Делопроизводство – основы технологии управления

Федеральное агентство по образованию

Московский  государственный университет 

технологий  и управления

Кафедра организации производственной и  коммерческой деятельности 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления».

                    тема: «Делопроизводство – основы технологии управления». 
 
 

                                                                             Выполнила студентка 3 курса

                                                                             факультета: Экономика и

                                                                              предпринимательства

                                                                                  специальность: 080502

                                                                                  шифр: 007452

                                                                             Руководитель: 
 
 

Москва 2008. 
 

Содержание. 

Ведение.

     В решение задач по совершенствованию  управления, немаловажное значение  имеет организация делопроизводства  в учреждениях, организациях и  предприятиях.

     Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.

     Значение рациональной организации делопроизводства для совершенствования работы государственного аппарата объясняется, прежде всего, большим удельным весом документации в процессе управленческой деятельности. В общем объеме управленческого труда делопроизводственные операции составляют 25-60% (в зависимости от специфики работы конкретного аппарата управления). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Документы.

     Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном  виде информацию. 

1.1. Значение документов.

     Значение документов в наше  время исключительно велико.

     Во-первых, документы имеют государственное  значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие  жизнь страны, вырабатывают внешнюю  и внутреннюю политику и посредствам  документов управляют государством.

     Во-вторых, документы имеют юридическое значение. Документами оформляются права граждан, учреждений и организаций.

     В-третьих, документы играют роль в организации хозяйственной деятельности государства и его органов. Все хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях оформляются документами. 

1.2. Группы  документов.

     I. По признаку специализации:

1. общие – документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;

   2. специализированные – документы являющиеся продуктом деятельности структурных частей учреждения:

• бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);
• плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);
• статистические (статотчеты, таблицы);
• юридические (исковые заявления, решения суда);
• финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).

     II. По значению:

1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);
2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);
3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);
4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

     III. По техники воспроизведению:

1. рукописные;
2. воспроизведенные механическим путем.

     IV. По секретности:

1. для служебного пользования – документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
2. секретные – документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);
3. совершенно секретные – документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

     V. По приемам записи:

1. простые – документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;
2. стенографированные – документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;
3. зашифрованные – документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).

     VI. По происхождению:

1. созданные в учреждении;
2. поступившие извне.

     VII. По срочности:

1. простые – документы с необозначенными сроками исполнения;
2. срочные – документы с обозначенными сроком исполнения;
3. весьма срочные – документы, подлежащие немедленному исполнению.

     VIII. По форме:

1. стандартные – документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;
2. нестандартные – документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.

     IX. По сложности:

1. простые – документы, в которых поставлен и решается один вопрос;
2. сложные – документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.

     Все документы могут быть в  виде подлинников и копий. Подлинники  подразделяются на оригиналы  и дубликаты.

     Оригинал – это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.

     Дубликат – вторично воспроизведенный  подлинный документ, целиком повторяющий  оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.

     Копия – это точное воспроизведение  содержания подлинного документа.  Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа – слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник. 
 
 
 
 

2. Организационно-распорядительная документация.

     Управленческая деятельность присуща  всем учреждениям, организациям  и предприятиям. Она охватывает  организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевые производственную  работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

     В зависимости от конкретной  управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так например, протокол – вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт – вид документа, его разновидности – акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

     Организационно-распорядительная  документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство. 

2.1. Организационные  документы.

     I. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязаности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются  и утверждаются  съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных  Советов).

     II. Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие   порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует  выделить  положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

     III. Инструкция – правовой акт,  издаваемый органом государственного  управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

     Инструкции издаются также в  целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов и распорядительных документов.

     Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документов в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные  
 
 
 

2.2. Распорядительные  документы.

     I. Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными  органами коллегиального управления в целях   разрешения  наиболее  важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм  правил поведения.

     Постановления принимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных  и автономных республик по организационным  и другим  вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом  верховного  Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных  республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом  Министров РФ и Советами  Министров  союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение.  По наиболее важным вопросам государственного  управления издаются  совместные  постановления, являющиеся  правовыми актами.

     II. Решение – как распорядительный документ  является правовым  актом, принимаемым  Советами  народных  депутатов и   исполнительными комитетами. Решения  оформляют  также  результаты  деятельности  и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств  и ведомств,  научных советов  и т.п.

     III.  Распоряжение  -  акт  управления  государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.  Распоряжение  являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения  издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного  управления  и администрация  предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами  РФ  или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.

     IV. Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

     Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

     V. Указ – документ, издаваемый  руководителем учреждения, действующего  на основе единоначалия. Указы дается по оперативным вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства данного учреждения.

     VI. Протокол – документ, содержащий  запись хода обсуждения вопросов  и принятия решений на собраниях,  совещаниях, конференциях и заседаниях  органов. Протоколы могут составлять и должностные лица следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др. 

2.3. Справочно-информационные  документы.

     I. Письма – самые распространенные документы. Они являются средством общения между учреждениями, официальными и неофициальными лицами.

     По содержанию и назначению  письма подразделяются на:

     1. инициативные:

• письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);
• письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма);
• претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);
• письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил);
• циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

• информационно-разъяснительные письма – разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;
• запрещения – письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;
• разрешения – письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

     II. Телеграммы – краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу. Отделение связи несет ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.

     В зависимости от содержания  телеграммы подразделяются на  телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

     III. Докладная записка – письменное сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

     Содержание докладной записки  может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

     IV. Объяснительная записка – письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.

    V. Справка – документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)

     VI. Удостоверение – документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.

     VII. Акт – документ, отражающий явления, факты или сложившиеся отношения.

     Группы  актов:

• юридические акты;
• акты гражданского состояния;
• административные акты;
• хозяйственные акты.

     VIII. Доверенность – письменное полномочие, по которому учреждение отдельного  лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

     Доверенность может быть однократного и многократного действия.

     IX. Расписка – письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д. 

Заключение.

   В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится  изучению, анализу и составлению различной докуметации.       Особенно большие трудности возникают, как правило, при   разработке производственных  документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

   Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет  разумного сочетания   формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Список  литературы.

1. Камаев В. Д., Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики.

       Национальная экономика в целом», Москва, 1991.

2. Фишер С., Дорнбуш Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 1997.
3. Макконнелл Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,

       проблемы и политика», Москва, 1996.