Документальное обеспечение

Содержание 

Введение                                                                

1. Язык и стиль служебных документов

1.1. Язык служебных документов

1.2. Стиль служебных документов

2. Лексика

2.1. Неправильное использование слов и терминов

2.2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов 

2.3. Не различение слов-паронимов

3. Орфография

4. Грамматика

4.1. Морфология

4.2. Синтаксис

Заключение 

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     В современном динамичном мире  значение документов трудно переоценить,  т.к. документ является основным  носителем информации, на базе  которого принимается решение.

     Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

     В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации — своевременность принятия решений.

  Большое количество документов, составлено так, как будто их составители никогда раньше не писали служебных писем, не составляли отчетов, актов, протоколов и других деловых документов. Составители часто неоправданно усложняют текст, увлекаются деепричастными оборотами.

  Особое  значение уделяется языку и стилю  служебных документов. В них встречается много ошибок, например,  зачастую употребляется несколько слов с одним и тем же значением, не соблюдается порядок слов в русской письменной речи, неправильно употребляется иноязычная лексика, которая нередко приводит к тавтологии. Из-за незнания элементарных правил составления деловых документов работники теряют на этом процессе значительную часть рабочего времени.

1. Язык и стиль  служебных документов

1.1. Язык служебных  документов 

     Язык служебных документов требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

     Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более  четко и полно.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий", "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование  терминов и профессионализмов  (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских.

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи".

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями. 
 

1.2. Стиль служебных  документов 

     Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили,  как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой. 

      На стиль  служебной документации распространяются законы составления текстовых документов с точки зрения так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и др.

     При подготовке текста служебного  документа должны соблюдаться  следующие основные принципы: достоверность  и объективность содержания, полнота  информации, краткость изложения,  отсутствие рассуждений и повествования,  нейтральность тона изложения,  использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной  оценки ситуации и фактов.

  Для содержания служебной документации характерна тенденция к ограничению числа затрагиваемых вопросов. Рекомендуется составлять, в частности, служебные письма по одному вопросу, чтобы они не содержали тематически разнородную и логически не связанную информацию.

  Характерной особенностью синтаксиса официального документа является логичное построение предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорас- положения.

  Несмотря  на то, что в русском языке относительно свободный порядок слов в предложении, т. е. члены предложения не имеют фиксированного места, как в некоторых других языках (например, в английском, где имеет место твердый порядок слов), существуют определенные правила расположения слов.

   Слово в тексте документа употребляется  только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи.

  Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной терминологии.

  К сожалению, составители деловой  документации зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Лексика

     Основное количество ошибок в служебных письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности отдельных адресантов   

2.1. Неправильное использование слов и терминов

     Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении — «приспособление, снижающее число оборотов валов».

  Стремление  придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» — «производить монтаж», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение».

  В служебных письмах очень много  отглагольных существительных с окончанием на -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например, несогласование, шкомацдирование. Сложно понять смысл таких иногда употребляемых слов, как «недополучение», «недовыполнение». 
 
 
 

2.2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов  

        Часто в, деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен», «презентовать» вместо «представить».

  При использовании иностранного слова  необходимо точно знать его смысл. Например: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы».

  Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.

  Употребление  нескольких слов с одним и тем  же значением (конвенция — соглашение, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

  Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное  слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной  лексики должно быть обусловлено  тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

  Неправильное  употребление иноязычной лексики нередко  приводит к тавтологии.

  Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях... Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

  В следующих примерах иностранные  слова привносят нежелательные  ассоциации:

  «Новый  станок — настоящий ас среди своих  собратьев».

   «Во время испытаний новое устройство сохраняло свой приоритет».

     Плеоназмом (греч. pleonasmos — излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир — подарок на память), передовой авангард (авангард — те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество — совместная работа, совместное решение проблем). Часто встречаются выражения:«промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); «форсировать строительство ускоренными темпами» (форсировать — вести ускоренными темпами); «потерпеть полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.

   Тем не менее можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: «прейскурант цен» (прейскурант — перечень цен), однако допустимы выражения типа «прейскурант розничных цен», «прейскурант местных цен», в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно: «своя автобиография» (автобиография — описание собственной жизни). 

2.3. Не различение слов-паронимов 

     Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность служебного письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов-паронимов.

     Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный; поместить — разместить, оплатить — заплатить и т. д.

   Часто составители служебных писем  путают значение слов «командированный»  и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например, «командированный специалист». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это — ошибка.

  Иногда  составители служебных писем  путают многозначные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).

  Глагол  «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, слово, решение вопроса коллективу организации). Например: «Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции». 
 
 
 
 
 

3. Орфография   

     Правописание имен собственных. Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

    Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса —ов (-ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.

     Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

     Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.

     Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

     Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио — река), Сьерра-Невада (сьерра — горная цепь), Йошкар-Ола (ола — гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

     Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.

В названиях  государств обычно все слова пишутся  с прописной буквы. Реже (в неофициальных  вариантах названий) отдельные слова  — со строчной: Нидерландское королевство. Великое герцогство Люксембург, Соединенное  королевство.

     В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

     Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

     Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

     В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы:

Комиссия  по государственным наградам при  Президенте Российской Федерации.

      Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская  галерея);

Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

     Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена.

     Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие — со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.

      Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры. Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

     От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения — условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения:

1) почтовые  сокращения слов, обозначающих населенные  пункты (обл., р-н, г., с. (село —  при названии), д., пос.);

2) названия  месяцев (янв.);

3) телеграфные  сокращения (тчк);

4) условные  обозначения величин и единиц  измерения (м, мм, кг, г, ц, т,  га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.);

5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл. №; расч. счет №);

6) текстовые  сокращения (т. д.; т. п.; с. г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);

7) наименования  должностей, званий, степеней (проф.; членкор.; к. т. н.; с. н. с.; зав.; зам.; и.  о.; пом.). Некоторые из них проявляют  тенденцию к превращению в  аббревиатуры;

8) обращение  г-н (господин) и некоторые другие. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Грамматика

4.1. Морфология

4.1.1. Согласование определений 

  Если  определение относится к имени  существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с  главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

  Если  определение относится к сочетанию  личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: «начальник цеха Петрова», «старший инженер Яковлева», «новый лаборант Серова».

  Отступление от этого правила  наблюдается в  тех случаях, когда определение выражается причастием: «выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова...», «принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева...».

4.1.2. Ошибки при употреблении  полной и краткой  форм имен прилагательных 

  Составителям  служебных писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные. Например:

  Неправильно:

  «Выводы комиссии обоснованные и справедливые»

  Правильно:

  «Выводы комиссии обоснованны и справедливы». 

  В случае употребления форм кратких имен прилагательных на -ен и -енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на -енен.

  Правильно:

  «Окончательный результат тождественен предварительным расчетам».

  «Каждый член бригады ответственен за качество продукции».

4.1.3. Ошибки при употреблении количественных имен числительных 

  При употреблении количественных числительных в служебных письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: «до семисот рублей», «с семьюстами семьюдесятью семью рублями» и т. д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официальной письменной речи.

  Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

    «На завод было доставлено до 777т (семисот семидесяти семи тонн) металлолома».

  «Депутат  встретился с 777 (семьюстами семьюдесятью семью) рабочими завода». 
 
 

4.2. Синтаксис

4.2.1. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении 

   В текстах служебных писем встречаются  ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не соблюдают порядок слов в русской письменной речи.

   Рассмотрим  три примера:

   «ОАО  «Прогресс» выполнило  заказ к 20 декабря».

   «К 20 декабря ОАО  «Прогресс» выполнило  заказ».

   «К 20 декабря выполнило  заказ ОАО «Прогресс».

   В первом предложении содержится указание, к какому сроку ОАО выполнило  заказ. Во втором предложении констатируется, что ОАО заказ выполнило. В третьем предложении указывается, какое ОАО (именно ОАО «Прогресс») выполнило заказ.

   Так, например, из предложения «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».

   По-видимому, это предложение  должно быть составлено в следующем виде: «Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года».

4.2.2. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов 

   Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:

   «Внимательно  рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»

   Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...», «Считая...», «Принимая во внимание. ..», «Руководствуясь...» и т. д.

   Ошибки  при употреблении деепричастных  оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

   Неправильно:

   «Изучая проблемы городского транспорта, учеными  были получены интересные результаты».

   Правильно:

   «При  изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».

   Или:

   «Изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты».