
Тематические экскурсии сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Устные журналы

 

Устные журналы, как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

 

Лекции, доклады

 

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя. 
 
Одновременно с чтением лекции используются различные средства: иллюстративные схемы, кинофотодокументы, видеофонограммы и пр.

 

Предоставление документов пользователям в читальный зал

 

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. 
 
Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива. 
 
При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место. 
 
В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица. 
 
Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

 
В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

 
Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

 
К работе в читальном зале допускаются граждане РФ и иностранные пользователи. 

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

 
После ознакомления с печатными изданиями исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека фондов, реестр описей фондов, справочники административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

 
Архивы могут при наличии множительной техники оформлять заказы исследователей на копирование документов.

 

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

- все письма-направления и заявления пользователя;

- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

- заказы на выдачу описей и дел;

- заказы на копирование документов.

 

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

 
Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях: 
- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение; 
- пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

- выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа. 
 
Стоит отметить, что «Правила работы пользователей в читальных залах…не содержит важных для пользователей процедур доступа к различным категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального характера. В то же время принятие ФЗ «Об архивном деле в РФ» позволило в значительной степени по сравнению с «Основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах» расширить и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическое  задание. Составить описательную  статью архивной описи документов  согласно исходным данным.

Форма описательной статьи

ГУ «Северная нефть» Фонд №  339 ОПИСЬ №   1    дел постоянного хранения             за  2008  год

УТВЕРЖДАЮ директор ГУ «Северная нефть»   Лобачев                              И.М. Лобачев   31.09.2011

№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Кол-во листов Примечание 1 2 3 4 5 6 1 01-04 Приказы по основной деятельности    196   2 01-05 Коллективный договор    24    3 01-07 Протоколы совещаний руководителя организации с руководителями структурных подразделений    98   4 01-12 Переписка с исполнительными органами государственной власти Республики Коми    34   5 02-02 Бизнес план организации   34   6 02-06 Годовые сметы доходов и расходов денежных средств   186   7 02-14 Аналитические отчеты о выполнении планов   164   8 03-03 Перспективные планы развития организации    57    9 03-08 Договоры об инвестиционной деятельности    29   10 03-09 Договоры о купле-продаже земельных участков    53   11 03-11 Документы об учете владения, пользования и распоряжения имуществом    26   12 06-06 Журнал регистрации несчастных случаев на предприятии   12   13 06-07 Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда   41   Итого в  опись внесено _____________13 (тринадцать)__________ед. хр.,                                                                                   (цифрами и прописью) с № ____1___ по № ___13___, в том числе: литерные номера: нет пропущенные номера: нет Специалист архивного отдела                                 Макарова                                Л.И. Макарова 26.09.2011 Наименование должности руководителя архива                                                   Подпись                             Расшифровка подписи 26.09.2011 СОГЛАСОВАНО: Протокол ЭК организации от 29.09.2011 № 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

1. Алексеева Л.П. Архивоведение, 2005г.

2. Основные правила работы  государственных архивов РФ. М, 2002.

3. ref.rushkolnik.ru