Документальное обеспечение управления. 3

Вариант 2 
 
 

Содержание: 

1. Обязательные  и дополнительные реквизиты документа  3
2. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности          4
3. Счет – фактура: назначение, реквизиты, порядок оформления 10
4. Составить и оформить личное заявление о предоставлении

учебного отпуска          15

Использованная  литература        16

1.   Обязательные и  дополнительные реквизиты  документа

    Реквизит  документа – это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д.

    Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор  реквизитов (формуляр).

    Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

     Обязательные  реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют всегда на любом виде организационно – распорядительных документов. К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа (формы), код формы;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там  не предусмотрена, должны содержать  эти обязательные реквизиты.

    Дополнительные  реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).  Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

    Обычно  дополнительными реквизитами являются:

• - номер документа;
• - расчетные счета организации;
• - основание для совершения операции.

2. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности.

     Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

     Приказы по основной деятельности издаются:

1. во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
2. в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

     Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с  руководством других организаций, учреждений, предприятий.

     Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

     Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего  изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения  были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали  необходимость в последующем  корректировки принятых решений  в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

     Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дата (датой приказа является дата его подписания);
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• индекс документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• отметка о согласовании;
• фамилия и телефон исполнителя.

     Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:

1. О проведении аттестации персонала организации;
2. О создании постоянно действующей экспертной комиссии;
3. Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов;

     Текст приказа состоит из двух частей:

1. констатирующей,
2. распорядительной.

     В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

1. ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
2. формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Например:
3. В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2002 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников» ПРИКАЗЫВАЮ: …
4. В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: …

     При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ:

1. В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденным приказом директора Федеральной авиационной службы России 29 августа 1998 г. № 125, ПРИКАЗЫВАЮ: …

     Констатирующая  часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются  в разъяснении.

     Распорядительная  часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.

     Распорядительная  часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный  пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

1. наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
2. поручение;
3. срок выполнения поручения.

     При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого  действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

     Срок  исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа  не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный  характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому  пункту (подпункту) не ограничивается.

     Не  указываются исполнители и сроки  исполнения в распорядительной части  приказа, если действия носят организационный  характер, например:

1. 1. Утвердить Положение об Управлении государственной службы.

     Если  проект приказа отменяет полностью  или частично ранее изданные приказы  по тому же вопросу, то в предпоследнем  пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например:

1. 4. Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.99 № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.98 № 37 «Об утверждении Положения о приемной».

     Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

1. 9. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального директора по работе с персоналом (фамилия, инициалы).

     Пункты  и подпункты распорядительной части  приказа нумеруются арабскими цифрами  следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.; 3. и т.д. При составлении  приказа необходимо:

1. увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
2. излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
3. намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
4. обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;
5. указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
6. соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
7. указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

     Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

     При большом объеме текста в проекте  приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст - в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы - положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение 1); … (приложение 2).

     На  самом приложении в правом верхнем  углу первого листа печатается слово  «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к  какому приказу или пункту приказа  относится приложение:

Приложение 2

к приказу  Генерального

директора

от 5 октября 2001 г. № 208

     Если  приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем  пункте распорядительной части делается отметка:… (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа:

(Инструкция)

УТВЕРЖДЕНА

приказом  президента

ОАО «Корунд»

от 10.02.2002 № 35

     Приложения  являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается.

     Приложения  к приказу должны иметь соответствующие  названия:

1. список,
2. перечень,
3. план,
4. график и т.п.

     Каждое  приложение визируется на последнем  листе приложения руководителем  подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его  вышестоящим руководителем.

     До  представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений  и юридической службой. Имеющиеся  у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа  излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту  документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

     Если  в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные уточнения, не изменяющие его содержания, повторное согласование не требуется.

     Визы  проставляются на оборотной стороне  последнего листа проекта приказа  или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются  должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта  приказа сопровождается датой.

     При визировании проекта приказа  необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению  приказов, отсутствие в нем противоречий ранее изданным приказам. Юридическая  служба при визировании проекта  приказа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам.

     Под визами оформляется отметка о  рассылке с указанием фамилий  руководителей, которым рассылается  экземпляр приказа. Под отметкой о рассылке в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа  приказа проставляется отметка  об исполнителе, состоящая из фамилии  исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. Сведения о рассылке приказа могут  оформляться на отдельном листе  рассылки.

     Пример  оформления приказа по основной деятельности представлен в образец 1.

     Образец 1 

     АДМИНИСТРАЦИЯ КАЛУЖСКОЙ

                 ОБЛАСТИ 

            УПРАВЛЕНИЕ ШКОЛ

                  ПРИКАЗ

     05.05.2006___ № 42  

                             г. Калуга 

О подготовке школ к новому

учебному году 

     В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году 
 

ПРИКАЗЫВАЮ: 

1. Начальнику  ремонтно – строительного управления А.А. Иванову с начальником финансового  управления  П.П. Петровым и директорами  школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2006.
2. Начальнику хозяйственного управления Н.М. Галкину обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.2006.
3. Ремонтно – строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.2006.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления школ С.И. Тимофеева.

Начальник управления   л.п.    О.И.Леонтьев

3. Счет  – фактура: назначение, реквизиты, порядок  оформления

     Счет - фактура   является особым документом учета, так как именно на основании его налогоплательщик налога на добавленную стоимость, в большинстве случаев, вправе получить вычет сумм "входного"   налога.   Следовательно, от правильности заполнения указанного   документа зависит, реализует налогоплательщик свое право на вычет или нет.

     По  содержанию счет-фактура представляет собой счет, оформляемый кредитором на имя должника, удостоверяющий наличие  между ними договорных отношений  и сумму денежных обязательств должника, а также содержащий информацию, необходимую  для бухгалтерского учета соответствующей  хозяйственной операции и налогового контроля. В РФ счета-фактуры являются обязательными документами для  всех плательщиков налога на добавленную  стоимость (НДС), на основании которых  производятся расчеты этого налога и осуществляется контроль налоговых  органов за правильностью и полнотой уплаты налога в бюджет. Ответственность  за несоставление и неиспользование  счетов-фактур регулируется налоговым  законодательством. Счета-фактуры введены  в соответствии с Указом Президента РФ от 8.05.1996 г. № 685 «Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины». Порядок оформления счета-фактуры  и требования к его содержанию установлены ст. 169 НК РФ. Правила  ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость  утверждены Правительством РФ.

     Ряд основных правил по выставлению и  оформлению счетов-фактур описаны в  статье 169 НК РФ. Что касается остальных  названных выше документов, то в  ней содержится лишь отсылочная норма  о том, что порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен устанавливаться Правительством РФ. Такой порядок установлен постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

     Форма счета-фактуры утверждена этим же постановлением. Она является единой для всех плательщиков НДС, то есть для юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей. Однако существуют некоторые различия в их оформлении данными лицами.

     При реализации своих товаров (работ, услуг) каждый плательщик НДС обязан выставить  счет-фактуру в срок не позднее  пяти дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Такая обязанность  распространяется даже на тех налогоплательщиков, которые совершают операции, не облагаемые НДС, или пользуются освобождением  от уплаты НДС. Однако, выставляя счета-фактуры, они в них НДС не выделяют и, кроме того, делают на них соответствующую  надпись или штамп "Без налога (НДС)". Исходя из изложенного, справедливо утверждать, что счета-фактуры налогоплательщики должны составлять и при совершении всех других операций, признаваемых объектами налогообложения и включаемыми в налоговую базу.

     Счета-фактуры  не составляют следующие категории  лиц:

     - лица, не являющиеся плательщиками  НДС (переведенные на уплату  ЕНВД или сельхозналога, а также  применяющие упрощенную систему  налогообложения);

     - организации (индивидуальные предприниматели)  розничной торговли и общественного  питания, а также другие организации,  выполняющие работы и оказывающие  платные услуги непосредственно  населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю  кассовый чек или иной документ  установленной формы (бланк строгой  отчетности);

     - налогоплательщики по операциям  реализации ценных бумаг (за  исключением брокерских и посреднических  услуг), освобождаемых от налогообложения.

     Чаще  всего счета-фактуры составляются налогоплательщиками в двух экземплярах: один для себя и один для покупателя. Однако в ряде случаев счета-фактуры  налогоплательщик - получатель средств  выписывает в одном экземпляре для  отражения в своей книге продаж и покупателю не передает (пункты 18 и 19 Правил). А именно при получении:

     - авансов;

     - штрафов;

     - финансовой помощи;

     - денег в счет увеличения доходов  либо иначе связанных с оплатой  товаров (выполнения работ, оказания  услуг);

     - процентов по векселям, процентов  по товарному кредиту в части,  превышающей размер процента, рассчитанного  в соответствии со ставкой  рефинансирования Центрального  банка Российской Федерации;

     - страховых выплат по договорам  страхования риска неисполнения  договорных обязательств.

     Так как наличие счета-фактуры является обязательным условием для зачета (возмещения) НДС по приобретенным материальным ресурсам (работам, услугам), особое внимание следует уделять правильности его  заполнения.

     В соответствии с пунктом 5 статьи 169 НК РФ в счете-фактуре в обязательном порядке должны быть указаны следующие  реквизиты:

     - порядковый номер и дата выписки  счета-фактуры;

     - наименование, адрес и ИНН налогоплательщика  и покупателя;

     - наименование и адрес грузоотправителя  и грузополучателя;

     - номер платежно-расчетного документа  в случае получения авансовых  или иных платежей в счет  предстоящих поставок товаров  (выполнения работ, оказания услуг);

     - наименование поставляемых (отгруженных)  товаров (описание выполненных  работ, оказанных услуг) и единица  измерения (при возможности ее  указания);

     - количество (объем) поставляемых (отгруженных)  по счету-фактуре товаров (работ,  услуг) исходя из принятых по  нему единиц измерения;

     - цена (тариф) за единицу измерения  по договору без учета налога, а в случае применения государственных  регулируемых цен, включающих  в себя налог, - с учетом суммы  налога;

     - стоимость товаров (работ, услуг)  за все количество поставляемых  по счету-фактуре товаров (работ,  услуг) без налога;

     - сумма акциза по подакцизным  товарам;

     - налоговая ставка;

     - сумма налога, предъявляемая покупателю  товаров (работ, услуг), определяемая  исходя из применяемых налоговых  ставок;

     - стоимость всего количества поставляемых  по счету-фактуре товаров (работ,  услуг) с учетом суммы налога;

     - страна происхождения товара;

     - номер грузовой таможенной декларации.

     Как указано в пункте 6 статьи 169 НК РФ, подписывать счет-фактуру должны руководитель и главный бухгалтер  организации-поставщика. Могут это  сделать и иные должностные лица, уполномоченные на то в соответствии с приказом по организации.

     В случае с предпринимателями НК РФ указывает, что счет-фактуру должен подписать сам предприниматель  с указанием реквизитов своей  государственной регистрации. Поэтому  передоверие права подписи счетов-фактур предпринимателем (по аналогии с юридическими лицами) другим гражданам, которые являются его наемными работниками, может  вызвать споры с налоговиками. В любом случае использование факсимиле вместо оригинальной подписи должностных лиц или предпринимателя не допускается.

     Счета-фактуры  не должны иметь никаких подчисток  и помарок. Все исправления, внесенные  в счет-фактуру, должны быть заверены подписью руководителя и печатью  организации-продавца (либо подписью индивидуального  предпринимателя-продавца) с указанием  даты внесения исправления (п. 29 Правил).

4. Составить и оформить личное заявление о предоставлении

учебного  отпуска.

     Директору ООО «Заря»

     А.Т. Филимонову

     инженера охраны труда

                                                А.М. Тихой 
 

Заявление

     Прошу предоставить учебный отпуск с 1 по 22 ноября 2011 года на 22 календарных дня. Справку – вызов прилагаю. 
 
 
 
 
 
 
 

25.10.2011         л.п.

Использованная  литература: