Договорно-правовые документы

Содержание

Введение

Среди многих проблем  при осуществлении экономической  реформы и совершенствовании хозяйственного механизма, расширении прав и самостоятельности предприятий и организаций важное место занимают вопросы четкого функционирования хозяйственных связей, повышения роли хозяйственного договора.

При переходе предприятий  и организаций на работу в условиях хозрасчета и самофинансирования возрастают требования к своевременному заключению и исполнению договоров. Основной правовой формой хозяйственных отношений по поставкам  является долгосрочный договор, заключенный на пять лет или на более длительный период. Долгосрочные договоры создают необходимую устойчивость хозяйственных связей между поставщиками и покупателями  продукции или услуг, стабильность условий их функционирования.  

Экономическая роль долгосрочного договора связана с тем, что стороны могут согласовывать условия поставки на стадии разработки годовых планов,  обусловить совместные мероприятия по расширению производства,   обновлению ассортимента, повышению качества продукции или услуг  и т.д.  Кроме того, долгосрочные договоры позволяют сторонам значительно сократить  работу по оформлению договорных отношений.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Через год после окончания дела постоянного и временного хранения передаются в архив. Главным документом, на котором строится организация архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также новый типовой перечень, действующий с 2000 г. и получивший название «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

1. Характеристика договорно-правовой документации

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает  документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, контракты, протоколы, коммерческие акты служат основным доказательством того или иного факта для решения хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.

1.1. Понятие  договора

Договор – соглашение двух или нескольких лиц (граждан  или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание. Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.

Порядок заключения договоров  и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных  нормативных актов. Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договора, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.

Несмотря на то, что  нет универсальной формы договора, а договор – это индивидуальный акт и требует специальных  знаний, существует базовая структура  договора, содержащая следующие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

• наименование договора;
• дата подписания договора;
• место подписания договора;
• полное фирменное наименование контрагентов (сторон);
• название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «арендатор», «покупатель»);
• подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа.

2. Предмет договора. Права  и обязанности сторон:

• обязанности и права первой стороны по договору;
• обязанности и права второй стороны по договору;
• срок выполнения своих обязательств сторонами;
• место исполнения обязательств каждой из сторон;
• способ исполнения обязательств каждой из сторон.

3. Дополнительные условия  договора:

• срок действия договора;
• ответственность сторон;
• способы обеспечения обязательств;
• основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке действий сторон при одностороннем расторжении договора;
• условия о конфиденциальности информации по договору;
• порядок разрешения споров между сторонами по договору.

4. Прочие условия договора:

• регулирование отношений сторон другими, кроме договора, нормативными (законодательными) актами;
• условия о согласовании связи между сторонами;
• преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;
• реквизиты сторон;
• количество экземпляров договора;
• порядок исправлений  по тексту договора;
• подписи представителей сторон.

Договоры заключаются  в письменной форме путем подписания сторонами единого документа  или посредством обмена письмами.

1.2. Договор бытового заказа

По договору бытового заказа предприятия бытового обслуживания населения выполняют для заказчиков определенную работу. Работа может  выполняться из материала предприятия  или заказчика. Предприятие отвечает за сохранность вещей, качество и своевременность выполнения работ.

Договор бытового заказа оформляется  письменно. Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наименование, адрес и телефон предприятия  службы быта, наименование и краткое  описание заказа, фамилия, инициалы и  адрес заказчика, наименование материал заказчика и его стоимость, стоимость работы, срок исполнения заказа.

Квитанция подписывается обеими сторонами  и удовлетворяет оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне  квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи индивидуальных заказов.

Претензии на неудовлетворительное качество исполнения заказа принимаются предприятиями  службы в течение 10 дней со дня получения  заказа, а по скрытым дефектам одежды – в течение 6 месяцев, головных уборов – одного месяца.

Квитанция служит основанием для своевременного получения заказа. При утере квитанции  заказ выдается по письменному заявлению  заказчика с предъявлением паспорта. Граждане, не имеющие по действующим  правилам паспорта, предъявляют документа, заменяющий паспорт.

1.3. Договор  о полной индивидуальной материальной  ответственности

С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно  – материальных ценностей, заключается  письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В соответствии с существующим законодательством договора о полной материальной ответственности могут  быть заключены предприятием с работниками (достигшими 18 – летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные  с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.

В перечне предусмотрены  те работы, которые связаны с приемом от населения предметов культурно – бытового назначения и других материальных ценностей на хранение. В ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей); с выдачей напрокат населению предметов культурно – бытового назначения.

1.4. Договор  купли – продажи и договор  поставки

По договору купли  – продажи продавец обязуется  передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное  управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.

Право собственности  у покупателя возникает с момента  передачи вещи, если иное не установлено  законодательством или договором.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием – поставщиком предприятию – потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является разновидностью договора купли – продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

По договору поставки поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность  или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется  принять продукцию от поставщика и оплатить стоимость этой продукции по установленным ценам.

Инициатива в заключении договора принадлежит поставщику, который  после предварительных переговоров  и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в 2 – х экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта договора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем существенным пунктам, а также, когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного  суда по преддоговорному спору.

1.5. Протоколы  разногласий к договорам поставки

Протоколы разногласий  к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному  поставщиком проекту договора у  покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор,  а по спорным условиям составить протокол разногласия.

Протокол разногласий  к договорам составляется в 3 –  х экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным  договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоком разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его. Включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные  вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам  считаются принятыми поставщиком.

1.6. Доверенность

Доверенность – документ,  который уполномочивает  представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим  или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и  личные.

Реквизиты официальной  доверенности:

• название вида документа;
• полное наименование предприятия. выдавшего доверенность, и его адрес;
• дата выдачи доверенности;
• номер;
• срок действия доверенности;
• должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;
• серия, номе и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование предприятия, в котором должны быть получены ценности, и документ, являющийся основанием; перечень ценностей и их количество;
• образцы подписи получателя доверенности;
• подписи руководителя предприятии и главного бухгалтера, печать предприятия.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Доверенность на получение  товарно – материальных ценностей – это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно – материальных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия, главным бухгалтером и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно – материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей».  

Реквизиты личной доверенности:

• название вида документа;
• фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;
• содержание доверенности;
• наименование предприятия, в котором должны быть произведены операции по доверенности;
• подпись лица, выдавшего доверенность;
• дата выдачи доверенности;
• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
• дата удостоверения подписи;
• печать.

Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

1.7. Коммерческие  акты

Коммерческие акты  составляются при несоответствии между  наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; непередаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной конторе (кассе) выдачи груза по документам.  В последнем  случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Железная дорога обязана  составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Реквизиты коммерческого  акта:

• наименование документа;
• номер, дата и место составления;
• скорость перевозки грузов;
• номер и дата накладной;
• наименование пунктов отправителя и назначения;
• наименование отправителя и получателя;
• сведения о средствах транспорта и соответствующие отметки в накладной;
• результаты проверки груза;
• описание повреждений и состояния грузов с выделением недостачи или излишков;
• заключение экспертизы;
• дополнительные сведения и отметки;
• подписи лиц, составивших коммерческий акт.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.

2. Архивное хранение  документов

Информация, содержащаяся в документах, – это один из наиболее ценных активов компании. Поэтому  защита этого актива - обеспечение  безопасности документов компании и  ограничение доступа к ним, является первоочередной задачей любого бизнеса. Многие компании инвестируют огромные средства в создание своих архивов, в частности, в хранение бухгалтерских документов, и все же поисковая система работает слишком медленно, и документы часто теряются.

Рассматривая архивное хранение с точки зрения всех документов, обрабатываемых документооборотом органа власти, следует еще раз вспомнить о двойственности понимания этого термина людьми, не знакомыми с архивным делом. Специалисты информационной отрасли зачастую называют архивным хранением документов и просто длительное хранение информации, и архивное хранение документов в соответствии с нормативными документами Федеральной архивной службы России (Росархива). К тому же при всей ориентированности на безбумажные технологии не следует забывать о том, что в органах власти архивному хранению еще очень долго будут подлежать и бумажные документы.

Хранение архивных документов –  обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

Законодательной базой, на которой  основывается весь процесс организации  архивного хранения документов, является федеральный закон от  22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации. Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и вступила в силу с момента опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были внесены некоторые изменения.

Настоящий закон регулирует отношения  в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.

В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по личному составу, документ Архивного фонда РФ, особо ценные и уникальные документы,  государственный и муниципальный архивы,  постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ и многие другие.

Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ст.3, п/п. 1).

Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст.3, п/п.2).

Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных  между собой, составляет архивный фонд. Под архивом же понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

• государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);
• муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.11).

Таким образом, отечественная сеть архивов сегодня представлена следующим образом:

• одиннадцать федеральных архивов;
• региональные государственные архивы;
• муниципальные, городские или архивы местных образований;
• федеральные ведомства, которые обладают правом постоянного хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт и т. п.).
• владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (ст.3, п/п.18);
• пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (ст.3, п/п.19).

Также в законе приводится перечень полномочий Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации, муниципальных  образований в области архивного  дела.

3. Практическое  задание

Необходимо составить  письмо-напоминание в адрес поставщика, оформить справку  о занимаемой мною должности с указанием заработной платы, составить телефонограмму.

3.1. Письмо-напоминание

Деловая переписка (служебная  переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой  переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Письмо-напиминание является одной из разновидностей писем по назначению в деловой деятельности. Целью такого письма является побуждение адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Письмо-напоминание следует  направлять тогда, когда не удается  с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить  те или иные обязательства (см. Приложение №1).

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания: «Напоминаем, что...», «по проекту совместного строительства Вы должны...», «в соответствии с... Вы должны...», «Напоминаем Вам, что...», «Ваша задолженность по оплате... составляет...» , «срок предоставления условий договора истекает…», «Несмотря на неоднократные напоминания…», «Ваша фирма до сих пор не представила...», «мы до сих пор не получили...».

3.2. Справка с места работы

Справки с места работы занимают особое место в составе документации по кадрам (личному составу). Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта. К числу последних относятся:

1) место работы (организация и ее структурное подразделение);

2) должность или профессия;

3) стаж работы в определенной должности (по профессии);

4) размер заработной  платы.

Справки с места работы также могут быть затребованы органами государственной власти, органами местного самоуправления и сторонними организациями для подтверждения других фактов. Пример справки о зарплате с указанием занимаемой должности смотреть в Приложении №2.

Согласно статье 62 Трудового  кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в  справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления. Справка с места работы заверяется печатью организации.

Учет выданных справок  с места работы ведется с помощью специального журнала или книги (образец приводится в разделе «Бумаги»). Порядковый номер в журнале (книге) соответствует номеру справки. Краткое содержание справки включает в себя лишь вводную часть этого документа — «о заработной плате», «о стаже» и т.д. В графе «Куда (кому) предназначена» проставляется наименование органа, юридического лица, должностного лица, для представления которому выдана справка. В случае неопределенного адресата в этой графе делается запись «по месту требования». Ведет журнал (книгу) учета справок с места работы инспектор по кадрам или иной работник отдела кадров.

3.3. Телефонограмма

Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь  и, прежде всего, в деловую сферу. На сегодняшний день ни одно современное  предприятие не может обойтись без развитой системы телефонных коммуникаций.

Каждая компания в  пределах своей компетенции ведет  переписку со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа  передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, рассмотрим последнее.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и  цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно  по телефону и записывается получателем).