СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ

      Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе  документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

      Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

      На  международном уровне наиболее общим  признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

      Целью данной работы является рассмотрение информационно-справочной документации.

      Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

      - рассмотреть понятие информационно-справочной документации;

      - изучить технологию создания  оформления; 
 

1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

1.1 Характеристика информационно-справочной  документации

      Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

      Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

      Этот  комплекс кадровой документации имеет  много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

      В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:¹

      ·   Докладная записка;

      ·   Служебная записка;

      ·   Объяснительная записка;

      ·   Предложение;

      ·   Представление;

      ·   Заявление;

      ·   Протокол;

      ·   Акт;

      ·   Справка;

      ·   Заключение;

      ·   Отзыв;

      ·   Перечень;

      ·   Список;

      ·   Переписка.

      В составе информационно-справочной документации выделяют:

      1. Справочная документация (имеет  индивидуальный характер, выдается  по разовому запросу, касающегося  одного работника, в зависимости  от адресата может быть внутренней  или внешней).

      2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).²

      3. Справочно-аналитическая (выдается  по разовым или периодическим  запросам с различных уровней  управления, имеет сводный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых  показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

1.2 Прием и первичная  обработка документов

      Операция  в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях -экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором).

      Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты  по телетайпу, факсу, электронной почте.

      Передача  документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путем сканирования).

      При получении документов прежде всего  проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция  возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

      Если  документы поступили по почте, вскрываются  все конверты, за исключением имеющих  надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

      На  всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

      Типичной  ошибкой, допускаемой при обработке  входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать.³

      Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

      Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как  правило, выводится на светочувствительную  бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают  ксерокопию.

      В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающийся в копировании. Аналогично проблема решается при получении  факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и последующей, при необходимости, распечатке факсов на обычном принтере.

      Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и  нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы  сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения кинструкции по делопроизводству.

2 ТЕХНИКА СОЗДАНИЯ  ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

      Протокол - это документ, фиксирующий ход  обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

      Чаще  всего ведется краткая форма  протокола без текстов докладов, хотя полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы  заседания.

      Протокол  может оформляться как на общих  бланках, так и на чистых стандартных  листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:⁴

      наименование  вида документа и его порядковый номер;

      дата;

      место составления протокола;

      заголовок к тексту;

      текст;

      подписи председателя и секретаря

      Заголовок к тексту обычно содержит название собрания, например:

      Заседание ученого совета

      Совещание руководителей подразделений завода

      Заседание профсоюзного комитета

      Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

      Во  вводной части перечисляются  присутствовавшие на собрании, в том  числе указывается кто был  председателем и кто секретарем собрания. Для всех присутствовавших указывается наименование должности, если это протокол производственного  совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Допускается также такая запись: Присутствовали ... человек.

      Основная  часть протокола строится по схеме  СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

      В разделе СЛУШАЛИ приводятся

      инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность названа во вводной части),ставиться тире и с прописной буквы - краткая запись содержания доклада, сообщения.

      В разделе ВЫСТУПИЛИ схема изложения  та же.

      В разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам  излагаются принятые постановления.

      Текст протокола подписывается председателем  и секретарем.

     Протокол, как правило, ведется во время  заседания. В тех случаях, когда  заседание стенографируется или  производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4.⁵

     В его формуляр-образец входят следующие  реквизиты: наименование ведомства; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа – ПРОТОКОЛ; дата заседания; номер; место заседания; в случае необходимости – гриф утверждения; заголовок текста; текст; подписи.

     На  протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.02. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года). В реквизите “место заседания” указывается город, где состоялось заседание.

     Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, “заседания комиссии”, “собрания трудового коллектива”. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом “председатель” начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово “секретарь”. Например:

     Председатель  – Харченко В. И.

     Секретарь – Филимонов С.Б.

     При проведении оперативных совещаний  эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

     Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

     На  собраниях, конференциях, съездах, где  принятие решения требует определенного  кворума, в разделе “Присутствовали” указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе  собрания членов акционерного общества указано “Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117″.

     Далее следует повестка дня. В этой части  протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и  начинается с предлога “о” (”об”). Например:

     1. О перспективах развития завода. Доклад директора… (фамилия, инициалы).

     2. Об итогах социологического опроса  рабочих. Доклад начальника социологической  службы… (фамилия, инициалы).

     В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: “Повестка дня заседания прилагается”.

     Основная  часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

     Слово “слушали” начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

     Фамилия и инициалы докладчика и выступающих  в прениях указываются в новой  строке с абзаца. Содержание выступления  излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается “Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается”. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

     Смирнов В.К.: “Были ли приняты меры для  ликвидации аварии на стройке?”

     Лысиков К.П.: “К 8 часам утра следующего дня  вода была полностью откачена и последствия аварии ликвидированы”.

     Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.  

     Например:

     1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. – текст  доклада прилагается.

     ВЫСТУПИЛИ:

     Старостин Е.В. – краткая запись выступления. 
Кузнецов Т.Г. – краткая запись выступления.

     РЕШИЛИ:

     1.1. Специальным кафедрам провести  совместное заседание, посвященное  …. до 15.05.02 г.

     1.2. Илизарову Б.С. Организовать на  кафедре выставку… к 11.05.03 г.

     2. СЛУШАЛИ:… ВЫСТУПИЛИ:… РЕШИЛИ:…

     Председатель Подпись И.О.Фамилия

     Секретарь Подпись И.О.Фамилия

     При выборах должностных лиц в  протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

     По  полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступающих. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

     Во  всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в  столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: “Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается”. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.⁶

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии.

      С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью  последующей передачи во времени  и пространстве.

        В результате появилась документированная  информация, т.е. документ.

      Как и всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

      Перед документоведением, изучающим в  историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ".

      Однако  решить такую задачу непросто, о  чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

      Ярким отражением трудного процесса выработки  оптимального определения понятия  документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ - М.:  АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2007.
2. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.: ЭКСМО, 2009.
3. ГОСТ  6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.:  Изд-во стандартов, 1990.
4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2000.
6. Организация работы с документами. Учебник ПОД РЕД. в.а. Кудрявцева. – М.: ИНФРА-М, 1999.
7. Правила составления и оформления служебных документов. – М.:  "Москнига", 2008

ПРИЛОЖЕНИЕ

      Пустой  бланк протокола 
 

      Угловой штамп 

      Протокол  №___

      _____________                       дата

      Повестка  собрания

      Вопросы для обсуждения.

      1

      2

      3

      и т.д.

      Решение

      1

      2

      3

      и т.д. 

      От  президиума собрания протокол подписали

      Председатель  собрания                                                          ____________

      Секретарь собрания                                                               ____________

       г. Новомосковск

      Тульской  области 

      Протокол  №5

      Общего  собрания ПГСК-58 от 16 ноября 2010 г. 

      Повестка  собрания

      Присутствовало 85% списочного состава ПГСК-58. перед  началом собрания был избран президиум  собрания в следующем составе:

      Председатель  собрания Воевода А.М.

      Секретарь собрания Смелых В.И.

      Собранию  были предложены следующие вопросы  для обсуждения.

      1 Переизбрание членов правления ПГСК-58 в соответствии п. 7.9 Устава потребительского гаражно-строительного кооператива №58 в связи с окончанием пятилетнего срока работы правления.

      2 Принятие новых членов ПГСК-58

      3 Разное

      по  первому вопросу выступил действующие  председатель ПГСК-58 Недорезов Н. И.. он доложил собранию о том, что  закончилась работа по легализации  выделенной для строительства земли  кооперативу им было зачитано Постановление  Главы Администрации муниципального образования Новомосковский район за № 1814 от 24.10.2008 г.

      После этого Недорезов доложил собранию о прекращении полномочий правления.

      Собрание  предложило оставить прежний состав правления. За вновь избранный состав правления собрание проголосовало единогласно. После короткого совещания членов правления председателем правления был выбран Недорезов Н.И.

      По  второму вопросу выступил вновь  избранный председатель ПГСК-58 Недорезов  Н.И., он зачитал ходатайство директора  ООО «НЖК» Б.И. Полянского о выделении места под металлический гараж бригадиру слесарей Шкалоберде Н. А., который является заслуженным работником жилищно-коммунального хозяйства, ссылаясь в своем ходатайстве на то, что выше указанный гараж нужен для производственных нужд, что поможет более своевременно реагировать на аварийные ситуации в жилых домах, обслуживаемых ООО «НЖК».

      После обсуждения кандидатуры Шкалоберды Н.А. в членство ПГСК-58, он единогласно  был принят  собранием в члены  ПГСК-58, выделением места на территории ПГСК-58 под металлический гараж.

      Собрание  указало вновь принятому члену  кооператива Шкалоберде Н.А. изготовить и установить металлические ворота на въезде в ПГСК. Взносы 1500 руб. Шкалоберды Н.А. в кассу ПГСК-58  использовать для  приобретения материалов на въездные ворота, председателю Недорезову Н.И.. недостающие средства на ворота собрать с членов ПГСК-58 имеющих кирпичные гаражи после установки ворот.

      По  третьему вопросу собрание указало  председателю Недорезову Н.И. на антисанитарное состояние части территории кооператива из-за незаконного размещения металлических контейнеров для бытовых отходов службой города и поручило председателю Недорезову и в срок до 1.1 2009 г. решить вопрос с выносом за территорию ПГСК-58 контейнеров. Затем Недорезов Н.И. выдал членам ПГСК-58 , имеющих кирпичные гаражи копии постановления №1814 ОТ 24.10.2008 г. И справки о номерах боксов, занимающих членами кооператива. При этом Недорезову Н.И. пояснил собранию, что гаражи Ставцева В.В., Удовиченности, Сиберякова А. Б. в дальнейшем при плате за аренду земли кооперативом им будет внесены коррективы в сторону увеличения, т.к. площади выше указанных гаражей значительно больше остальных гаражей.

      Собрание  рекомендовало председателю Недорезову Н. И. выйти в марте 2009 г. В администрацию г. Новомосковска для узаконивания земли под металлическими гаражами (10 штук) ПГСК-58. 

      От  президиума собрания протокол подписали