Делопроизводство в управлении качеством

 

 

контрольная работа

 

по дисциплине:  «Делопроизводство в управлении качеством»

 

 

 

 

 

                                                Выполнил: студент 3 курса

 

Проверил  преподаватель:

 

_________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2012 г.

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………………………………3

1. Нормативно – методическая база делопроизводства............................5
2. Деловые записки (докладная,служебная, объяснительная, пояснительная) –понятие, особенности составления и оформления..15

Заключение……………………………………………………………………...22

3. Практическое задание.................................................................................23

Список литературы…………………………………………………………….24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно оформить документ. Однако это  лишь одна из проблем, возникающих перед  любой организацией при работе с  документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

С документированием  связана деятельность всех сотрудников  организации – от исполнителей до руководителей всех уровней и  звеньев. Любые важные решения требуют  документального оформления. В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документоведения, знаний его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документоведению и архивному делу.

Грамотно  организованное делопроизводство начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области документоведения, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Нормативно-методическая база делопроизводства

 

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой  совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и  использование в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение  и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
2. указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
4. государственные стандарты на документы;
5. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
6. унифицированные системы документации;
7. нормативно-правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также  законодательные акты субъектов  РФ и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти субъектов  РФ.¹

 

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации

Законодательство  РФ регламентирует общие принципы организации  документационного обеспечения  управления организаций.

Основным  законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

С вступлением  в силу Федерального Закона Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» на отечественном правовом пространстве исчезло ещё одно «белое пятно».² Данный закон регулирует отношения в связи с отнесением информации к коммерческой тайне, охрану, конфиденциальность данной информации и определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Защиту  интересов Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации и муниципальных  образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических  лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный Закон  от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

Закон устанавливает  право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения  на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует вопросы  международного информационного обмена.

Правовые  основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются законом  от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В соответствии с этим законом стандартизация –  это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях  обеспечения:

• безопасности продукции, работ, услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон о  техническом регулировании определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и  их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением  требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений  закона, порядок финансирования работ  по стандартизации и др.³

К нормативным  документам по стандартизации, действующим  на территории Российской Федерации, закон  о техническом регулировании  относит:

• государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке; международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы техническо-экономической информации;
• стандарты отраслей, организаций, научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных  документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе.

Вопросы использования государственного языка  Российской Федерации и государственных  языков субъектов Российской Федерации  в делопроизводстве регулирует закон  РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-I «О языках народов Российской Федерации».

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне».

Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную  тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных  лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.

Законодательство  Российской Федерации регулирует и  другие сферы деятельности тесно  связанные с документным обеспечением.

II. Указы и распоряжения Президента  РФ, постановления правительства  РФ

Правовые  акты, принимаемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, развивают положения, зафиксированные  в законодательных актах по вопросам информации и документации.

Правительством  РФ было принято постановление от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

К указам Президента РФ, направленным на обеспечение  защиты информации, относятся:

1. Указ  Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесённых к государственной тайне»;

2. Указ  Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

3. Постановление  Правительства РФ от 4 сентября  1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».

Указы Президента РФ и постановления Правительства  РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации  и введения в действие нормативных  правовых актов, издаваемых органами государственного управления.

ІІІ. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

Нормативные правовые акты

Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и, в зависимости от сферы действия, подразделяются на правовые акты общего характера, отраслевые и межотраслевые.

Нормативные правовые акты общего характера рассчитаны на многократное применение во всех предусмотренных  ими случаях. Акты отраслевого характера  действуют в рамках одной отрасли, межотраслевые – в нескольких или всех отраслях.

Общее методическое руководство организацией архивного  дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное  архивное агентство РФ.

Деятельность  в сфере издания нормативных  правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. Изданные Федеральным архивным агентством РФ и Министерством культуры и  массовых коммуникаций РФ нормативные  акты обязательны для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы.

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ)

ГСДОУ представляет собой совокупность правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях.

Основной  целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов. ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники, органов государственного управления, суда, прокуратура, арбитража и всех прочих организаций.

Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.

IV. Государственные стандарты на  документы

Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в какой-либо области.⁴

Все государственные  стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную  систему стандартизации (ГСС).⁵

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения  о порядке их разработки, о построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении в действие, внесении в  них изменений.

Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации  и кодирования технико-экономической  информации.

К серии 6 принадлежат:

1. ГОСТ 6.01.1.-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
2. ГОСТ 6.01.3.-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
3. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;
4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники.
5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счёт.
7. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланков документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, терминология, используемая в документационном обеспечении, требования к техническим средствам обработки информации и др.

V. Унифицированные системы документации

 Унифицированные  системы документации – это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.(УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определённой сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке. В настоящее время на территории России действуют унифицированные системы следующих видов документации:

• организационно-распорядительной;
• банковской;
• учётной и отчётной;
• отчётно-статистической;
• внешнеторговой;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда РФ.

Разработка  УСД ведётся соответствующими министерствами и ведомствами, которым Правительством РФ поручена эта работа.

Основным  нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы, является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

VI. Общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации

 

Классификаторы  технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и  их свойства, информация о которых  используется в деятельности органов  власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

Все классификаторы, в зависимости от содержания, подразделяются на следующие группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕЙ) и т.д.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
• Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит из цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где  первые две цифры (класс формы) обозначают принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД; третья и четвёртая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; последняя цифра – контрольное число.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Деловые записки (докладная,служебная, объяснительная, пояснительная) –понятие, особенности составления и оформления.

 

Докладные и  объяснительные, служебные записки  являются справочно-информационными  документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными  основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей  ссылки. Они имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных  управленческих ситуациях. В системе  организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее  время широкое распространение  служебные записки не смогли вытеснить  их из так называемой внутренней переписки  организации.

Целью нашей  курсовой работы является изучение особенностей оформления информационно-справочных документов.

При этом стоят  следующие задачи:

• Изучить докладные, объяснительные и служебные записки.
• Рассмотреть, какие требования предъявляются к информационно-справочному документу.
• Проанализировать состав реквизитов и правильность их оформления.
• Изучить особенности подготовки информационно-справочных документов и получить практические навыки их составления в соответствии с действующими стандартами.

Информацию  для создания курсовой работы возьмем  из учебных пособий. Особенности  текстов записок подробно изложены в учебнике Басакова М.И. "Делопроизводство", Янковской В.Ф. "Делопроизводство", Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство" Порядок оформления реквизитов представлен в государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" Требования к оформлению документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. ⁶

Докладная записка  готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому  её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.

Докладные записки, информирующие руководство о  ходе работ, могут представляться регулярно. Не рекомендуется заканчивать текст  докладной записки словами: "Вносится на ваше рассмотрение", "Докладывается  для принятия решения" и т.п. В  конце текста докладной записки  следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или  сделать выводы. Заканчивать текст  целесообразно словами: "Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.) …", "Предлагаю…", "Прошу…" и т.п.

В зависимости  от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:

• Инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений)
• Отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости  от адресата докладные записки могут  быть:

• Внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
• Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Согласно  ГОСТу текст любого информационно-справочного  документа оформляется шрифтом  Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки  пользоваться угловым расположением  реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).

Текст докладной  записки не следует начинать словами: "Довожу до вашего сведения". Предпочтительными  являются следующие устойчивые обороты: "По вашему поручению проведена…", "Во исполнение приказа…", "В  соответствии с планом…" и т.п.

Объяснительная  записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта, пришествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. ⁷

Объяснительные  записки по содержанию можно разделить  на две группы. К первой относятся  документы, чаще всего сопровождающие иной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений  основного документа. Они оформляются  на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки  по поводу каких-либо происшествий, сложившихся  ситуаций, поступков и поведения  отдельных работников. Текст таких  записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, внутренние докладные записки, они  оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать установленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформлении этих документов появляются свои особенности.

Докладные и  объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия  или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим  существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются  они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной  или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

• наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);
• наименование вида документа (докладная записка, объяснительная);
• дата:
• регистрационный номер,
• адресат;
• место составления:
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись. ⁸

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.