База данных. 3

 

   Содержание:

   Введение……………………………………………………………………….3

  1. Проектирование БД (таблиц и связей между ними)…………………4
  2. Формирование запросов……………………………………………….7
  3. Проектирование форм и работа с ними………………………………11
  4. Создание отчета как объекта БД………………………………………14
  5. Создание главной кнопочной формы…………………………………15
  6. Создание макроса………………………………………………………16

   Заключение………………………………………………………………………………..17

   Использованная  литература………………………………………………….18

 

    Введение.

   Приложение Microsoft Access – это настольная система  управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

   СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

   К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

   - Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

   - Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

   - Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

   - Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

   База  данных, разработанная в данной контрольной  работе состоит из 4 таблиц: группы студентов, студенты, дисциплины и успеваемость. Данные можно просмотреть и изменить как в таблицах, так и в формах. Так же имеются запросы и отчеты о данных таблицы.

 

  1. Проектирование БД (таблиц и связей между ними).

   Создание  БД с помощью СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и  установки связей между таблицами.

   Для создания новой базы данных:

   1. Загрузила Access, в появившемся окне выбрала пункт Новая база данных;

   2. в окне "Файл новой базы данных" задала имя базы (Деканат вуза)  и сохранила. 

   

   Для создания таблицы базы данных: в окне базы данных выбрала вкладку Таблицы,  а затем щелкнула по кнопке <Создать>; в окне "Новая таблица" выбрала пункт Конструктор и щелкнула по кнопке <ОК>.

   Итак, при выборе режима Конструктор отображено окно Конструктора таблиц, в котором  необходимо определить структуру новой  таблицы - Таблица 1. Первую таблицу  создала для сущности Студенты.

   В первую строку колонки Имя поля ввела код студентов (Код Студента) и нажала клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где из раскрывающегося списка выбрала тип данных - Счетчик.

   Определила первую строку таблицы (поле Код Студента) как поле первичного ключа, для этого выделила ее и выбирала команду Правка - Ключевое поле.

   Далее во вторую строку Имя поля ввела код группы (Код Группы) и выбрала тип данных - числовой.

   Затем в третью строку Имя поля ввела Фамилия, и выбираем тип данных текстовый.

   Далее создаются остальные поля в соответствии с данными, представленными в  модели "сущность связь".

   После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Выбрала Файл - Сохранить, или Сохранить, как... В окне Сохранение ввести имя для созданной таблицы: Студенты, затем ОК.

   Далее создаются структуры остальных  таблиц: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.  

   После создания структуры таблиц, входящих в БД "Деканат", установила связь между ними. Для этого закрыла все таблицы и выбрала команду "Схема данных" из меню Сервис, появится активное диалоговое окно "Добавление таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных.

   В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц выделила имена таблиц и нажала кнопку Добавить, при этом в окне "Схема данных" добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне Схема данных закрыла окно Добавление таблицы, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть.

   

   Следующий шаг - это установка связей между  таблицами в окне Схема данных. Для этого в окне Схема данных переместила поле Код Группы из таблицы Группы на соответствующее поле таблицы Студенты, в результате этой операции появилось окно "Изменение связей".

   

   В появившемся окне диалога "Изменение  связей" поставила флажки: "Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных записей", убедилась в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажала кнопку Создать.

   Аналогичным образом связала поля Код Студента в таблицах Студенты и Успеваемость, а затем поля Код Дисциплины в таблицах Успеваемость и Дисциплины. В итоге получила Схему данных, представленную на рисунке.

   

   После установки связей между таблицами, закрыла окно Схема данных. Далее заполнила все таблицы.

   

   

   

     

   
  1. Формирование запросов.

   Существует  несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

   Алгоритм  создания запроса  на вычисление возраста студентов:

   Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В  окне база данных выбрала вкладку Запросы и щелкнула на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появилось активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку». В окне добавление таблицы нужно выбрала таблицы группы студентов и студенты. Выходит окно конструктора запрос 1: запрос на выборку.

   Заполнила строки поле, имя таблицы, и реализовала функцию для вычисления возраста Int((Date()-[Дата рождения])/365). В строке сортировка в столбце возраст поставила сортировку по возрастанию, чтобы возраста студентов выходили по возрастанию от самого младшего до старшего.

   

   Проверила запрос, все работает.

   

   Алгоритм  создания запроса  поиск ведомости по фамилии(параметрический запрос):

   По  аналогии создаем запрос с помощью  конструктора. Выбираем уже 3 таблицы:

  1. Студенты;
  2. Успеваемость;
  3. Дисциплина.

   В строке условие отбора для поля фамилия  ввела фразу: [Введите фамилию];

   

   Теперь  можно проверить как работает запрос.

   

   Результат:

   

   Алгоритм  создания запроса сессия (простой запрос):

  1. открыла вкладку Запросы,
  2. щелкнула по кнопке <Создать>;
  3. в появившемся окне выбрала Простой запрос и щелкнула по кнопке <ОК>;
  4. в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выбрала из списка таблицу Студенты; Группы студентов, Дисциплина, Успеваемость;
  5. перенесла все поля из окна "Доступные поля" в окно "Выбранные поля";                     
  6. щелкнула по кнопке <Далее>. Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкнула по кнопке <Далее>;   
  7. в появившемся окне ввела имя запроса Сессия;
  8. далее щелкнула по кнопке <Готово>. На экране появилась таблица с данным запросом.

   

   Алгоритм  создания перекрестного запроса – средние оценки по дисциплинам:

   Такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи, с чем я сначала сформировала запрос, в котором были бы поля "Название группы", "Курс", "Название дисциплины" и "Оценки". Для этого:

  1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Простой запрос и щелкнула по кнопке <ОК>;
  3. выбрала из таблицы Студенты поле "Название группы" и "Курс";
  4. выбрала из таблицы Дисциплины поле "Название дисциплины" ;
  5. выбрала из таблицы Оценки поле "Оценки";
  6. щелкнула по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкнула по кнопке <Далее>;
  7. в появившемся окне ввела имя запроса Для выч. запроса на ср. оценки по дисциплинам;
  8. щелкнула по кнопке <Готово>.

   Теперь  можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

  1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Перекрестный запрос и щелкнула по кнопке <ОК>;
  3. щелкнула по ячейке Запросы, выбрала Для выч. запроса на ср. оценки по дисциплинам и щелкнула по кнопке <Далее>;                       
  4. выбрала поле "Название группы", "Курс" и щелкнула по кнопке <Далее>;
  5. выбрала поле "Название дисциплины" и щелкнула по кнопке <Далее>;
  6. выбрала функцию AVG, т.е. среднее, и щелкнула по кнопке <Далее>;
  7. ввела название запроса Средние оценки по дисциплинам и щелкнула по кнопке <Готово>. Открылась таблица перекрестного запроса.

   

         Алгоритм  создания запроса на изменение оценок(с 2ки на 3ку ):

  1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Простой запрос;
  3. в таблице Успеваемость выбрала поле <Оценки>;
  4. щелкнула по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкнула<Далее>;
  5. в появившемся окне ввела имя запроса Изменение оценок;
  6. щелкнула по ячейке Изменение структуры запроса;
  7. щелкнула по кнопке <Готово>;
  8. в строке Условия отбора ввела <3;
  9. откройте пункт меню Запрос и выбрала Обновление;
  10. в строке конструктора запроса Обновление в поле "Зарплата" ввела: [оценка]+1;
  11. выполнила запрос, подтвердив готовность на обновление данных;

   

   Результат: были двоечники

   

   

   

   После выполнения запроса получилось:

   

   

   

   Алгоритм  создания запроса на отчисление студента Чумакова Романа Эдуардовича 230105 3 курс:

  1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;      
  2. выбрала Простой запрос;,
  3. в таблице Студенты выбрала поля "Название группы", "Курс", "Фамилия", "Имя", "Отчество";
  4. щелкнула по кнопке <Далее>, затем еще раз <Далее>;
  5. в появившемся окне ввела имя запроса Отчисленные студенты;
  6. щелкнула по ячейке Изменение структуры запроса;
  7. щелкнула по кнопке <Готово>;
  8. в строке Условия отбора ввела: в поле "Название группы" – 230105, "Курс" – 3,в поле "Фамилия" - Чумаков, в поле "Имя" - Роман, в поле "Отчество" - Эдуардович;
  9. открыла пункт меню Запрос и выберите Удаление;
  10. просмотрела удаляемую запись, выполнив команду Вид, Режим таблицы; Будет отображена таблица с данными отчисляемого.

   

   Алгоритм  создания запроса на создание базы данных отличников(т.е. у кого 8 пятерок):

  1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Простой запрос;
  3. в таблице Группы студентов выберите поля "Название", "Курс", в таблице Студенты выбрала поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", а в таблице Успеваемость - поле "Оценки";
  4. щелкнула по кнопке <Далее>, затем опять <Далее>;
  5. в появившемся окне ввела имя запроса Отличники;
  6. щелкнула по ячейке Изменение структуры запроса;
  7. щелкнула по кнопке <Готово>;

   Будем считать отличниками тех студентов, которые набрали за восемь экзамена 40 баллов. Операция группировки позволит просуммировать оценки студентов по всем экзаменационным дисциплинам.

  1. для выполнения групповых операции выполнила команду Вид, Групповые операции;
  2. в строке Групповые операции поля "Оценки" щелкнула по ячейке Групповые операции, выбрала функцию SUM;
  3. в строке Условия отбора поля "Оценки" ввела 40.

   

   После выполнения запроса у нас создается  новая таблица в базе данных под  названием Студенты отличники.

     
 

   
  1. Проектирование форм и работа с ними.
 

   Access предоставляет возможность вводить  данные как непосредственно в  таблицу, так и с помощью  форм. Форма в БД - это структурированное  окно, которое можно представить  так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

   Внешний вид формы выбирается в зависимости  от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять  задания, которые нельзя выполнить  в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

   Алгоритм  создания формы Студенты.

  1. на вкладке Формы щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Конструктор, в выпадающем списке выбрала предварительно составленный запрос "Запрос для формы" и щелкнула по кнопке <ОК>;
  3. вышло окно конструктора;
  4. поля из списка переместила по одному на форму; разместила поля на форме в нужных местах;
  5. сохранила форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрала режим сохранения «в текущей базе данных», затем ОК;

   Просмотрела полученную мною форму.

     

   Алгоритм  создания сложной  формы (дисциплины и  оценки):

  1. на вкладке Формы щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкнула по кнопке <ОК>;
  3. в таблице Дисциплины выбрала поле "Название дисциплины";
  4. в таблице Студенты выбрала поля "Код студента", "Фамилия", "Имя", "Отчество", в таблице Группы студентов выбрала поля "Название", "Курс";
  5. в таблице Успеваемость выбрала поле "Оценки" и щелкнула по кнопке <Далее>;
  6. в появившемся окне вариант построения формы меня удовлетворяет, поэтому щелкнула по кнопке <Далее>;
  7. оставила табличный вариант подчиненной формы и щелкнула по кнопке  <Далее>;
  8. выбрала стиль оформления - международный и щелкнула по кнопке <Далее>;
  9. ввела название формы Дисциплины и оценки,
  10. щелкнула по кнопке <Готово> и просмотрела полученную форму.

   

  1. перешла в режим конструктора, чтобы изменить ширину столбцов и оставить место для диаграммы;

   Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам:

  1. переключилась в режим конструктора;
  2. выполнила команду Вид, Панель элементов;
  3. на этой панели щелкнула по кнопке <Аа>;           
  4. создала прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого перевела курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажала левую кнопку мыши и, не отпуская ее, довела до правого нижнего угла, затем отпустила кнопку;          
  5. ввела надпись Диаграмма оценок;
  6. выполнила команду Вставка, Диаграмма;
  7. ниже таблицы растянула прямоугольник для диаграммы;
  8. выбрала таблицу Оценки и щелкнула по кнопке <Далее>;
  9. выбрала поля "Код студента" и "Оценки";
  10. щелкнула по кнопке <Далее>;
  11. выбрала вид диаграммы Гистограмма и щелкнула по кнопке <Далее>;                                           
  12. дважды щелкнула по надписи Сумма_оценки, выбрала Отсутствует и щелкнула по кнопке <ОК>;

  1. щелкнула по кнопке <Далее>;
  2. вновь щелкнула по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что и нужно);
  3. убрала название диаграммы Оценки (т.к. надпись уже задана) и щелкнула по кнопке <Далее>;
  4. отредактировала вид осей диаграммы.

   Результат:

   

   Алгоритм  создания простой формы (справка):

  1. на вкладке Формы щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Конструктор;
  3. выполнила команду Вид, Панель элементов;
  4. на этой панели щелкнула по кнопке <Аа>;           
  5. создала два прямоугольника для надписей – название (Справка по базе данных) и для введения текста.

     
 

   
  1. Создание  отчета как объекта БД.

   Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

   При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает  необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

   Алгоритм  создания отчета итоги сессии:

  1. на вкладке Отчеты щелкнула по кнопке <Создать>;
  2. выбрала Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Сессия и щелкнула по кнопке <ОК>;

  1. выбрала все  поля запроса и щелкнула по кнопке <Далее> и еще раз  <Далее>;
  2. добавила уровень группировки по названию группы;
  3. щелкнула по кнопке <Далее>;
  4. щелкнула по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;
  5. поставила "галочку" в ячейке поля "AVG" (эта функция вычисляет среднее) и щелкнула по кнопке <ОК>;

  1. щелкнула по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;
  2. выбрала макет отчета – ступенчатый. Щелкнула по кнопке <Далее>; выбрала стиль отчета - деловой и щелкнула по кнопке <Далее>;
  3. ввела название отчета Итоги сессии и щелкнула по кнопке <Готово>.

   

   Формы ведомость, отчет по студентам отличникам, список студентов и учебный план ФИРЭ выполняются все аналогично, меняя только стиль макета и стиль отчета. 

   
  1. Создание  главной кнопочной формы.

   Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объект

   Алгоритм  создания кнопочного меню:

  1. выполнила команду Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм;
  2. подтвердила создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;
  3. создаю свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;
  4. ввела имя Меню и щелкнула по кнопке <ОК>;  
  5. в окне выбрала Меню и щелкнула по кнопке <Изменить>;
  6. создала элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;
  7. в строке Текст  ввела поясняющую надпись к создаваемым кнопкам Форма студенты, список студентов, ведомость, итоги сессии, отчет по студентам отличникам, выход из базы данных и справка;
  8. в строке Команда выбрала из списка соответственно Открытие формы в режиме редактирования, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет, Выйти из приложения, Открытие формы;                                             

   

  1. закрыла окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
  2. щелкнула по кнопке <По умолчанию>;
  3. закрыла диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
  4. на вкладке Формы кнопочное меню переименовала на Форма меню;
  5. зашла в конструктор форм и несколько отредактировала внешний вид. В результате получилось следующее:

     

   
  1. Создание  макроса.

   Макросы - это небольшие программы на языке  макрокоманд СУБД Access, состоящие  из последовательности определенных команд (одной или нескольких макрокоманд). Набор макрокоманд в Access очень  широк. Макросы являются простейшими средствами  автоматизации  действий над объектами Access. Необходимо отметить, что макросы легко создавать, и для этого не нужно знать синтаксис языка программирования.

   Алгоритм  создания:

  1. в окне БД нажимаю на вкладку Макрос <Создать>;
  2. выбираю макрокоманды: Открыть форму, Открыть форму, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет;
  3. соответственно выбираю имя форм и отчетов: Студенты, Дисциплины и оценки, Ведомость, Список студентов, Итоги сессии, Учебный план ФИРЭ;
  4. и соответственно выбираю режимы: форма, форма, просмотр, просмотр, просмотр,просмотр.

   

 

   Заключение.

   База  данных, разработанная в данной контрольной  работе состоит из 4 таблиц: группы студентов, студенты, дисциплины и успеваемость. Данные можно просмотреть и изменить как в таблицах, так и в формах. Так же имеются запросы и отчеты о данных таблицы. 

 

   Использованная литература:

  1. Сайт «Информационные технологии» http://www.ssti.ru/kpi/informatika/Content/biblio/b1/inform_man/40.htm
  2. Праг К.Н. Ирвин М.Р. Access 2000/Библия пользователя. – М.: Изадтельский дом «Вильямс», 2001.

База данных. 3 📙 Контрольная → 🆔 8528

База данных. 3 📙 Контрольная → 🆔 8528

База данных. 3