Документационное обеспечение управления. 3

 Контрольная работа

По предмету: «Документационное  обеспечение управления»

 

Вариант №8

 

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

1. Основные понятия документационного обеспечения управления
2. Общие правила оформления управленческих документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основные понятия документационного обеспечения управления

 

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько  определений. Термин «документ» ввел в  русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

         Анализ последовательных определений  термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

•        «документ» - материальный объект,

•        «документ» - носитель информации,

•        «документ» - документированная информация.

С   позиций    документационного  обеспечения   управления   (ДОУ) наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. № 77-ФЗ). В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а   информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции       понятие «документ» претерпело определенные изменения. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в современном определении термина документ, данном в Федеральном законе «Об информации,             информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее  идентифицировать.

В современном  обществе документы выполняют очень важные функции,     такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая,   управленческая, функция учета, функция исторического источника. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой       деятельности. Эту  функцию выполняют документы, созданные для целей  управления и в процессе его реализации.

Управленческие  документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают  воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения.

С разработкой  документов и с ДОУ в целом  связано еще ряд понятий, таких как:

• Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
• Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
• Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
• Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
• Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
• Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
• Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
• Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки информации.

При организации документооборота следует руководствоваться принципом  однократного и целесообразного  пребывания документа в одном  структурном подразделении или  у одного исполнителя.

         В сферу ДОУ включаются следующие виды работ с документами:

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;
• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;
• контроль над правильностью оформления документов;
• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

• директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);
• организационно - распорядительная документация;
• документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, заявления, приказы о приеме и увольнении, а также документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);
• деловая переписка;
• финансовая документация.

Документы классифицируют также:

По происхождению различают  официальные и личные документы.

По месту составления  документы делят на внешние и  внутренние.

По наименованию - акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т.д.

По количеству отраженных вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени подлинности - черновики (документы в предварительной  редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр документа, оформленный соответствующим образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлинника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск - полная копия исходящего документа, выполняемая под копирку одновременно с подлинником. Она остается у отправителя документа. Дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного документа. Выписка из документа - копия какой-либо части подлинного документа.

По срокам хранения - постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и  временного хранения (до 10 лет включительно).

По степени гласности  различают обычные и секретные  документы.

По назначению - индивидуальные (создаваемые для решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам).

2. Требования к оформлению управленческих документов

 

При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.

Управленческая деятельность в любой организации приводит к созданию многих видов управленческих документов. Одни из них направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т.д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядительные, финансовые документы и др.

Под унификацией понимается приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним  из методов их стандартизации. Стандарт - это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Перейдем к рассмотрению порядка и правил оформления служебных  документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием  и введением в действие с 1 июля 2003 г. нового государственного стандарта – ГОСТа Р6.30-2003.[51] В то же время, помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов (например, ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».);

б) отраслевых стандартов РФ (в частности, ОСТ 29.115-88 «Оригиналы авторские и текстовые издательские».);

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации (подробнее см. далее).

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете  требований ГОСТа Р6.30-2003 (Действие стандарта распространяется на организационно-распорядительную документацию, отнесенную к указанной категории в соответствии с УСОРД и включенную в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (далее – ОКУД). Требования ГОСТа Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми).

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего  уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30–97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5, см. далее), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р6.30–97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее – ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее – ИНН/КПП) (реквизит 06).¹

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования  к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».

Кроме того, из текста нового ГОСТа  исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок  оформления отдельных реквизитов. К  примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т. е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25–3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок  применения требований ГОСТа Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько  иной состав реквизитов документа и  уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи  представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

Требования  к реквизитам служебных документов

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие  элементы.

1. Изображение Государственного герба РФ (01).²

2. Изображение герба  субъекта РФ (02).

3. Изображение эмблемы  (логотипа) предприятия (изображение  товарного знака или знака  обслуживания) (03).

4. Указание на код  предприятия (04).

5. Указание на основной  государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).

6. Указание на индивидуальный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен  в состав реквизитов впервые).

7. Указание на код  формы документа (07).

8. Наименование предприятия  (08).

9. Справочные данные  о предприятии (09).

10. Наименование вида  документа (10).

11. Дата документа (11).

12. Регистрационный номер  документа (12).

13. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа (13).

14. Указание на место составления или издания документа (14).

15. Сведения об адресате (15).

16. Указание на гриф  утверждения документа (16).

17. Резолюция (17).

18. Заголовок к тексту  документа (18).

19. Отметка о постановке  документа на контроль (19).

20. Текст документа (20).

21. Отметка о наличии  у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя  или лица-разработчика) (22).

23. Указание на гриф  согласования документа (23).

24. Визы согласования  документа (24).

25. Оттиск печати предприятия  (25).

26. Отметка о заверении  копии документа (26).

27. Отметка об исполнителе  документа (27).

28. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело (28).

29. Отметка о поступлении  документа на предприятие (29).

30. Идентификатор электронной  копии документа (30).

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в табл.1.

 Таблица 1

Основные требования к оформлению реквизитов документов

Наименование  реквизита	Номер реквизита по ГОСТу	Требования	Примечания
Государственный герб РФ	01	Помещают в соответствии с положением о государственном  Гербе РФ3	__
Герб субъекта РФ	02	Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов  РФ	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ
Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания)	03	Помещают в соответствии с Уставом (Положением организации)	Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ
Код организации	04	Проставляется в соответствии с ОКПО	__
Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	05	Поставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	__
ИНН/КПП	06	Поставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами	__
Код формы документа	07	Поставляется в соответствии с ОКУД	__
Наименование организации	08	Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах	Над полным наименование указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии – полное наименование выше стоящей организации (при наличии последней)4
Справочные данные об организации	09	Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимых для  осуществления ее деятельности сведения	__
Наименование документа	10	Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации  и требованиями УСОРД	Для писем, как правило, не указывается
Дата документа	11	Указывается дата подписания или утверждения документа (для  протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначается двумя парами арабских цифр, год – четырьмя5.	Если документ разрабатывается  несколькими организациями, то датой  документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании
Регистрационный номер  документа	12	Указывается арабскими  цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях  последний может дополнятся индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом исполнителя и пр.	Регистрационный номер  документа, составленного совместно  с двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных  через косую черту в порядке  указания авторов документа
Ссылка на регистрационный  номер и дату документа	13	Указывается номер и  дата документа, на который дается ответ	Применяется только в  исходящих ответных документах
Указание на место  составления (издания) документа	14	Указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений	Указывается, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09
Сведения об адресате	15	Указывается наименование адресатов: организаций или структурных подразделений (в именит. падеже), должностных или физических лиц (в дат. падеже)	При направлении документа  в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
Гриф утверждения документа	16	При утверждении должностным  лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности  утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а так же даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера	Располагается в правом верхнем углу документа
Резолюция	17	Указываются фамилии  и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата	В отдельных случаях  опускается оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту	18	Включает в себя согласованное  с наименование документа указание на краткое содержание последнего (обычно в предл. или родит. падеже)	Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не состовляться
Отметка о контроле	19	Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль»	__
Текст документа	20	Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного	__
Отметка о наличии  приложения	21	При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация	__
Подпись	22	Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию)	Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
Гриф согласования документа	23	При согласовании должностным  лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись  лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа	__
Виза согласования документа	24	Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)	При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе
Печать	25	Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми средствами, а так же на иных документах, для которых требуется заверение подписи	Ставится на свободном  поле левее подписи, с частичным  перекрытием личной подписи или  поверх отметки М. П.
Отметка о заверении  копии	26	Указывается «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения	При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются
Отметка об исполнителе	27	Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона	Располагается в левом  нижнем углу лицевой или оборотной  стороне последнего листа документа
Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело	28	Указываются ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения	Отметка об исполнении документа  может быть подписана руководителем  подразделения, в котором исполнен документ
Отметка о поступлении  документа в организацию	29	Указывается порядковый номер и дата поступления документа	В необходимых случаях  также указываются часы и минуты поступления документа
Идентификатор электронной  копии документа	30	Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа	Проставляется в левом  нижнем углу (колонтитуле) каждого листа  документа

 

Отметим, что использование  реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04–06, 08, 09, а при необходимости – ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11–15 и 17–20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости – и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11–13, 18 и 19 (см. пп. 4.7 ГОСТа Р6.30-2003). Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены соответственно на рис. 1 и 2.

 

Рис. 1. Схема расположения реквизитов на угловом бланке формата  А4 (соответствует Приложению А к  ГОСТу Р6.30#2003)

 

 

Рис. 2. Схема расположения реквизитов на продольном бланке формата А4 (соответствует Приложению А к ГОСТу Р6.30#2003)

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

 

1. Справочник «Делопроизводство в бухгалтерии»; «Феникс», Ростов-на-Дону, 2002 год
2. «Делопроизводство в бухгалтерии» А.В. Верховцев; М.; 2001 год
3. «Секретарское дело» журнал №4, 2001 г.
4. «Делопроизводство» Л.А. Румынина; М.; 2001 г.
5. «Делопроизводство» (практическое пособие) В. И. Андреева; М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 2000 г.
6. ГОСТ Р6.30-2003"Требования к оформлению документов".
7. Добсон Э. Как писать деловые письма: Практическое руководство для всех. Пер. с англ. - Челябинск: Урал LTD, 2007.
8. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 2007.
9. Кравченя Э.М., Цесарская Т.А. Делопроизводство в учреждениях образования (с использованием информационных технологий).

 

¹ Вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 (код предприятия или организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, далее – ОКПО

² В скобках указан номер реквизита согласно ГОСТу Р6.30-2003.

³ Подробнее см. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе РФ» с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.

⁴ Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ иной (помимо русского) государственный язык, печатаются на двух языках. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ следует располагать правее или ниже названия на русском языке. Сокращенное название организации приводится в случае, если последнее закреплено в ее учредительных документах. Располагается ниже полного названия (или за ним) в скобках. Наименование филиала (территориального отделения, представительства и пр.) организации приводится в том случае, если филиал является автором документа. Располагается ниже наименования организации.

⁵ Например, 01.11.2005 или в последовательности: год, название месяца, день, например, 2003.08.27. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 09 августа 2004 г.