Автобиография характеристика резюме

Контрольная работа по документоведению

Тема: автобиография характеристика резюме 
Содержание.

1. ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

2. Составление автобиографии  ………………………………………………...4

3. Составление характеристики………………………………………………...6

4. Составление резюме………………………………………………………….8

5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.………………………………………………………………9

6. Приложение №1……………………………………………………………...10

7. Приложение №2……………………………………………………………...11

8. Приложение №3……………………………………………………………...12

9. Список литературы…………………………………………………………..13

ВВЕДЕНИЕ

Автобиография, характеристика на сотрудника организации, резюме относятся  к документам по личному составу.

Все реже и реже при приеме на работу работника просят написать автобиографию. От нее стали отказываться и незаслуженно называть «пережитком» прошлого, заменяя на всевозможные анкеты.

Одной из причин такого отношения  является правовая «свобода» в определении  документов, формируемых в личное дело: нормативно-правового акта, устанавливающего точный состав личного дела нет. Возможно, это и правильно — наличие  жестких требований к перечню  документов, подшиваемых в личное дело, вряд ли является целесообразным. Однако, сомнения — нужна ли автобиография, а обязательна ли она — вследствие такой неопределенности все же возникают. Информацию о том, какое место  занимает автобиография в личном деле, можно получить из различных  источников (например, из Межотраслевых  укрепленных нормативов времени  на работы по комплектованию и учету  кадров, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока  хранения и других). В них автобиография  стоит на втором месте после заявлений  работников.

Второй причиной, несомненно, является отторжение «советского» опыта и увлеченность новыми технологиями управления персоналом, где основной инструмент — анкета, в которой  все «продумано и просчитано до мелочей».

Что такое автобиография? Автобиография это самостоятельное  описание жизни человека. К этому  определению нужно добавить еще  одну составляющую — это, вольное  и свободное описание. Автобиография  составляется на чистом листе, где нет  никаких подсказок (граф, вопросов, пр.) поэтому человек, не будучи связан какими — либо «регуляторами», самостоятельно описывает свою жизнь.

Характеристика — официальный  документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях. И хотя законодательство в сфере труда  не требует обязательного представления  работником характеристики, многие организации  не пренебрегают этим документом, если работник представляет характеристику, например при приеме на работу, а  в некоторых случаях организации  могут обратиться с официальным  запросом на прежнее место работы о представлении характеристики на работника.

В последние годы важным фактором в работе кадровой службы при выборе кандидата на вакантное место, помогающим принять правильное решение, стали  резюме. В их наличии заинтересованы обе стороны: и работодатель и  человек, претендующий на вакантную  должность. Резюме позволяет работодателю получить общую информацию о соискателе и возможностях его профессионального  роста; а для человека, устраивающегося  на работу, это наиболее удобная  форма представления своих данных

Резюме является краткой  и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в  профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала  на любую должность.

В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично  кандидатом на должность.

Автобиография

Автобиография — это самостоятельное описание жизни человека[1].

Отличительной чертой автобиографии  является, то, что сведения указываются  в хронологическом порядке. Причем способов соблюдения такого порядка  несколько. Назову три основных:

1.     Вначале строки через дефис ставятся две даты, обозначающий период времени. Например, «2000-2002 — работала на предприятии «Вымпел» в должности менеджера по работе с клиентами».

2.     Временный период указывается с помощью предлогов. Например: «С 2000 по 2002 год работала на предприятии «Вымпел» в должности менеджера по работе с клиентами

3.     Даты указываются после события в скобках. Например: «Поступила в Тюменский государственный университет на специальность «документоведение и ДОУ» (2006 год)»

Иногда предпочтение отдается следующему стилю изложения. Составителю  в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.) и по этим разделам в хронологическом  порядке отражаются все сведения. Но поскольку в один и тот же период могли происходить события, касающиеся всех направлений, автобиография  может получиться загроможденной повторами  дат.

Основными блоками информации, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе:

1.     Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Сразу после указания фамилии, имени, отчества, дате и месте своего рождения логично указать сведения о родителях. Так же составителю желательно указать сведения о старших братьях и сестрах, если они имеются. Сведения о младших, можно указать здесь же, а можно и по мере хронологического описания своей жизни.

2.     Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты). Сначала указывается школа. Если составитель автобиографии окончил школу хорошо или с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях. После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и.т.д.). Если какое — то учебное заведение не закончено — указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, лучше об этом не писать. Совсем другое дело, если отчисление носит «личный», а то и «политический» характер. Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких — то предприятиях, в какие — то периоды, в какой — то должности или по такой — то профессии).

3.     Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности, или по какой профессии. Если на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время, и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Далее указываются этапы работы на других предприятиях. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д. При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений, смены профессий, пр.

Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь — это изменения  семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и  срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске  по беременности и родам, по уходу  за детьми.

Нелишними будут и сведения об участии в общественных организациях (в период обучения в средних и  высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и т.д.

Информация о поощрениях и наградах в автобиографии, как  правило, раскрывается составителем более  полно чем в других документах. если при заполнении анкеты человек ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Поэтому чаще всего, читая в автобиографии сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

Все эти данные «расписываются»  по терм, указанным выше, «разделам». Хотя, иногда предпочтению отдается именно тому способу составления автобиографии, при котором сведения структурируются по типу анкету (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.) — в этом случае информация «разносится» по различным разделам.

В конце автобиографии  указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления  автобиографии, а также проставляется  подпись составителя. Автобиография  не заверяется подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать.

Автобиография составляется от руки разборчивым почерком. В  автобиографии не допускаются исправления  и помарки. Пример оформления автобиографии  дан в приложении №1

Характеристика

Составляет характеристику, как правило, руководитель структурного подразделения, в котором работает (работал) работник. Составляя характеристику, руководитель подразделения должен продемонстрировать индивидуальный подход, показать, что он хорошо знает работника, объективно оценивает его деловые  и личные качества. Именно потому, что  характеристика должна быть объективной, в каких-то случаях она может  содержать не очень лестные оценки качеств работника. Главное при  этом сохранять сдержанность, корректность, не допускать обидных для работника  выражений и несправедливых оценок.

Как правило, в характеристике приводится оценка работника как  специалиста, оценка его профессиональной деятельности, деловых и личных качеств.

В тексте характеристики можно  условно выделить несколько частей:

1. заголовочная часть;

2. анкетные данные о  работнике;

3. данные о трудовой  деятельности работника;

4. оценка деловых и личных  качеств работника;

5. заключительная часть.

В первой — заголовочной — части указывают название документа, должность, занимаемую работником (включая  название организации), фамилию, имя  отчество работника.

Во второй части — анкетных данных — указывают фамилию, инициалы работника (имя отчество полностью  уже можно не повторять), год рождения, образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где  и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются). Как правила эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста.

В третьей части содержится характеристика трудовой деятельности работника. Обычно в этой части указывается, с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию), указывается на какие подразделения переводится работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте. В этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно). Здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др.

В четвертой части дается оценка деловых (профессиональных) и  личных качеств работника. Показатели, по которым приводится такая оценка, могут быть самыми разнообразными. Особое значение в характеристике имеет  оценка профессиональной компетентности работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических  и этических качеств.

Оценивая профессиональную компетентность работника, следует  обратить внимание на наличие у него опыта, уровень его профессиональных знаний, знания законодательных и  иных нормативных правовых документов, эрудиция, наличие интереса к зарубежному  опыту, способность к самообразованию  и др.

Деловые качества работника  проявляются в его особенности  устанавливать и поддерживать деловые  отношения с коллегами, руководством, сотрудниками других компаний; в способности  осуществлять руководящие функции  или вести аналитическую работу, заниматься планированием работы и  др.

Работоспособность работника  оценивается по тому, насколько активен  он при выполнении порученных обязанностей, по умению организовать трудовой процесс  и выполнять работу качественно  и в уставные сроки, по поведению  в сложных ситуациях, по способности  брать на себя ответственность за результаты работы, по эффективности  принимаемых решений или результатов  работы.

Оценивая качества работника, очень важно правильно расставить акценты, по возможности точно определить уровень знаний и навыков работника.

Личные качества работника  проявляются в его взаимоотношениях с коллегами (доброжелательность, коммуникабельность), в уровне общей культуры работника, его психологических качествах.

Оценивая качества работника, очень важно правильно расставить акценты, по возможности точно определить уровень знаний навыков работника. Естественно, что в одном случае уровень знаний, опыта, навыков можно оценить как «очень хороший» или «высокий» (например, имеет большой опыт, имеет высокий уровень знании, обладает глубокими знаниями), в другом случае как «достаточный» (например, имеет достаточный опыт, имеет достаточные знания), в третьем случае как «не очень достаточный», «небольшой» (например, недостаточно хорошо знаком с вопросами…, имеет недостаточно глубокие знания), в четвертом случае, как «отсутствие знаний, опыта, навыко и т.д. (например, не имеет опыта в области…, не обладает навыками …и др.).

В этой же четвертой части  характеристики дается информация о  формах поощрения работника, имеющихся  у него наградах или взысканиях (например, по итогам работы в 2005 г. награжден ценным подарком).

В заключительной части указывается  цель составления характеристики (характеристика составлена для представления в …)

Текст характеристики излагается от 3-его лица настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет). Оформляется характеристика на стандартных листах бумаги формата  А4, подписывается как правило, несколькими лицами, например руководителем (или заместителем) организации и руководителем службы персонала (или руководителем подразделения, в котором работает работник). Характеристика может подписываться и одним лицом — руководителем организации, в этом случае необходимо, чтобы на экземпляре, остающемся в организации, были визы руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, и руководителя службы персонала. Подписи удостоверяются печатью организации. Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписями слева. Характеристика составляется в двух экземплярах: один для передачи (отправки) по назначению, второй (копия) остается в организации. Пример оформления характеристики дан в приложении №2.

Резюме

Резюме составляют на чистом листе бумаги формата А4. в начале указывают наименование вида документа «Резюме». Затем следует вводная часть, содержащая личные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, гражданство, возраст (иногда указывают дату и место рождения), семейное положение, наличие детей, домашний адрес, контактный телефон. Эти данные важны для руководителя, поэтому те, которые в наибольшей степени могут его заинтересовать, например место проживания рядом с работой, семейное положение, сотрудник отдела кадров может подчеркнуть.

Далее структура текста состоит  следующим образом:

- Цель составления резюме: обозначение наименования должности,  на которую претендует работник, или структурного подразделения,  где он хотел бы работать.

- Образование: приводятся  данные об образовании — высшее, среднее и т.д., наименование учебного  заведения, полученной специальности  и квалификации, год окончания.

- трудовая деятельность: последовательно перечисляются  названия организаций, где работал  претендент, и занимаемые им должности.

- профессиональные навыки: перечисляются основные функции,  которые выполнялись работником  на конкретном рабочем месте,  иногда выходящие за рамки  основной специальности.

- дополнительные навыки: автор резюме сообщает, что он  умеет делать сверх профессиональных  навыков.

- дополнительные сведения, содержащие личностные качества6 черты характера, особенности личности, которые представляют наиболее выигрышными. Иногда здесь указывается увлечения.

Составлять текст резюме рекомендуется на одной странице. Максимальный объем не должен превышать  двух листов.

В конце текста резюме ставится дата его составления. Ставить линую  подпись не обязательно.

Название разделов резюме печатают жирным шрифтом. Для того чтобы  текст легко читался, оставляют  широкие поля и достаточные интервалы  между строками и пунктами резюме. Наименование учебных щаведений, которые окончил соискатель, и названия организаций, в которых он работал, должны быть написаны полностью.

Если должность, на которую  претендует автор резюме, предполагает работу с зарубежной корреспонденцией и общение с представителями  зарубежных фирм, резюме может быть составлено на иностранном языке. Пример оформления резюме дан в приложении №3.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении следует отметить что, и автобиография и характеристика и резюме являются документами по личному составу, и каждый из этих документов имеет свои особенности. Автобиография составляется лично  человеком которому она принадлежит, она не ограничивает составителя, т.е составитель может писать все то что считает нужным, сведения указываются в хронологическом порядке. Характеристику же человек не может составить сам на себя. Характеристику составляет администрация и общественные организации по запросу других организаций или по инициативе работника. Составляется в двух экземплярах. Характеристика в отличии от резюме и автобиографии должна содержать завершающую фразу: «Характеристика выдана для предоставления в _______». Резюме же является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. По структуре и стилю резюме напоминает автобиографию, но в отличии от нее резюме рекомендуется составлять на одной странице и писать только ту информацию, которая может заинтересовать работодателя.

Приложение №1

Пример автобиографии

АВТОБИОГРАФИЯ

12.09.2007

Я, Копытова Ольга Андреевна, родилась 20 июля 1988 года в городе Тюмени, Тюменской области, в семье рабочих.

В 1996 г. поступила в среднюю  школу № 67 г. Тюмени. Закончила среднюю школу в 2006 г.

В 2006 г. поступила в Тюменский  государственный университет на факультет истории и политических наук (заочное отделение).

В 2007 г. поступила на работу в строительный магазин «Супер Строй», менеджером по работе с клиентами, где  работаю по настоящее время.

Отец — Копытов Андрей Игоревич, водитель.

Мать — Копытова Инга Александровна, заведующая отделом.

Не замужем.

Домашний адрес: г. Тюмень, ул. Домостроителей, д. 2, кв. 6.

Подпись О.А. Копытова.