Деловое совещание: сущность, типы совещаний, повестка совещаний. 2

 

Министерство  образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО  «Сыктывкарский государственный университет»

Факультет управления

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По деловым коммуникациям

 «Деловое  совещание: сущность, типы совещаний,  повестка совещаний»

 

 

 

 

                                                                  

 

 

 

 

                                                          Исполнитель:  студентка 1 курса                                                          (ОЗО) гр. 4110, А.А. Мишина 

                                                             Преподаватель: к.ф.н., доцент

                                                                                               Л.В. Гудырева

 

 

 

 

Сыктывкар 2013

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………………………………..3

1. Понятие, сущность и типы деловых совещаний…………………………………..4

2. Подготовка совещания…………………………………………………………………………6

3. Формирование повестки дня………………………………………………………………7

4. Определение состава участников совещания……………………………………….9

Заключение………………………………………………………………………………………..…..12

Список использованной литературы………………………………………………………13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Кроме деловых бесед  и коммерческих переговоров в  предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это  съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые  на этих мероприятиях, обычно эффективнее  тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания  заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета  самых разных мнений.

Во многих организациях одной из наиболее обсуждаемых проблем  является проблема подготовки и проведения совещаний. Отсутствие должной подготовки руководителя к совещанию приводит к бесполезной трате ресурсов и может стать причиной демотивации сотрудников, что, в свою очередь, отрицательно скажется на эффективности их труда (1; с.90) поэтому эта темя очень актуальна.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как  на них затрачивается дорогостоящее  время, отрывая людей от основной работы (2; с.97)

Целью данной курсовой работы является подготовка руководителя к деловому совещанию и разработка мероприятий по ее совершенствованию.

Для достижения данной цели были поставлены задачи: рассмотреть понятие, сущность и типы деловых совещаний; разобрать процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания.

 

 

1.  Понятие, сущность и типы деловых совещаний

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания  происходит обмен информацией между  подчиненными и руководителем, принимаются  управленческие решения.

Как свидетельствует  опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации  и проведения.

Деловое совещание  — способ привлечения коллективного  разума к выработке оптимальных  решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в  этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
• принятие решения (3; с.53)

Кроме своего прямого  назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих  задач, Достигать компромиссов, приобретают  культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия руководителя дополняются  коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые  вопросы и проблемы (4; с.67).

Разновидностями совещания  являются:

• симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;
• конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
• конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного  предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие  виды совещаний:

• оперативное;
• инструктивное;
• проблемное.

В основу классификации  совещаний могут быть положены и  другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру  проведения совещания разделяются  на следующие типы:

• диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
• автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
• сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;
• дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
• свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями (5; с143).

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность  высказать свою точку зрения по обсуждаемым  темам, довести информацию, которой  они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть  альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре  рождается истина.

Но совещание  является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в организации  ежедневно проходит часовое совещание  с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать  как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством  оценки и принятия решений. Коллективно  принятое решение имеет больший  вес, чем единоличное. Поэтому совещание  идеально там, где необходимо участие  команды в обсуждении проблемы и  поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения (6; с. 96).

 

2. Подготовка совещания

Успех совещания  на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Руководитель, ответственный  за подготовку мероприятия, прежде всего, должен определить: цель совещания, основные вопросы для обсуждения, состав участников, место, время и форму проведения.

Отметим, что в  ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который  может быть закреплен в специальном  Регламенте. В этом случае задача значительно  упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько  человек, то, как правило, на предприятии  издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей  группы и план его подготовки (7; с. 200).

 
3. Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей руководителя, но ее документальное оформление ложится  на плечи секретаря.

Повестка дня  составляется только после определения  цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь  логическую завершенность и однозначное  толкование. В повестку дня следует  включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это  требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда необходимо стараться избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня  обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут  проводиться и без заранее  заготовленного списка вопросов, но в  этом случае они должны хотя бы в  устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной  формой и позволяет каждому сосредоточиться  на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после  него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее  очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых  не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний  не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы  в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с  первой точкой зрения вопросы следует  располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь  следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще  не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать  в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать  во второй трети собрания, когда  физическая и умственная работоспособность  участников достигает пика. Текущие  вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а  на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

За время подготовки совещания в результате получения  более достоверной и оперативной  информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что было актуально  всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать  утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать  разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет  грифа утверждения (встречаются  даже варианты оформления без подписи  ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более  информативна, содержит сведения о  месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать  использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих  и оперативных повестку дня может  подписать и секретарь после  предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой  на предприятии имеется (8; с327).

 

4. Определение состава участников совещания

После определения  цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует  приглашать сотрудников:

• которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
• которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
• которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
• которые будут организовывать выполнение решений совещания (9; с. 139).

Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки  зрения и одновременно готовых к  плодотворному взаимодействию.

Полезность собрания обратно пропорциональна числу  его участников. Рекомендованное  психологами количество для внутреннего  делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую  группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и  недостатки.

К повестке дня может  быть приложен список приглашенных с  указанием их должностей. Так поступают  при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое  количество участников. Это активно  практикуется в федеральных органах  исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания  и приглашенных лучше вносить  в повестку дня совещания.

В крупных учреждениях  к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина  и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен  проект решения (10; с. 45).

Если в совещании  участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой  документ состоит из: обращения; информации о дате, месте и времени проведения; повестки дня; предложения принять участие; просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

От вида совещания  зависит и вид документа, который  должен быть разослан участникам. Как правило, это приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.

Повестка дня  должна рассылаться за несколько  дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К  ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому  вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая  сопроводительная документация может  быть разослана позже — за 1-2 дня  до встречи. В этом случае следует  учитывать реальное соотношение  объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

Организаторам совещания  нужно не только разослать приглашения (или повестки дня) участникам, но и  поддерживать обратную связь. Следует  уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических  средств (11; с. 238).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Подводя итог всему  вышесказанному, хотелось бы еще раз  обратить внимание на актуальность распределения  рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих  подчиненных, получать все необходимые  сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность подготовки к деловому совещанию с психологической точки зрения, Е.Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п. (12; с. 288)

Как видно из контрольной работы, совещание - процесс сложный и при его подготовки необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

В ходе контрольной работы были решены следующие задачи:

• Рассмотрены понятие, сущность и типы деловых совещаний;
• Разобран процесс подготовки совещания: формирования повести дня, определения состава участников совещания.

Успех совещания  на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

 

 

Список  использованной  литературы

 

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. – М.: «Триада.Лтд», 1996, - 90с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Гадарики, 2003, - 97с.

3. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: -53с.

4. И.С.Дараховский, Т.В.Прехул “ Бизнес и менеджер” , Москва, 1992г. , -  67с.

5. Фишер Р., Эртель Д. “Подготовка к переговорам” ,Москва, Филинъ, 1996г.,  - 143с.

6. Нарушак В.Б., Степанова Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента : Практическое руководство для менеджеров по персоналу.- М. : Советский спорт, 1998.- 96 с.

7. Семенов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса: Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2000.-200 с.

8. Психология и этика делового общения : Учебник для ВУЗов / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко .- 3-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2000.-327с.

9. Основы менеджмента : Учебное пособие .-М.: ИВЦ «Маркетинг»,2000 г.- 139с.

10. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц.-М.:Экономика, 1991г. - 45с.

11. Пери Гарфинкел, Брайан Чичестер: Стильный мужчина.Как отлично выглядеть и уверенно чувствовать себя в любой ситуации. – М. АСТ «Астрель» 2005г.-238с.

12.  Горанчук В.В. Психология делового общения и управленческих воздействий. — СПб.: Изд. Дом «Нева»; М.: «ОЛМА-ПРЕСС Инвест», 2003. — 288 с.