Бюджетный учет расчетов с подотчетными лицами

ВАРИАНТ  II

Задание  1.  Ответьте письменно вопрос.

Бюджетный учет расчетов с подотчетными лицами.

Под подотчетными лицами в  бюджетном учете понимают работников организации (в том числе и  совместителей), которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании.

 Подотчетными лицами  считаются работники организации,  получившие авансом денежные  средства из кассы. 

 При выдаче денежных  средств организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники  предприятия, получающие деньги под  отчет, должны соблюдать правила  работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая и отчитываясь  за наличные.

Выдача денежных средств  под отчет работникам бюджетного учреждения производится для расчетов транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для хозяйственных  нужд, основных средств, горюче-смазочных  материалов и т.д., а также в  виде аванса на командировочные расходы. С введением в действие Инструкции изменился порядок учета и  оформления результатов авансов, выданных подотчетным лицам. Если ранее, применялась  мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета, то после вступления ее в силу используются регистры бюджетного учета. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры  и сроки выдаваемых под отчет  наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы учреждения, в  том числе его филиалов, не состоящих  на самостоятельном балансе и  находящихся вне района деятельности организаций, определяются руководителем  учреждения. Это означает, что не устанавливаются ограничения на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным лицам. Однако следует  помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает  от имени учреждения. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели в соответствии с нормами возмещения командировочных  расходов, определенных следующими нормативными актами:

• постановление Правительства РФ от 26.12.2005 №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
• постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
• приказ Минфина России от 02.08.2004 №64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. Приказа от 12.07.2006 №92н).

 В течение трех рабочих  дней по истечении срока, на  который указанные суммы выданы, или со дня возвращения командированных  лиц из командировки, подотчетные  лица обязаны предъявить в  бухгалтерию учреждения отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним. Для получения денежных  средств работник должен написать  заявление на имя руководителя  учреждения с указанием назначения  аванса и срока, на который  он выдается. На заявлении о  выдаче сумм под отчет работником  бухгалтерии проставляется соответствующий  счет аналитического учета счета  208 00 000 «Расчеты с подотчетными  лицами». А также делается отметка  об отсутствии за подотчетным  лицом задолженности по предыдущим  авансам. При получении подотчетных  сумм работник должен написать  в командировочном удостоверении  расписку в получении денег,  которая пишется получателем  только собственноручно с указанием  полученной суммы. При получении  денег по платежной (расчетно-платежной)  ведомости сумма прописью не  указывается. Выдача наличных  денег под отчет производится только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. Выдача производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2 на основании письменного распоряжения уполномоченных на это должностных лиц (на заявлении о выдаче аванса, командировочного удостоверения и т.д.). Обязательным условиям является ознакомление подотчетного лица с порядком расходования подотчетных сумм (установленным приказом учреждения об организации бюджетного учета) под роспись, а также при условии полного отчета этого лица по ранее полученному авансу. При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств  на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто  бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают  вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

- официальный прием и  (или) обслуживание представителей  других организаций, участвующих  в переговорах в целях установления  и (или) поддержания взаимного  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета  директоров (правления) или иного  руководящего органа налогоплательщика,  независимо от места проведения  указанных мероприятий;

- проведение официального  приема (завтрака, обеда или иного  аналогичного мероприятия) для  указанных лиц, а также официальных  лиц организации – налогоплательщика,  участвующих в переговорах;

- транспортное обслуживание  доставки этих лиц к месту  проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание  во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика,  по обеспечению перевода во  время проведения представительских  мероприятий. 

 Состав представительских  расходов налогоплательщика определен  п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с  перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в  целях бухгалтерского учета, в  НК РФ виды этих расходов  ограничены: в них не включаются  оплата гостиниц как для руководителей  и членов делегаций, так и  для сопровождающих лиц, оплата  питания (суточные), культурные, бытовые  и прочие расходы, приобретение  сувениров. Налоговое законодательство  не относит к представительским  расходам расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики  и лечения заболеваний участников  представительских мероприятий. 

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы  относятся к расходам, связанным  с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных  требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что  произведенные расходы связаны  с предпринимательской деятельностью  учреждения.

Организации через подотчетных  лиц могут приобретать товарно-материальные ценности. В первую очередь это  касается покупки основных средств, нематериальных активов и материальных запасов. На основании Инструкции к основным средствам относятся материальные объекты основных фондов, используемые в деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, независимо от стоимости объектов сроком полезного использования более 12 месяцев. Для учета предназначен счет 010100000 «Основные средства». К основным средствам не относятся предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, материальные запасы, а также машины и оборудование, сданные в монтаж или подлежащие монтажу, материальные объекты, находящиеся в пути или числящиеся в составе незавершенных капвложений.

Нематериальные активы учитываются  на счете 010200000 «Нематериальные активы»  и удовлетворяют одновременно нескольким условиям:

• Отсутствие материально-вещественной структуры;
• Возможность идентификации от другого имущества;
• Использование в производстве продукции, при выполнении работ, услуг либо для управленческих нужд учреждения;
• Использование в течении длительного времени, т.е. сроком полезного использования свыше 12 месяцев;
• Не предполагается дальнейшая перепродажа данного актива;
• Наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование актива;
• Наличие документов, устанавливающих исключительное право на актив;

В состав нематериальных активов  не включают:

• Не давшие положительного результата научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
• Незаконченные и не оформленные в установленном законодательством порядке научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
• Материальные объекты, в которых выражены произведения науки, литературы, искусства.

Для учета материальных запасов  предназначен счет 010500000 «Материальные  запасы». К ним относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течении периода, не превышающего 12 месяцев., медикаменты, горюче-смазочные материалы, строительные материалы, спецодежда, инвентарь.

 При покупках за  наличный расчет в организациях  розничной торговли продавец  обязан выдать покупателю (а покупатель  вправе потребовать у продавца) товарный чек (или накладную). При осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:  квитанцию к приходному ордеру,  накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг), счет-фактуру. Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации и  выписываться по форме, установленной  Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914, с  обязательным заполнением всех указанных  в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются). Первичные  документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные  сотрудником на свой риск без учета  установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу  организации). Лица, получившие денежные средства под отчет, а также лица, производившие хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты по форме №0504049 с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладываются пронумерованные подотчетным лицом документы в порядке их записи в отчете, подтверждающие произведенные расходы. Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные уполномоченными лицами, передаются подотчетными лицами в бухгалтерию не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет (а при командировках – не позднее 3 дней после возвращения из командировки) .

В бухгалтерии учреждения проверяют правильность оформления авансового отчета и наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Затем заполняются графы оборотной  стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых  бухгалтерией к учету. Проверенные  авансовые отчеты утверждаются руководителем  учреждения. После проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов оформляется расходный кассовый ордер и оплачивается перерасход по авансовому отчету (возмещение расходов, произведенных сотрудником из личных средств). В случаях неполного  использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу, а также  непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные  суммы в установленном порядке  подлежат удержанию из заработной платы, денежного довольствия, начиная  с текущего месяца. Перед составлением квартальной и годовой отчетности неизрасходованные суммы авансов  должны быть возвращены подотчетными лицами в кассу (за исключением лиц, находящихся в командировке).

Основное отличие в  учете расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации заключается  в том, что по Инструкции учет ведется  по отдельным счетам, в зависимости  от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать расходование денежных средств. Необходимо соблюдать  три условия:

• денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя учреждения только лицам, работающим в данном учреждении;
• передача полученных подотчетных сумм одним работником другому запрещается;
• при имеющейся задолженности за подотчетным лицом по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается.

В бюджетном учете учет расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами». Он организован в соответствии с Классификацией операций сектора  государственного управления (далее - КСОГУ) по следующим аналитическим  счетам:

- 0 208 11 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  труда";

- 0 208 12 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по прочим  выплатам";

- 0 208 13 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по начислениям  на выплаты по оплате труда";

- 0 208 21 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  услуг связи";

- 0 208 22 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  транспортных услуг";

- 0 208 23 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  коммунальных услуг";

- 0 208 24 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  арендной платы за пользование  имуществом ";

- 0 208 25 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  работ, услуг по содержанию  имущества";

- 0 208 91 000 "Расчеты с  подотчетными лицами по оплате  прочих работ, услуг" и т.д.

Выдача денежных средств  под отчет производится при наличии  выделенных бюджетных средств в пределах лимитов по статьям КОСГУ. В соответствии с п. 168 Инструкции операции оформляются следующими бухгалтерскими записями: выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 020104610 "Выбытия из кассы", 020105610 "Выбытия денежных документов". Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденного руководителем авансового отчета отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы, 010600000 "Вложения в нефинансовые активы", соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам", 030403830 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда", 020402530 "Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале", 020403520 "Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале", соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения"; возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 020104510 "Поступления в кассу", 020105510 "Поступления денежных документов". К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д. Из кассы денежные средства выдаются под отчет не только на хозяйственные расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др.

В разрезе КОСГУ подотчетные  средства используются на нужды учреждения по следующим статьям:

Статья 211 – на данную статью относят расходы на выплату заработной платы, осуществляемые на основе контрактов (договоров), в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

 Статья 212 – относятся  расходы по оплате работодателем  в пользу работников и их  иждивенцев не относящихся к  заработной плате дополнительных  выплат и компенсаций, обусловленных  условиями трудовых соглашений, статусом работников в соответствии  с законодательством Российской  Федерации, в т.ч подъемные пособия, суточные при командировках, компенсации за проезд и т.д.

Статья 212- отражаются расходы, связанные с начислениями и на оплату труда, в т.ч. оплата пособий за счет ФСС.

 Статья 221 включает расходы  на приобретение услуг связи.

Статья 222 - относятся расходы  на приобретение транспортных услуг.

Статья 223 включает расходы  на приобретение коммунальных услуг, в  т.ч. оплата по тарифам за коммунальные услуги, расходы по оплате договоров с истопниками, расходов на технологические нужды и т.д.

Статья 224 – на данную статью относятся расходы по оплате арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды.

Статья 225 – относятся  расходы по оплате договоров на выполнение работ, услуг, связанных с содержание имущества учреждения, в т.ч. содержание нефинансовых активов в чистоте, дезинфекция, дезинсекция, текущий ремонт техники и оборудования и т.д.

 Статья 226 относятся работы  по проектированию, межеванию земель, монтажные работы, приобретение  и обновление баз данных, типографские  услуги, медосмотры, услуги по рекламе,  проживание в служебных командировках  и т.д.

 Статья 290 – на данную  статью относят расходы, не  связанные с оплатой труда,  приобретением услуг. Включает  уплату налога на имущества,  земельного налога, государственных пошлин, штрафов, выплату материальной помощи, компенсаций по решению Суда, представительских расходов, приобретение сувенирной продукции и другие аналогичные расходы.

Статья 310 – относятся  расходы по оплате договоров на строительство, приобретение объектов основных средств.

Статья 320 – относятся  расходы по оплате договоров на приобретение в государственную, муниципальную  собственность исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности или средства индивидуальности.  Статья 340- включает расходы по оплате договоров на приобретение и изготовление материальных запасов.

 Из всего вышеизложенного  можно сделать вывод, что бухгалтерский  учет исполнения смет расходов  учреждений осуществляется, как  правило, централизованными бухгалтериями.  Учреждения расходуют государственные  средства в соответствии с  целевым назначением и в меру  выполнения мероприятий, предусмотренных  сметами, строго соблюдая финансово  – бюджетную дисциплину и максимальную  экономию материальных ценностей  и денежных средств. Бухгалтерский  учет в бюджетном учреждении  должен обеспечить систематический  контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятием, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.