ВВЕДЕНИЕ

    В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

    21 ноября 1996 года впервые в истории России был подписан Федеральный закон «О бухгалтерском учете» N 129-ФЗ. Он начинался с определения бухгалтерского учета: «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». Таким образом, уже в первой статье закона была указана необходимость непрерывного документирования учета всех хозяйственных операций.

    Федеральный закон «О бухгалтерском учете» вместе с Гражданским кодексом Российской Федерации (части 1, 2 и 3) и «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.98 N34H являются законодательно-нормативными актами первого уровня по ведению бухгалтерского учета для всех учреждений, организаций и предприятий.

    Коммерческие  фирмы используют также Федеральный закон от 14.06.95 N 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» и глава 26.2 Налогового кодекса РФ «Упрощенная система налогообложения».

    В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются и по истечении установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение. Важно отметить, что согласно ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации любых форм собственности обязаны хранить все первичные учетные документы, регистры, рабочие планы счетов бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, а также любые другие документы учетной политики в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после года, в котором они использовались. Вся ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возложена персонально на руководителя предприятия. Более подробно о сроках хранения отдельных видов бухгалтерских документов будет рассмотрено в разделе «Разработка номенклатуры дел».

    Порядок оформления, хранения и передачи документов в архивные учреждениях определяют такие нормативные акты, как «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах» (1993 г.) и «Положение об Архивном фонде РФ» от 17 марта 1994 г. N552. В соответствии с этими законодательными актами, местным органам

    Эти акты не только регулируют вопросы  взаимоотношений предприятий с  архивными учреждениями, но и предусматривают  систему наказаний за нарушения правил ведения, учета и хранения документов.

    Таким образом, тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

    Исходя  из актуальности темы целью данной курсовой работы будет являться рассмотрение основных  этапов создания системы  управления документооборотом в  бухгалтерии:

    1. Разработка Штатного расписания;

    2. Разработка Положения о бухгалтерии;

    3. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии, а также других работников фирмы, имеющих отношение к учету;

    4. Составление графика документооборота;

    5. Создание технологии обработки  учетной информации;

    6. Разработка номенклатуры дел;

    7. Определение порядка текущего хранения документов;

    8. Экспертиза ценности документов;

    9. Подготовка дел к длительному  хранению. 

    Каждый  этап системы управления документооборотом  далее будет рассмотрен на примере  закрытого акционерного общества «ЛУНА».

    ЗАО «ЛУНА» является учебно-консультационной фирмой, оказывающей широкий спектр услуг. Ее бухгалтерия работает на правах самостоятельного структурного подразделения, непосредственно подчиненного директору. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, а вторым штатным сотрудником является бухгалтер-кассир. 
 
 
 
 
 

1. РАЗРАБОТКА ШТАТНОГО  РАСПИСАНИЯ

    Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в  зависимости от объема учетной работы в фирме, предусматривает четыре варианта организационных форм ведения  бухгалтерского учета:

    а) бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемую главным бухгалтером;

    б) штатную должность бухгалтера;

    в) передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

    г) ведение бухгалтерского учета лично  руководителем организации (фирмы).

    Выбранная организационная форма ведения  бухгалтерского учета отражается в  организационных документах. Таким  организационным документом, в нашем  случае, будет являться приказ по ЗАО «ЛУНА» «Об учетной политике на 2004 год».

    Из  всех организационных документов бухгалтерии  одним из самых главных является штатное расписание, которое в  обязательном порядке должно предъявляться  аудитору при проверке использования фонда заработной платы. Во многих фирмах штатное расписание не соответствует разработанным стандартам, что вызывает нарекания со стороны проверяющих органов.

    Штатное расписание составляется на бланке унифицированной  формы, утвержденной Постановлением Госкомстата  России от 06.04.2001 N 26. Заполненный образец штатного расписания представлен в Приложении 1.

    Штатное расписание согласовывается с заинтересованными  лицами (заместителями директора  фирмы, юрисконсультом, начальниками структурных  подразделений) и утверждается руководителем фирмы. При изменении заработной платы сотрудников необходимо внести коррективы в штатное расписание. Это оформляется приказом директора компании (см. Приложение 2). Еще одной причиной корректировки штатного расписания может быть реорганизация фирмы (изменение ее структуры, введение новых должностей и т. п.).

2. РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ  О БУХГАЛТЕРИИ

    Устав - главный организационный документ предприятия. Он включает в себя несколько  разделов, в разделе «Положение о  структурных подразделениях» отражается распределение функций между отделами компании.

    Если  бухгалтерским учетом на предприятии  занимается не один работник, а специальное  структурное подразделение —  бухгалтерия, то обязательно составляется Положение о бухгалтерии (как  и о каждом другом структурном  подразделении). «Положение» является правовым актом, определяющим права, обязанности и организацию работы каждого структурного подразделения.

    Положение о бухгалтерии - документ, имеющий  постоянный срок хранения, входящий в  систему унифицированной организационно-распорядительной документации. Оно обычно включает следующие разделы:

    • общие положения;

    • цели и задачи;

    • функции;

    • права и обязанности;

    • ответственность;

    • взаимоотношения (служебные связи);

    • организация работы.

    Раздел  «Общие положения», как правило, начинается с указания того, что бухгалтерский учет в компании ведется бухгалтерией, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

    В следующем пункте говорится, что  численность и штаты бухгалтерии определяются штатным расписанием. Так как положение носит долгосрочный характер, в этом пункте не стоит указывать конкретное количество работников бухгалтерии, должности, занимаемые ими на момент составления данного документа, иначе очень часто придется вносить коррективы. В обязательном порядке должны указываться законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности.    Заканчивается        раздел        «Общие положения» пунктом о руководстве бухгалтерии.

    Раздел «Цели и задачи» содержит формулировку задач, поставленных перед бухгалтерией. Практически, в нем излагается статья 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в котором указаны основные задачи бухучета.

    В разделе «Функции» перечисляются  все виды работ, осуществляемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику работы бухгалтерии (учебного заведения, строительной фирмы, торгового или производственного предприятия и т. д.). В данном разделе указываются и такие общие для любой бухгалтерии положения, как правила учета основных фондов, денежных средств, организации контроля за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведения расчетов по заработной плате и т. д.

    Отдельным пунктом в этом разделе оговаривается  обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм, своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухучете, обеспечение сохранности бухгалтерских документов.

    Чем подробнее будет расписан раздел «Функции», тем легче потом составлять должностные инструкции для работников бухгалтерии, закрепляющие за ними эти функции.

    За  разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанности», который наделяет работников бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов, не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т. п.

    Далее следует раздел «Ответственность», в котором указывается, что главный бухгалтер несет личную ответственность за невыполнение возложенных на бухгалтерию задач, в частности, за недостоверность документации, за неправильное применение инструкций и нормативно-законодательных актов, за нерациональную организацию труда подчиненных и состояние трудовой дисциплины.

    В разделе «Взаимоотношения (служебные  связи)» определяются взаимосвязи  и взаимообязательства всех служб, как внутри фирмы, так и среди сторонних организаций (банк, налоговая инспекция и т. д.), а также указывается наименование документации, которой обмениваются службы и ее периодичность.

    Последний раздел «Организация работы» может  содержать лишь пункт о том, что  бухгалтерия работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка фирмы. Сегодня в этот раздел зачастую вписывается и пункт о ежегодном проведении аудиторских проверок деятельности бухгалтерии.

    Даже  из такого краткого изложения содержания Положения о бухгалтерии видно, что это сложный и многопрофильный документ, требующий ответственного отношения. Стандартная форма этого документа представлена в Приложении 3.

    Положение о бухгалтерии разрабатывается  главным бухгалтером, согласовывается  с руководителями других служб и утверждается директором предприятия. Утвержденное Положение доводится до работников бухгалтерии под роспись. Если, со временем, возникнет необходимость внести изменения в текст Положения, то для этого должен быть издан соответствующий приказ, унифицированная форма которого представлена в Приложении 4. 
 
 
 

3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

    Значимость  должностных инструкций состоит  в том, что они позволяют осуществить  объективную оценку деятельности сотрудников  и служат нормативной основой  для применения к ним мер воздействия. Только  качественно составленная должностная инструкция может служить основой для решения вопросов профессиональной пригодности работника и его соответствия занимаемой должности, а также для применения на практике к некачественно работающему специалисту соответствующих статей Трудового кодекса РФ для освобождения его от занимаемой должности (например, п. 3 ст. 81 ТК РФ - «несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации»). Если в компании отсутствуют или некачественно составлены должностные инструкции, то ваше решение об увольнении непрофессионального работника может быть опротестовано в суде. Вас могут заставить не только оплатить все судебные издержки и восстановить уволенного сотрудника на работу, но и выплатить ему зарплату за вынужденные прогулы. При зачислении на должность вновь принимаемый работник в обязательном порядке должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять.

    При составлении должностных инструкций пользуются приложениями к Постановлению  «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих» N32 от 06.06.96, а также Положением о бухгалтерии. В инструкциях должен быть обеспечен единый подход к их построению и последовательности изложения, все формулировки должны быть предельно четкими и ясными.

    Должностные инструкции также имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

    • общие положения;

    • функции;

    • должностные обязанности;

    • права;

    • ответственность;

    • взаимоотношения (связи по должности);

    • организация работы.

    Структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии. Если в вашей компании ведением бухгалтерского учета занимается одно должностное лицо - бухгалтер, то все задачи и функции по бухучету, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию.

    «Общие  положения» содержат в себе следующий  набор информации: основные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения сотрудника при его отсутствии, перечень нормативных документов, которыми он руководствуется в своей работе.

    В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности». Этот раздел следует сделать как можно детальнее. Чем больше в нем информации о том, что и как должен делать работник, тем ценнее должностная инструкция.

    В разделе «Права» разъясняются полномочия работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения информации, необходимой ему для работы, право визирования документов и т. п.

    В разделе «Ответственность» можно написать примерно следующее: «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией». При желании это положение можно детализировать, перечислив все обязанности, за выполнение которых работник несет ответственность.

    Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем должно быть четко обозначено, от кого и кому, какую информацию и в какой документальной форме получает и передает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок представления ему табеля учета рабочего времени, копий приказов по работающим об их принятии на работу, переводе, увольнении, отпусках, командировках и т. д.

    В последнее время в должностные  инструкции часто включается раздел «Организация работы». Он необходим, прежде всего, тогда, когда существует совмещение отдельных видов работ. Например, в небольшой фирме бухгалтеру часто поручается ведение архива. Режим этой дополнительной работы, форма контроля и т. п. должны указываться в разделе «Организация работы».

    Должностная инструкция имеет унифицированную  форму, подписывается главным бухгалтером  и утверждается руководителем фирмы. Примеры составления должностных инструкций на главного бухгалтера и кассира представлены в Приложении 5 и 6 соответственно. При необходимости внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

    Необходимо  знать, что на все хозяйственные  операции должны оформляться первичные (оправдательные) документы. Они составляются в момент совершения хозяйственных  операций, а если это не представляется возможным -  непосредственно после их окончания.

    Согласно  пункту 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» «создание  первичных документов, порядок и  сроки передачи их для отражения  в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота».

    По  сути, график документооборота — это  узаконенный директором фирмы документ, который четко определяет, кто  и когда должен составлять первичные  документы, кому и в какие сроки  их предъявлять. Этот документ организует взаимодействие всех должностных лиц и структурных подразделений фирмы, а также устраняет разногласия и взаимные претензии, которые могут возникнуть в работе.

    График  документооборота разрабатывается  на основании структурной схемы  фирмы, Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников. На основании этого графика работники фирмы создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности.

    В соответствии с «Положением о  документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. N 105 работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Готовый график утверждается руководителем организации.

    График  может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждой службой, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

    Работники фирмы, имеющие отношение к учету, создают и,представляют документы  строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются наименования документов и сроки их представления.

    В качестве примера в Приложении 8  приведена выписка из графика  документооборота фирмы в виде перечня  работ (на примере расходного кассового ордера). 

5. СОЗДАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ  ОБРАБОТКИ УЧЕТНОЙ  ИНФОРМАЦИИ

    Работа  по созданию системы управления документооборотом  не заканчивается в момент составления  графика документооборота. Главный  бухгалтер должен детально разработать  технологию и порядок обработки учетной информации на каждом этапе учетных работ.

    В бухгалтерии, где все работают с  документами как носителями информации, документ является объектом и результатом  труда работников. ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из этого определения видно, что главное назначение документа — необходимость зафиксировать информацию.

    Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и используется как доказательство чего-либо.

    Важным  моментом учетной работу являются проверка и принятие к учету первичных документов. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    а) наименование документа;

    б) дату составления документа;

    в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

    г) содержание хозяйственной операции;

    д) измерители хозяйственной операции в натуральном денежном выражении;

    е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    ж) личные подписи указанных лиц.

    Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель фирмы по согласованию- с главным  бухгалтером. При оформлении хозяйственных  операций, связанных с денежными  средствами, документы подписываются только руководителем фирмы и главным бухгалтером или, в особых случаях (болезнь, отпуск, длительная командировка), уполномоченными ими на то лицами.

    В учетные документы можно вносить  изменения, но исправления не допускаются только в кассовых и банковских документах. В остальные первичные учетные документы исправления и изменения могут вноситься, но только после согласования с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями этих лиц с обязательным указанием даты внесения исправлений.

    Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах (вторичных документах) бухгалтерского учета, для отражения, в конечном итоге, в бухгалтерской отчетности (третичных документах).

    Любая фирма в своей работе может применять любые учетные регистры, как рекомендованные Министерством финансов, так и разработанные самой фирмой при условии соблюдения общих принципов бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах или журналах, на отдельных листах и схемах, а также на магнитных лентах, дискетах и других машинных носителях. Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухучета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам.

    Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются:

    • мемориально-ордерная (мемориальные ордера, регистры аналитического учета. Главная  книга);

    • журнально-ордерная (журналы ордера, вспомогательные ведомости, разработанные таблицы, Главная книга);

    • упрощенная, для субъектов малого предпринимательства (книга регистрации  и учета хозяйственных операций, сводная ведомость);