Делопроизводство в органах внутренних дел Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
АЛТАЙСКИЙ ФИЛИАЛ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Дисциплина: |
Основы делопроизводства и электронный документооборот |
Тема: |
Делопроизводство в органах внутренних дел Российской Федерации |
ВЫПОЛНИЛ: | ||||||
студент |
3143 |
группы | ||||
Тадышева Айсулу Максимовна | ||||||
Ф. И.О. | ||||||
ПРОВЕРИЛ: |
||||||
ученая степень, звание | ||||||
Ф. И.О. | ||||||
Оценка |
||||||
Подпись |
||||||
« |
» |
2015г. | ||||
Барнаул, 2015
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
1. Понятие, содержание и виды
делопроизводства в органах
2. Основные виды документов, образующихся
в деятельности органов внутренних дел………………………………………………………………………
3. Основные положения и
Заключение……………………………………………………
Библиографический список ..............................
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел Российской Федерации. Делопроизводство в органах внутренних дел является одним из важнейших направлений деятельности органов внутренних дел, поскольку в настоящее время управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций.
В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.
С точки зрения технологии процесс управления представляет собой, прежде всего, процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации.
Известно, что работы по документированию выполняются различными сотрудниками подразделений делопроизводства органов внутренних дел. Составлением и исполнением документов занимается весь их основной состав. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника.
Актуальность данной темы контрольной работы обуславливается тем, что сотрудники органов внутренних дел Российской Федерации должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.
Объектом в данной работе выступает процесс управления в органах внутренних дел, а предметом - основы делопроизводства в органах внутренних дел.
Цель контрольной работы - рассмотреть осуществление делопроизводства в органах внутренних дел.
Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:
- дать характеристику понятию делопроизводства в органах внутренних дел и его основным элементам;
- проанализировать виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел.
- определить основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел;
- определить основные положения и требования к организации документооборота.
Достижение указанной цели и задач осуществлялось посредством анализа специальной литературы по обозначенной тематике.
1. Понятие, содержание и виды делопроизводства в органах внутренних дел
Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.
В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют очень важное значение.
Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям. Прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным.
В Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 20 июня 2012 года № 615 указано, что документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.
Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.
Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.
Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:
- адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников;
- оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления;
- обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции;
- обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов;
- обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну;
Документ – это совокупность информации и соответствующих
реквизитов, созданных государственным
органом, органом местного самоуправления,
юридическим или физическим лицом, оформленный
в установленном порядке и включенный
в документооборот органа внутренних
дел. Фиксируется управленческая деятельность
в основном организационно-
Выделяют следующие группы организационно- распорядительных документов:
- организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);
- распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);
- справочно-информационные (письма, акты, справки и др.) .
К подготовке документов предъявляются следующие требования:
- юридические (подзаконность, полномочность и др.);
- информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);
- организационные (реквизиты и гриф).
Руководство проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.
При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:
- уяснение цели документа;
- определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,
- составление плана документа;
- подбора и изучения необходимых источников формирования документов;
- согласование документа и принятие.
Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.
Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче; официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел.
2. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; письма.
Нормативный правовой акт1 - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
Приказ - правовой акт, устанавливающий
управленческие решения по вопросам оперативно-служебной
деятельности органов внутренних дел.
Распоряжение - документ, издаваемый по
вопросам оперативно служебной деятельности
органов внутренних дел, который имеет
организационно-
Директива - документ, определяющий перспективы развития органов внутренних дел и внутренних войск, основные направления их деятельности на конкретный период времени.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю (начальнику) органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План - документ, устанавливающий
точный перечень намечаемых к
выполнению работ или
Письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, факсимильной связью, по телефону и записывается получателем).
3. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОООБОРОТА
При организации документооборота в структурных подразделениях органов внутренних дел реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации3, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями (должностными регламентами) их сотрудников. Документооборот организуется на основании следующих положений:
- движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.
- маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
В целях оптимизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие основные документопотоки:
- поступающая документация (входящая);
- отправляемая документация (исходящая);
-документация, используемая в управленческом процессе в органах внутренних дел (внутренняя).
С учетом технологических
особенностей обработки в
1) В составе входящей и исходящей документации: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе в издаваемых ими актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации; парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации; документы из федеральных органов исполнительной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций; документы из органов внутренних дел; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран; сообщения о преступлениях; обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам ребенка в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека; обращения граждан и организаций (их представителей); жалобы на постановления, действия (бездействие) должностных лиц органов внутренних дел; другие группы документов.
2) В составе внутренних документов: организационно-
Учет входящих, подготовленных
(исходящих, внутренних) документов
в зависимости от
Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек. Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия. Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.
В журналах (карточках) учета
отражаются данные о движении
документов с момента их
В органах внутренних дел доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской службы, электросвязи, с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных, в исключительных случаях - курьером4. Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.
Заключение
Закончив рассмотрение обозначенных выше вопросов, можно сделать следующие выводы.
Систему делопроизводства в органах внутренних дел можно определить как целостное единство взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, а именно:
- документирование деятельности органов внутренних дел;
- организация работы с документами по всем направлениям деятельности органа внутренних дел;
- кадровое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;
- правовое и методическое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел;
- материально-техническое обеспечение делопроизводства в органах внутренних дел.
Документирование деятельности органов внутренних дел включает в себя составление, исполнение и оформление документов (заголовки, подписи, даты) и заключается в записи по установленным формам необходимой для деятельности горрайорганов внутренних дел информации.
Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Чтобы какая-либо информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности, закрепленная на специальном материале, приобрела силу документа, необходимо, чтобы эта информация носила официальный характер.
Специфика деятельности органов внутренних дел и требования соблюдения законности обусловливают необходимость подготовки качественных документов. Применительно к документам под качеством понимается "совокупность свойств и реквизитов, обеспечивающих выполнение документами их функций". Конкретное содержание качества, его характеристики непостоянны и зависят от выполняемых функций и условий функционирования.
Высокое качество документов способствует реализации принципа законности в деятельности органов внутренних дел и повышению результативности контролирующих органов, так как для сравнения запланированного и фактического состояния дел, выявления причин невыполнения поставленных задач аналитическая деятельность нуждается в высококачественных документах, что, в свою очередь, играет позитивную роль в совершенствовании деятельности горрайорганов внутренних дел.
Организация работы с документами в делопроизводстве включает в себя организацию документооборота, информационно-поисковых систем по документам, образующимся в деятельности органов внутренних дел, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
Существует тесная взаимосвязь между порядком документирования и организацией работы с документами. Порядок документирования, характер и количество создаваемой документации во многом определяют систему организации документации. От того, как организованы документы в делопроизводстве, насколько быстро и полно можно получить по ним информацию, во многом зависит качество документирования, его оперативность.
Для оптимальной работы органов внутренних дел необходимо, чтобы все полученные и созданные документы были соответствующим образом организованы, этой цели служат: организация документооборота, включающая обработку поступающих и отправляемых документов, осуществление передачи документов между структурными подразделениями органов внутренних дел, учет количества документов; информационно-поисковые системы по документам органов внутренних дел, работа по которым предполагает регистрацию и индексирование документов, формирование справочных картотек и информационно-поисковых массивов, оперативное хранение документов, обеспечение сохранности документов, составление номенклатуры дел, формирование дел; контроль исполнения документов: контроль за сроками исполнения документов, организация контроля за исполнением.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение перечисленных этапов организации работы с документами в органах внутренних дел влечет несвоевременное исполнение документов, утерю служебной документации, волокиту при получении необходимой для функционирования органов внутренних дел архивной и оперативной (текущей) информации.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. О полиции: Федеральный закон от 7 февраля 2011 г. N 3-ФЗ // Российская газета. 2011.8 февраля.
2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25, ст.3060.
3. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: Приказ МВД РФ от 27 июня 2003 года N 484 // СПС "Консультант Плюс".
4. Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утв. Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. N 615 // СПС "Консультант Плюс".
5. Коренев, А.П. Организация управления в ОВД/ А.П. Коренев. - М.: "Щит-М", 2003.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). - М., 2007.
7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М., 2006.
8. Четвериков, В.С., Четвериков, В.В. Основы управления в органах внутренних дел/ В.С. Четвериков, В.В. Четвериков. - М.: Новый Юрист, 1997
1 Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются приказом МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России».
2 Пункт 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации,1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472; 2012, № 1, ст. 148, № 19, ст. 2419).
3Приказ МВД России от 1 января 2007 г. № 3 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления, выдачи, регистрации, учета и отмены доверенностей, выдаваемых для представления интересов Министерства внутренних дел Российской Федерации»
4В целях обеспечения безопасности корреспонденция от курьера принимается только по личному указанию руководства соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.
- Делопроизводство в отделе кадров
- Делопроизводство в офисном менеджменте
- Делопроизводство в правоохранительных органах
- Делопроизводство в России
- Делопроизводство в России
- Делопроизводство в России в XIX – XXI вв
- Делопроизводство в РФ
- Делопроизводство в кадровой службе
- Делопроизводство в кадровой службе
- Делопроизводство в кадровой службе
- Делопроизводство в кадровой службе
- Делопроизводство в кадровой службе
- Делопроизводство в кадровой службе предприятия
- Делопроизводство в кадровом отделе
