Оглавление

 Приложение № 1…………………………………………………………………….25

Приложение № 2…………………………………………………………………….26

     Введение

     Основу  информационной системы среды любого предприятия или организации  составляют документы, созданные как  «традиционным»                        (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием современных средств вычислительной техники.

     От  правильной организации документационного  обеспечения предприятия или  организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

     В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью  документов как одной из составных частей информационного обеспечения управленческой деятельности.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, на сколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности.

     В контрольной работе рассматривается на примере фирмы                               ООО «Сигма-С». В данной работе изучим такие вопросы как, состав документации кадровой службы, состав документов  по учету кадров и документов регламентирующих деятельность персонала, приказы по личному составу, должностные инструкции работников, аспекты приема и высвобождения работников, задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов.  
 
 
 

     1. Состав документации  кадровой службы

     Классическая  форма организации кадровой службы в организации – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

     Рассмотрим  на примере фирмы «Сигма-С». Она также, как и в других организациях начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения. Фирма состоит из 30 человек. Это генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер, инспектор по отделу кадров, менеджер по персоналу, системный администратор, инженеры-программисты.  Фирма занимается продажей программной продукции 1С и обслуживанием клиентов.

     Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

     В состав кадровой документации входят следующие документы:

1. Трудовой договор (контракт)
2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
3. Личная карточка
4. Учетная карточка работника
5. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
7. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
8. Лист учета рабочего времени (ЛУРВ)
9. Личные заявление работников предприятия
10. Графики отпусков.

     Трудовой  договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

     Приказ (распоряжение) о  приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

     Приказы по личному составу являются важнейшим  документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы магазина. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; примии и наложения взысканий и др.

     Личное  заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как  правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

     Личная  карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

     Лист учета использования рабочего времени (ЛУРВ) и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени для инженеров-программистов, так как у них ненормированный рабочий день и оплата производится помимо фиксированного заработка еще и на основании предоставленных ЛУРВ. Документ заводится в программу 1С: Предприятия и составляется уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в документе отведено в несколько строк (смотреть Приложение 1).

     Учет  использования рабочего времени  осуществляется в листе методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

     Личные  заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

     Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований. 
 
 
 
 
 

     2. Содержание и порядок  оформления документов, регламентирующих  деятельность персонала  и документов по  учету кадров

     Комплекс  взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

     К организационным документам относятся:

1. Учредительные документы (устав и договор);
2. Положение о заработной плате;
3. Договор конфиденциальности;
4. Структура и штатная численность;
5. Штатное расписание;
6. Правила внутреннего трудового распорядка;
7. Положение о структурных подразделениях;
8. Должностные инструкции работникам.

Правила внутреннего распорядка

     Организация работы фирмы, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива и утверждается директором предприятия.

     Он  состоит из следующих разделов: общие  положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности  рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, премии за перевыполнение и успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

     В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

     В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности, список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

     В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

     В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии  с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

     В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации явки на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

     В разделе «Премии» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, за перевыполнение плана, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

     В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

     В фирме «Сигма-С» составляется договор о конфиденциальности информации и неразглашении ее (Приложение № 2). При нарушении сотрудник может быть подвержен административной ответственности.

     В соответствии с Уставом предприятия  разрабатывается его штатная  численность. Здесь указаны все  вводимые на предприятии должности  и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.

     Изменения в структуру и штатную численность  вносятся приказом генерального директора  предприятия.

     Должностной и численный состав предприятия  с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

     Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, резервируется юристом и утверждается генеральным директором предприятия.

     Трудовой  договор – соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

     Сторонами трудового договора являются:

1. В качестве работодателя – предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
2. В качестве  работника – граждане, достигшие 16 лет;

     В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

     Существенными условиями трудового договора являются:

1. Место работы (с указанием структурного подразделения);
2. Дата начала работы;
3. Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;
4. Права и обязанности работника;
5. Права и обязанности работодателя;
6. Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
7. Режим труда и отдыха;
8. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
9. Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

     Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

     Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

     В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его  действия и обстоятельство, послужившие  основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

     Трудовые  договоры могут заключаться:

1. На неопределенный срок;
2. На определенный срок не более пяти лет, если иной срок не установленный трудовым кодексом и иными федеральными законами.

     Срочный трудовой договор заключается в  случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

     Если  в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

     В случае если ни одна из сторон не потребовала  расторжения срочного трудового  договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока  трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

3. Приказы по личному составу  – порядок их здания,

оформления, регистрации

     Приказы по личному составу являются основными  документами, определяющими служебное  положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

     Приказами по личному составу оформляется  прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков по личному состава, оформление отпуска, объявление поощрений или взысканий. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

     Приказы по личному составу печатаются на специальных бланка. Хранятся приказы в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.

     Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия  на основании представлений руководителей структурных подразделений. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

     Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

     Формулировка  приказа должна соответствовать  действующему законодательству.

     Фамилия, имя, отчество в приказе по личному  составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному  в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

     Круг  работников, которым предоставляется  право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем  предприятия.

     По  поручению руководителя предприятия  приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители  и руководители подразделения, пользующие правами приема и увольнения.

     В отсутствии основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

     Отменить  или изменить приказ по личному составу  может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

     Приказ  по личному составу изданный вышестоящей  организацией, объявляется приказом руководителя предприятия с указанием  даты вступления работника в должность  или ухода с нее.

     Копии приказов по личному составу или  выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости в вышестоящую или заинтересованную организацию.

     Кроме того отделом кадров предприятия  для издания приказов применяются  типовые межведомственные формы приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора. Эти приказы заполняются работниками отдела кадров в одном экземпляре на всех принимаемых, переводимых и увольняемых работников в пределах данного предприятия. На работников, применительно к которым издаются приказы вышестоящей организацией (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), после получения выписки из приказа отдел кадров предприятия заполняет приказ по типовой форме с определением даты вступления в должность, установление оклада и различных надбавок или даты увольнения работника.

     Копии приказов, заверенные работником отделом  кадров, передаются в бухгалтерию  предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

     Заполненный приказ о приеме на работу одновременно служит направлением на переговоры и  пропуском на ознакомление на месте  с условиями работы. Руководитель структурного подразделения дает заключение о возможности приема на работу и указывает условия работы. После прохождения медицинского осмотра приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем, имеющим такое право. Работник отдела кадров проставляет номер приказа и дату. Приказ объявляется работнику под расписку до начала работы с целью проверки им правильности оформления условий заключенного трудового договора и получения его согласия со всеми положениями приказа.

     На  основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку и делает запись в трудовой книжке.

     Приказ  о переводе на другую работу составляется при переводе, как по инициативе администрации, так и по просьбе  самого работника, в основном при  переводе внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставиться после того как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.

     Приказ  о прекращении трудового договора заполняется при увольнении работником. На основании данного приказа  делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

     4. Подготовка, оформление  и порядок утверждения  должностных инструкций  работников

     Правовое  положение работников предприятия  регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность  должностных лиц.

     Целями  разработки должностной инструкции являются:

1. Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
2. Повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
3. Обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
4. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

     Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер, и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

     В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения

Должностная инструкция должна быть согласована  с юридическим отделом предприятия. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.