Архивоведение. 4

     Контрольная работа по дисциплине «Архивоведение»

     Вариант № 9 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Содержание 
 

1. Работа  с конфиденциальными документами  на предприятиях строительного комплекса……………………………………………………….3
2. Составить формуляры образцы приказов о принятии на работу, о переводе на другое место работы, увольнении и предоставлении отпуска…15

     Список  использованной литературы…………………………………….18

     Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.Работа  с конфиденциальными  документами на  предприятиях строительного  комплекса 

     Для строительной компании, как и любой другой, создание концепции ее внутренней системы защиты информационных ресурсов зависит от следующих факторов:

     1) финансовые возможности компании;

     2) объем информации, в отношении  которой введен режим коммерческой  тайны;

     3) технические возможности компании;

     4) наличие филиалов и дочерних  структур;

     5) наличие других хозяйствующих  субъектов в данном секторе  экономики, в том числе иностранных  ("острота" конкуренции);

     6) номенклатура выпускаемой продукции;

     7) система внутреннего документооборота.

     И здесь возможны, как минимум, три  подхода к решению этой проблемы. Первый - создание собственной службы безопасности. Этот вариант приемлем только для достаточно крупных хозяйствующих  субъектов - для его осуществления  необходимо провести подбор квалифицированных кадров, которые смогли бы осуществлять постоянный мониторинг текущего состояния информационной безопасности фирмы и создать надежную систему контроля за использованием конфиденциальной информации и доступом к ней. Все это требует довольно значительных затрат, которые может позволить себе далеко не каждая фирма, однако в идеале только такой подход может гарантировать максимальную информационную безопасность частного бизнеса.

     Второй  подход, используемый, в основном, небольшими фирмами и частными предпринимателями, - привлечение сторонних структур, занимающихся предоставлением услуг по обеспечению информационной безопасности. Плюсом такого подхода является возможность широко варьировать спектр защитных мероприятий - от создания комплексной системы защиты конфиденциальной информации до проведения разовых проверок офиса на наличие "закладок" - электронных прослушивающих устройств. Очевидный минус - вы полностью полагаетесь на добросовестность привлекаемой компании. Причем, речь здесь может идти как о частных, так и о государственных структурах. Простейшим примером может служить заключение договора со службой вневедомственной охраны МВД России об установке централизованной сигнализации или организации поста круглосуточной охраны. В особом положении оказываются компании, получившие государственный заказ на разработку или выпуск продукции, имеющей стратегическое значение (например, военной). В этом случае они могут рассчитывать на содействие государственных правоохранительных органов и специализированных служб.

     И последний подход - комплексный, сочетающий в себе элементы двух предыдущих, - часть  функций по защите возлагается на собственную службу безопасности, часть - на привлекаемую по договору компанию, специализирующуюся на рынке оказания охранных услуг (такой подход приемлем в основном для среднего бизнеса и отдельных крупных предприятий).

     При выборе любого подхода в организации  службы безопасности необходимо разработать  и утвердить пакет внутренних нормативных документов (локальных  актов), регламентирующих все аспекты деятельности сотрудников компании при обращении с конфиденциальной информацией независимо от материальных форм ее представления (регламент обеспечения безопасности). Стандартный регламент должен урегулировать такие вопросы, как:

     1) организацию подразделения, ответственного за защиту конфиденциальной информации (службы безопасности (СБ) или специально выделенного сотрудника, на которого возложены функции СБ);

     2) права, обязанности и функции  СБ;

     3) определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, установление категории конфиденциальности информации и работ, порядок изменения категории конфиденциальности работ и информации;

     4) регламентация учета, хранения  и обращения носителей информации, составляющей коммерческую тайну;

     5) порядок допуска сотрудников  к носителям конфиденциальной  информации;

     6) определение обязанностей и ограничений,  накладываемых на сотрудников,  имеющих допуск к конфиденциальной  информации;

     7) порядок ведения конфиденциального  делопроизводства;

     8) порядок проведения служебного расследования по фактам утечки и разглашения конфиденциальной информации;

     8) ответственность за нарушения  требований регламента безопасности;

     10) прочие вопросы организации защиты  конфиденциальной информации.

     Перечень  локальных нормативных актов, составляющих регламент обеспечения безопасности (типовой).

     1. Инструкция по обеспечению режима  конфиденциальности на предприятии.

     2. Инструкция по пропускному и  внутриобъектному режиму.

     3. Требования по разграничению  доступа в помещения, где производится обработка и хранение конфиденциальной информации.

     4. Требования к лицам, оформляемым  на должности, по которым предусмотрен  допуск к конфиденциальной информации.

     5. Инструкции по обеспечению безопасности  при обработке и хранении конфиденциальной информации с использованием средств вычислительной техники (инструкция пользователя, оператора, системного администратора).

     6. Инструкция о порядке обслуживания  и ремонта элементов автоматизированной  системы, используемых для обработки  и хранении конфиденциальной информации.

     Одной из важнейших задач является организация  внутреннего документооборота, который  должен включать в себя учет, хранение, использование и уничтожение  служебных документов, содержащих конфиденциальную информацию. В инструкцию (положение) о порядке обращения со служебными документами, содержащими коммерческую тайну, рекомендуется включить следующие положения:

     1) для обеспечения режима конфиденциальности  служебных документов, содержащих  сведения, составляющие коммерческую  тайну фирмы, на этих документах проставляется ограничительный реквизит - гриф "Коммерческая тайна";

     2) все документы с грифом "Коммерческая  тайна" имеют режим ограниченного  распространения, подлежат регистрации  (учету), надлежащему хранению и  означают доступ к ним (допуск) на основе разрешений должностных лиц. Учету подлежат бумажные, магнитные и прочие виды материальных носителей конфиденциальной информации;

     3) установление грифа конфиденциальности  на служебных документах определяется  их исполнителями (составителями)  и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы;

     4) решение вопроса о снятии ограничительных  грифов с документа принимает  должностное лицо, подписавшее (утвердившее)  этот документ. При снятии ограничительного  грифа с документа правомочное  должностное лицо делает отметку на самом документе путем зачеркивания грифа с проставлением своей подписи и даты;

     5) ответственность за обеспечение  безопасности информации, составляющей  коммерческую тайну, и порядок  обращения с документами, содержащими  такую информацию, возлагается на руководителей всех структурных подразделений фирмы;

     6) контроль за обеспечением режима  конфиденциальности сведений, составляющих  коммерческую тайну, возлагается  на службу безопасности фирмы  (отдел информационной безопасности);

     7) все поступающие документы с грифом "Коммерческая тайна" принимаются и вскрываются ответственным сотрудником службы безопасности. Поступивший конверт проверяется на целостность. У документа и всех приложений сверяются количество листов и экземпляров. При отсутствии или недостачи документов с грифом "Коммерческая тайна" составляется акт в двух экземплярах, один из которых возвращается отправителю;

     8) все документы, содержащие конфиденциальную  информацию (входящая корреспонденция,  внутренние распорядительные документы и прочее), подлежат учету и регистрации.

     Входящая  корреспонденция, содержащая конфиденциальную информацию, регистрируется в "Журнале  регистрации входящей корреспонденции  ограниченного пользования"; внутренние документы, содержащие КИ, регистрируются в зависимости от вида документа: в "Журнале регистрации приказов", "Журнале регистрации распоряжений" и так далее, в которых проставляется отметка о конфиденциальности.

     Все листы журналов, учитывающих конфиденциальные документы, нумеруются, прошиваются  и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов прописью, ставится подпись ответственного лица, которая скрепляется печатью.

     В журналах регистрации документов ограничительного пользования документу присваивается  учетный номер. Каждое приложение к основному документу имеет свой учетный номер. Каждому экземпляру документа присваивается номер, количество экземпляров соответствует количеству направленных копий документа в адрес лиц, указанных в списке рассылки. Экземпляр документа, хранящийся в службе безопасности фирмы, имеет номер 1.

     Конфиденциальные  входящие и внутренние документы  формируются в отдельные дела, дела хранятся в сейфе.

     Выдача  документа с грифом "Коммерческая тайна" производится на основании  служебной записки с разрешающей визой начальника структурного подразделения компании и начальника службы безопасности. Выдача и возврат документов отражаются в "Журнале учета выдачи документов ограниченного пользования". Работник, получивший документ с грифом "Коммерческая тайна", должен сверить учетный номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. При возврате документа ответственный работник службы безопасности сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе "Отметка о возврате" свою подпись и дату возврата документа.

     Копирование документа с грифом "Коммерческая тайна" производится на основании наряда на размножение с разрешающей визой начальника структурного подразделения компании и начальника службы безопасности. Все копии документов берутся на учет в специальном журнале. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению с составлением акта. Множительная техника для копирования документов конфиденциального характера должна быть оборудована счетчиком снятых копий. По окончании рабочего дня специально выделенный сотрудник службы безопасности сверяет количество снятых копий по счетчику с данными журнала размноженных документов и актами на уничтожение бракованных копий, после чего расписывается в журнале с отметкой о соответствии количества размноженных документов учетным формам;

     10) пересылка (отправка) документов  с ограничительным грифом осуществляется  по предписанию должностных лиц,  которым даны на это соответствующие полномочия. Документы с грифом "Коммерческая тайна" пересылаются (отправляются) ценной заказной корреспонденцией или нарочным в двойных конвертах. Гриф "Коммерческая тайна" на внешнем конверте (пакете) не проставляется;

     11) уничтожение документов с грифом "Коммерческая тайна", утративших свое практическое значение и ценность для фирмы, производится по акту лицом, ведущим данное делопроизводство, в присутствии не менее чем одного сотрудника отдела информационной безопасности (службы безопасности), по согласованию с руководителем структурного подразделения и начальником службы безопасности в соответствии со сроками и порядком, определенными номенклатурой дел, и с внесением отметок в журналах учета;

     12) уничтожение документов с грифом "Коммерческая тайна" производится путем их сожжения, измельчения или другим путем, исключающим восстановление текста документа;

     13) проверка наличия документов  с ограничительным грифом проводится  не реже одного раз в год  комиссией, назначенной приказом  руководителя фирмы. В состав комиссии включаются работники, ответственные за учет и хранение вышеназванных документов и имеющие допуск к ним. Результаты проверки оформляются актами. Акты подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем фирмы;

     14) при смене (увольнении, переводе на другую работу) сотрудников фирмы, ответственных за учет и регистрацию документов с ограничительным грифом, передача делопроизводства производится по акту приема-передачи, утверждаемому руководителем фирмы;

     15) документы, в том числе и машинные носители, с грифом "Коммерческая тайна" в нерабочее время должны храниться в запираемых и опечатываемых металлических шкафах. Хранение в других хранилищах допускается по разрешению руководителя службы безопасности при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

     "Методические  рекомендации по составлению  договоров подряда на строительство  в Российской Федерации" (далее  - Рекомендации) разработаны Аналитическим  центром "Концепт", Центральным  научно-исследовательским институтом экономики и управления в строительстве (ЦНИИЭУС) Госстроя России и Российской ассоциацией организаторов подрядных торгов и стоимостного инжиниринга (РАТСИ).

     Основу  данной разработки составили нормативные  документы Российской Федерации, регламентирующие процесс составления и заключения договоров подряда на строительство, - в частности, использовались "Руководство по составлению договора подряда на строительство в Российской Федерации", разработанное и одобренное коллегией Минстроя России в 1992 году, Постановление Правительства Российской Федерации от 14 августа 1993 г. N 812 "Об утверждении Основных положений порядка заключения и исполнения государственных контрактов (договоров подряда) на строительство объектов для федеральных государственных нужд в Российской Федерации". Широко использована в работе отечественная и зарубежная практика составления и заключения договоров подряда. Кроме того, Рекомендациями учтены методические разработки в области изменений условий договора, в частности, стоимости предмета договора, что весьма важно в современных сложных экономических условиях, а также опыт осуществления преддоговорной работы (проведения переговоров, рекламной деятельности подрядчиков и т.п.). Использованы действующие методические рекомендации по разработке отдельных разделов и условий договора подряда, одобренные Госстроем России.

     Законодательной базой данной разработки являются Гражданский  Кодекс Российской Федерации и Федеральный  закон "Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений".

     Настоящие Рекомендации представляют собой первую часть комплекса методических документов, обеспечивающего договорные отношения  при выполнении различных работ  и оказании услуг в инвестиционно-строительной деятельности: проектные и изыскательские работы, строительно-монтажные и пуско-наладочные работы, научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, комплексные работы по проектированию, строительству и вводу в эксплуатацию производственных мощностей и объектов (строительство "под ключ"), консультационные услуги и др.

     Данными Рекомендациями необходимо руководствоваться при  заключении договоров подряда на строительство объектов за счет всех источников финансирования. Для обозначения  договоров подряда на строительство, государственных контрактов (если строительство осуществляется для государственных нужд), контрактов на строительство с инофирмой в настоящих Рекомендациях используется термин "договор".

     Приведенные в настоящих рекомендациях формы  договоров являются примерными (рекомендуемыми) и при составлении договоров некоторые условия, закрепленные в этих примерных формах, могут варьироваться в зависимости от особенностей объекта строительства, вида строительных работ и др.

     Условия договора должны соответствовать действующему законодательству, ГОСТам и строительным нормам и правилам.

     Договор является основным документом, регулирующим отношения  его сторон в процессе выполнения предусмотренных в нем обязательств. Условия договора отражают частные  особенности деятельности его участников и отношений между ними, которые не могут в полной мере регулироваться обобщенными положениями законодательных и нормативных актов.

     Наличие договора при  выполнении строительных, монтажных  и других подрядных работ при  строительстве объектов является основанием защиты прав хозяйствующих субъектов.

     Договорные отношения  строятся на основе юридической и  экономической самостоятельности  сторон, равных прав и свободного волеизъявления при взаимном интересе в выполнении договора.

     При заключении договора стороны, кроме прав, закрепленных за ними в Гражданском кодексе, приобретают обязанности, определенные в договоре, исходя из признания прав каждой из сторон.

     Договор может быть двусторонним и многосторонним (более  двух сторон). Многосторонний договор, как правило, заключается при необходимости увязки в одном документе деятельности нескольких участников инвестиционной деятельности и невозможности (или затруднительности) регулирования их отношений в двусторонних договорах.

     При составлении текста договора каждая из сторон учитывает собственный опыт составления договоров, особенности нового предмета договора и старается максимально обеспечить защиту своих интересов при уважении интересов другой стороны и доброй воли сотрудничества.

     При составлении текста договора следует руководствоваться следующими принципами:

     - предметность и объективность  условий договора;

     - полнота содержания договора, предусматривающая  все возможные изменения внешних  и внутренних обстоятельств;

     - необходимость и достаточность содержательной части договора;

     - уважение требований другой стороны  и конфиденциальность:

     - возможность внесения изменений  и дополнений в договор в  пределах срока его действия;

     - определение материальной и иной  ответственности за нарушение,  некачественное или несвоевременное исполнение сторонами условий договора;

     - разрешение разногласий и конфликтных  ситуаций путем переговоров и  взаимных консультаций;

     - точное определение того, кто  несет вспомогательные по отношению  к производству работ расходы,  в том числе таможенные расходы, связанные с ввозом и/или вывозом (в том числе временным) материалов, машин, механизмов и оборудования, необходимых для производства работ;

     - точное распределение обязательств  по страхованию различных строительных  рисков (в т.ч. по страхованию оборудования, отдельных строительных конструкций и персонала);

     - согласованный выбор арбитражного  суда, которым воспользуются стороны  в случае невозможности разрешения  споров без привлечения третьих  лиц;

     - согласованный порядок взаимодействия сторон в случае наступления форс-мажорных обстоятельств и пересмотра в связи с этим договорных обязательств.

     Договор подписывается  сторонами в количестве экземпляров, необходимых для каждой стороны (не менее двух). В целях обеспечения  аутентичности текстов экземпляров договора сторонам рекомендуется подписывать каждую страницу договора. Это могут осуществлять лица, уполномоченные каждой из сторон.

     В договоре указывается, что после  его подписания теряют силу все предварительные  переговоры, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях, предметом которых являлись отдельные аспекты данного договора и совместные решения по данному договору.

     Для однозначного толкования понятий и терминов, используемых при составлении текстов договоров, в Приложении 1 к настоящим Рекомендациям приводится Словарь терминов.

     При составлении  договора с инофирмой (вне зависимости  от того, является она заказчиком или  подрядчиком) рекомендуется составлять текст договора на двух языках и  подписывать каждую страницу договора представителям всех сторон договора.

     В договоре должны быть предусмотрены  обязательства сторон по соблюдению конфиденциальности своих отношений  по договору.

     В зависимости от конкретного объекта  и условий строительства стороны  могут принимать на себя различные обязательства по соблюдению конфиденциальности своих отношений по договору.

     Как правило, стороны обязуются не разглашать, не передавать и/или не делать каким-либо еще способом доступными третьим  организациям и лицам сведения, содержащиеся в документах, оформляющих совместную деятельность сторон в рамках договора, иначе как с письменного согласия обеих сторон.

     Если  сторона, благодаря исполнению своего обязательства по договору получила от другой стороны информацию о новых  технических решениях, в т.ч. не защищенных законом, а также сведения, которые могут рассматриваться как коммерческая тайна, сторона, получившая такую информацию, не вправе сообщать ее третьим лицам без согласия другой стороны. Порядок и условия пользования такой информацией определяются договором.

     Рекомендуется предусмотреть дифференцированные санкции за нарушение конфиденциальности - в зависимости от ущерба, который  может быть нанесен разглашением информации. 
 
 
 
 
 
 

1. Составить формуляры образцы  приказов о принятии на работу, о переводе на другое место работы, увольнении и предоставлении отпуска

     Ниже  представлены образцы составления  приказов, в Приложении находятся  типовые формы вышеперечисленных  приказов, рекомендуемые к использованию  на предприятиях всех форм собственности. 
 

     Приказ N________________ 

       "____" ______ 2005 г.                                      г. Хабаровск 

     1. Слесаренко Вадима Анатольевича - менеджера Отдела маркетинговых  исследований и коммуникаций, уволить  в связи с призывом в Вооруженные  силы Российской Федерации с "___"_______ 2005 г.

     2. Главному бухгалтеру обеспечить  начисление и выплату В.А. Слесаренко  сумм, установленных законодательством.

     3. Заместителю директора по кадровой  работе и управлению персоналом  обеспечить оформление увольнения  В.А. Слесаренко в установленном порядке.

     Основание: статья _______ Трудового кодекса Российской Федерации. 

     Директор  ООО "КронверкСтрой"               Иванов А.Л. 
 

     Приказ N________________