Делопроизводство в отделе кадров

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

УО "БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

 

       

 

Кафедра налогов и налогообложения

 

 

 

 

 

 

 

ИНДИВИДУАЛНОЕ ЗАДАНИЕ

 

 

 

 

на тему: Делопроизводство в отделе кадров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2014

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное  структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю  предприятия,  либо его заместителю по кадровой работе.  В  зависимости  от  вида  и  отраслевой принадлежности предприятия,  количества  и  структуры  кадрового  потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений  и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение  стратегических  и  тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная   информация   составляет   основу   управления,   его

эффективность  в  значительной  степени   базируются   на   производстве   и

потреблении информации. В современном обществе информация стала  полноценным ресурсом производства, важным  элементом  социальной  и  политической  жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях  для  повышения   эффективности   управления   необходимо   уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как  всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

Организация работы с документами  влияет  на  качество  работы  аппарата

управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.  От

того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех

управленческой деятельности в целом.  Деловая  информация  представляется  в виде разного рода документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Делопроизводство в отделе кадров

 

 

Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что  государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов [1].

Более того, важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение  должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

Классическая  форма  организации  кадровой  службы  на  предприятии   –создание отдела кадров. Его численный состав и структура во  многом  зависят

от масштабов  предприятия  и  способов  достижения  поставленных  перед  ним целей.

 Организация любого предприятия начинается с  составления  положения,  вкотором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

     - общие положения;

     - задачи;

     - структура;

     - функции;

     - взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия;

     - права;

     - ответственность.

Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов  невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:

— указателя основных направлений деятельности любой организации;

— схемы группировки (распределения) исполнительных документов по тематическим комплексам (делам);

— базы для индексации документов и дел;

— указателя сроков хранения дел;

— схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации;

— основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— учетного документа в архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Согласно п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [3]. 

В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены.

Ответственным за архив назначается работник, который по своим основным обязанностям связан с документооборотом (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В его должностной инструкции, помимо основных обязанностей, прописываются еще и обязанности ответственного за архив.

Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при гор-, райисполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.

В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее трех человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации, а до того подлежит согласованию с государственной архивной службой.

Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступать непосредственно к разработке номенклатуры дел. К выполнению этой задачи привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.

Следует также помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Рано или поздно такие дела придется расформировывать (перешивать), что требует больших затрат времени. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, как только начинается деятельность данной организации, а затем — к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.

Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная). Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети. Объектом нашего внимания является конкретная номенклатура дел, то есть номенклатура дел конкретной организации. Ее еще называют сводной, так как в больших организациях она составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел строится по структурному либо структурно-функциональному принципу.

Составление номенклатуры дел — ответственная задача, требующая вдумчивого отношения к ее выполнению. Поэтому аналитическая работа, предшествующая подготовке номенклатуры, может и должна вестись в течение всего года. Если структура организации и ее задачи существенно в течение года не изменились, тогда достаточно уточнить действующую номенклатуру и вновь в установленном порядке оформить ее подписание и утверждение [4].

Подготовка качественной номенклатуры дел экономит трудозатраты на ее переработку и составление в последующий год (или даже несколько лет).

Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Эти перечни представляют собой справочные пособия, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень). Он устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности.

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

       Работа состоит из следующих операций:

- ознакомление с  соответствующими  документами  (паспортом,  трудовой

книжкой,  дипломом  или  свидетельством  об  образовании)  и  на  их основании заполнения приказа о приеме на работу ;

       - заполнение личной карточки на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства  об образовании, личного листка, военного билета, приказа  о  приеме  на работу);

        - составление приказа о зачислении на работу,  в  котором  указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность,  разряд  или  оклад,   цех,   дата   зачисления   и   при необходимости – период испытательного срока;

      - на основании приказа в трудовой книжке  запись  даты  зачисления  на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

     -  оформление  личного  дела   на   служащего.   Подшивка   в   папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся  к  служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся  в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела  в  сейф;  составление отчета о приеме  на  работу;  ознакомление  работника  с правилами трудового распорядка; заполнение  контрольного  листка  по технике безопасности.

    Оформление документов при увольнении рабочих и служащих.

    Работа  состоит из следующих операций:

     - на  основании заявления об увольнении  и  личной  карточки  работника, заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора ;

     - в  соответствии  с  резолюцией  директора  птицефабрики  составление

проекта приказа об увольнении, в котором указываются  фамилию,  имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;

     - на  основании оформленного приказа  запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

     - на  основании приказа  о  прекращении  трудового  договора  запись  в трудовой книжке даты  и  причины  увольнения  и  номера  приказа  об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

     -  изъятие  личного  дела  из  картотеки,  запись  в  личном  деле  об увольнении и в журнале уволенных;

        - комплектование документов для передачи в архив;  перемещение  личной карточки в картотеку уволенных;

       - составление отчета об увольнении с работы.

       Оформление и учет трудовых книжек.

       Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета или вписка дубликата трудовой книжки.

       Работа состоит из следующих операций:

       - запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на  первой  странице - фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или  должности  и даты  заполнения  книжки;   на   второй   развернутой   странице   – проставление штампа  предприятия  и  запись  числа,  месяца,   года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;

       - отметка в книге учета движения трудовых книжек и  вкладышей  к  ним; простановка на первой странице трудовой  книжки  штампа  с  надписью «Выдан вкладыш»;

       - подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

      - ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

       Составление и корректировка графика отпусков.

       Работа состоит из следующих операций:

     - получение  графика отпусков от подразделений;

     -  составление  сводного графика и его корректировка;

     -  доведение  графиков до руководителей подразделений;

     - контроль  за соблюдением графиков отпусков  в течение года;

    -   составление   и   корректировка   графика   отпусков   руководящих работников.

     Оформление отпуска.

   Работа состоит из следующих операций:

    - на основании записки о предоставлении отпуска запись  в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска,  даты ухода и возвращения их отпуска и указание  периода,  за  который  он предоставлен;

     -  подсчет продолжительности дополнительного отпуска;

    - составление приказа на отпуск;

     -  запись в журнале регистрации отпусков [3].

      Важнейшей функцией отдела  кадров  является  документирование  процесса движения  кадров  на  предприятии.  С  этой  целью  разработана  инструкцию, которая определяет  порядок  оформления  при приеме  на  работу,  переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета  и рассылки приказов по личному составу [2].

    Отдел кадров  предприятия готовит проекты приказов,  только  по  личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и  личные  дела работников выписки из приказов по  основной  деятельности  представляются  в отдел кадров канцелярией. Сроки хранения документов, оформляемых в организациях на различных носителях (электронные документы, документы на микропленке и проч.), соответствуют срокам хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях, включенных в перечни.

     Следует заметить, что исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

         Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни  каждого  трудоспособного  человека  в  нашей  стране,   продолжает оставаться актуальной и в условиях  развития  рыночных  отношений,  так  как служит  документальным   подтверждением   прав   работника   на   социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд  при  трудовых конфликтах,  сдается  в  государственные  архивы  на  длительное   хранение, используется  в  справочных  целях  при   обращении   граждан   в   архивные  учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

    1.Закон  Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011

 2. Андреянова  В.В.  Как  правильно  подготовить  и  оформить   приказ. М,  2003 .-86 с.

3. Делопроизводство в отделе кадров [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://ref.by/refs/13/2245/1.html - Дата доступа 15.02.2014

        4. Документооборот и документирование [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://bargu.by/2884-dokumentooborot-i-dokumentirovanie-hozoperaciy.html - Дата доступа 14.02.2014